# Taken configureren

Stap 1: invoer basisgegevens · Bijgewerkt: 2026-02-07 · Bas Software
Webversie: https://www.bas.software/onboarding/stap-1-invoer-basisgegevens/taken-configureren

Schakel taken in of uit, koppel ze aan teams en stel prioriteiten in. Houd je takenlijst overzichtelijk door alleen relevante taken te activeren.

Nu je weet welke taken er zijn, is het tijd om ze te configureren. Je schakelt taken in of uit, koppelt ze aan teams en stelt prioriteiten in. Het doel: een overzichtelijke takenlijst die je team precies vertelt wat er moet gebeuren. Niet te veel, niet te weinig.

---

## Stap 1 - Taakbeheer openen

Ga naar **Instellingen** > **Werkwijze** > **Taken**. Je ziet een overzicht van alle beschikbare taken, gegroepeerd per categorie.

Elke taak heeft: - Een **naam** die beschrijft wat er moet gebeuren - Een **status** (aan of uit) - Een **teamkoppeling** (welk team deze taak ziet) - Een **prioriteit** (laag, normaal of hoog)

---

## Stap 2 - Taken uitschakelen die je niet gebruikt

Voor elke taak die je niet wilt gebruiken:

1. Zoek de taak in het overzicht
2. Klik op het **rondje** rechts naast de taak
3. Het rondje wordt grijs met een streep - de taak is nu **uitgeschakeld**

Een uitgeschakelde taak genereert geen meldingen meer en verschijnt niet meer op de startpagina van je team.

### Welke taken zet je bijna altijd uit?

- **Medewerker inplannen** - genereert te veel taken
- **Voertuig inplannen** - genereert te veel taken
- Taken die horen bij functies die je niet gebruikt (bijvoorbeeld opslagtaken als je geen opslag hebt, of certificaattaken als je geen erkend verhuizer bent)

---

## Stap 3 - Taken inschakelen

Voor elke taak die je wilt activeren:

1. Zoek de taak in het overzicht
2. Klik op het **rondje** rechts naast de taak
3. Het rondje wordt gekleurd - de taak is nu **ingeschakeld**
4. Wijs de taak toe aan een **team** (zie stap 4)
5. Optioneel: stel de **prioriteit** in (zie stap 5)

Een ingeschakelde taak verschijnt automatisch op de startpagina van de teamleden die aan het gekoppelde team zijn toegewezen.

---

## Stap 4 - Taken koppelen aan teams

Dit is de stap die ervoor zorgt dat de juiste mensen de juiste taken zien. In plaats van dat iedereen alles ziet, wijs je elke taak toe aan het team dat verantwoordelijk is.

### Taken toewijzen aan een team

Bij het inschakelen van een taak kies je direct het team dat deze taak ziet:

1. Schakel de taak in
2. Selecteer het team in het dropdown-menu naast de taak
3. De taak verschijnt nu op de startpagina van alle teamleden

**Voorbeeld toewijzing:**

| Taak | Toewijzen aan team |
| --- | --- |
| Nieuwe offerte aangevraagd | Verkoop |
| Offerte geaccepteerd | Planning |
| Verhuizing inplannen | Planning |
| Factuur aanmaken | Facturatie |
| Factuur herinnering versturen | Facturatie |
| Schademelding ontvangen | Schade |
| Certificaat aanvragen | Garantiecertificaten |
| Taxatie inplannen | Planning |

`Tip:` Voeg altijd minimaal twee personen toe per team. Als iemand ziek is of op vakantie, kan de ander de taken overnemen. Je kunt op de startpagina filteren op taken van een collega en ze overnemen.

---

## Stap 5 - Prioriteiten instellen

Elke taak kan een prioriteit krijgen: **laag**, **normaal** of **hoog**. De prioriteit bepaalt hoe de taak wordt weergegeven op de startpagina.

| Prioriteit | Wanneer gebruiken | Weergave |
| --- | --- | --- |
| **Hoog** | Urgente taken die direct actie vereisen | Bovenaan de lijst, opvallend weergegeven |
| **Normaal** | Standaard taken | Normale positie in de lijst |
| **Laag** | Taken die kunnen wachten | Onderaan de lijst |

**Aanbevolen prioriteiten:**

| Taak | Prioriteit |
| --- | --- |
| Schademelding ontvangen | Hoog |
| Nieuwe offerte aangevraagd | Hoog |
| **E-mail komt niet aan** | **Hoog** |
| Offerte verlopen | Normaal |
| Factuur aanmaken | Normaal |
| Materiaal ophalen | Laag |

`Tip:` Zet de taak **"E-mail komt niet aan"** op hoge prioriteit. Als een klant je mails niet ontvangt (bijvoorbeeld doordat het e-mailadres fout is of de mail in de spam belandt), merk je dat pas als het te laat is. Een offerte die niet aankomt is een verloren lead.

Stel de prioriteit in via het dropdown-menu naast de teamkoppeling.

---

## Stap 6 - Taaktermijnen instellen

Elke taak heeft een **termijn**: het aantal dagen voor (of na) een gebeurtenis waarop de taak verschijnt. Dit bepaalt wanneer je team een herinnering krijgt.

**Aanbevolen termijnen:**

| Taak | Termijn | Toelichting |
| --- | --- | --- |
| Vergunning aanvragen | 30-35 dagen voor verhuizing | Gemeenten hebben doorlooptijd nodig |
| Dozen ophalen bij klant | 21-90 dagen na de verhuizing | Afhankelijk van afspraken met klant |
| Dozen leveren bij klant | 14-21 dagen voor verhuizing | Klant heeft tijd nodig om in te pakken |
| Factuur aanmaken | 0 dagen (na afronding klus) | Direct factureren na de klus |

`Tip:` De termijn voor dozen leveren hangt af van je werkwijze. Sommige bedrijven leveren dozen 3 weken van tevoren, andere pas 2 weken. Stem dit af op je eigen proces.

---

## Hoe taken werken in de praktijk

Als een taak wordt getriggerd door het systeem (bijvoorbeeld een nieuwe offerte komt binnen), gebeurt het volgende:

1. De taak verschijnt op de **startpagina** van alle leden van het gekoppelde team
2. Een teamlid klikt op de taak om hem te **openen**
3. Het teamlid voert de actie uit (bijvoorbeeld: de offerte beoordelen)
4. Het teamlid klikt op **Afronden** om de taak af te vinken
5. De taak verdwijnt van de startpagina

### Taken overnemen bij afwezigheid

Als een collega ziek is of op vakantie:

1. Ga naar de **startpagina**
2. Filter op **Laat taken van [collega] zien**
3. Je ziet alle openstaande taken van die collega
4. Pak de taken over die urgent zijn

Dit werkt alleen als er meerdere personen in een team zitten. Daarom is het belangrijk om altijd een back-up aan te wijzen per team.

---

## Voorbeeld: typische takenconfiguratie

Hieronder een voorbeeld van hoe een gemiddeld verhuisbedrijf de taken configureert:

### Actieve taken (12 van de 40+)

| Taak | Team | Prioriteit |
| --- | --- | --- |
| Nieuwe offerte aangevraagd | Verkoop | Hoog |
| Offerte geaccepteerd | Planning | Normaal |
| Offerte verlopen | Verkoop | Normaal |
| Taxatie inplannen | Planning | Normaal |
| Verhuizing inplannen | Planning | Normaal |
| Dozenlevering plannen | Planning | Laag |
| Materiaal ophalen | Planning | Laag |
| Factuur aanmaken | Facturatie | Normaal |
| Factuur herinnering versturen | Facturatie | Normaal |
| Schademelding ontvangen | Schade | Hoog |
| Schade afhandelen met klant | Schade | Normaal |
| Certificaat aanvragen | Garantiecertificaten | Normaal |

### Uitgeschakelde taken

- Medewerker inplannen
- Voertuig inplannen
- Alle HRM-taken (komen later)
- Opslagtaken (als je geen opslag hebt)
- Transporttaken (als je geen transport doet)

Dit geeft een overzichtelijke startpagina waar elk teamlid direct ziet wat er moet gebeuren.

---

## Tips

- **Het systeem verstuurt nooit automatisch een offerte of factuur.** Taken zijn herinneringen, geen automatische acties. De actie zelf doe je altijd handmatig. Dit geeft je de zekerheid dat er niets naar klanten gaat zonder dat je het hebt gecontroleerd.
- **Begin met de standaard en pas later aan.** Je hoeft niet alles in een keer perfect te hebben. Start met de taken uit de aanbevelingslijst hierboven en stel bij op basis van ervaring. Na een paar weken merk je vanzelf welke taken je mist of juist te veel zijn.
- **Houd het aantal actieve taken beheersbaar.** Streef naar 10-15 actieve taaktypes. Dat geeft voldoende sturing zonder overweldigend te worden.
- **Zet HRM-taken pas aan na de livegang.** HRM (verlof, ziekte, declaraties) is een apart project. Pak dit pas op als de basis minimaal een maand draait.
- **Meerdere personen per team is cruciaal.** Een team met maar een persoon is kwetsbaar. Als die persoon er niet is, blijven taken liggen.
- **Controleer regelmatig je takenlijst.** Loop na de eerste maand de takenlijst door. Zijn er taken die nooit worden afgerond? Dan zijn ze misschien niet relevant. Zijn er taken die je mist? Dan kun je ze alsnog inschakelen.

---

## Let op

- **Alle taken voor iedereen zichtbaar maken** zorgt voor verwarring. Als de planner ook facturatietaken ziet en de facturatiemedewerker ook planningstaken, weet niemand meer wat prioriteit heeft.
- **HRM-taken te vroeg activeren** leidt tot ruis. Je team is nog bezig om de basisworkflow te leren. HRM-taken erbij doen maakt het onnodig complex.
- **Geen back-up persoon in een team** betekent dat taken blijven liggen bij ziekte of vakantie. Wijs altijd minimaal twee personen per team toe.

---

## Meer weten?

- [De startpagina](https://www.bas.software/help/startpagina/de-startpagina) - Overzicht van de startpagina met taken en snelkoppelingen
- [Taken op de startpagina instellen](https://www.bas.software/help/startpagina/taken-op-de-startpagina-instellen) - Hoe je taken indeelt op de startpagina
- [Invoer taken](https://www.bas.software/onboarding/stap-1-invoer-basisgegevens/invoer-taken) - Taken activeren en koppelen aan teams

**Volgende stap:** [Mollie koppelen](https://www.bas.software/onboarding/stap-1-invoer-basisgegevens/mollie-koppelen) - koppel Mollie zodat klanten facturen direct online kunnen betalen via iDeal.