# Fähigkeiten und Rollen einrichten Schritt 1: Stammdaten erfassen · Aktualisiert: 2026-02-07 · Bas Software Webversion: https://www.bas.software/de/onboarding/schritt-1-stammdaten-erfassen/faehigkeiten-und-rollen-einrichten Richten Sie die richtigen Fähigkeiten und Rollen für Ihre Mitarbeiter ein. Dies bestimmt, was sie in Bas sehen und tun können und welche Funktionen sie nutzen können. Die Fähigkeiten und Rollen, die Sie einem Mitarbeiter zuweisen, bestimmen, was diese Person in Bas sehen und tun kann. Dies ist ein wichtiger Bestandteil: Wählen Sie sorgfältig, welche Fähigkeiten und Rollen Sie zuweisen. --- ## Schritt 1 - Fähigkeiten auswählen Gehen Sie zu **HRM** > **Mitarbeiter** und klicken Sie auf einen Mitarbeiter. Suchen Sie den Bereich **Fähigkeiten** und wählen Sie die Fähigkeiten aus, die zu diesem Mitarbeiter passen. ### Fähigkeiten für die Mitarbeiter-App (Frontoffice) | Fähigkeit | Was kann dieser Mitarbeiter | Wer bekommt dies | | --- | --- | --- | | **Umzugshelfer** | Sieht Aufträge in der App, kann Materialien erfassen und Stunden eintragen | Alle Umzugshelfer | | **Vorarbeiter** | Alles von Umzugshelfer + kann Auftrag starten und abschließen, Kunden unterschreiben lassen, Schäden melden, Zahlung über App | Der Verantwortliche beim Auftrag | | **Einpacker** | Kann Einpack- und Auspackarbeiten in der App sehen | Einpackmitarbeiter | | **Handwerker** | Kann Demontage- und Montagearbeiten in der App sehen | Monteure | | **Liftbediener** | Kann den Möbellift über die App bedienen | GEDA-Bediener | | **Lagermitarbeiter** | Kann Lagerarbeiten über App und Backoffice (WMS) durchführen | Lagermitarbeiter | | **Umzugsberater** | Kann Besichtigungen über App und Backoffice durchführen | Umzugsberater, Inspektoren | ### Fähigkeiten für das Backoffice (Büro) | Fähigkeit | Was kann dieser Mitarbeiter | Wer bekommt dies | | --- | --- | --- | | **Administration** | Voller Zugriff auf das Backoffice. Sieht eingehende Leads und Angebotsbestätigungen im Postfach | Bürokräfte, Inhaber | | **Planer** | Voller Zugriff auf das Backoffice, kann planen | Planer, Inhaber | --- ## Schritt 2 - Kombinationen anwenden Ein Mitarbeiter kann mehrere Fähigkeiten haben. Der Inhaber eines kleinen Unternehmens ist oft gleichzeitig Administration, Planer und Vorarbeiter. Ein Umzugsberater hat meist auch die Fähigkeit Umzugshelfer oder Vorarbeiter. ### Beispiele für Kombinationen: | Funktion | Fähigkeiten | Warum | | --- | --- | --- | | Inhaber kleines Unternehmen | Administration, Planer, Vorarbeiter | Macht alles: Büro, Planung und Aufträge | | Vorarbeiter mit Besichtigung | Vorarbeiter, Umzugsberater | Kann besichtigen und Aufträge leiten | | Lagermitarbeiter | Lagermitarbeiter, Umzugshelfer | Arbeitet im Lager und hilft manchmal bei Aufträgen | ### Fähigkeiten vs. Rollen in der Planung Es gibt einen wichtigen Unterschied zwischen Fähigkeiten und Rollen in der Planung: - **Fähigkeiten** bestimmen, was ein Mitarbeiter in der App und im Backoffice _kann_ - **Rollen in der Planung** bestimmen, in welcher Rolle jemand bei einem Auftrag eingesetzt wird (z. B. als Vorarbeiter, Umzugshelfer oder Einpacker) Der Planer kann immer einen Mitarbeiter in eine Rolle einteilen, auch wenn dieser Mitarbeiter die zugehörige Fähigkeit nicht hat. Zum Beispiel: Ein Umzugshelfer ohne die Fähigkeit "Vorarbeiter" kann dennoch als Vorarbeiter eingeplant werden. Das System gibt dann eine **Warnung**, blockiert es aber nicht. Die Fähigkeiten dienen also als Richtlinie für den Planer. Sie werden gewarnt, wenn Sie jemanden in einer Rolle einsetzen, für die diese Person die Fähigkeit nicht hat, aber Sie können dies immer übersteuern, wenn die Situation es erfordert. `Tipp:` Geben Sie die Fähigkeit **Vorarbeiter** nicht jedem. Der Vorarbeiter ist derjenige, der den Auftrag abschließt, den Kunden unterschreiben lässt und Schäden meldet. Wenn jeder Vorarbeiter ist, wissen Sie nicht mehr, wer was ausgefüllt hat. Planen Sie pro Auftrag einen Vorarbeiter ein. ### Fähigkeiten und E-Mail-Benachrichtigungen Fähigkeiten bestimmen nicht nur, was ein Mitarbeiter tun kann, sondern auch welche **E-Mail-Benachrichtigungen** er erhält. Ein Mitarbeiter mit der Fähigkeit "Administration" erhält beispielsweise Benachrichtigungen über eingehende Leads und Angebotsbestätigungen. `Tipp:` Erhält ein Mitarbeiter unnötige E-Mail-Benachrichtigungen? Prüfen Sie dann, welche Fähigkeiten zugewiesen sind. Durch Entfernen einer nicht mehr relevanten Fähigkeit stoppt auch der zugehörige Mailstrom. So vermeiden Sie ein überfülltes Postfach. --- ## Schritt 3 - Rollen zuweisen Neben Fähigkeiten kennt Bas auch **Rollen**, die Zugriff auf bestimmte Funktionen geben. Sie sehen und ändern Rollen über **HRM** > **Mitarbeiter**. Klicken Sie auf einen Mitarbeiter, und Sie sehen unter der Überschrift **Rollen**, welche Rollen aktiv sind. | Rolle | Was bekommen Sie dazu | | --- | --- | | **Mitarbeiter** | Standardrolle, keine zusätzlichen Funktionen | | **Administrator** | Kann Mitarbeitern Rollen zuweisen, Zugriff auf alle Funktionen | | **HR-Manager** | Zugriff auf die Tarifvertrag-Funktion | | **Datenanalyst** | Zugriff auf das Daten-Dashboard | ### Wer bekommt welche Rolle? | Funktion | Rolle | Warum | | --- | --- | --- | | Inhaber | Administrator | Volle Kontrolle über alle Funktionen | | Büroleiter | Administrator | Kann Rollen an andere vergeben | | HR-Mitarbeiter | HR-Manager | Zugriff auf Tarifvertrag-Modul | | Finanzmitarbeiter | Datenanalyst | Zugriff auf Berichte | | Umzugshelfer | Mitarbeiter | Standardzugriff über App | `Achtung:` Vergeben Sie die Rolle **Administrator** nur an Personen, denen Sie voll vertrauen. Ein Administrator kann alle Rollen ändern und alle Funktionen nutzen. --- ## Schritt 4 - Vertragsstunden einrichten Tragen Sie beim Mitarbeiter auch die **Vertragsstunden pro Woche** ein. Dies ist wichtig für: - Die Kapazitätsberechnung in der Planung - Die Stundenerfassung (tatsächlich vs. vertraglich) - Eventuell später das HRM-Modul (Urlaub, Überstunden) | Vertrag | Vertragsstunden | Beispielverteilung | | --- | --- | --- | | Vollzeit 40 Stunden | 40 | Mo-Fr 8 Stunden pro Tag | | Teilzeit 32 Stunden | 32 | Mo-Do 8 Stunden, Fr 0 Stunden | | Teilzeit 24 Stunden | 24 | Mo-Mi 8 Stunden pro Tag | --- ## Beispiel: typischer Personalbestand Nachfolgend ein Beispiel, wie Fähigkeiten und Rollen verteilt sein können: | Name | Fähigkeiten | Rolle | Vertrag | | --- | --- | --- | --- | | Mark de Vries | Vorarbeiter, Umzugshelfer | Mitarbeiter | Fest 40 Std. | | Sandra Bakker | Administration, Planer | Administrator | Fest 40 Std. | | Pieter Jansen | Umzugshelfer | Mitarbeiter | Fest 40 Std. | | Ahmed El Amrani | Umzugshelfer, Handwerker | Mitarbeiter | Fest 32 Std. | | Jeffrey Kamters | Vorarbeiter, Umzugsberater | Mitarbeiter | Fest 36 Std. | Achten Sie darauf, dass nicht jeder Vorarbeiter ist. Nur die Personen, die tatsächlich Aufträge leiten, haben diese Fähigkeit. --- ## Tipps - **Seien Sie zurückhaltend mit der Fähigkeit Vorarbeiter.** Nur die Personen, die tatsächlich Aufträge leiten, sollten Vorarbeiter sein. - **Vergeben Sie Administrator nur an vertrauenswürdige Personen.** Ein Administrator kann alle Einstellungen ändern. - **Kombinieren Sie Fähigkeiten, wo es sinnvoll ist.** Ein Umzugsberater ist oft auch Umzugshelfer, ein Lagermitarbeiter hilft manchmal bei Aufträgen. - **Tragen Sie Vertragsstunden immer ein.** Dies ist wichtig für die Kapazitätsberechnung und Stundenerfassung. --- ## Achtung - **Zu viele Vorarbeiter** sorgt dafür, dass Sie nicht mehr wissen, wer den Auftrag abgeschlossen hat und wer den Kunden hat unterschreiben lassen. - **Keine Fähigkeiten zugewiesen** bedeutet, dass ein Mitarbeiter nichts in der App sehen oder tun kann. Vergessen Sie nicht, Fähigkeiten zuzuweisen. - **Unnötige Fähigkeiten stehen lassen** sorgt für unnötige E-Mail-Benachrichtigungen. Entfernen Sie Fähigkeiten, die nicht mehr zutreffen, um den Mailstrom zu begrenzen. - **Administrator an jeden vergeben** ist ein Sicherheitsrisiko. Vergeben Sie diese Rolle nur an Personen, denen Sie voll vertrauen. - **Vertragsstunden nicht ausgefüllt** sorgt für Probleme bei der Kapazitätsberechnung und Stundenerfassung. --- ## Mehr erfahren? - [Fähigkeiten von Mitarbeitern und ihre Rolle in der Planung](https://www.bas.software/de/help/planung/faehigkeiten-der-mitarbeiter-und-ihre-rolle-in-der-planung) - Erklärung pro Fähigkeit und die Auswirkung auf die Planung - [Rollen von Mitarbeitern](https://www.bas.software/de/help/hr/rollen-von-mitarbeitern) - Wie Rollen funktionieren und welche Funktionen sie freischalten **Nächster Schritt:** [Arbeitsplan einrichten](https://www.bas.software/de/onboarding/schritt-1-stammdaten-erfassen/arbeitsplan-einrichten) - konfigurieren Sie, wann Ihre Mitarbeiter in der Planung verfügbar sind.