# Subcontracting: Arbeiten für andere Umzugsunternehmen ausführen Praxisanleitungen · Aktualisiert: 2026-02-07 · Bas Software Webversion: https://www.bas.software/de/onboarding/praxisanleitungen/subcontracting-arbeiten-fuer-andere-umzugsunternehmen-ausfuehren Wie richten Sie Bas ein, wenn Sie als Subunternehmer arbeiten? Von der Einrichtung eines Pakets mit Tarifliste über das Anlegen einer Akte bis zum Teilen von Dokumenten und der Abrechnung nach Nachkalkulation. Viele Umzugsunternehmen führen Aufträge für andere Umzugsunternehmen aus. Der Auftraggeber schickt einen Auftrag per E-Mail mit Kundendaten, Volumen, Adresse und Tarif. Sie führen den Umzug als Subunternehmer aus. Das nennt man Subcontracting. Dieser Artikel erklärt, wie Sie Bas für Subcontracting einrichten: von der Erstellung eines Pakets mit Tarifliste bis zur Abrechnung auf Basis der tatsächlichen Stunden und Mengen. Es unterscheidet sich in wichtigen Punkten von Privatumzügen: Es gibt kein Angebot, keine Aufnahme, und die Abrechnung erfolgt nach Nachkalkulation. --- ## Was ist Subcontracting und wann nutzen Sie es? Bei Subcontracting werden Sie von einem anderen Umzugsunternehmen (dem Auftraggeber) beauftragt. Der Auftraggeber hat Kontakt zum Endkunden. Sie haben nur Kontakt zum Auftraggeber. Dies kommt in verschiedenen Szenarien vor: - Ein anderes Umzugsunternehmen hat mehr Arbeit als eigene Kapazität und lagert die Ausführung an Sie aus - Ein Auftraggeber sucht einen lokalen Partner für einen Auftrag außerhalb seiner eigenen Region - Ein internationales Umzugsunternehmen beauftragt Sie mit dem nationalen Teil (Beladen, Entladen, Einpacken) - Sie vermieten Personal und Fahrzeuge an ein anderes Umzugsunternehmen Die Arbeitsweise in Bas unterscheidet sich von einem regulären Umzug: | Bestandteil | Privatkunde | Subcontracting | | --- | --- | --- | | Kunde in Bas | Der Endverbraucher | Das Umzugsunternehmen (Auftraggeber) | | Angebot | Ja, mit Berechnung | Nein, nicht nötig | | Aufnahme | Ja | Nein | | Preisbestimmung | Im Voraus (Angebot) | Im Nachhinein (Nachkalkulation) | | MwSt | Inklusive | Exklusive | | Kommunikation | Mit dem Kunden | Mit dem Auftraggeber | | Referenz | Nicht immer nötig | Essenziell (Name des Endkunden oder Bestellnummer) | --- ## Schritt 1 - Ein "Sub"-Paket einrichten Jedes Umzugsunternehmen, für das Sie arbeiten, hat andere Tarifvereinbarungen. Diese Vereinbarungen legen Sie in einem Paket fest. Das Paket ist im Grunde ein Tarifblatt pro Auftraggeber. ### 1.1 - Paket anlegen 1. Gehen Sie zu **Einstellungen > Pakete** 2. Klicken Sie auf **Neues Paket** 3. Geben Sie dem Paket den Namen des Auftraggebers (z. B. "Umzugsunternehmen ABC") `Tipp:` Verwenden Sie den Namen des Auftraggebers als Paketnamen, nicht etwas wie "Sub 1" oder "Paket geschäftlich". Wenn Umzugsunternehmen ABC mit einem Auftrag anruft, weiß sofort jeder, welches Paket zu verwenden ist. ### 1.2 - Grundeinstellungen konfigurieren Stellen Sie Folgendes ein: | Einstellung | Wert | Warum | | --- | --- | --- | | **Regeln mit Null ignorieren** | An | Sie bauen ein vollständiges Tarifblatt ein. Alles, was Sie nicht ausfüllen (Anzahl 0), fällt automatisch von der Rechnung weg. | | **Art der Arbeit** | Ihre Basis (Nachkalkulation) | Sie rechnen im Nachhinein auf Basis der tatsächlich geleisteten Arbeit ab. | | **Rechnungszeitpunkt** | Nach dem letzten Termin | Die Rechnung wird erst nach Abschluss des Auftrags erstellt. | | **Tarife** | Exklusive MwSt | Geschäftskunden rechnen die MwSt separat ab. | | **Rechnungstyp** | Geschäftsrechnung | Der Auftraggeber ist ein Geschäftskunde. | | **Zahlung beim Abschluss** | Aus | Nicht zutreffend bei Subcontracting. | 1. Klicken Sie auf **Speichern** **Erwartetes Ergebnis:** Ein Paket, das für Nachkalkulation eingerichtet ist, ohne Angebot, mit MwSt-exklusiven Tarifen. --- ## Schritt 2 - Tarifliste als Rechnungspositionen eingeben Jetzt fügen Sie die Tarifliste hinzu. Das ist das Tarifblatt, das Sie mit dem Auftraggeber vereinbart haben. Jede Tarifvereinbarung wird zu einer Rechnungsposition. ### 2.1 - Rechnungspositionen hinzufügen 1. Öffnen Sie das Paket, das Sie gerade angelegt haben 2. Gehen Sie zum Bereich **Rechnungspositionen** 3. Fügen Sie pro Tarifvereinbarung eine neue Position hinzu Pro Position füllen Sie aus: - **Beschreibung** - Was es ist (z. B. "Umzugshelfer") - **Einheit** - Pro Stunde, pro Tag, pro Kubikmeter, pro Kilometer - **Tarif** - Der vereinbarte Betrag - **Umsatzgruppe** - Wo der Umsatz in der Buchhaltung landet ### 2.2 - Beispiel-Tarifliste Eine typische Tarifliste für Subcontracting kann so aussehen: | Beschreibung | Einheit | Tarif | Wiederholungsregel | | --- | --- | --- | --- | | Umzugshelfer | Pro Stunde | 50,00 | Ja | | Export einpacken | Pro Kubikmeter | 69,00 | Nein | | Export auspacken | Pro Kubikmeter | 75,00 | Nein | | Lkw | Pro Tag | 155,00 | Ja | | Lkw-Kilometer | Pro Kilometer | 0,60 | Nein | | Möbellift | Pro Tag | 125,00 | Ja | | Shuttle (Pendeln) | Pro Mal | 75,00 | Nein | | Long Carry (langer Trageweg) | Pro Mal | 50,00 | Nein | | Stair Carry (Treppen) | Pro Mal | 50,00 | Nein | `Tipp:` Geben Sie die gesamte Tarifliste ein, auch wenn Sie nicht bei jedem Auftrag alle Positionen verwenden. Dank der Einstellung "Regeln mit Null ignorieren" verschwinden ungenutzte Positionen automatisch von der Rechnungs-PDF. Sie müssen sie nicht manuell entfernen. --- ## Schritt 3 - Wiederholungsregel einstellen (blaues Häkchen) Manche Tarife gelten pro Arbeitstag. Wenn ein Auftrag mehrere Tage dauert, möchten Sie, dass diese Positionen automatisch pro Tag wiederholt werden. Das machen Sie mit der Wiederholungsregel. ### 3.1 - Wiederholungsregel aktivieren 1. Gehen Sie zu den Rechnungspositionen in Ihrem Paket 2. Suchen Sie das **blaue Häkchen** über dem Papierkorb-Symbol bei einer Position 3. Klicken Sie darauf, um die Wiederholungsregel zu aktivieren ### 3.2 - Wie funktioniert das? Wenn Sie mehrere Tage an einem Auftrag arbeiten (z. B. Montag und Dienstag Beladen, Mittwoch Entladen), wiederholt sich die Rechnungsposition automatisch für jeden Arbeitstag. Das System setzt das Datum dahinter, sodass der Auftraggeber genau sieht, welche Kosten zu welchem Tag gehören. Beispiel auf der Rechnung: ``` Umzugshelfer - 3. Februar 8 Stunden x EUR 50,00 = EUR 400,00Umzugshelfer - 4. Februar 6 Stunden x EUR 50,00 = EUR 300,00Lkw - 3. Februar 1 Tag x EUR 155,00 = EUR 155,00Lkw - 4. Februar 1 Tag x EUR 155,00 = EUR 155,00 ``` ### 3.3 - Wann verwenden und wann nicht | Position | Wiederholungsregel an? | Warum | | --- | --- | --- | | Umzugshelfer (pro Stunde) | Ja | Sie möchten pro Tag sehen, wie viele Stunden gearbeitet wurden | | Lkw (pro Tag) | Ja | Pro Tag ein Tagespreis | | Möbellift (pro Tag) | Ja | Pro Tag ein Tagespreis | | Lkw-Kilometer | Nein | Kilometer sind eine Gesamtsumme, nicht pro Tag | | Export pro Kubikmeter | Nein | Das Volumen ist eine Gesamtsumme | | Shuttle, Long Carry, Stair Carry | Nein | Einmalige Zuschläge | `Achtung:` Wenn Sie keine Wiederholungsregel verwenden, können Sie auch eine Gesamtsumme eintragen. Zum Beispiel: 80 Stunden insgesamt statt pro Tag aufzuteilen. Das ist eine Entscheidung, die Sie pro Auftraggeber treffen. --- ## Schritt 4 - Paket bei unterschiedlichen Dienstleistungen aufteilen Haben Sie verschiedene Arten von Dienstleistungen für denselben Auftraggeber? Erwägen Sie dann, mehrere Pakete anzulegen. Beispiel: | Paket | Verwendung | Typische Positionen | | --- | --- | --- | | **Umzugsunternehmen ABC - Vermietung** | Vermietung von Personal und Fahrzeugen | Mitarbeiter pro Stunde, Lkw pro Tag, Kilometer | | **Umzugsunternehmen ABC - Export** | Komplettexportumzug | Export pro Kubikmeter, Einpacken, Auspacken | Das hat zwei Vorteile: - **Übersicht** - Ein langes Paket mit allen Positionen darin wird unübersichtlich - **Berichterstattung** - Sie können den Umsatz pro Paket einsehen, wodurch Sie wissen, wie viel Umsatz jede Art von Dienstleistung generiert `Tipp:` Sie können in der Akte jederzeit noch das Paket wechseln. Das Aufteilen ist also nicht einschränkend. Beginnen Sie mit dem am häufigsten genutzten Auftraggeber zum Üben und erweitern Sie danach. --- ## Schritt 5 - Geschäftskunden und Ansprechpartner anlegen Bevor Sie Akten anlegen können, muss der Auftraggeber als Geschäftskunde in Bas erfasst sein. ### 5.1 - Auftraggeber anlegen 1. Gehen Sie zu **Kunden > Neuer Kunde** 2. Wählen Sie **Geschäftlich** 3. Geben Sie die Firmendaten ein (Name, Adresse, KvK, BTW-Nummer) 4. Speichern Sie ### 5.2 - Ansprechpartner hinzufügen Legen Sie innerhalb des Geschäftskunden einen oder mehrere Ansprechpartner an. Denken Sie an: - **Team Rechnungswesen** (mit der E-Mail-Adresse der Rechnungsabteilung) - **Umzugskoordinator** (die Person, die die Aufträge weiterleitet) 1. Öffnen Sie den Kunden 2. Klicken Sie auf **Ansprechpartner hinzufügen** 3. Geben Sie Name und E-Mail-Adresse ein 4. Speichern Sie `Tipp:` Bei Subcontracting kommunizieren Sie nicht mit dem Endverbraucher. Sie müssen den Endverbraucher also nicht als Ansprechpartner hinzufügen. Die gesamte Kommunikation läuft über den Auftraggeber. --- ## Schritt 6 - Akte ohne Angebot anlegen Bei Subcontracting legen Sie eine Akte ohne Angebotsphase an. Der Preis wird nicht im Voraus über eine Berechnung festgelegt, sondern im Nachhinein auf Basis der Nachkalkulation bestimmt. ### 6.1 - Neue Akte anlegen 1. Klicken Sie auf **Neuer Umzug > Bestehender Kunde** 2. Suchen Sie den Auftraggeber (z. B. "Umzugsunternehmen ABC") 3. Geben Sie die **Ladeadresse** ein (die Adresse, an der Sie den Umzug ausführen) 4. Geben Sie die **Entladeadresse** ein, falls bekannt (bei nur Einpacken ist dies nicht nötig) 5. Geben Sie das **Datum** ein 6. Wählen Sie das richtige **Paket** (z. B. "Umzugsunternehmen ABC - Export") 7. Wählen Sie **Kein Angebot nötig** 8. Geben Sie die **Kubikmeter** ein, falls diese bereits bekannt sind 9. Speichern Sie **Erwartetes Ergebnis:** Die Akte wechselt direkt in den Status "Kunde einverstanden" (es gibt schließlich kein Angebot, das akzeptiert werden muss). Sie können sofort mit der Planung fortfahren. `Achtung:` Wählen Sie "Keine Aufnahme nötig". Eine Aufnahme ist bei Subcontracting überflüssig. Der Auftraggeber liefert die Daten. ### 6.2 - Planungsdaten eingeben 1. Öffnen Sie die Akte 2. Gehen Sie zu **Planung** 3. Füllen Sie aus: 4. Anzahl Mitarbeiter 5. Volumen (Kubikmeter) 6. Erwartete Anzahl Stunden 7. Planen Sie das Ereignis mit Datum, Startzeit und Dienst (z. B. "Umzug Beladen") 8. Weisen Sie Mitarbeiter zu 9. Weisen Sie ein Fahrzeug zu --- ## Schritt 7 - Referenznummer des Auftraggebers eingeben Dies ist ein Schritt, den viele Subunternehmer überspringen, der aber für eine organisierte Arbeitsweise essenziell ist. ### 7.1 - Warum Referenznummern? Der Auftraggeber hat eine eigene Referenz für den Auftrag. Das kann eine Bestellnummer sein, der Nachname des Endkunden oder ein Projektcode. Wenn der Auftraggeber wegen "diesem Export von Herrn Jansen" anruft, müssen Sie diese Akte sofort finden können. Wenn Sie nach Nachnamen suchen, erhalten Sie zu viele Ergebnisse. "Jansen" liefert Dutzende Treffer. Mit einer Referenznummer finden Sie die Akte auf Anhieb. ### 7.2 - Referenz eingeben 1. Füllen Sie beim Anlegen der Akte das Feld **Referenz** aus 2. Verwenden Sie die Referenz des Auftraggebers (z. B. "Familie Jansen" oder Bestellnummer "EXP-2026-0142") Die Referenz erscheint hinter der Aktennummer. Sie können später über die Suchleiste danach suchen. `Tipp:` Vereinbaren Sie mit dem Auftraggeber, welches Referenzformat verwendet wird. Füllen Sie es konsequent aus. So finden Sie immer schnell die richtige Akte, auch wenn Sie Hunderte laufende Akten haben. --- ## Schritt 8 - Tarife und Sondervereinbarungen festlegen Wenn es bereits im Voraus spezifische Vereinbarungen für diesen Auftrag gibt (abweichende Tarife, Paketrabatte oder ein fester Gesamtpreis), legen Sie diese direkt in der Akte fest. 1. Öffnen Sie die Akte 2. Klicken Sie auf **Bearbeiten** 3. Passen Sie die Rechnungspositionen an (z. B. einen Rabatt von 100 Euro oder einen abweichenden Stundensatz) 4. Speichern Sie Die Standardtarife aus dem Paket sind bereits ausgefüllt. Sie passen nur an, was abweicht. `Tipp:` Wenn alles nach Nachkalkulation läuft und es keine Sondervereinbarungen gibt, müssen Sie hier nichts tun. Die Tarife aus dem Paket werden automatisch verwendet. --- ## Schritt 9 - Dokumente über die App teilen Bei Subcontracting erhalten Ihre Umzugshelfer normalerweise Papier-Arbeitsanweisungen, die sie beim Depot des Auftraggebers abholen. Mit Bas können Sie diese Dokumente digital teilen. ### 9.1 - Dokumente hochladen 1. Öffnen Sie die Akte 2. Gehen Sie zu **Dokumente** 3. Klicken Sie auf **Hochladen** 4. Wählen Sie die Dateien aus (Arbeitsanweisungen, Packlisten, Containerdokumente) 5. Aktivieren Sie: **Mit Mitarbeitern teilen** ### 9.2 - In der App ansehen Ihre Mitarbeiter öffnen die Mitarbeiter-App und sehen den Auftrag. Beim Auftrag stehen die geteilten Dokumente. Sie können alles einsehen, ohne physisch beim Depot vorbeigehen zu müssen. **Erwartetes Ergebnis:** Ihre Umzugshelfer haben alle Arbeitsanweisungen digital bei sich. Keine Papier-Arbeitsscheine mehr, kein Umweg über das Depot des Auftraggebers. ### 9.3 - E-Mails mit Dokumenten verknüpfen Erhalten Sie Arbeitsanweisungen per E-Mail? Sie können E-Mails mit Anhängen mit einer Akte verknüpfen: 1. Leiten Sie die E-Mail an Ihre Bas-E-Mail-Adresse weiter (zu finden unter **Einstellungen > E-Mail**) 2. Öffnen Sie die E-Mail in Bas 3. Klicken Sie auf **Mit Auftrag verknüpfen** 4. Geben Sie die Aktennummer ein 5. Klicken Sie auf **Verknüpfen** und danach auf **In Dokumente kopieren** Die Anhänge aus der E-Mail werden automatisch mit der Akte verknüpft. --- ## Schritt 10 - Ausführung über die Mitarbeiter-App Am Tag des Umzugs arbeiten Ihre Mitarbeiter mit der App. Sie müssen nichts über Tarife oder Abrechnung wissen. Sie erfassen nur, was sie tun. ### 10.1 - Arbeitsablauf in der App 1. Mitarbeiter öffnet die App und sieht den Auftrag 2. Sieht sich die geteilten Dokumente und Arbeitsanweisungen an 3. Drückt bei Abfahrt auf **Unterwegs** 4. Drückt bei Ankunft auf **Starten** 5. Erfasst Pausen 6. Notiert Besonderheiten (Fotos von Containern, Lademetern, Schäden) 7. Erfasst bei Bedarf Materialien und Kartons 8. Drückt auf **Abschließen**, wenn der Auftrag fertig ist 9. Trägt bei Rückkehr den Kilometerstand ein **Erwartetes Ergebnis:** Das System erfasst automatisch alle Zeiten, Kilometer und Daten, die für die Nachkalkulation benötigt werden. --- ## Schritt 11 - Abrechnung auf Basis der tatsächlichen Stunden und Mengen Nach Abschluss des Auftrags erstellen Sie die Rechnung. Da das Paket auf Nachkalkulation eingestellt ist, stehen alle Rechnungspositionen bereit. Sie müssen nur die tatsächlichen Mengen eintragen. ### 11.1 - Rechnung öffnen 1. Öffnen Sie die Akte 2. Klicken Sie auf **Rechnung erstellen** 3. Der Rechnungsbildschirm zeigt: 4. **Links:** die Rechnungspositionen aus dem Paket (Beschreibung, Einheit, Tarif) 5. **Rechts:** eine Übersicht der ausgeführten Arbeit (Mitarbeiter, Stunden, Fahrzeug, Kilometer, Materialien, Schäden, Bemerkungen) ### 11.2 - Mengen eingeben 1. Geben Sie pro Rechnungsposition die tatsächliche Menge ein: 2. Anzahl Stunden pro Mitarbeiter pro Tag 3. Anzahl Kubikmeter (bei Exportarbeiten) 4. Anzahl Kilometer (Lkw) 5. Anzahl Einsätze Shuttle, Long Carry oder Stair Carry 6. Positionen, die Sie nicht verwendet haben, lassen Sie auf 0 stehen. Diese verschwinden automatisch von der Rechnungs-PDF. ### 11.3 - Rechnungsentwurf erstellen 1. Prüfen Sie, ob alle Mengen korrekt sind 2. Klicken Sie auf **Bereitstellen** 3. Der Rechnungsentwurf erscheint mit nur den ausgefüllten Positionen 4. Prüfen Sie die Rechnungs-PDF 5. Klicken Sie auf **Senden** **Erwartetes Ergebnis:** Eine Rechnung, die automatisch auf der richtigen Umsatzgruppe und dem richtigen Sachkonto verbucht wird. Bei einer aktiven Buchhaltungsanbindung (z. B. Yuki) geht die Rechnung automatisch an Ihre Buchhaltung. --- ## Vollständiger Arbeitsablauf: vom Auftrag bis zur Rechnung Nachfolgend der vollständige Arbeitsablauf zusammengefasst. Dies ist der Ablauf, den Sie bei jedem Subcontracting-Auftrag durchlaufen: | Schritt | Was | Wo | | --- | --- | --- | | 1 | Auftrag per E-Mail vom Auftraggeber erhalten | E-Mail | | 2 | Akte anlegen (bestehender Kunde, richtiges Paket, kein Angebot) | Bas-Backoffice | | 3 | Referenznummer eingeben | Akte | | 4 | Eventuell abweichende Tarife festlegen | Akte | | 5 | Dokumente hochladen und mit Mitarbeitern teilen | Akte > Dokumente | | 6 | Umzug einplanen (Mitarbeiter, Fahrzeug, Datum/Uhrzeit) | Planung | | 7 | Mitarbeiter führen den Auftrag über die App aus | Mitarbeiter-App | | 8 | Zeiten, Kilometer und Besonderheiten werden automatisch erfasst | Mitarbeiter-App | | 9 | Rechnungspositionen prüfen und tatsächliche Mengen eintragen | Rechnungsbildschirm | | 10 | Rechnungsentwurf bereitstellen und versenden | Rechnungsbildschirm | | 11 | Rechnung wird automatisch auf dem richtigen Sachkonto verbucht | Buchhaltung | --- ## Tipps - **Einmalig einrichten, immer wiederverwenden.** Die Tarife, die Sie in einem Paket einrichten, müssen Sie nicht bei jedem Auftrag erneut eingeben. Sie stehen im Rechnungsbildschirm bereit. Sie tragen nur die Mengen ein. - **Beginnen Sie mit Ihrem größten Auftraggeber.** Legen Sie zuerst ein Paket für das Unternehmen an, für das Sie die meiste Arbeit ausführen. Üben Sie den gesamten Prozess von der Akte bis zur Rechnung. Erweitern Sie danach auf andere Auftraggeber. - **Teilen Sie Pakete bei unterschiedlichen Dienstleistungen auf.** Wenn Sie für denselben Auftraggeber sowohl Personal vermieten als auch komplette Exportumzüge durchführen, legen Sie zwei Pakete an. Das hält es übersichtlich und liefert bessere Berichte. - **Tragen Sie Referenzen immer ein.** Bei Hunderten laufenden Akten ist die Referenz des Auftraggebers der schnellste Weg, um die richtige Akte zu finden. - **Nutzen Sie die App zum Teilen von Dokumenten.** Lassen Sie Ihre Umzugshelfer Dokumente in der App ansehen, statt ihnen Papiere mitzugeben. Erspart einen Umweg über das Depot und verhindert, dass Papiere verloren gehen. - **Tarife bei Inflation anpassen.** Passen Sie Tarife pro Quartal oder pro Jahr an? Nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Onboarding-Spezialisten auf. Dieser kann die Anpassung pro Paket auf einmal durchführen. --- ## Achtung - **Kein Angebot bei Subcontracting.** Der Preis steht nicht im Voraus fest. Wählen Sie beim Anlegen der Akte immer "Kein Angebot nötig". - **MwSt exklusive einstellen.** Geschäftliche Auftraggeber rechnen die MwSt separat ab. Stellen Sie das Paket auf MwSt exklusive ein, sonst erhält der Auftraggeber eine Rechnung inklusive MwSt. - **Automatische Nachrichten bei rückwirkender Eingabe deaktivieren.** Geben Sie Akten rückwirkend ein (z. B. ab 1. Januar)? Deaktivieren Sie dann zuerst die automatischen Nachrichten unter **Einstellungen > Nachrichten**. Andernfalls erhalten Auftraggeber Nachrichten über Aufträge, die bereits ausgeführt wurden. - **Jedes neue Paket muss vollständig eingerichtet werden.** Sie können kein Paket kopieren. Bei einem neuen Auftraggeber müssen Sie die Rechnungspositionen, Tarife und Umsatzgruppen erneut eingeben. Das ist einmalige Arbeit pro Auftraggeber. - **Paketwechsel bei einer bestehenden Akte ist möglich.** Haben Sie versehentlich das falsche Paket ausgewählt? Sie können trotzdem wechseln. Prüfen Sie danach jedoch, ob die Rechnungspositionen stimmen.