# Boekhoudpakket koppelen Stap 1: invoer basisgegevens · Bijgewerkt: 2026-02-07 · Bas Software Webversie: https://www.bas.software/onboarding/stap-1-invoer-basisgegevens/boekhoudpakket-koppelen Overzicht van beschikbare boekhoudpakketten en het startdatum-trucje. Koppel Exact, SnelStart, Yuki of een ander pakket aan Bas voor automatische factuurverwerking. De boekhoudkoppeling zorgt ervoor dat facturen die je in Bas aanmaakt automatisch in je boekhouding terechtkomen. Geen dubbele invoer, geen overtypen, geen fouten. Wat er wordt gesynchroniseerd: - **Facturen** naar het verkoopboek - **Klantgegevens** naar de debiteurenadministratie - **Betalingen** naar het bankboek - **Grootboekmutaties** op de juiste rekeningen `Let op:` Het matchen van grootboekrekeningen doe je **samen met je onboarding-specialist** tijdens de Pakketten & tarieven sessie. Dat vereist kennis van je boekhoudstructuur. --- ## Beschikbare boekhoudpakketten | Boekhoudpakket | Type koppeling | Complexiteit | | --- | --- | --- | | **Exact Online** | OAuth (inloggen) | Hoog - meest uitgebreid | | **SnelStart** | Directe koppeling | Middel - overzichtelijk | | **Yuki** | API-koppeling | Middel - vereist portaalbeheerder-rechten | | **AFAS** | BCC-koppeling | Laag - facturen als PDF via BCC | | **Exact Globe** | Directe koppeling | Hoog | | **Reeleeze** | Directe koppeling | Middel | | **Octopus** | Directe koppeling | Middel | | **King Finance** | Directe koppeling | Middel | --- ## Stap 1 - Verbinding leggen De exacte stappen verschillen per boekhoudpakket. Hieronder de aanpak per pakket. ### Exact Online (meest voorkomend) 1. Ga naar **Instellingen** > **Werkwijze** > **Koppelingen** 2. Zoek **Exact Online** en klik op **Koppelen** 3. Log in met je Exact Online-account 4. **Selecteer de juiste administratie** - Als je meerdere administraties hebt (bijvoorbeeld een holding en een werkmaatschappij), kies dan de administratie van de werkmaatschappij. Niet de holding. 5. Geef Bas toestemming om te synchroniseren 6. Klik op **Opslaan** `Let op:` De meest voorkomende fout bij Exact Online is het selecteren van de verkeerde administratie. Als je een holding-structuur hebt, kies dan altijd de administratie waar de facturen in moeten landen, niet de holding. ### SnelStart 1. Ga naar **Instellingen** > **Werkwijze** > **Koppelingen** 2. Zoek **SnelStart** en klik op **Koppelen** 3. Voer je SnelStart-inloggegevens in 4. Klik op **Opslaan** ### Yuki 1. Log in op het Yuki-portaal met **portaalbeheerder-rechten** 2. Ga naar **Portaalbeheerder** > **Instellingen** > **Webservice API Key** 3. Kopieer de **API-sleutel** en de **administratiecode** 4. Ga in Bas naar **Instellingen** > **Werkwijze** > **Koppelingen** 5. Zoek **Yuki** en klik op **Koppelen** 6. Voer de API-sleutel en administratiecode in 7. Klik op **Opslaan** `Let op:` Voor Yuki heb je portaalbeheerder-rechten nodig. Niet elke gebruiker heeft deze rechten. De API-sleutel vind je via **Portaalbeheerder** > **Instellingen** > **Webservice API Key**. Als je zelf geen portaalbeheerder bent, vraag dan je boekhouder om deze rechten te verlenen of de sleutel voor je te genereren. ### AFAS AFAS heeft geen directe API-koppeling met Bas. In plaats daarvan werkt het via een **BCC-e-mailadres**: iedere factuur die Bas verstuurt, wordt als PDF ook naar AFAS gestuurd. 1. Ga naar **Instellingen** > **Werkwijze** > **Koppelingen** 2. Zoek **AFAS** en klik op **Koppelen** 3. Voer het BCC-e-mailadres in dat AFAS je heeft gegeven 4. Klik op **Opslaan** `Let op:` Via de BCC-koppeling worden alleen **facturen** naar AFAS gestuurd, geen herinneringen. Herinneringen verwerk je los in AFAS als dat nodig is. ### Exact Globe Exact Globe werkt niet via een directe API-koppeling. In plaats daarvan gebruik je een **XML/Finement-bestand**. 1. Ga in Bas naar **Facturatie** en selecteer de facturen die je wilt exporteren 2. Kies **Downloaden als XML** (Finement-formaat) 3. Open **Exact Globe** en ga naar het importscherm 4. Importeer het gedownloade XML-bestand Dit is een handmatig proces dat je per batch facturen uitvoert. --- ## Stap 2 - Het startdatum-trucje Dit is een van de handigste trucjes tijdens de onboarding. Het systeem synchroniseert alleen facturen die zijn aangemaakt **na de startdatum** van de koppeling. Daar kun je slim gebruik van maken. ### Het probleem Tijdens het oefenen maak je testfacturen aan. Als de boekhoudkoppeling al actief is, komen die testfacturen in je echte boekhouding terecht. Dat wil je niet. ### De oplossing 1. Zet de **startdatum** van de boekhoudkoppeling op een datum **in de toekomst** (bijvoorbeeld de geplande livegang-datum) 2. Oefen rustig met testfacturen - ze worden niet gesynchroniseerd 3. Bij de livegang: pas de startdatum aan naar de **echte startdatum** 4. Alle facturen vanaf die datum worden automatisch gesynchroniseerd ### Voorbeeld - Vandaag is het 15 maart - Je livegang is gepland op 1 april - Zet de startdatum op **1 april** - Oefen van 15 maart tot 1 april zonder dat testfacturen in de boekhouding komen - Op 1 april: zet de startdatum op **1 april** (of de gewenste datum) - Vanaf nu worden alle echte facturen gesynchroniseerd `Tip:` Dit trucje kun je ook gebruiken om de boekhoudperiode te overschrijven. Zo worden facturen op de juiste maand geboekt, ook als je ze pas een paar dagen later aanmaakt. ### Testfactuur met het startdatum-trucje Wil je toch testen of de koppeling werkt terwijl de startdatum in de toekomst staat? Dat kan: 1. Zet de startdatum **tijdelijk** op vandaag 2. Maak een testfactuur van **EUR 1** aan 3. Verstuur de factuur en controleer in je boekhoudpakket of hij binnenkomt 4. Check specifiek of de **BTW correct** wordt berekend 5. Maak een **creditfactuur** aan om de testfactuur te corrigeren 6. Zet de startdatum weer **in de toekomst** `Let op:` Doe dit altijd voordat je 75 facturen in een keer verstuurt. Het is beter om een probleem te ontdekken bij een testfactuur van EUR 1 dan bij een hele batch echte facturen. --- ## Stap 3 - Debiteur-nummering afspreken Voordat je de boekhoudkoppeling activeert, spreek je met je boekhouder een **debiteur-nummering** af. Dit voorkomt verwarring tussen klanten die uit Bas komen en klanten die al in je boekhouding stonden. Een veelgebruikte aanpak is de **9-serie**: alle debiteuren uit Bas krijgen een nummer dat begint met 9 (bijvoorbeeld 9001, 9002, 9003). Alles zonder 9-prefix is een bestaande klant uit je oude systeem. Stel dit in bij de koppeling zodat nieuwe klanten automatisch het juiste nummerformat krijgen. --- ## Stap 4 - Grootboekrekeningen matchen Na het leggen van de verbinding moeten je **omzetgroepen** in Bas worden gekoppeld aan de juiste **grootboekrekeningen** in je boekhoudpakket. | Omzetgroep in Bas | Grootboekrekening | Voorbeeld | | --- | --- | --- | | Verhuizing particulier | 8000 | Omzet particulier | | Verhuizing zakelijk | 8001 | Omzet zakelijk | | Opslag particulier | 8002 | Omzet opslag | | Dozen verkoop | 8050 | Omzet materialen | | Garantiecertificaat | 8150 | Omzet certificaten | `Let op:` Het matchen van grootboekrekeningen doe je **samen met je onboarding-specialist**. Dit vereist kennis van je boekhoudstructuur. Foute koppelingen betekenen dat facturen op verkeerde rekeningen worden geboekt. Dat wil je voorkomen. **Stappen voor het matchen:** 1. Ga naar **Instellingen** > **Werkwijze** > **Omzetgroepen** 2. Voor elke omzetgroep: selecteer de bijbehorende grootboekrekening uit je boekhoudpakket 3. Stel de juiste **BTW-codes** in (21%, 9%, 0%, verlegd) 4. Klik op **Opslaan** --- ## Stap 5 - Testfactuur versturen Voordat je live gaat met de boekhoudkoppeling: 1. Maak een **testfactuur** aan in Bas 2. Verstuur de factuur 3. Controleer in je boekhoudpakket of de factuur correct is binnengekomen 4. Check: staat het bedrag op de juiste grootboekrekening? 5. Check: klopt de BTW-code? 6. Check: is de debiteur correct aangemaakt? Als alles klopt, is de koppeling klaar voor gebruik. `Let op:` Voer deze test uit **voordat** je de startdatum op de echte datum zet. Gebruik het startdatum-trucje: zet de startdatum tijdelijk op vandaag, verstuur de testfactuur, controleer het resultaat, en zet de startdatum daarna weer op de toekomst tot de livegang. --- ## Tips - **Gebruik het startdatum-trucje bij de boekhouding.** Zet de startdatum op een datum in de toekomst zodat je testfacturen niet in je echte boekhouding terechtkomen. Dit bespaart je een hoop opruimwerk. - **Geef je omzetgroepen begrijpelijke namen.** Noem ze "Verhuizing particulier" en "Dozen verkoop" - niet "Grootboek 8000 intracommunautair 21%". Je collega's moeten de juiste groep kunnen kiezen bij het factureren. - **Test elke koppeling voor de livegang.** Maak een testfactuur, doe een testbetaling, vraag een testcertificaat aan. Beter nu een probleem ontdekken dan na de livegang. - **Stel de boekhoudkoppeling niet in twee browser-tabbladen tegelijk in.** Als twee gebruikers tegelijk op de instellingenpagina werken, kan dit een reload-conflict veroorzaken. Werk met een persoon tegelijk aan de koppelingen. --- ## Let op - **Startdatum boekhoudkoppeling niet instellen** betekent dat testfacturen in je echte boekhouding terechtkomen. Gebruik het startdatum-trucje en pas de datum pas aan bij de livegang. - **Grootboekrekeningen niet correct matchen** zorgt ervoor dat facturen op verkeerde rekeningen worden geboekt. Dit leidt tot fouten in je financiele rapportages. Doe het matchen altijd samen met je onboarding-specialist of boekhouder. - **Yuki zonder portaalbeheerder-rechten** betekent dat de koppeling mislukt. Vraag vooraf aan je boekhouder of je de juiste rechten hebt. --- ## Meer weten? - [Wat doet de Exact Online koppeling](https://www.bas.software/help/koppelingen/wat-doet-de-exact-online-koppeling) - Overzicht van de Exact Online-integratie - [Zelf opzetten van de Exact Online koppeling](https://www.bas.software/help/koppelingen/zelf-opzetten-van-de-exact-online-koppeling) - Stap-voor-stap Exact Online instellen - [Instellingen van Exact Online](https://www.bas.software/help/koppelingen/instellingen-van-exact-online) - Configuratieopties voor Exact Online - [Omzetgroepen beheren](https://www.bas.software/help/instellingen/het-beheren-van-omzetgroepen) - Omzetgroepen aanmaken en koppelen **Volgende stap:** [Overige koppelingen](https://www.bas.software/onboarding/stap-1-invoer-basisgegevens/overige-koppelingen) - koppel je agenda, website en WhatsApp Business aan Bas.