# Mitarbeiter anlegen: Basisdaten Schritt 1: Stammdaten erfassen · Aktualisiert: 2026-02-07 · Bas Software Webversion: https://www.bas.software/de/onboarding/schritt-1-stammdaten-erfassen/mitarbeiter-anlegen-basisdaten Geben Sie Ihre Mitarbeiter mit Basisdaten, E-Mail und Telefon ein. Tipps für fiktive E-Mail-Adressen während der Testphase und die Mitarbeiter-App. Bevor Sie planen können, müssen alle Ihre Mitarbeiter in Bas stehen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Basisdaten eingeben und was Sie über E-Mail-Adressen und die Mitarbeiter-App wissen müssen. --- ## Schritt 1 - Mitarbeiterübersicht öffnen Gehen Sie zu **HRM**. Der Bildschirm öffnet sich bei der Übersicht aller Mitarbeiter. Bei einer neuen Umgebung ist diese Übersicht noch leer. Klicken Sie auf **Neuer Mitarbeiter**, um Ihren ersten Mitarbeiter hinzuzufügen. --- ## Schritt 2 - Basisdaten eingeben Geben Sie die folgenden Basisdaten ein: | Feld | Was tragen Sie ein | Beispiel | | --- | --- | --- | | **Vorname** | Vorname des Mitarbeiters | Mark | | **Nachname** | Nachname des Mitarbeiters | De Vries | | **E-Mail-Adresse** | Eindeutige E-Mail-Adresse (siehe Tipp unten!) | mark@voorbeeldverhuizingen.nl | | **Telefonnummer** | Mobilnummer | 06-12345678 | | **Geburtsdatum** | Geburtsdatum | 15-03-1985 | | **Funktion** | Funktionsbezeichnung | Vorarbeiter | ### E-Mail-Adresse: muss eindeutig sein Jede E-Mail-Adresse in Bas muss eindeutig sein. Sie können nicht zwei Mitarbeiter mit derselben Adresse anmelden. Dies ist eine feste Anforderung des Systems. `Achtung:` Sobald Sie einen Mitarbeiter mit einer **echten E-Mail-Adresse** speichern, sendet das System **sofort** eine Einladungs-E-Mail. Dies lässt sich nicht rückgängig machen. Verwenden Sie daher beim Einrichten immer fiktive E-Mail-Adressen (siehe Schritt 3). `Achtung:` Verwenden Sie bevorzugt geschäftliche E-Mail-Adressen (mark@ihrunternehmen.nl) statt private Adressen (mark1985@gmail.com). Geschäftliche Adressen sind professioneller und leichter zu verwalten. Bei einem Firmenwechsel müssen Sie dann nicht die private E-Mail einer Person verwenden. ### Kürzel: zwei eindeutige Buchstaben Jeder Mitarbeiter erhält ein **Kürzel aus zwei Buchstaben** (z. B. "MV" für Mark de Vries). Dieses Kürzel muss pro Mitarbeiter eindeutig sein. Sie sehen das Kürzel in der Planung und in kompakten Übersichten wieder. ### Arbeitet der Mitarbeiter bereits bei einem anderen Bas-Konto? Arbeitet der Mitarbeiter (oder hat er kürzlich gearbeitet) bei einem anderen Unternehmen, das ebenfalls Bas nutzt? Dann muss der Mitarbeiter zunächst beim alten Konto **abgemeldet** werden. Die Sicherheit von Bas blockiert doppelte Registrierungen mit derselben E-Mail-Adresse. Wenden Sie sich an das alte Unternehmen oder an den Bas-Support, wenn dies der Fall ist. --- ## Schritt 3 - Fiktive E-Mail-Adresse verwenden (Testphase) Dies ist einer der nützlichsten Tricks während des Onboardings. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter noch nicht einladen möchten (weil das System noch nicht fertig ist), verwenden Sie **fiktive E-Mail-Adressen**. So können Sie alles einrichten und üben, ohne dass Einladungen versendet werden. Verwenden Sie dieses Format: | Mitarbeiter | Fiktive E-Mail-Adresse | | --- | --- | | Mark de Vries | mark@ihrunternehmen.nl | | Sandra Bakker | sandra@ihrunternehmen.nl | | Pieter Jansen | pieter@ihrunternehmen.nl | Es spielt keine Rolle, ob diese E-Mail-Adressen wirklich existieren. Sie dienen nur als vorübergehender Platzhalter. Später, kurz vor dem Livegang, ändern Sie die fiktiven Adressen in die echten E-Mail-Adressen. Zu diesem Zeitpunkt versenden Sie die Einladungen, und Mitarbeiter können sich anmelden. `Achtung:` Jede fiktive Adresse muss weiterhin **eindeutig** sein. Sie können nicht drei Mitarbeiter alle auf "test@ihrunternehmen.nl" setzen. Legen Sie für jeden Mitarbeiter eine separate fiktive Adresse an. --- ## Schritt 4 - Datum Diensteintritt einstellen Ein Mitarbeiter kann sich nur anmelden, wenn das Datum des Diensteintritts in der **Vergangenheit** liegt. Geben Sie daher immer ein Datum ein, das nicht in der Zukunft liegt. | Feld | Was tragen Sie ein | Beispiel | | --- | --- | --- | | **Datum Diensteintritt** | Datum, an dem der Mitarbeiter begonnen hat | 01-01-2023 | | **Datum Dienstaustritt** | Nur bei ausgeschiedenen Mitarbeitern ausfüllen | Leer lassen | `Achtung:` Wenn Sie ein Datum in der Zukunft eingeben, kann sich der Mitarbeiter nicht anmelden. Dies ist ein häufig gemachter Fehler. Geben Sie einfach das tatsächliche Startdatum ein oder ein Datum in der Vergangenheit. --- ## Schritt 5 - Vertragsform wählen Wählen Sie die richtige Vertragsform. Dies wirkt sich auf die Planung aus: Mitarbeiter mit einem festen Vertrag werden separat angezeigt, sodass Sie diese zuerst einplanen können, bevor Sie Aushilfskräfte hinzufügen. | Vertragsform | Wann wählen | Beispiel | | --- | --- | --- | | **Fest** | Mitarbeiter in Festanstellung | Vollzeit-Umzugshelfer | | **Befristet** | Vertrag auf bestimmte Zeit | Saisonmitarbeiter | | **Abruf** | Null-Stunden-Vertrag | Abrufkraft am Wochenende | | **Fremdpersonal** | Zeitarbeitskraft oder extern | Weaver-Kraft | | **Selbstständig** | Selbstständiger ohne Personal | Fester Selbstständiger | Die Vertragsform **Fremdpersonal** ist besonders wichtig für Zeitarbeitskräfte. Mehr dazu in einem folgenden Artikel. --- ## Schritt 6 - Bruttostundenlohn eingeben Der Bruttostundenlohn ist wichtig für die **Nachkalkulation**. Das System berechnet damit die Personalkosten pro Auftrag, sodass Sie sehen können, wie hoch Ihre Marge ist. `Achtung:` Dies ist der **Selbstkostenpreis** (Bruttostundenlohn exkl. MwSt), nicht der Verkaufspreis, den Sie dem Kunden berechnen. Sie tragen hier ein, was der Mitarbeiter Sie kostet. Den Verkaufspreis legen Sie bei Ihren Tarifen und Angeboten fest. | Feld | Was tragen Sie ein | Beispiel | | --- | --- | --- | | **Bruttostundenlohn** | Stundenlohn ohne MwSt (Selbstkostenpreis) | EUR 18,50 | ### Wie verwendet das System den Stundenlohn? Wenn ein Mitarbeiter 8 Stunden bei einem Auftrag eingesetzt wird: - 8 Stunden x EUR 18,50 = EUR 148,00 Personalkosten Dieser Betrag erscheint in der Nachkalkulation neben den Fahrzeugkosten und Materialkosten. So sehen Sie pro Auftrag, ob Sie Marge erzielt haben. `Tipp:` Haben Sie den Stundenlohn nicht sofort zur Hand? Das ist kein Problem. Sie können ihn später noch eintragen. Versuchen Sie aber, dies vor dem Livegang zu regeln, sonst funktioniert die Nachkalkulation nicht. --- ## Schritt 7 - Führerschein erfassen Legen Sie fest, welche Führerscheinklassen ein Mitarbeiter hat. Dies ist hilfreich für die Planung: Sie wissen sofort, wer welches Fahrzeug fahren darf. | Klasse | Wofür | | --- | --- | | **B** | Pkw, Transporter bis 3.500 kg | | **C** | Lkw | | **C1** | Leichter Lkw (bis 7.500 kg) | | **CE** | Lkw mit Anhänger | | **C1E** | Leichter Lkw mit Anhänger | `Tipp:` Nicht jeder Mitarbeiter benötigt einen Führerschein. Umzugshelfer, die nur mitlaufen, benötigen nur einen Führerschein der Klasse B oder gar keinen. Tragen Sie nur ein, was relevant ist. --- ## Schritt 8 - Profilfoto hochladen Sie können ein Profilfoto des Mitarbeiters hochladen. Dieses Foto ist in der Planung und in der App sichtbar. `Achtung:` Mitarbeiter können **nicht** selbst ein Profilfoto über die App hochladen. Diese Funktion ist deaktiviert. Nur ein Administrator kann Fotos über das Backoffice hochladen. --- ## Schritt 9 - Verfügbarkeits-Umschalter (nicht aktivieren!) Beim Mitarbeiterprofil sehen Sie möglicherweise einen **Verfügbarkeits-Umschalter**. Dies ist eine veraltete (Legacy-)Funktion, die bei neuen Mitarbeitern standardmäßig **deaktiviert** ist. `Achtung:` Aktivieren Sie diesen Umschalter **nicht**. Verwenden Sie stattdessen den Arbeitsplan (siehe Artikel Arbeitsplan einrichten). Der Verfügbarkeits-Umschalter ist veraltet und wird in Zukunft entfernt. --- ## Schritt 10 - Mitarbeiter speichern Klicken Sie auf **Neuer Mitarbeiter** (oder **Speichern**, je nach Bildschirm). Der Mitarbeiter erscheint nun in der Übersicht. Wiederholen Sie die Schritte für jeden Mitarbeiter. Vergessen Sie nicht: - Bei jedem Mitarbeiter eine **eindeutige E-Mail-Adresse** (fiktiv während der Einrichtung!) - Bei jedem Mitarbeiter ein **eindeutiges Kürzel** aus zwei Buchstaben - Bei jedem Mitarbeiter das **Datum Diensteintritt** in der Vergangenheit - Den **Stundenlohn** (Selbstkostenpreis) für die Nachkalkulation --- ## Schritt 11 - Einladen (erst beim Livegang!) Laden Sie Mitarbeiter erst ein, wenn das System einsatzbereit ist. Dies erledigen Sie beim Livegang: 1. Ändern Sie die fiktiven E-Mail-Adressen in die **echten** E-Mail-Adressen 2. Speichern Sie - das System sendet automatisch eine Einladungs-E-Mail 3. Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem Link (dieser ist **24 Stunden** gültig) 4. Der Mitarbeiter klickt auf den Link und legt ein Passwort an 5. Nach der ersten Anmeldung: richten Sie **Face ID** oder **Fingerabdruck** für einfaches Anmelden ein ### Einladungslink abgelaufen? Wenn der Link nach 24 Stunden abgelaufen ist, kann der Mitarbeiter über "Passwort vergessen" einen neuen Link anfordern. Dieser ist wieder 24 Stunden gültig. `Tipp:` Beginnen Sie mit einem technikaffinen Mitarbeiter als Botschafter. Lassen Sie diese Person die App zuerst installieren und nutzen. Wenn der Botschafter begeistert ist, folgt der Rest leichter. So vermeiden Sie Widerstand bei der breiteren Gruppe. --- ## Schritt 12 - Mitarbeiter-App installieren Nach der Einladung können Mitarbeiter die **Bas Medewerker App** über den App Store (iOS) oder Google Play (Android) herunterladen. ### Anmeldeanleitung für Mitarbeiter: 1. Laden Sie "Bas Medewerker App" herunter 2. Öffnen Sie die App 3. Geben Sie ein: 4. **URL**: [IhrUnternehmensname] (ohne .bas.software) 5. **E-Mail-Adresse**: wie im System eingegeben 6. **Passwort**: per E-Mail erhalten 7. Klicken Sie auf **Anmelden** `Achtung:` Prüfen Sie vor dem Livegang, ob sich alle erfolgreich anmelden können. Testen Sie dies mit ein paar Mitarbeitern, bevor Sie das gesamte Team einladen. --- ## Tipps - **Beginnen Sie mit Ihrem festen Kern.** Geben Sie zuerst Ihre festen Mitarbeiter ein. Aushilfskräfte können Sie später hinzufügen. - **Laden Sie noch niemanden während der Einrichtung ein.** Verwenden Sie fiktive E-Mail-Adressen, bis das System fertig ist. Einen ersten Eindruck machen Sie nur einmal. - **Heben Sie sich den Stundenlohn für später auf, wenn Sie ihn nicht zur Hand haben.** Sie können jederzeit zurückgehen und ihn eintragen. Versuchen Sie aber, ihn vor dem Livegang in Ordnung zu haben. --- ## Achtung - **Eine echte E-Mail-Adresse während der Einrichtung eintragen** sendet sofort eine Einladungs-E-Mail, die sich nicht rückgängig machen lässt. Verwenden Sie immer fiktive E-Mail-Adressen, bis das System bereit für den Livegang ist. - **Nicht eindeutige E-Mail-Adressen** sind der häufigste Fehler. Das System lässt dies nicht zu. Jede Adresse muss eindeutig sein, auch fiktive Adressen. - **Mitarbeiter zu früh einladen** hinterlässt einen schlechten ersten Eindruck. Das System ist noch nicht fertig, der Mitarbeiter sieht ein halb eingerichtetes System und wird entmutigt. Warten Sie, bis alles fertig ist. - **Private E-Mail statt geschäftlich** ist unprofessionell und schwer zu verwalten. Verwenden Sie wo möglich geschäftliche E-Mail-Adressen. - **Datum Diensteintritt in der Zukunft** verhindert, dass sich der Mitarbeiter anmelden kann. Sorgen Sie dafür, dass das Datum in der Vergangenheit liegt. - **Bruttostundenlohn mit Verkaufspreis verwechseln.** Der Stundenlohn ist der Selbstkostenpreis (was der Mitarbeiter Sie kostet), nicht das, was Sie dem Kunden berechnen. - **Mitarbeiter bereits bei einem anderen Bas-Konto** registriert? Dann wird die Registrierung blockiert. Der Mitarbeiter muss zunächst beim alten Konto abgemeldet werden. - **Legacy-Verfügbarkeits-Umschalter aktivieren.** Diese veraltete Funktion ist standardmäßig deaktiviert. Verwenden Sie stattdessen den Arbeitsplan. --- ## Mehr erfahren? - [Mitarbeiter eingeben](https://www.bas.software/de/help/hr/mitarbeiter-erfassen) - Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Anlegen von Mitarbeitern - [Vorbereitung: Sammeln Sie alle relevanten Daten](https://www.bas.software/de/onboarding/unterlagen-fuer-das-onboarding/vorbereitung-sammeln-sie-alle-relevanten-daten-bevor-sie-mit-der-eingabe-beginne) - Checkliste dessen, was Sie vor der Eingabe benötigen **Nächster Schritt:** [Fähigkeiten und Rollen einrichten](https://www.bas.software/de/onboarding/schritt-1-stammdaten-erfassen/faehigkeiten-und-rollen-einrichten) - legen Sie fest, was Ihre Mitarbeiter in Bas sehen und tun können.