De meeste verhuisbedrijven werken met een lappendeken aan systemen. Niet omdat ze dat willen, maar omdat het zo gegroeid is. En eerlijk: het werkt. Tot het niet meer werkt.
Het begint vaak klein. Een Excel-bestand voor offertes. Een Google Agenda voor de planning. WhatsApp voor de communicatie met je chauffeurs. Papieren werkbonnen die na de verhuizing op kantoor worden ingeleverd. En een boekhoudpakket waar alles uiteindelijk handmatig in moet.
Klinkt herkenbaar? Dan weet je ook hoe het voelt als een klant belt over een offerte die je collega vorige week heeft gestuurd - en niemand weet waar die staat. Of als je achteraf ontdekt dat een verhuizing drie uur langer duurde dan gepland, maar de werkbon pas dagen later binnenkomt.
Het probleem is niet dat je tools slecht zijn
Excel is prima voor een spreadsheet. Google Agenda werkt voor afspraken. WhatsApp is handig om snel iets te vragen. Het probleem is dat al die losse tools niet met elkaar praten. Elke keer als je informatie van het ene systeem naar het andere overbrengt, kost dat tijd. En bij elke handmatige stap sluipen er fouten in.
Denk eens aan wat er allemaal handmatig gebeurt bij een gemiddelde verhuizing. De aanvraag komt binnen via je website of telefoon. Iemand maakt een offerte in Excel. De klant akkoord? Dan moet de verhuizing in de planning. De ploeg krijgt instructies via WhatsApp. Na afloop vult iemand een werkbon in. Die bon wordt op kantoor overgetikt. En dan moet er nog een factuur gemaakt worden.
Dat zijn minstens zes momenten waarop dezelfde informatie opnieuw wordt ingevoerd. Zes kansen op fouten. En zes momenten waarop iemands tijd opgaat aan administratie in plaats van aan werk dat er echt toe doet.
Wat het je kost (zonder dat je het doorhebt)
De meeste verhuisbedrijven hebben geen idee hoeveel tijd er opgaat aan dit soort dubbel werk. Dat is logisch - het is zo verweven met de dagelijkse gang van zaken dat het onzichtbaar wordt. Maar tel het eens op.
Stel dat je per verhuizing 30 minuten kwijt bent aan dubbele invoer, zoeken naar informatie en afstemming via WhatsApp. Bij 10 verhuizingen per week is dat 5 uur. Per maand 20 uur. Per jaar bijna 250 uur. Dat is meer dan zes volle werkweken die opgaan aan dingen die niet hadden gehoeven.
"Het gaat niet om de grote fouten. Het zijn de honderd kleine momenten per week waarop je denkt: dit moet toch slimmer kunnen."
En dan hebben we het nog niet over de fouten. Een verkeerd adres op de werkbon. Een offerte die te laat wordt opgevolgd omdat hij in iemands inbox is blijven liggen. Een klant die twee keer belt omdat niemand de vorige notitie kan vinden. Dat soort dingen kosten niet alleen tijd, maar ook klanten.
Waarom "even een beter Excel" niet de oplossing is
De eerste reflex is vaak: we maken het Excel-bestand beter. Meer kolommen, meer tabbladen, misschien wat kleurtjes erbij. Of je stapt over op Google Sheets zodat iedereen erbij kan. Maar het probleem zit niet in je spreadsheet. Het probleem zit in het feit dat je informatie verspreid staat over tien verschillende plekken.
Wat je eigenlijk wilt, is dat als een klant akkoord gaat met een offerte, die verhuizing automatisch in de planning verschijnt. Dat je chauffeur de details op zijn telefoon ziet zonder dat iemand ze hoeft door te appen. Dat uren en materialen digitaal worden geregistreerd en direct doorstromen naar de factuur. Dat je op elk moment kunt zien hoe je bedrijf ervoor staat - zonder eerst drie systemen te hoeven openen.
Een platform in plaats van tien tabbladen
Dat is precies waarom steeds meer verhuisbedrijven overstappen naar een platform dat alles combineert. Van offerte tot factuur, van planning tot werkbon, van klantcontact tot rapportage - alles op een plek. Niet omdat het hip is om te digitaliseren, maar omdat het gewoon beter werkt.
Bij Bas hebben we dat platform gebouwd, specifiek voor verhuisbedrijven. Niet als generiek bedrijfssoftware waar je zelf alles moet inrichten, maar als oplossing die aansluit bij hoe verhuisbedrijven echt werken. Met een offertemodule die sneller is dan Excel. Met een planningsoverzicht dat je team in real-time bijwerkt. Met digitale werkbonnen die je chauffeurs invullen op hun telefoon. En met rapportages die je laten zien wat er echt speelt in je bedrijf.
Het mooie is: je hoeft niet alles in een keer om te gooien. De meeste bedrijven beginnen met het onderdeel waar de meeste pijn zit - vaak de offertes of de planning - en breiden van daaruit stap voor stap uit.
Het verschil merk je sneller dan je denkt
Wat we vaak horen van verhuisbedrijven die de overstap maken: het gaat niet om die ene grote verbetering. Het zijn de tientallen kleine dingen die samen het verschil maken. Geen zoekwerk meer naar offertes. Geen misverstanden meer over de planning. Geen papieren werkbonnen meer die kwijtraken. Geen eindeloos overtypen meer aan het eind van de dag.
En misschien wel het belangrijkste: overzicht. Weten hoeveel offertes er openstaan. Zien welke verhuizingen gepland zijn voor volgende week. In een oogopslag checken of de omzet op schema ligt. Dat soort inzichten had je voorheen pas achteraf - als het al te laat was om bij te sturen.
"Vroeger waren we een uur per dag kwijt aan dingen die nu automatisch gaan. Die tijd besteden we nu aan onze klanten."
De vraag is niet of digitalisering iets voor jouw verhuisbedrijf is. De vraag is hoelang je nog wilt wachten. Elke week dat je doorgaat met de lappendeken aan systemen, is een week waarin je tijd en geld laat liggen. Niet veel per dag misschien. Maar het telt op.
Zullen we een bakje doen?
Even sparren over hoe het slimmer kan in jouw bedrijf.
Online of op locatie - jij kiest.
