# Voertuigen toevoegen Stap 1: invoer basisgegevens · Bijgewerkt: 2026-02-07 · Bas Software Webversie: https://www.bas.software/onboarding/stap-1-invoer-basisgegevens/voertuigen-toevoegen Voeg je verhuiswagens, bakwagens en andere voertuigen toe aan Bas met afmetingen en kosten. Inclusief het cruciale verschil tussen type vrachtwagen en voertuig voor je planning. Voordat je klussen kunt plannen, moeten je voertuigen in het systeem staan. In deze stap voeg je al je verhuiswagens, bakwagens en eventuele andere voertuigen toe met de juiste gegevens. De afmetingen en kosten die je hier invult, worden later gebruikt voor de planning, de kubusberekening en de nacalculatie. --- ## Stap 1 - Voertuigenoverzicht openen Ga naar **Instellingen** > **Materieel** > **Voertuigen**. Je ziet hier een overzicht van alle voertuigen die al in het systeem staan. Bij een nieuwe omgeving is dit overzicht nog leeg. Klik op **Nieuw voertuig** om je eerste voertuig toe te voegen. --- ## Stap 2 - Basisgegevens invullen Vul de volgende basisgegevens in: | Veld | Wat vul je in | Voorbeeld | | --- | --- | --- | | **Naam** | Een herkenbare naam die je in de planning terugziet | Vrachtwagen 1, Bakwagen Borne | | **Type** | Kies het juiste type (zie uitleg hieronder!) | Vrachtwagen | | **Kenteken** | Het kenteken van het voertuig | AB-123-CD | | **Merk/model** | Optioneel, handig voor je eigen administratie | DAF LF 210 | | **Bouwjaar** | Optioneel | 2022 | | **Verzekering** | Optioneel | Univé | De **naam** is wat je terugziet in de planning. Kies iets wat je team direct herkent. Veel bedrijven gebruiken het kenteken of een nummer (bijv. "Vrachtwagen 1"). --- ## Stap 3 - Het juiste type kiezen Dit is de belangrijkste keuze bij het aanmaken van een voertuig. Bas kent drie categorieen en het verschil heeft direct impact op je planning. ### Vrachtwagen Kies **Vrachtwagen** voor elk voertuig dat als eigen rij in de planning moet verschijnen. Dit is wat je wilt voor: - Verhuiswagens - Bakwagens - Vrachtwagens - Trekkers en opleggers - Elk voertuig dat dagelijks naar klussen rijdt **Vuistregel:** alles waarmee je verhuisdiensten uitvoert, is een **Vrachtwagen**. `Let op:` Een bakwagen of verhuiswagen is in Bas altijd een **Vrachtwagen**, nooit een "Voertuig". Dit is de meest voorkomende fout bij het inrichten. Als je een bakwagen als type "Voertuig" registreert, verschijnt deze **niet** als eigen rij in de planning. ### Voertuig Kies **Voertuig** alleen voor serviceauto's en middelen die je incidenteel aan een klus koppelt, maar die geen eigen rij in de planning nodig hebben: - Serviceauto's - Bestelauto's - Aanhangwagens - Personenauto's voor taxatiebezoeken **Vuistregel:** alles wat incidenteel wordt meegegeven of puur als serviceauto dient, is een **Voertuig**. ### Verhuislift Kies **Verhuislift** voor GEDA-liften en andere verhuisliften. Deze categorie zorgt ervoor dat de lift apart in de planning verschijnt en gekoppeld kan worden aan klussen waar een lift nodig is. ### Overzicht categorieen | Categorie | Wanneer kiezen | Voorbeelden | | --- | --- | --- | | **Vrachtwagen** | Alles voor verhuizingen, verschijnt als eigen rij in planning | Verhuiswagen, bakwagen, trekker, oplegger | | **Voertuig** | Serviceauto's en incidentele middelen | Serviceauto, bestelbus, personenauto, aanhanger | | **Verhuislift** | Verhuisliften | GEDA-lift | --- ## Stap 4 - Afmetingen laadruimte invullen Vul de afmetingen van de **laadruimte** (de bak) in. Dit zijn de binnenafmetingen, niet de buitenmaten van het voertuig. `Let op:` Vul hier de **bakmaat** in, niet de totale autolengte. Het gaat om de binnenafmetingen van de laadruimte waar je spullen in laadt. | Veld | Wat vul je in | Voorbeeld | | --- | --- | --- | | **Lengte** | Binnenlengte laadruimte in cm | 700 | | **Breedte** | Binnenbreedte laadruimte in cm | 240 | | **Hoogte** | Binnenhoogte laadruimte in cm | 250 | Het systeem berekent automatisch de **laadcapaciteit in m3** op basis van deze afmetingen. In het voorbeeld: 700 x 240 x 250 cm = 42 m3. Deze waarden worden gebruikt voor: - **Planning**: het systeem weet hoeveel kubieke meter in een voertuig past - **Offertes**: de capaciteit wordt meegenomen bij de kubusberekening - **Capaciteitsplanning**: bij het inplannen zie je of een voertuig groot genoeg is voor de klus `Let op:` Vul de afmetingen in **centimeters** in, niet in meters. Een laadruimte van 7 meter lang vul je in als **700** cm. --- ## Stap 5 - Kosten per kilometer en per uur instellen De kosten per kilometer en per uur zijn belangrijk voor de **nacalculatie**. Hiermee berekent het systeem de werkelijke kosten van een klus, zodat je kunt zien wat je marge is. `Let op:` Dit zijn **kostenprijzen**, niet verkoopprijzen. Je vult hier in wat het voertuig jou kost. De verkoopprijs naar de klant stel je in bij je tarieven en offertes. | Veld | Wat vul je in | Voorbeeld | | --- | --- | --- | | **Kosten per km** | Brandstof + onderhoud + afschrijving per km (ex BTW) | EUR 0,45 | | **Kosten per uur** | Totale jaarkosten voertuig / werkbare uren (ex BTW) | EUR 20,00 | ### Hoe bereken je de kosten per uur? Neem de totale jaarkosten van het voertuig (verzekering, afschrijving, onderhoud, wegenbelasting) en deel dit door het aantal werkbare uren per jaar. **Voorbeeld:** - Jaarkosten voertuig: EUR 30.000 - Werkbare uren per jaar: 1.500 uur - Kosten per uur: EUR 30.000 / 1.500 = **EUR 20,00 per uur** Gemiddeld: **EUR 15 - EUR 25 per uur** ### Hoe bereken je de kosten per km? Tel brandstofkosten, onderhoud en afschrijving bij elkaar op en deel dit door het aantal gereden kilometers per jaar. **Voorbeeld:** - Brandstof: EUR 0,25 per km - Onderhoud + banden: EUR 0,10 per km - Afschrijving: EUR 0,10 per km - Totaal: **EUR 0,45 per km** Gemiddeld: **EUR 0,40 - EUR 0,60 per km** ### Hoe gebruikt het systeem deze kosten? Als een voertuig op een klus wordt ingezet, berekent het systeem automatisch de kosten: **Voorbeeld:** een voertuig wordt 8 uur ingezet en rijdt 200 km: - 8 uur x EUR 20,00 = EUR 160,00 - 200 km x EUR 0,45 = EUR 90,00 - **Totale voertuigkosten op dit dossier: EUR 250,00** Dit bedrag verschijnt in de nacalculatie naast de personeelskosten en materiaalkosten. Zo zie je per klus of je marge hebt gemaakt. `Tip:` Heb je de kosten niet direct paraat? Dat is geen probleem. Je kunt ze later alsnog invullen. Maar probeer dit voor de livegang te regelen - anders werkt de nacalculatie niet. --- ## Stap 6 - Brandstoftype, foto's en tankpas ### Brandstoftype Vul het brandstoftype van het voertuig in (diesel, benzine, elektrisch, etc.). Dit lijkt een klein detail, maar is belangrijk voor toekomstige **CO2-rapportage**. Hoe eerder je dit invult, hoe completer je data is als die rapportage beschikbaar komt. ### Foto's uploaden Je kunt een of meerdere foto's van het voertuig uploaden. Deze foto's zijn zichtbaar in: - De **medewerker-app** - chauffeurs zien welk voertuig ze rijden - De **planning** - planners herkennen het voertuig visueel `Tip:` Upload in ieder geval een duidelijke foto van de zijkant van het voertuig. Dat maakt het herkenbaar in de app. ### Tankpas koppelen Je kunt tankpasgegevens vastleggen op autoniveau. Het voordeel: chauffeurs kunnen via de medewerker-app de tankpasgegevens van hun voertuig opzoeken. Zo hoeven ze niet te bellen of te zoeken als ze moeten tanken. ### Kilometerregistratie in de app Chauffeurs registreren kilometers via de medewerker-app. Deze registratie wordt gebruikt voor de **nacalculatie** (wat heeft deze klus aan kilometers gekost?). `Let op:` De kilometerregistratie in de app is bedoeld voor nacalculatie, **niet** als kilometeradministratie voor de Belastingdienst. Gebruik hiervoor je eigen rittenregistratie. --- ## Stap 7 - Voertuig opslaan en herhalen Klik op **Opslaan**. Je voertuig verschijnt nu in het overzicht. Herhaal stap 2 t/m 6 voor elk voertuig in je wagenpark. Vergeet niet: - Alle verhuiswagens en bakwagens als type **Vrachtwagen** - Serviceauto's en bestelauto's als type **Voertuig** - Bij elk voertuig de afmetingen van de laadruimte (bakmaat!) - Bij elk voertuig de kosten (als je die hebt) - Brandstoftype invullen - Eventueel tankpasgegevens en foto's toevoegen --- ## Voorbeeld: typisch wagenpark Hieronder een voorbeeld van hoe een compleet wagenpark eruit kan zien in Bas: | Naam | Type | Kenteken | Laadcapaciteit | Kosten/uur | Kosten/km | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Vrachtwagen 1 | Vrachtwagen | AB-123-CD | 42 m3 | EUR 20,00 | EUR 0,45 | | Vrachtwagen 2 | Vrachtwagen | EF-456-GH | 42 m3 | EUR 20,00 | EUR 0,45 | | Bakwagen 1 | Vrachtwagen | IJ-789-KL | 22 m3 | EUR 15,00 | EUR 0,35 | | Bestelbus | Voertuig | MN-012-OP | 8 m3 | EUR 10,00 | EUR 0,30 | | Aanhanger | Voertuig | QR-345-ST | 15 m3 | EUR 5,00 | -- | Let op dat de bakwagen als type **Vrachtwagen** staat. Dat is correct - bakwagens verschijnen zo als eigen rij in de planning. --- ## Tips - **Kies herkenbare namen.** "Vrachtwagen 1" of het kenteken werkt goed. Vermijd vage namen als "Groot" of "Klein". - **Vul de afmetingen van de laadruimte altijd in.** Zonder afmetingen kan het systeem geen capaciteitsberekening maken bij het plannen. Gebruik de bakmaat, niet de totale autolengte. - **Kosten per km opzoeken via je tankpas.** Je tankpasgegevens geven een goed startpunt voor de brandstofkosten per kilometer. - **Begin met je belangrijkste voertuigen.** Je kunt later altijd nog voertuigen toevoegen of wijzigen. - **Upload foto's van je voertuigen.** Chauffeurs zien in de app welk voertuig ze rijden, planners herkennen het voertuig visueel. - **Vul het brandstoftype in.** Dit is nu nog optioneel, maar wordt belangrijk zodra CO2-rapportage beschikbaar komt. - **Leg tankpasgegevens vast.** Chauffeurs kunnen dan via de app de tankpasgegevens van hun voertuig opzoeken zonder te hoeven bellen. --- ## Let op - **Bakwagen als "Voertuig" registreren** is de meest voorkomende fout. Je bakwagen verschijnt dan niet in de planning als eigen rij. Controleer na het aanmaken of je bakwagens als type **Vrachtwagen** staan. - **Totale autolengte invullen in plaats van bakmaat** geeft verkeerde kubusberekeningen. Vul altijd de binnenafmetingen van de laadruimte in, niet de totale lengte van het voertuig. - **Afmetingen in meters in plaats van centimeters** geeft compleet verkeerde berekeningen. Een laadruimte van 2,40 meter breed vul je in als **240** cm. - **Kosten op nul laten staan** betekent dat de nacalculatie niet werkt. Je ziet dan geen voertuigkosten op je dossiers en kunt je marge niet berekenen. Onthoud: dit zijn kostenprijzen, niet verkoopprijzen. - **Afmetingen laadruimte niet invullen** zorgt ervoor dat de capaciteitsplanning niet werkt. Het systeem weet dan niet hoeveel m3 in het voertuig past. - **Kilometerregistratie verwarren met fiscale administratie.** De kilometerregistratie in de app is puur voor nacalculatie, niet voor de Belastingdienst. --- **Volgende stap:** [Medewerker aanmaken: basisgegevens](https://www.bas.software/onboarding/stap-1-invoer-basisgegevens/medewerker-aanmaken-basisgegevens) - voer je medewerkers in met de juiste gegevens en fictieve e-mailadressen.