# Facture et clôture du dossier : conseils et points d'attention Étape 2 : s'exercer avec Bas · Mis à jour: 2026-02-07 · Bas Software Version web: https://www.bas.software/fr/onboarding/etape-2-s-exercer-avec-bas/facture-et-cloture-du-dossier-conseils-et-points-d-attention Générez la facture, envoyez-la au client et clôturez le dossier. Les dernières étapes du déménagement. ## Facture et clôture du dossier Une fois le déménagement effectué, vous établissez la facture. Le système remplit automatiquement les lignes en fonction de votre forfait et du devis. Vérifiez la facture et envoyez-la au client. --- ## Étape 1 - Passer le statut du dossier à « Finalisation » Avant de commencer à facturer, vous placez **toujours d'abord le statut du dossier sur « Finalisation »**. Vous faites cela dans l'aperçu du dossier en modifiant le statut. `Attention :` Cette étape est obligatoire. Si vous facturez sans avoir mis le statut sur « Finalisation », le système ne peut pas déterminer correctement que le déménagement a été effectué et que la facture peut être établie. --- ## Étape 2 - Créer la facture Ouvrez le dossier et cliquez sur **Établir la facture**. Le système remplit automatiquement les lignes de la facture en fonction de : - Le forfait (lignes de facture) - Le devis (montants) - En cas de facturation a posteriori : les heures enregistrées dans l'application Vous obtenez une **facture brouillon**. --- ## Étape 3 - Vérifier les lignes de facture Parcourez chaque ligne : | Quoi | Vérification | | --- | --- | | **Montants** | Correspondent-ils au devis ? | | **Groupe comptable** | Chaque ligne a-t-elle un groupe comptable ? | | **BTW** | Le pourcentage de BTW est-il correct ? (21 % pour les particuliers) | | **Date d'échéance** | La date d'échéance est-elle correcte ? (par ex. 14 jours) | ### Modifications éventuelles Vous pouvez modifier les montants et les lignes en cas de travaux supplémentaires ou de travaux en moins. Ajoutez une note à la facture pour justifier les modifications. `Attention :` Facturez toujours depuis le dossier. Ne cherchez jamais une facture dans l'aperçu financier. Toujours via le dossier. ### Ajouter des frais ponctuels Pour des frais ponctuels comme les frais de stationnement, les frais d'hôtel ou les frais de repas, vous ajoutez une ligne de facture. Indiquez toujours **1** comme **quantité**, et indiquez le montant total au niveau du prix. Vous évitez ainsi toute confusion sur la facture. ### Facturation avec différents tarifs horaires Si vous travaillez avec des heures majorées, les tranches suivantes s'appliquent : | Tranche | Plage horaire | Tarif | | --- | --- | --- | | **100 %** | 07h30 - 16h00 | Tarif horaire normal | | **130 %** | Avant 07h30 et après 16h00 | Majoration de 30 % | Vous devez **calculer manuellement** les heures majorées. Le système ne calcule pas automatiquement combien d'heures se situent dans ou hors de la tranche à 100 %. Comptez les heures en dehors de la tranche normale et ajoutez-les sous forme de ligne de facture distincte au tarif de 130 %. ### Ajouter une pièce jointe à la facture Au bas de la facture brouillon, vous trouvez l'option pour **ajouter une pièce jointe**. C'est pratique si vous souhaitez par exemple joindre à la facture une photo de dommage, un bon de travail ou un détail. --- ## Étape 4 - Envoyer la facture `Attention :` Le bouton s'appelle **« Envoyer la facture »**, mais l'action qu'il effectue est en réalité **« Établir la facture »**. Le nom prête à confusion : après avoir cliqué, la facture est d'abord établie en tant que brouillon. Vous pouvez ensuite encore vérifier la facture avant qu'elle ne soit réellement envoyée. Cliquez sur **Envoyer la facture**. Le système : - Génère le PDF de la facture - Envoie la facture par e-mail au client - Transmet la facture à votre logiciel de comptabilité (si la connexion est configurée) ### Vérifiez la facture dans votre boîte de réception Si vous avez envoyé la facture à votre propre e-mail (lors des tests), vérifiez : | Quoi | Vérification | | --- | --- | | **E-mail reçu ?** | Oui/Non | | **PDF de la facture** | La mise en page est-elle correcte ? Logo, couleurs, texte ? | | **Montants** | Les montants de la facture sont-ils corrects ? | | **BTW** | La BTW est-elle correctement indiquée ? | | **Bouton de paiement** | Y a-t-il un bouton iDeal Mollie ? (si vous avez Mollie) | | **Pied de page** | Votre KvK, votre numéro BTW et votre IBAN sont-ils corrects ? | `Astuce :` Si vous avez activé Mollie, l'e-mail de facture contient un bouton de paiement iDeal. Le client peut payer directement depuis l'e-mail. Le délai de paiement moyen passe de 16 jours à 1,2 jour avec iDeal. **Résultat attendu :** la facture est envoyée, apparaît dans le dossier et a été (si vous avez configuré la connexion comptable) transmise à votre logiciel de comptabilité. --- ## Étape 5 - Vérifier le paiement (Mollie) Si vous avez activé Mollie, le client peut payer directement via iDeal. Le client : 1. Ouvre l'e-mail de facture 2. Clique sur le **bouton de paiement iDeal** 3. Choisit sa banque 4. Effectue le paiement ### Après le paiement Allez dans le dossier dans Bas. Vérifiez : | Quoi | Vérification | | --- | --- | | **Statut de paiement** | La facture est-elle marquée comme « Payée » ? | | **Logiciel de comptabilité** | Le paiement est-il bien arrivé dans votre logiciel de comptabilité ? (si vous avez une connexion) | --- ## Étape 6 - Clôturer le dossier Un dossier est clôturé lorsque : - Le déménagement a été effectué - La facture a été envoyée et payée - Toutes les tâches ont été cochées - Il n'y a aucune déclaration de dommage en attente Passez le dossier au statut **Terminé** et vérifiez que tout est correct. **Résultat attendu :** le dossier est au statut **Terminé** et n'est plus visible dans votre liste de travail active. --- ## Erreurs fréquentes | Erreur | Conséquence | Comment l'éviter | | --- | --- | --- | | Statut du dossier non placé sur « Finalisation » | Le flux de facturation ne fonctionne pas correctement | Placez toujours d'abord le statut sur « Finalisation » avant de facturer | | Ne pas vérifier les lignes de facture | BTW incorrecte, montants incorrects envoyés au client | Vérifiez toujours la facture brouillon avant l'envoi | | Groupe comptable manquant | La facture ne peut pas être transmise à la comptabilité | Ajoutez des groupes comptables à votre forfait | | Date d'échéance trop longue | Paiement plus tardif | Réglez la date d'échéance sur 14 jours | | Oubli de désactiver le mode test de Mollie | Tout est marqué « payé » mais aucun argent n'est reçu | Vérifiez le paramètre du mode test avant la mise en production | | Facture absente du logiciel de comptabilité | Travail manuel supplémentaire | Vérifiez votre connexion comptable | ### Bug connu : bouton « Envoyer la facture » bloqué Si vous avez supprimé une facture qui avait été créée avec le mauvais forfait, le bouton « Envoyer la facture » peut se bloquer. La solution de contournement : **changez le forfait puis revenez au forfait d'origine**. Allez dans les paramètres du dossier, changez le forfait pour un autre forfait, enregistrez, puis remettez le forfait correct. Le bouton est ensuite à nouveau disponible. --- ## Vérifier la connexion comptable Si vous avez une connexion comptable (Exact, Twinfield, Yuki, etc.), vérifiez après la première facture : 1. La facture est-elle bien arrivée dans votre logiciel de comptabilité ? 2. La facture est-elle sur le bon **compte du grand livre** ? 3. La **BTW** est-elle correctement traitée ? 4. Le **groupe comptable** est-il correctement lié ? C'est le moment de le découvrir, pas après votre centième facture. --- ## Astuces - **Vérifiez toujours la facture brouillon.** Avant l'envoi. - **Facturez toujours depuis le dossier.** Jamais via l'aperçu financier. - **Activez Mollie iDeal.** Le délai de paiement moyen passe de 16 jours à 1,2 jour. - **Vérifiez la connexion comptable.** Après votre première facture. - **Utilisez le filtre « facture manquante ».** Ce filtre affiche tous les dossiers qui ont été exécutés mais qui n'ont pas encore de facture. Utilisez-le pour atteindre 100 % de facturation et éviter de perdre des dossiers de vue. ## Attention - **Groupe comptable manquant.** La facture ne peut pas être transmise à la comptabilité. Ajoutez des groupes comptables à votre forfait. - **Mode test Mollie.** Assurez-vous qu'il est désactivé avant la mise en production. - **Connexion comptable.** Vérifiez que les factures sont correctement comptabilisées. - **Date d'échéance trop longue.** 14 jours est la norme pour les particuliers.