# Teammitglieder verwalten Schritt 1: Stammdaten erfassen · Aktualisiert: 2026-02-07 · Bas Software Webversion: https://www.bas.software/de/onboarding/schritt-1-stammdaten-erfassen/teammitglieder-verwalten Fügen Sie Mitarbeiter zu Teams hinzu, regeln Sie die Vertretung bei Krankheit oder Urlaub und erfahren Sie, wie Sie Aufgaben übernehmen können. Sorgen Sie mit mindestens zwei Personen pro Team für Kontinuität. Jetzt, da Sie die 8 Standardteams kennen, ist es Zeit, Mitarbeiter zu Teams hinzuzufügen. Dies ist der Kern dieses Schritts: die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Teams verknüpfen. So sieht jeder nur die Aufgaben, die zu seiner Funktion gehören. Außerdem regeln Sie hier die Vertretung: Was passiert, wenn jemand krank ist oder im Urlaub? Mit der richtigen Teamzusammensetzung bleiben Aufgaben immer sichtbar, und ein Kollege kann sie übernehmen. --- ## Schritt 1 - Teammitglieder hinzufügen Jetzt verknüpfen Sie die Mitarbeiter tatsächlich mit Teams. Das geht so: 1. Gehen Sie zu **HRM** > **Teams für Aufgaben** 2. Klicken Sie auf das Team, dem Sie jemanden hinzufügen möchten (z. B. **Planung**) 3. Im rechten Bildschirm erscheinen die Teamdetails 4. Klicken Sie auf **Teammitglied hinzufügen** 5. Alle Mitarbeiter mit einer Backoffice-Fähigkeit (Administration oder Planer) erscheinen in der Liste 6. Ziehen Sie den gewünschten Mitarbeiter in das Team oder klicken Sie zum Hinzufügen 7. Wiederholen Sie dies für alle Mitarbeiter, die in dieses Team gehören Machen Sie dies für alle 8 Teams. `Achtung:` Nur Mitarbeiter mit der Fähigkeit **Administration** oder **Planer** erscheinen in der Liste. Umzugshelfer und Vorarbeiter (die nur die App nutzen) müssen Sie nicht zu Backoffice-Teams hinzufügen. Sie haben keinen Zugriff auf das Backoffice und sehen die Aufgabenliste nicht. --- ## Schritt 2 - Mehrere Personen pro Team (Vertretung!) Sorgen Sie dafür, dass jedes Team **mindestens zwei Personen** enthält. Dies ist entscheidend für die Kontinuität Ihres Unternehmens. ### Warum mehrere Personen pro Team? Wenn Barbara die Einzige im Team Rechnungsstellung ist und krank wird, sieht niemand die Rechnungsaufgaben. Rechnungen werden nicht versendet, Zahlungserinnerungen gehen nicht raus, und Ihr Cashflow stockt. Indem Sie eine zweite Person zum Team hinzufügen, gibt es immer jemanden, der die Aufgaben übernehmen kann. ### Wie funktioniert es bei Krankheit? **Szenario 1: Kollege ist krank** Jeder im selben Team sieht dieselben Aufgaben. Wenn Barbara krank ist, sieht Sandra (die auch im Team Rechnungsstellung ist) automatisch alle offenen Aufgaben. Sie kann sie direkt übernehmen. **Szenario 2: Kollege ist im Urlaub** Sie haben zwei Optionen: - **Option A:** Die anderen Teammitglieder übernehmen die Aufgaben. Da sie im selben Team sind, sehen sie automatisch alles. - **Option B:** Weisen Sie Aufgaben vorübergehend einem bestimmten Kollegen zu. Dies erledigen Sie über den Startbildschirm, indem Sie nach den Aufgaben des abwesenden Kollegen filtern. Sie können auf dem Startbildschirm jederzeit zwischen Team oder Mitarbeiter wechseln, um dies zu übernehmen. **Szenario 3: Hoher Andrang** Wenn viele Aufgaben offen stehen, werden sie auf alle Teammitglieder verteilt. Jeder im Team sieht die offenen Aufgaben und kann sie übernehmen. So vermeiden Sie, dass eine Person überlastet ist, während ein Kollege nichts zu tun hat. --- ## Schritt 3 - Aufgaben delegieren oder übernehmen In der täglichen Praxis kommt es vor, dass Sie Aufgaben eines Kollegen übernehmen müssen. Bas bietet hierfür eine einfache Vorgehensweise. ### Aufgaben eines Kollegen ansehen 1. Gehen Sie zum **Startbildschirm** 2. Verwenden Sie den Filter: "Aufgaben von [Kollege] anzeigen" 3. Sie sehen nun alle offenen Aufgaben dieses Kollegen 4. Übernehmen Sie die Aufgaben, die Sie erledigen möchten ### Aufgaben vorübergehend zuweisen Wenn ein Kollege länger abwesend ist (Urlaub, Krankheit), können Sie: - Den Kollegen vorübergehend aus einem Team entfernen und einen Vertreter hinzufügen - Oder die Aufgaben über den Startbildschirm übernehmen, ohne die Teamzusammensetzung zu ändern `Tipp:` Besprechen Sie bei längerer Abwesenheit im Voraus, wer welche Aufgaben übernimmt. Eine kurze Übergabe von 5 Minuten verhindert, dass Aufgaben liegen bleiben. --- ## Beispiel: vollständige Teamübersicht Nachfolgend ein Beispiel einer vollständig ausgefüllten Teamübersicht: | Team | Teammitglieder | Anzahl Aufgaben (aktiv) | | --- | --- | --- | | Allgemein | Robert, Mark | 3 | | Verkauf | Petra, Robert | 4 | | Planung | Mark, Dennis | 5 | | Rechnungsstellung | Barbara, Sandra | 6 | | Garantiezertifikate | Petra, Barbara | 3 | | Buchhaltungsanbindung | Barbara | 2 | | Schaden | Sandra, Robert | 4 | | HRM | Sandra, Barbara | 3 | Achtung: Barbara ist in vier Teams. Das ist kein Problem. Sie sieht in ihrer Aufgabenliste alle Aufgaben dieser vier Teams. Da die Aufgaben klar gekennzeichnet sind, weiß sie genau, was zu welchem Arbeitsbereich gehört. --- ## Tipps - **Sorgen Sie für mindestens zwei Personen pro Team.** Ohne Vertretung bei Krankheit oder Urlaub bleiben Aufgaben liegen. Das kostet Sie Geld und Kundenzufriedenheit. - **Erstellen Sie eine Rollenverteilung auf Papier.** Schreiben Sie pro Mitarbeiter auf: Wer macht was? Das macht die Zuweisung zu Teams viel einfacher und verhindert Diskussionen im Nachhinein. - **Testen Sie die Nachfolge.** Legen Sie nach dem Einrichten eine Testakte an und prüfen Sie, ob die richtigen Aufgaben bei den richtigen Personen erscheinen. So wissen Sie sicher, dass die Teams korrekt eingerichtet sind. - **Passen Sie basierend auf Feedback an.** Beginnen Sie mit einer ersten Einteilung und fragen Sie nach einer Woche Ihr Team: Seht ihr die richtigen Aufgaben? Passen Sie bei Bedarf an. --- ## Achtung - **Keine Vertretung pro Team** ist ein Risiko. Wenn die einzige Person in einem Team krank wird, sieht niemand die Aufgaben. Fügen Sie immer mindestens zwei Personen pro Team hinzu. - **Nicht alle Aufgaben an eine Person.** Wenn ein Mitarbeiter in allen 8 Teams ist, hat diese Person keinen Fokus mehr. Verteilen Sie die Verantwortung auf mehrere Personen. - **Nicht vergessen, Vertretungspersonen hinzuzufügen.** Dies ist der häufigste Fehler: Teams mit nur einer Person. Fügen Sie immer eine zweite Person hinzu, auch wenn diese es nur gelegentlich macht. --- ## Mehr erfahren? - [Teams eingeben (für Aufgaben)](https://www.bas.software/de/onboarding/schritt-1-stammdaten-erfassen/teams-eingeben-fuer-aufgaben) - Teams anlegen und zusammenstellen - [Aufgaben auf der Startseite einrichten](https://www.bas.software/de/help/startseite/aufgaben-auf-der-startseite-einrichten) - Aufgaben einteilen und filtern auf dem Startbildschirm - [Alles über Aufgaben](https://www.bas.software/de/onboarding/schritt-2-ueben-mit-bas/alles-ueber-aufgaben) - Vollständige Übersicht des Aufgabensystems **Nächster Schritt:** [Aufgaben verstehen](https://www.bas.software/de/onboarding/schritt-1-stammdaten-erfassen/aufgaben-verstehen) - sehen Sie sich an, welche Standardaufgaben Bas kennt und welche Sie benötigen.