# Features: Backoffice, Kommunikation und Aufgaben Schritt 3: Bas-Konfiguration anpassen · Aktualisiert: 2026-02-07 · Bas Software Webversion: https://www.bas.software/de/onboarding/schritt-3-bas-konfiguration-anpassen/features-backoffice-kommunikation-und-aufgaben Legen Sie fest, wie viele Zeilen Tabellen anzeigen, welche Elemente standardmäßig in die Verfügbarkeit einbezogen werden, wann Kunden per E-Mail benachrichtigt werden und wie die Aufgabenzeiten berechnet werden. Auf der Seite **Einstellungen > Arbeitsweise > Features** finden Sie die Einstellungen für das Backoffice, die Kundenkommunikation und die Aufgabenzeiten. In diesem Artikel behandeln wir die Bereiche **Backoffice**, **Kundenkommunikation** und **Aufgaben**. Gehen Sie zu **Einstellungen** > **Arbeitsweise** > **Features**, um diese Einstellungen anzuzeigen und anzupassen. --- ## Bereich: Backoffice Diese Einstellungen bestimmen, wie das Backoffice aussieht und wie die Planung funktioniert. --- ### Standardmäßig angezeigte Zeilen in Tabellen **Was macht es:** Bestimmt, wie viele Zeilen standardmäßig in Tabellen angezeigt werden (zum Beispiel die Mitarbeiterliste, die Vorgangsübersicht, die Rechnungsliste). | Einstellung | Ergebnis | | --- | --- | | **10 Zeilen** (Standard) | Bei 100 Elementen: 10 Seiten | | **25 Zeilen** | Bei 100 Elementen: 4 Seiten | | **50 Zeilen** (empfohlen) | Bei 100 Elementen: 2 Seiten | **Unser Rat:** Stellen Sie dies auf **50 Zeilen**. Das schafft schneller Überblick und verhindert endloses Weiterklicken. --- ### Mitarbeiter, Möbellifte und Umzugswagen in die Verfügbarkeit einbeziehen In der Planung sehen Sie pro Tag einen **Kapazitätskreis**. Dieser Kreis zeigt die Gesamtkapazität und wie viel davon bereits eingeplant ist. Wenn Sie auf einen Tag klicken, sehen Sie eine Übersicht mit: - **Verfügbare Stunden** - die Gesamtkapazität (z. B. 10 Mitarbeiter x 8 Stunden = 80 Stunden) - **Bestätigte eingesetzte Stunden** - wie viele Stunden bereits eingeplant sind - **Planbare Stunden** - was noch übrig ist Dies gilt für drei Kategorien: **Mitarbeiter**, **Umzugswagen** und **Möbellifte**. Mit den folgenden drei Einstellungen bestimmen Sie, welche Kategorien standardmäßig in diese Kapazitätsberechnung einbezogen werden: | Einstellung | Empfohlen | Was es bewirkt | | --- | --- | --- | | **Mitarbeiter standardmäßig einbeziehen** | **Ein** | Die Mitarbeiterkapazität wird in den Kreisen angezeigt | | **Möbellifte standardmäßig einbeziehen** | **Ein** | Die Liftkapazität wird in den Kreisen angezeigt | | **Umzugswagen standardmäßig einbeziehen** | **Ein** | Die Fahrzeugkapazität wird in den Kreisen angezeigt | **Unser Rat:** Schalten Sie alle drei **ein**. So sehen Sie pro Tag auf einen Blick, ob noch Raum ist, um einen Umzug einzuplanen, oder ob alle Mitarbeiter, Fahrzeuge und Lifte bereits ausgelastet sind. --- ### Backoffice-Mitarbeiter nicht in der Planung anzeigen **Was macht es:** Blendet Backoffice-Mitarbeiter aus der Planung aus und zählt sie nicht für die Kapazitätsberechnung mit. Backoffice-Mitarbeiter sind Mitarbeiter, die **ausschließlich** die Qualifikation "Verwaltung" oder "Planer" haben und sonst nichts. | Einstellung | Was passiert | | --- | --- | | **Ein** (empfohlen) | Backoffice-Mitarbeiter erscheinen nicht in der Planung und zählen nicht für die Kapazität mit | | **Aus** (Standard) | Alle Mitarbeiter sind in der Planung sichtbar, auch das Büropersonal | **Unser Rat:** Schalten Sie dies **ein**. Mitarbeiter, die nur Verwaltung oder Planung machen, müssen nicht in der Umzugsplanung stehen. Andernfalls beanspruchen sie zu Unrecht Kapazität (ihre Stunden zählen als "verfügbare Stunden", obwohl sie nie zu einem Auftrag fahren). --- ### Automatische Fahrzeit standardmäßig deaktivieren **Was macht es:** Schaltet die automatische Fahrzeitberechnung bei neuen Terminen in der Planung ein oder aus. | Einstellung | Was passiert | | --- | --- | | **Ein** (empfohlen) | Die Fahrzeit wird automatisch anhand von LKW-Routenzeiten über eine API berechnet | | **Aus** | Sie müssen bei jedem Termin die Fahrzeit selbst eintragen | **Unser Rat:** Schalten Sie dies **ein**. Bas berechnet die Fahrzeit automatisch anhand tatsächlicher LKW-Routenzeiten über eine API. Das ist genauer als eine manuelle Schätzung und spart Ihnen bei jedem Termin Zeit. --- ### Dateien standardmäßig nicht für Mitarbeiter anzeigen **Was macht es:** Blendet standardmäßig alle Dateien (Dokumente, Fotos) für Mitarbeiter in der App aus. | Einstellung | Was passiert | | --- | --- | | **Ein** | Mitarbeiter sehen standardmäßig keine Dateien in der App | | **Aus** (Standard) | Mitarbeiter können Dateien sehen, die als "in der App sichtbar" markiert sind | **Unser Rat:** Lassen Sie dies **aus**. Mitarbeiter müssen Grundrisse, Genehmigungen für Halteverbotszonen und andere Dokumente über die App einsehen können. --- ## Bereich: Kundenkommunikation --- ### Tage vor einem Auftrag den Kunden per E-Mail informieren **Was macht es:** Versendet automatisch eine Bestätigungs-E-Mail an den Kunden, eine bestimmte Anzahl Tage vor dem Umzug. **Standardwert:** 3 Tage Die E-Mail enthält automatisch das Datum, die voraussichtliche Ankunftszeit und die Namen der zugewiesenen Mitarbeiter. **Unser Rat:** Belassen Sie es bei **3 Tagen**. Das ist früh genug, damit sich der Kunde vorbereiten kann, aber nicht so früh, dass die Information schon wieder vergessen ist. --- ### Keine ICS-Datei mitsenden **Was macht es:** Bestimmt, ob der Bestätigungs-E-Mail an den Kunden eine ICS-Datei (Kalendereinladung) beigefügt wird. | Einstellung | Was passiert | | --- | --- | | **Ein** | Keine Kalendereinladung bei der Bestätigungs-E-Mail | | **Aus** (Standard, empfohlen) | Der Kunde erhält eine ICS-Datei, mit der der Umzug direkt in seinen Kalender übernommen wird | **Unser Rat:** Lassen Sie dies **aus** (d. h. die ICS-Datei WIRD mitgesendet). Kunden finden es praktisch, wenn das Umzugsdatum automatisch in ihrem Kalender erscheint. --- ## Bereich: Aufgaben Diese Einstellungen bestimmen **wann** das System automatisch Aufgaben erstellt. Aufgaben erscheinen auf der Startseite des zuständigen Mitarbeiters. | Einstellung | Standard | Was passiert | | --- | --- | --- | | **Tage vor dem Termin Personal und Material einplanen** | 7 | Aufgabe, um Mitarbeiter und Material einzuplanen | | **Tage nach dem Umzug Kartons abholen** | 30 | Aufgabe, um geliehene Kartons beim Kunden abzuholen | | **Tage vor dem Umzug Lagerraum reservieren** | 5 | Aufgabe, um Lagerraum zu reservieren | | **Tage vor dem Umzug Kartons liefern** | 30 | Aufgabe, um Kartons beim Kunden zu liefern | | **Tage vor dem Umzug die Halteverbotszone einrichten** | 5 | Aufgabe, um die Verkehrsschilder zu organisieren | | **Tage vor dem Umzug das Garantiezertifikat anpassen** | 7 | Aufgabe, um das Garantiezertifikat zu beantragen | | **Tage vor dem Umzug Genehmigungen beantragen** | 30 | Aufgabe, um die Halteverbotszone zu beantragen | | **Tag nach dem Termin muss der Termin abgeschlossen sein** | 1 | Aufgabe, um den Termin administrativ abzuschließen | | **Tage nach dem Umzug die Rechnung versenden** | -7 | Aufgabe, um die Rechnung zu versenden | `Achtung:` Bei **"Tage nach dem Umzug die Rechnung versenden"** kann der Wert negativ sein. **-7** bedeutet, dass die Aufgabe 7 Tage **vor** dem Umzug erscheint. Das ist praktisch, wenn Sie die Rechnung im Voraus erstellen und bereitstellen möchten. --- ## Tipps - **50 Zeilen in Tabellen spart Zeit.** Sie klicken deutlich weniger durch Seiten. - **Verfügbarkeit immer einbeziehen.** Mit Mitarbeitern, Liften und Fahrzeugen in der Verfügbarkeit vermeiden Sie Doppelbuchungen. - **Aufgabenzeiten nach dem Go-Live anpassen.** Nach ein paar Wochen Arbeit mit Bas wissen Sie, ob die Standardwerte für Ihr Unternehmen realistisch sind. --- ## Achtung - **Genehmigungen auf 5 Tage** ist für die meisten Gemeinden zu knapp. Passen Sie dies auf mindestens 14 Tage an, am besten 30 Tage. - **Die automatische Fahrzeit auszuschalten** bedeutet, dass Sie für jeden Umzug die Fahrzeit manuell schätzen müssen. Das kostet viel Zeit und ist fehleranfällig. - **Die ICS-Datei nicht mitzusenden** bedeutet, dass Kunden das Umzugsdatum manuell in ihren Kalender eintragen müssen. Die Wahrscheinlichkeit, dass sie das Datum vergessen, ist größer. --- **Nächster Schritt:** [Features: Zeiterfassung](https://www.bas.software/de/onboarding/schritt-3-bas-konfiguration-anpassen/features-zeiterfassung)