# Features: Backoffice, berichtgeving en taken Stap 3: configuratie Bas aanpassen · Bijgewerkt: 2026-02-07 · Bas Software Webversie: https://www.bas.software/onboarding/stap-3-configuratie-bas-aanpassen/features-backoffice-berichtgeving-en-taken Stel in hoeveel regels tabellen tonen, welke items standaard worden meegenomen in de beschikbaarheid, wanneer klanten worden gemaild en hoe taaktijden worden berekend. Op de pagina **Instellingen > Werkwijze > Features** staan de instellingen voor de backoffice, klantberichtgeving en taaktijden. In dit artikel behandelen we de secties **Backoffice**, **Klant berichtgeving** en **Taken**. Ga naar **Instellingen** > **Werkwijze** > **Features** om deze instellingen te bekijken en aan te passen. --- ## Sectie: Backoffice Deze instellingen bepalen hoe de backoffice eruitziet en hoe de planning werkt. --- ### Regels standaard tonen in tabellen **Wat doet het:** Bepaalt hoeveel regels standaard worden weergegeven in tabellen (bijvoorbeeld de medewerkerslijst, dossieroverzicht, facturenlijst). | Instelling | Resultaat | | --- | --- | | **10 regels** (standaard) | Bij 100 items: 10 pagina's | | **25 regels** | Bij 100 items: 4 pagina's | | **50 regels** (aanbevolen) | Bij 100 items: 2 pagina's | **Ons advies:** Zet dit op **50 regels**. Dit geeft sneller overzicht en voorkomt eindeloos doorklikken. --- ### Medewerkers, verhuisliften en verhuiswagens meenemen voor de beschikbaarheid In de planning zie je per dag een **capaciteitscirkel**. Dit rondje toont de totale capaciteit en hoeveel daarvan al ingepland is. Als je op een dag klikt, zie je een overzicht met: - **Beschikbare uren** - de totale capaciteit (bijv. 10 medewerkers x 8 uur = 80 uur) - **Bevestigde uren ingezet** - hoeveel uur al is ingepland - **Planbare uren** - wat er nog over is Dit geldt voor drie categorien: **Medewerkers**, **Verhuiswagens** en **Verhuisliften**. Met de volgende drie instellingen bepaal je welke categorien standaard worden meegenomen in deze capaciteitsberekening: | Instelling | Aanbevolen | Wat het doet | | --- | --- | --- | | **Medewerkers standaard meenemen** | **Aan** | Medewerkerscapaciteit wordt getoond in de cirkels | | **Verhuisliften standaard meenemen** | **Aan** | Liftcapaciteit wordt getoond in de cirkels | | **Verhuiswagens standaard meenemen** | **Aan** | Wagencapaciteit wordt getoond in de cirkels | **Ons advies:** Zet alle drie **aan**. Zo zie je per dag in een oogopslag of er nog ruimte is om een verhuizing in te plannen, of alle medewerkers, wagens en liften al bezet zijn. --- ### Backoffice medewerkers niet tonen in de planning **Wat doet het:** Verbergt backoffice medewerkers uit de planning en telt ze niet mee voor de capaciteitsberekening. Backoffice medewerkers zijn medewerkers die **alleen** de vaardigheid "Administratie" of "Planner" hebben en verder niets. | Instelling | Wat er gebeurt | | --- | --- | | **Aan** (aanbevolen) | Backoffice medewerkers verschijnen niet in de planning en tellen niet mee voor de capaciteit | | **Uit** (standaard) | Alle medewerkers zijn zichtbaar in de planning, ook kantoorpersoneel | **Ons advies:** Zet dit **aan**. Medewerkers die alleen administratie of planning doen, hoeven niet in de verhuisplanning te staan. Ze nemen anders onterecht capaciteit in beslag (hun uren tellen mee als "beschikbare uren" terwijl ze nooit op een klus gaan). --- ### Automatische reistijd standaard uitzetten **Wat doet het:** Schakelt de automatische reistijdberekening in of uit bij nieuwe events in de planning. | Instelling | Wat er gebeurt | | --- | --- | | **Aan** (aanbevolen) | Reistijd wordt automatisch berekend op basis van vrachtwagen-routetijden via een API | | **Uit** | Je moet bij elk event zelf de reistijd invullen | **Ons advies:** Zet dit **aan**. Bas berekent de reistijd automatisch op basis van daadwerkelijke vrachtwagen-routetijden via een API. Dit is nauwkeuriger dan handmatig inschatten en bespaart je bij elk event tijd. --- ### Bestanden standaard niet tonen voor medewerkers **Wat doet het:** Verbergt standaard alle bestanden (documenten, foto's) voor medewerkers in de app. | Instelling | Wat er gebeurt | | --- | --- | | **Aan** | Medewerkers zien standaard geen bestanden in de app | | **Uit** (standaard) | Medewerkers kunnen bestanden zien die als "zichtbaar in app" zijn gemarkeerd | **Ons advies:** Laat dit **uit**. Medewerkers moeten plattegronden, parkeervergunningen en andere documenten kunnen bekijken via de app. --- ## Sectie: Klant berichtgeving --- ### Dagen voordat een klus nadert de klant mailen **Wat doet het:** Stuurt automatisch een bevestigingsmail naar de klant een aantal dagen voor de verhuizing. **Standaardwaarde:** 3 dagen De e-mail bevat automatisch de datum, verwachte aankomsttijd en de namen van de toegewezen medewerkers. **Ons advies:** Houd het op **3 dagen**. Dit is vroeg genoeg zodat de klant zich kan voorbereiden, maar niet zo vroeg dat de informatie alweer vergeten is. --- ### Geen ICS bestand meesturen **Wat doet het:** Bepaalt of er een ICS-bestand (agenda-uitnodiging) wordt meegestuurd met de bevestigingsmail naar de klant. | Instelling | Wat er gebeurt | | --- | --- | | **Aan** | Geen agenda-uitnodiging bij de bevestigingsmail | | **Uit** (standaard, aanbevolen) | Klant ontvangt een ICS-bestand waarmee de verhuizing direct in zijn agenda komt | **Ons advies:** Laat dit **uit** (dus ICS bestand WEL meesturen). Klanten vinden het handig dat de verhuisdatum automatisch in hun agenda verschijnt. --- ## Sectie: Taken Deze instellingen bepalen **wanneer** het systeem automatisch taken aanmaakt. Taken verschijnen op de startpagina van de verantwoordelijke medewerker. | Instelling | Standaard | Wat er gebeurt | | --- | --- | --- | | **Dagen voor de afspraak personeel en materiaal plannen** | 7 | Taak om medewerkers en materiaal in te plannen | | **Dagen na de verhuizing dozen oppikken** | 30 | Taak om geleende dozen op te halen bij de klant | | **Dagen voor de verhuizing opslag reserveren** | 5 | Taak om opslagruimte te reserveren | | **Dagen voor de verhuizing dozen leveren** | 30 | Taak om dozen bij de klant af te leveren | | **Dagen voor de verhuizing borden plaatsen** | 5 | Taak om verkeersborden te regelen | | **Dagen voor de verhuizing garantiecertificaat aanpassen** | 7 | Taak om het garantiecertificaat aan te vragen | | **Dagen voor de verhuizing vergunningen aanvragen** | 30 | Taak om parkeervergunningen aan te vragen | | **Dag na de afspraak moet de afspraak afgerond zijn** | 1 | Taak om de afspraak administratief af te ronden | | **Dagen na de verhuizing de factuur versturen** | -7 | Taak om de factuur te versturen | `Let op:` Bij **"Dagen na de verhuizing de factuur versturen"** kan de waarde negatief zijn. **-7** betekent dat de taak 7 dagen **voor** de verhuizing verschijnt. Dit is handig als je de factuur vooraf wilt opstellen en klaar wilt zetten. --- ## Tips - **50 regels in tabellen bespaart tijd.** Je klikt veel minder door pagina's heen. - **Beschikbaarheid altijd meenemen.** Met medewerkers, liften en wagens in de beschikbaarheid voorkom je dubbele boekingen. - **Taaktijden bijstellen na de livegang.** Na een paar weken werken met Bas weet je of de standaardwaarden realistisch zijn voor jouw bedrijf. --- ## Let op - **Vergunningen op 5 dagen** is te krap voor de meeste gemeenten. Pas dit aan naar minimaal 14 dagen en het liefst 30 dagen. - **Automatische reistijd uitzetten** betekent dat je voor elke verhuizing handmatig de reistijd moet inschatten. Dit kost veel tijd en is foutgevoelig. - **ICS bestand niet meesturen** betekent dat klanten de verhuisdatum handmatig in hun agenda moeten zetten. De kans dat ze de datum vergeten is groter. --- **Volgende stap:** [Features: Urenregistratie](https://www.bas.software/onboarding/stap-3-configuratie-bas-aanpassen/features-urenregistratie)