# Leveranciers aanmaken en voorraadbeheer Stap 1: invoer basisgegevens · Bijgewerkt: 2026-02-07 · Bas Software Webversie: https://www.bas.software/onboarding/stap-1-invoer-basisgegevens/leveranciers-aanmaken-en-voorraadbeheer Maak leveranciers aan zodat je voorraad kunt binnenmelden, inkoopprijzen kunt bijhouden en inzicht krijgt in dozenverlies en prijsontwikkeling. Voordat je voorraad kunt bijhouden in Bas, moet je minimaal een leverancier aanmaken. Zonder leverancier zijn de knoppen voor binnenmelden **grijs en inactief** - je kunt dan simpelweg geen voorraad registreren. Een leverancier hoeft maar een keer aangemaakt te worden en is daarna herbruikbaar voor al je dozen en materialen. Het voorraadbeheer in Bas werkt automatisch: voorraad wordt verminderd bij uitgifte aan een klant en verhoogd wanneer je een nieuwe levering binnenmelt. Zo heb je altijd een actueel overzicht van wat er op je loods staat. --- ## Stap 1 - Leveranciersoverzicht openen Ga naar **WMS** > **Leveranciers**. Je ziet hier een overzicht van alle leveranciers die in het systeem staan. Bij een nieuwe omgeving is dit overzicht leeg. Klik op **Nieuwe leverancier** om je eerste leverancier toe te voegen. --- ## Stap 2 - Leveranciersgegevens invullen Vul de volgende gegevens in: | Veld | Wat vul je in | Voorbeeld | | --- | --- | --- | | **Naam** | De officiele naam van je leverancier | Voorbeeld Verpakkingen | | **BTW-nummer** | Het BTW-identificatienummer | NL123456789B01 | | **Website** | De URL inclusief https:// | https://www.voorbeeldverpakkingen.nl | | **E-mailadres** | Contactadres van de leverancier | info@voorbeeldverpakkingen.nl | | **Telefoonnummer** | Telefoonnummer voor bestellingen | 010-1234567 | Niet alle velden zijn verplicht. De naam is het minimum, maar hoe meer je invult, hoe completer je inkoopadministratie wordt. `Let op:` Vul bij de website altijd **https://** toe aan het begin. Zonder https:// wordt de link niet correct opgeslagen. Klik op **Opslaan**. Je leverancier is nu aangemaakt en direct beschikbaar om te koppelen aan dozen en materialen. --- ## Stap 3 - Leverancier koppelen aan dozen of materiaal Nu je leverancier bestaat, koppel je die aan je dozen en materialen. Ga naar **WMS** > **Dozen** en open een bestaand doostype (of maak een nieuwe doos aan). 1. Klik op het veld **Leverancier** 2. Selecteer de leverancier uit de lijst (bijvoorbeeld "Voorbeeld Verpakkingen") 3. Vul de **inkoopprijs** in (wat jij betaalt per stuk, exclusief BTW) 4. Klik op **Opslaan** Als je dezelfde leverancier voor meerdere doostypen gebruikt, selecteer je gewoon dezelfde leverancier uit de lijst. Je hoeft die niet opnieuw aan te maken. ### Waarom de inkoopprijs invullen? De inkoopprijs lijkt een klein detail, maar hij ontsluit waardevolle dashboards: - **Prijsontwikkeling** - je ziet hoe je inkoopprijzen zich ontwikkelen over tijd - **Uitstaande waarde** - je ziet precies hoeveel dozen er bij klanten staan en wat die waard zijn - **Dozenverlies in euro's** - je ziet niet alleen hoeveel dozen je kwijtraakt, maar ook wat dat kost - **Inkoopoverzicht per leverancier** - je hebt een compleet overzicht van je inkoopkosten `Tip:` Vul de inkoopprijs altijd in, ook als je het exacte bedrag niet direct paraat hebt. Een schatting is beter dan niets. Een verhuisbedrijf ontdekte via het dashboard dat er 27.000 dozen bij klanten uitstonden, met een waarde van 51.000 euro. Zonder inkoopprijs had dat inzicht ontbroken. --- ## Stap 4 - Voorraad binnenmelden Nu je een leverancier gekoppeld hebt, is de knop **Binnenmelden** actief (niet meer grijs). Hiermee registreer je dat er een nieuwe levering is binnengekomen. 1. Ga naar **WMS** > **Dozen** 2. Open het doostype dat je wilt binnenmelden (bijvoorbeeld "Standaard verhuisdoos") 3. Klik op **Binnenmelden** 4. Selecteer de **leverancier** (bijvoorbeeld "Voorbeeld Verpakkingen") 5. Klik op **Ontvangen** 6. Vul het **aantal** in (bijvoorbeeld 500) 7. Klik op **Opslaan** **Verwacht resultaat:** De voorraadtelling van dit doostype is nu verhoogd met 500 stuks. Dit zie je terug in het voorraadoverzicht. --- ## Stap 5 - Voorraad bijhouden in de dagelijkse praktijk Na het binnenmelden werkt de voorraad automatisch: | Actie | Effect op voorraad | | --- | --- | | **Dozen uitgeven aan klant** | Voorraad wordt automatisch verminderd | | **Dozen terugkrijgen van klant** | Voorraad wordt automatisch verhoogd | | **Nieuwe levering binnenmelden** | Voorraad wordt verhoogd met het binnenmelde aantal | Je hoeft de voorraad niet handmatig bij te werken bij iedere verhuizing. Verhuizers registreren in de app hoeveel dozen ze meenemen en hoeveel ze ophalen. Het systeem doet de rest. `Tip:` Verhuizers hoeven niet exact tot op de doos te tellen. Als er 100 dozen zijn uitgegaan en ze tellen er ongeveer 100 terug, dan is dat 100. Het registreren van dozen in de app kost slechts 10 seconden per doos. --- ## Dozenverlies in de praktijk Dozenverlies is bij ieder verhuisbedrijf een realiteit. Klanten vergeten dozen terug te brengen, of brengen er minder terug dan ze hebben gekregen. Zonder registratie heb je geen idee van de omvang. Met Bas krijg je dat inzicht wel. ### Praktische vuistregels voor dozenverlies | Situatie | Aanpak | | --- | --- | | **Minder dan 25 dozen** bij een klant | Niet opvolgen - de moeite weegt niet op | | **Verschil tot 10%** tussen uitgifte en retour | Accepteren en afvinken | | **Klant op grote afstand met minder dan 10-15 dozen** | Laten houden en afboeken | | **Meer dan 25 dozen en meer dan 10% verschil** | Nabellen en afspraak maken voor ophalen | ### Waarom dit ertoe doet Een gemiddeld verhuisbedrijf bestelt duizenden dozen per jaar. Zonder registratie verdwijnt er 10-20% per jaar zonder dat je het merkt. Bij een inkoop van 20.000 euro per jaar en een verliespercentage van 15% ben je jaarlijks 3.000 euro kwijt aan dozen die je nooit meer terugziet. Met het dashboard in Bas zie je per klant precies hoeveel dozen er uitstaan, wat de verkoopwaarde is, en wat de inkoopwaarde is. Zo kun je gericht actie ondernemen bij klanten waar veel dozen uitstaan. --- ## Dashboard-inzichten Zodra je leveranciers, inkoopprijzen en voorraad goed hebt ingericht, genereert Bas automatisch inzichten: - **Uitstaande dozen per klant** - hoeveel dozen staan er bij welke klant, en wat is de waarde - **Prijsontwikkeling** - hoe ontwikkelen je inkoopprijzen zich per leverancier - **Voorraadstand** - hoeveel dozen heb je op de loods, per type - **Dozenverlies** - hoeveel dozen geef je uit versus hoeveel krijg je terug - **Inkoopwaarde versus verkoopwaarde** - je marge op materialen wordt zichtbaar Deze data helpt je om betere beslissingen te nemen over je inkoopbeleid en om dozenverlies actief te managen. --- ## Tips - **Maak je leverancier aan voordat je dozen toevoegt.** Dan kun je de leverancier meteen koppelen en hoef je niet achteraf terug te gaan. - **Een leverancier hoeft maar een keer aangemaakt te worden.** Gebruik dezelfde leverancier voor alle doostypen die je bij die partij afneemt. - **Vul de inkoopprijs altijd in.** Zonder inkoopprijs mis je alle dashboard-inzichten over prijsontwikkeling, uitstaande waarde en dozenverlies. - **Meld je startvoorraad pas binnen vlak voor livegang.** Tijdens de testfase wordt het systeem schoongeveegd, inclusief voorraadstanden. Tellen en invoeren heeft pas zin als je echt gaat werken met het systeem. - **Stel een drempel in voor dozenverlies.** Niet elk verschil is het waard om op te volgen. Focus op klanten met meer dan 25 dozen en meer dan 10% verschil. --- ## Let op - **Geen leverancier = geen binnenmelden.** Zonder leverancier blijven de knoppen voor voorraadregistratie grijs en inactief. Dit is de meest voorkomende reden waarom nieuwe gebruikers geen voorraad kunnen invoeren. - **Inkoopprijs overslaan** betekent dat je geen inzicht hebt in je dozenverlies in euro's, geen prijsontwikkeling kunt volgen en geen uitstaande waarde per klant kunt zien. Bij grotere bedrijven loopt dit op tot duizenden euro's per jaar aan onzichtbaar verlies. - **Voorraad invullen tijdens de testfase** is zinloos. Het systeem wordt voor livegang schoongeveegd en alle voorraadstanden worden gereset. Vul je werkelijke startvoorraad pas in wanneer je echt met het systeem gaat werken. - **Website zonder https://** wordt niet correct opgeslagen bij de leverancier. Typ altijd het volledige adres inclusief protocol. --- **Volgende stap:** [Materiaal toevoegen](https://www.bas.software/onboarding/stap-1-invoer-basisgegevens/materiaal-toevoegen) - voeg verhuismaterialen toe zoals liften, rolcontainers en dekens.