# Buchhaltungssoftware anbinden Schritt 1: Stammdaten erfassen · Aktualisiert: 2026-02-07 · Bas Software Webversion: https://www.bas.software/de/onboarding/schritt-1-stammdaten-erfassen/buchhaltungssoftware-anbinden Übersicht der verfügbaren Buchhaltungspakete und der Startdatum-Trick. Binden Sie Exact, SnelStart, Yuki oder ein anderes Paket an Bas an für die automatische Rechnungsverarbeitung. Die Buchhaltungsanbindung sorgt dafür, dass Rechnungen, die Sie in Bas erstellen, automatisch in Ihrer Buchhaltung landen. Keine doppelte Eingabe, kein Abtippen, keine Fehler. Was synchronisiert wird: - **Rechnungen** ins Verkaufsbuch - **Kundendaten** in die Debitorenbuchhaltung - **Zahlungen** ins Bankbuch - **Sachkontobuchungen** auf die richtigen Konten `Achtung:` Das Zuordnen der Sachkonten machen Sie **gemeinsam mit Ihrem Onboarding-Spezialisten** während der Sitzung "Pakete & Tarife". Das erfordert Kenntnis Ihrer Buchhaltungsstruktur. --- ## Verfügbare Buchhaltungspakete | Buchhaltungssoftware | Art der Anbindung | Komplexität | | --- | --- | --- | | **Exact Online** | OAuth (Anmeldung) | Hoch - am umfangreichsten | | **SnelStart** | Direkte Anbindung | Mittel - übersichtlich | | **Yuki** | API-Anbindung | Mittel - erfordert Portalverwalter-Rechte | | **AFAS** | BCC-Anbindung | Niedrig - Rechnungen als PDF per BCC | | **Exact Globe** | Direkte Anbindung | Hoch | | **Reeleeze** | Direkte Anbindung | Mittel | | **Octopus** | Direkte Anbindung | Mittel | | **King Finance** | Direkte Anbindung | Mittel | --- ## Schritt 1 - Verbindung herstellen Die genauen Schritte unterscheiden sich je nach Buchhaltungssoftware. Nachfolgend die Vorgehensweise pro Paket. ### Exact Online (am häufigsten) 1. Gehen Sie zu **Einstellungen** > **Arbeitsweise** > **Anbindungen** 2. Suchen Sie **Exact Online** und klicken Sie auf **Anbinden** 3. Melden Sie sich mit Ihrem Exact Online-Konto an 4. **Wählen Sie die richtige Administration** - Wenn Sie mehrere Administrationen haben (zum Beispiel eine Holding und eine Betriebsgesellschaft), wählen Sie die Administration der Betriebsgesellschaft. Nicht die Holding. 5. Erteilen Sie Bas die Berechtigung zur Synchronisierung 6. Klicken Sie auf **Speichern** `Achtung:` Der häufigste Fehler bei Exact Online ist die Auswahl der falschen Administration. Wenn Sie eine Holding-Struktur haben, wählen Sie immer die Administration, in der die Rechnungen landen sollen, nicht die Holding. ### SnelStart 1. Gehen Sie zu **Einstellungen** > **Arbeitsweise** > **Anbindungen** 2. Suchen Sie **SnelStart** und klicken Sie auf **Anbinden** 3. Geben Sie Ihre SnelStart-Anmeldedaten ein 4. Klicken Sie auf **Speichern** ### Yuki 1. Melden Sie sich im Yuki-Portal mit **Portalverwalter-Rechten** an 2. Gehen Sie zu **Portalverwalter** > **Einstellungen** > **Webservice API Key** 3. Kopieren Sie den **API-Schlüssel** und den **Administrationscode** 4. Gehen Sie in Bas zu **Einstellungen** > **Arbeitsweise** > **Anbindungen** 5. Suchen Sie **Yuki** und klicken Sie auf **Anbinden** 6. Geben Sie den API-Schlüssel und den Administrationscode ein 7. Klicken Sie auf **Speichern** `Achtung:` Für Yuki benötigen Sie Portalverwalter-Rechte. Nicht jeder Benutzer hat diese Rechte. Den API-Schlüssel finden Sie über **Portalverwalter** > **Einstellungen** > **Webservice API Key**. Wenn Sie selbst kein Portalverwalter sind, bitten Sie Ihren Buchhalter, Ihnen diese Rechte zu erteilen oder den Schlüssel für Sie zu generieren. ### AFAS AFAS hat keine direkte API-Anbindung an Bas. Stattdessen funktioniert es über eine **BCC-E-Mail-Adresse**: Jede Rechnung, die Bas versendet, wird als PDF zusätzlich an AFAS gesendet. 1. Gehen Sie zu **Einstellungen** > **Arbeitsweise** > **Anbindungen** 2. Suchen Sie **AFAS** und klicken Sie auf **Anbinden** 3. Geben Sie die BCC-E-Mail-Adresse ein, die Ihnen AFAS mitgeteilt hat 4. Klicken Sie auf **Speichern** `Achtung:` Über die BCC-Anbindung werden nur **Rechnungen** an AFAS gesendet, keine Erinnerungen. Erinnerungen verarbeiten Sie bei Bedarf separat in AFAS. ### Exact Globe Exact Globe funktioniert nicht über eine direkte API-Anbindung. Stattdessen verwenden Sie eine **XML/Finement-Datei**. 1. Gehen Sie in Bas zu **Rechnungsstellung** und wählen Sie die Rechnungen aus, die Sie exportieren möchten 2. Wählen Sie **Als XML herunterladen** (Finement-Format) 3. Öffnen Sie **Exact Globe** und gehen Sie zum Importbildschirm 4. Importieren Sie die heruntergeladene XML-Datei Dies ist ein manueller Prozess, den Sie pro Rechnungsstapel durchführen. --- ## Schritt 2 - Der Startdatum-Trick Dies ist einer der nützlichsten Tricks während des Onboardings. Das System synchronisiert nur Rechnungen, die **nach dem Startdatum** der Anbindung erstellt wurden. Das können Sie clever nutzen. ### Das Problem Beim Üben erstellen Sie Testrechnungen. Ist die Buchhaltungsanbindung bereits aktiv, landen diese Testrechnungen in Ihrer echten Buchhaltung. Das wollen Sie nicht. ### Die Lösung 1. Stellen Sie das **Startdatum** der Buchhaltungsanbindung auf ein Datum **in der Zukunft** (zum Beispiel das geplante Go-live-Datum) 2. Üben Sie ruhig mit Testrechnungen - sie werden nicht synchronisiert 3. Beim Go-live: passen Sie das Startdatum auf das **echte Startdatum** an 4. Alle Rechnungen ab diesem Datum werden automatisch synchronisiert ### Beispiel - Heute ist der 15. März - Ihr Go-live ist für den 1. April geplant - Stellen Sie das Startdatum auf den **1. April** - Üben Sie vom 15. März bis zum 1. April, ohne dass Testrechnungen in die Buchhaltung gelangen - Am 1. April: stellen Sie das Startdatum auf den **1. April** (oder das gewünschte Datum) - Ab jetzt werden alle echten Rechnungen synchronisiert `Tipp:` Diesen Trick können Sie auch nutzen, um die Buchhaltungsperiode zu überschreiben. So werden Rechnungen im richtigen Monat gebucht, auch wenn Sie sie erst ein paar Tage später erstellen. ### Testrechnung mit dem Startdatum-Trick Möchten Sie dennoch testen, ob die Anbindung funktioniert, während das Startdatum in der Zukunft liegt? Das ist möglich: 1. Stellen Sie das Startdatum **vorübergehend** auf heute 2. Erstellen Sie eine Testrechnung über **EUR 1** 3. Versenden Sie die Rechnung und prüfen Sie in Ihrer Buchhaltungssoftware, ob sie ankommt 4. Prüfen Sie insbesondere, ob die **BTW korrekt** berechnet wird 5. Erstellen Sie eine **Gutschrift**, um die Testrechnung zu korrigieren 6. Stellen Sie das Startdatum wieder **in die Zukunft** `Achtung:` Tun Sie dies immer, bevor Sie 75 Rechnungen auf einmal versenden. Es ist besser, ein Problem bei einer Testrechnung über EUR 1 zu entdecken als bei einem ganzen Stapel echter Rechnungen. --- ## Schritt 3 - Debitorennummerierung vereinbaren Bevor Sie die Buchhaltungsanbindung aktivieren, vereinbaren Sie mit Ihrem Buchhalter eine **Debitorennummerierung**. Das verhindert Verwechslungen zwischen Kunden, die aus Bas kommen, und Kunden, die bereits in Ihrer Buchhaltung standen. Eine häufig verwendete Vorgehensweise ist die **9er-Serie**: Alle Debitoren aus Bas erhalten eine Nummer, die mit 9 beginnt (zum Beispiel 9001, 9002, 9003). Alles ohne 9er-Präfix ist ein bestehender Kunde aus Ihrem alten System. Stellen Sie dies bei der Anbindung ein, damit neue Kunden automatisch das richtige Nummernformat erhalten. --- ## Schritt 4 - Sachkonten zuordnen Nach dem Herstellen der Verbindung müssen Ihre **Umsatzgruppen** in Bas mit den richtigen **Sachkonten** in Ihrer Buchhaltungssoftware verknüpft werden. | Umsatzgruppe in Bas | Sachkonto | Beispiel | | --- | --- | --- | | Umzug privat | 8000 | Umsatz privat | | Umzug geschäftlich | 8001 | Umsatz geschäftlich | | Einlagerung privat | 8002 | Umsatz Einlagerung | | Kartonverkauf | 8050 | Umsatz Materialien | | Garantiezertifikat | 8150 | Umsatz Zertifikate | `Achtung:` Das Zuordnen der Sachkonten machen Sie **gemeinsam mit Ihrem Onboarding-Spezialisten**. Das erfordert Kenntnis Ihrer Buchhaltungsstruktur. Falsche Zuordnungen bedeuten, dass Rechnungen auf die falschen Konten gebucht werden. Das möchten Sie vermeiden. **Schritte für die Zuordnung:** 1. Gehen Sie zu **Einstellungen** > **Arbeitsweise** > **Umsatzgruppen** 2. Wählen Sie für jede Umsatzgruppe das zugehörige Sachkonto aus Ihrer Buchhaltungssoftware 3. Stellen Sie die richtigen **BTW-Codes** ein (21%, 9%, 0%, Reverse-Charge) 4. Klicken Sie auf **Speichern** --- ## Schritt 5 - Testrechnung versenden Bevor Sie mit der Buchhaltungsanbindung live gehen: 1. Erstellen Sie eine **Testrechnung** in Bas 2. Versenden Sie die Rechnung 3. Prüfen Sie in Ihrer Buchhaltungssoftware, ob die Rechnung korrekt eingegangen ist 4. Prüfen Sie: Steht der Betrag auf dem richtigen Sachkonto? 5. Prüfen Sie: Stimmt der BTW-Code? 6. Prüfen Sie: Ist der Debitor korrekt angelegt? Wenn alles stimmt, ist die Anbindung einsatzbereit. `Achtung:` Führen Sie diesen Test durch, **bevor** Sie das Startdatum auf das echte Datum setzen. Nutzen Sie den Startdatum-Trick: Stellen Sie das Startdatum vorübergehend auf heute, versenden Sie die Testrechnung, prüfen Sie das Ergebnis, und stellen Sie das Startdatum danach wieder auf die Zukunft bis zum Go-live. --- ## Tipps - **Nutzen Sie den Startdatum-Trick bei der Buchhaltung.** Stellen Sie das Startdatum auf ein Datum in der Zukunft, damit Ihre Testrechnungen nicht in Ihrer echten Buchhaltung landen. Das erspart Ihnen eine Menge Aufräumarbeit. - **Geben Sie Ihren Umsatzgruppen verständliche Namen.** Nennen Sie sie "Umzug privat" und "Kartonverkauf" - nicht "Sachkonto 8000 innergemeinschaftlich 21%". Ihre Kollegen müssen bei der Rechnungsstellung die richtige Gruppe auswählen können. - **Testen Sie jede Anbindung vor dem Go-live.** Erstellen Sie eine Testrechnung, führen Sie eine Testzahlung durch, fragen Sie ein Testzertifikat an. Es ist besser, jetzt ein Problem zu entdecken als nach dem Go-live. - **Richten Sie die Buchhaltungsanbindung nicht in zwei Browser-Tabs gleichzeitig ein.** Wenn zwei Benutzer gleichzeitig auf der Einstellungsseite arbeiten, kann dies einen Reload-Konflikt verursachen. Arbeiten Sie mit einer Person gleichzeitig an den Anbindungen. --- ## Achtung - **Das Startdatum der Buchhaltungsanbindung nicht einstellen** bedeutet, dass Testrechnungen in Ihrer echten Buchhaltung landen. Nutzen Sie den Startdatum-Trick und passen Sie das Datum erst beim Go-live an. - **Sachkonten nicht korrekt zuordnen** führt dazu, dass Rechnungen auf falsche Konten gebucht werden. Das führt zu Fehlern in Ihren Finanzberichten. Führen Sie die Zuordnung immer gemeinsam mit Ihrem Onboarding-Spezialisten oder Buchhalter durch. - **Yuki ohne Portalverwalter-Rechte** bedeutet, dass die Anbindung fehlschlägt. Fragen Sie vorab Ihren Buchhalter, ob Sie die richtigen Rechte haben. --- ## Mehr erfahren? - [Was macht die Exact Online-Anbindung](https://www.bas.software/de/help/integrationen/was-macht-die-exact-online-integration) - Übersicht der Exact Online-Integration - [Exact Online-Anbindung selbst einrichten](https://www.bas.software/de/help/integrationen/die-exact-online-integration-selbst-einrichten) - Exact Online Schritt für Schritt einrichten - [Einstellungen von Exact Online](https://www.bas.software/de/help/integrationen/einstellungen-von-exact-online) - Konfigurationsoptionen für Exact Online - [Umsatzgruppen verwalten](https://www.bas.software/de/help/einstellungen/verwalten-von-umsatzgruppen) - Umsatzgruppen erstellen und verknüpfen **Nächster Schritt:** [Weitere Anbindungen](https://www.bas.software/de/onboarding/schritt-1-stammdaten-erfassen/weitere-verknuepfungen) - binden Sie Ihren Kalender, Ihre Website und WhatsApp Business an Bas an.