Elk verhuisbedrijf heeft er last van: spullen die verdwijnen zonder dat iemand weet waar of wanneer. Niet omdat mensen slordig zijn, maar omdat papieren processen nu eenmaal gaten hebben.
Een ploeg laadt 's ochtends de wagen in. Zes hondjes, twee steekwagens, een stapel meterbakken. Aan het eind van de dag komen er vier hondjes terug. Waar zijn de andere twee? Niemand weet het. Het stond nergens genoteerd, dus er valt ook niets na te zoeken. Volgende week hetzelfde verhaal. En de week daarna weer.
Op zich zijn twee hondjes niet het einde van de wereld. Maar tel daar de meterbakken, steekwagens, gordelbanden en inpakmateriaal bij op dat gedurende het jaar zoekraakt, en je praat al snel over duizenden euro's aan materiaal dat jaarlijks verdwijnt.
De werkbon: het zwakste punt
Vraag een willekeurige verhuizer naar werkbonnen en je krijgt een zucht. Het is misschien wel het meest gefrustreerde onderdeel van het hele proces. Een chauffeur die na een lange dag met koude handen een bon moet invullen. Handschrift dat op kantoor niet te ontcijferen is. Bonnen die nat worden, scheuren of simpelweg kwijtraken tussen de stoelen van de cabine.
En dan moet iemand op kantoor al die bonnen overtypen. Dat kost niet alleen tijd - het is ook het moment waarop fouten ontstaan. Een 3 die op een 8 lijkt. Een straatnaam die verkeerd wordt gelezen. Extra uren die niet duidelijk op de bon staan en daardoor niet worden gefactureerd.
"We kwamen er pas achter dat we structureel uren misten toen we overstapten op digitale registratie. We factureerden gemiddeld 45 minuten te weinig per klus."
Zeker bij klussen op uurbasis of zakelijke verhuizingen op nacalculatie is dat een dure fout. Als je per verhuizing een half uur tot een uur niet factureert omdat de werkbon onduidelijk is, loop je bij tien verhuizingen per week al snel honderden euro's per maand mis. Geld dat je hebt verdiend, maar nooit op je rekening komt.
Wat je niet meet, kun je niet verbeteren
Het lastige van papieren processen is dat je geen idee hebt wat je mist. Je weet niet hoeveel materiaal er verdwijnt, want je hebt geen overzicht van wat er meegaat en terugkomt. Je weet niet hoeveel uren er niet gefactureerd worden, want je kunt de werkbon niet vergelijken met de werkelijke tijd. Je weet niet welke ploeg efficient werkt en welke niet, want je hebt geen data om te vergelijken.
Dat gebrek aan inzicht maakt het onmogelijk om bij te sturen. Je kunt pas iets verbeteren als je weet waar het misgaat. En met papieren processen weet je dat simpelweg niet. Je hebt een gevoel dat het beter kan, maar je kunt het niet onderbouwen met cijfers.
De klant merkt het ook
Papieren processen hebben niet alleen interne gevolgen. Je klanten merken het ook. Een offerte die te lang op zich laat wachten omdat iemand het Excel-bestand niet kan vinden. Een planning die telefonisch wordt doorgegeven en dan anders uitpakt dan afgesproken. Een factuur die niet klopt met wat de klant verwachtte, omdat de werkbon niet compleet was.
En als er een discussie ontstaat? Dan heb je geen bewijs. Geen digitale registratie van wat er is afgesproken, wat er is meegenomen, hoelang er is gewerkt. Het wordt jouw woord tegen dat van de klant. En in die situatie verlies je altijd - of je nu gelijk hebt of niet.
Van papier naar digitaal: minder eng dan je denkt
Veel verhuisbedrijven stellen de overstap uit omdat het een enorme klus lijkt. En eerlijk: als je alles in een keer wilt veranderen, is het dat ook. Maar dat hoeft helemaal niet. De slimste aanpak is beginnen waar de meeste pijn zit.
Voor de meeste bedrijven is dat de werkbon. Vervang het papieren formulier door een digitale versie die je chauffeurs invullen op hun telefoon. Geen speciaal apparaat nodig, geen ingewikkelde app - gewoon een scherm waar ze de gewerkte uren, het materiaalgebruik en eventuele bijzonderheden invullen. Die informatie staat direct op kantoor, leesbaar en compleet.
Dat ene verandering lost al een hoop op. Geen onleesbare bonnen meer. Geen overtypen meer. Geen discussies meer over uren die wel of niet gewerkt zijn. En je hebt meteen data waarmee je kunt analyseren hoe je bedrijf draait.
Van daaruit kun je stap voor stap uitbreiden. Digitale offertes die sneller de deur uit gaan. Een planningsoverzicht dat iedereen in real-time kan zien. Materiaalregistratie zodat je weet wat er meegaat en terugkomt. Niet alles tegelijk, maar in een tempo dat bij jouw bedrijf past.
De rekening van niks doen
Het is makkelijk om papieren processen te blijven gebruiken. Ze werken, ze zijn vertrouwd, en verandering kost moeite. Maar niks doen heeft ook een prijs. Elke week dat je doorgaat met papieren werkbonnen, verlies je uren die je had kunnen factureren. Elke maand verdwijnt er materiaal dat je niet kunt traceren. Elk jaar laat je geld liggen dat met een paar simpele aanpassingen op je rekening had gestaan.
De verhuisbedrijven die de overstap al hebben gemaakt, vragen zich allemaal hetzelfde af: waarom hebben we dit niet eerder gedaan?
"Het gaat niet om de technologie. Het gaat erom dat je eindelijk ziet wat er echt gebeurt in je bedrijf - en daar naar kunt handelen."
Zullen we een bakje doen?
Even sparren over hoe het slimmer kan in jouw bedrijf.
Online of op locatie - jij kiest.
