# Berichtgevingen overzicht Stap 3: configuratie Bas aanpassen · Bijgewerkt: 2026-02-07 · Bas Software Webversie: https://www.bas.software/onboarding/stap-3-configuratie-bas-aanpassen/berichtgevingen-overzicht Bas stuurt automatisch 13 berichten naar je klanten. Leer welke berichten er zijn, welke je aan moet zetten en waarom dit belangrijk is. Bas stuurt automatisch e-mails naar je klanten op belangrijke momenten: als je een offerte verstuurt, als de verhuizing nadert, als de factuur klaarstaat. Er zijn 13 standaard berichten en je moet bepalen welke je aan of uit wilt zetten. Een belangrijk punt vooraf: het systeem stuurt **echt** e-mails. Dit is geen simulatie. Als je een bericht aan laat staan en je maakt een dossier aan met een echt e-mailadres, krijgt die persoon een mail. Wees je hiervan bewust, vooral tijdens de test- en oefenfase. --- ## De 13 standaard berichten | # | Bericht | Wanneer wordt het verstuurd | | --- | --- | --- | | 1 | **Taxatie afspraak bevestiging** | Na het inplannen van een taxatie-afspraak | | 2 | **Offerte** | Als je een offerte verstuurt vanuit het dossier | | 3 | **Herinnering offerte** | Na het verlopen van de geldigheidsduur offerte | | 4 | **Akkoord op offerte** | Bevestiging nadat de klant de offerte digitaal accepteert | | 5 | **Verhuizing gepland** | Na het inplannen van de eerste verhuisafspraak | | 6 | **Verhuizing nadert** | X dagen voor de verhuisdatum | | 7 | **Dozen ophalen afspraak bevestiging** | Bevestiging van de dozenophaalafspraak | | 8 | **Afspraken gewijzigd** | Bij een wijziging in de planning | | 9 | **Factuur** | Als je een factuur verstuurt vanuit het dossier | | 10 | **Herinnering factuur** | Na het verlopen van de betalingstermijn | | 11 | **2de Herinnering factuur** | Na de eerste herinnering, als nog niet betaald | | 12 | **Aanmaning factuur** | Na de tweede herinnering, formele aanmaning | | 13 | **Betaling ontvangen** | Bevestiging na binnenkomst betaling (Mollie koppeling) | --- ## Berichten zijn gekoppeld aan documenttemplates **Belangrijk:** Je kunt **geen** standalone bericht aanmaken met eigen triggers. Berichten zijn **altijd** gekoppeld aan een documenttemplate. Dit betekent: - Je kunt **geen** eigen flow bouwen zoals "verstuur bericht X wanneer Y gebeurt" - De 13 standaard berichten hebben vaste trigger-momenten (ingebouwd in het systeem) - Wil je een **nieuw bericht** toevoegen? Maak eerst een documenttemplate aan, koppel daar vervolgens een bericht aan **Voorbeeld nieuwe berichten toevoegen:** 1. Maak een documenttemplate aan voor "Opslagfactuur" 2. Ga naar Documenten > koppel een berichtgeving aan de template 3. Nu stuurt het systeem automatisch een bericht bij elke opslagfactuur Je kunt dus **alleen** berichten toevoegen die horen bij een documenttype. Je kunt **niet** een willekeurig bericht maken dat op een zelfgekozen moment wordt verstuurd. --- ## Welke berichten aanbevolen AAN Deze berichten zou je altijd aan moeten zetten: | Bericht | Waarom aan | | --- | --- | | **Offerte** | Je klant verwacht een bevestiging. De offerte bevat de acceptatielink waarmee de klant digitaal kan tekenen. | | **Factuur** | Je klant verwacht de factuur per e-mail. Bevat eventueel de Mollie betaallink. | | **Akkoord op offerte** | Bevestiging na ondertekening. Netjes en professioneel. | | **Verhuizing nadert** | 3 tot 5 dagen van tevoren. De klant weet dat het eraan komt en kan de details controleren. | | **Taxatie afspraak bevestiging** | Klant krijgt bevestiging van de afspraak. Voorkomt vragen. | --- ## Welke berichten optioneel (meestal aan) | Bericht | Wanneer nuttig | | --- | --- | | **Verhuizing gepland** | Directe bevestiging na het inplannen. Geeft de klant zekerheid. | | **Dozen ophalen afspraak bevestiging** | Als je dozenservice aanbiedt. De klant weet wanneer de dozen worden gebracht. | | **Betaling ontvangen** | Als je Mollie gebruikt. Klant krijgt bevestiging van betaling. | | **Herinnering offerte** | Als je wilt dat klanten herinnerd worden aan verlopen offertes. | --- ## Welke berichten voorzichtig mee zijn | Bericht | Waarom voorzichtig | | --- | --- | | **Afspraken gewijzigd** | Elke kleine planningaanpassing triggert een mail naar de klant. Dit kan irritatie veroorzaken als je veel herschikt in de planning. Zet dit UIT tijdens de overgangsfase. | | **Herinnering factuur** | Controleer eerst of je betalingstermijnen kloppen. Een automatische herinnering die te vroeg of onterecht wordt verstuurd, beschadigt de klantrelatie. | | **2de Herinnering factuur** | Alleen gebruiken als je een strikte incassoprocedure wilt. | | **Aanmaning factuur** | Formele aanmaning. Alleen gebruiken als je dit echt wilt automatiseren. | --- ## Waarom berichten uitschakelen? Er zijn drie redenen om berichten uit te schakelen: 1. **Je gebruikt eigen e-mailsjablonen** - je stuurt liever handmatig berichten vanuit je eigen systeem 2. **Specifiek bericht niet relevant** - bijv. dozenophaalbevestiging als je geen dozenservice aanbiedt 3. **Te veel automatische mails** - klanten vinden het vervelend als ze voor elke kleine aanpassing een mail krijgen --- ## Waarom berichten inschakelen? Er zijn drie redenen om berichten in te schakelen: 1. **Automatisch informeren** - klanten krijgen op het juiste moment de juiste informatie 2. **Bespaart handmatig mailen** - je hoeft niet elke keer zelf een mail te sturen 3. **Professionele, consistente communicatie** - elke klant krijgt hetzelfde niveau van service --- ## E-mailvolume en betrouwbaarheid Vanuit het Bas-platform worden maandelijks circa **30.000 e-mails** verstuurd. De spampercentages zijn minimaal. Dit betekent dat je berichten betrouwbaar aankomen in de inbox van je klanten. --- ## Timing van automatische berichten Sommige berichten worden verstuurd op basis van een tijdsinstelling. Deze kun je aanpassen: | Bericht | Standaard timing | Aanbevolen | | --- | --- | --- | | **Verhuizing nadert** | 3 dagen van tevoren | 3-5 dagen van tevoren | | **Herinnering offerte** | Na verlopen geldigheidsduur | Afhankelijk van je beleid | | **Herinnering factuur** | Na verlopen betaaltermijn | Controleer eerst of termijnen kloppen | --- ## Tips - **Zet alle berichten UIT bij het starten van de oefenfase.** Zet ze pas weer aan als je live gaat. Dit is de belangrijkste tip in dit hele artikel. - **Gebruik BCC naar je eigen e-mail.** Zo ontvang je een kopie van elk bericht en kun je controleren of alles er goed uitziet. - **Test de offerte-acceptatielink.** Stuur een testofferte naar je eigen e-mailadres, klik op de link, en doorloop het acceptatieproces. - **"Verhuizing nadert" is je sterkste bericht.** De klant ontvangt een paar dagen voor de verhuizing een mail met alle details. Dat is professioneel en voorkomt vragen op de verhuisdag. - **Gebruik fictieve e-mailadressen tijdens testen.** Bijvoorbeeld: test@example.com of info@voorbeeldverhuizingen.nl --- ## Let op - **Het systeem stuurt echt e-mails.** Dit kan niet genoeg benadrukt worden. Gebruik fictieve e-mailadressen bij het testen. - **Berichten uitzetten bij migratie.** Als je bestaande dossiers overzet naar Bas, moeten alle berichten uit staan. Anders krijgen al je klanten onverwachte e-mails. - **Geen globale oefenmodus.** Je moet elk bericht individueel aan- of uitzetten. Dit kost even tijd maar is essentieel. - **Je kunt geen eigen flows bouwen.** Berichten zijn gekoppeld aan documenttemplates en hebben vaste trigger-momenten. Je kunt niet zelf bepalen wanneer een bericht wordt verstuurd. - **Nieuwe berichten toevoegen = nieuwe documenttemplate.** Wil je een bericht toevoegen? Maak eerst de documenttemplate aan en koppel daar het bericht aan. --- **Volgende stap:** [Berichtgeving aanpassen](https://www.bas.software/onboarding/stap-3-configuratie-bas-aanpassen/berichtgeving-aanpassen)