Rechnung und Vorgangsabschluss
Nach der Durchführung des Umzugs erstellen Sie die Rechnung. Das System füllt die Positionen automatisch anhand Ihres Pakets und des Angebots aus. Kontrollieren Sie die Rechnung und senden Sie diese an den Kunden.
Schritt 1 - Vorgangsstatus auf "Abwicklung" setzen
Bevor Sie mit der Rechnungsstellung beginnen, setzen Sie den Vorgangsstatus immer zuerst auf "Abwicklung". Das tun Sie in der Vorgangsübersicht, indem Sie den Status ändern.
Achtung: Dieser Schritt ist verpflichtend. Wenn Sie mit der Rechnungsstellung beginnen, ohne den Status auf "Abwicklung" zu setzen, kann das System nicht korrekt feststellen, dass der Umzug durchgeführt wurde und die Rechnung erstellt werden darf.
Schritt 2 - Rechnung erstellen
Öffnen Sie den Vorgang und klicken Sie auf Rechnung erstellen.
Das System füllt die Rechnungspositionen automatisch aus, basierend auf: - Dem Paket (Rechnungspositionen) - Dem Angebot (Beträge) - Bei Nachkalkulation: den in der App erfassten Stunden
Sie erhalten einen Rechnungsentwurf.
Schritt 3 - Rechnungspositionen kontrollieren
Gehen Sie jede Position durch:
Was | Prüfung |
Beträge | Stimmen sie mit dem Angebot überein? |
Umsatzgruppe | Hat jede Position eine Umsatzgruppe? |
MwSt | Stimmt der MwSt-Satz? (21% für Privatpersonen) |
Fälligkeitsdatum | Ist das Fälligkeitsdatum korrekt? (z. B. 14 Tage) |
Eventuell anpassen
Sie können Beträge und Positionen anpassen, wenn es Mehrarbeit oder Minderarbeit gibt. Fügen Sie der Rechnung eine Notiz hinzu, um Änderungen zu begründen.
Achtung: Stellen Sie Rechnungen immer aus dem Vorgang heraus. Suchen Sie eine Rechnung nie in der Finanzübersicht. Immer über den Vorgang.
Einmalige Kosten hinzufügen
Bei einmaligen Kosten wie Parkkosten, Hotelkosten oder Verpflegungskosten fügen Sie eine Rechnungsposition hinzu. Tragen Sie bei der Anzahl immer 1 ein und geben Sie den Gesamtbetrag beim Preis an. So vermeiden Sie Verwirrung auf der Rechnung.
Abrechnung mit unterschiedlichen Stundensätzen
Wenn Sie mit Zuschlagsstunden arbeiten, gelten folgende Zonen:
Zone | Zeitraum | Tarif |
100% | 07:30 - 16:00 | Normaler Stundensatz |
130% | Vor 07:30 und nach 16:00 | Zuschlag von 30% |
Die Zuschlagsstunden müssen Sie manuell berechnen. Das System berechnet nicht automatisch, wie viele Stunden innerhalb und außerhalb der 100%-Zone liegen. Zählen Sie die Stunden außerhalb der regulären Zone und fügen Sie diese als separate Rechnungsposition mit dem 130%-Tarif hinzu.
Rechnungsanhang hinzufügen
Unten im Rechnungsentwurf finden Sie die Option, einen Anhang hinzuzufügen. Das ist praktisch, wenn Sie beispielsweise ein Foto von einem Schaden, einen Arbeitsschein oder eine Spezifikation zusammen mit der Rechnung mitschicken möchten.
Schritt 4 - Rechnung senden
Achtung: Die Schaltfläche heißt "Rechnung senden", aber die Aktion, die sie ausführt, ist eigentlich "Rechnung erstellen". Der Name ist verwirrend: Nach dem Klicken wird die Rechnung zunächst als Entwurf erstellt. Sie können die Rechnung danach noch kontrollieren, bevor sie tatsächlich versendet wird.
Klicken Sie auf Rechnung senden.
Das System: - Generiert die Rechnungs-PDF - Sendet die Rechnung per E-Mail an den Kunden - Sendet die Rechnung an Ihre Buchhaltungssoftware (sofern die Kopplung eingerichtet ist)
Kontrollieren Sie die Rechnung in Ihrem Posteingang
Wenn Sie die Rechnung an Ihre eigene E-Mail-Adresse gesendet haben (beim Testen), kontrollieren Sie:
Was | Prüfung |
E-Mail erhalten? | Ja/Nein |
Rechnungs-PDF | Stimmt das Layout? Logo, Farben, Text? |
Beträge | Stimmen die Beträge auf der Rechnung? |
MwSt | Ist die MwSt korrekt angegeben? |
Zahlungsbutton | Gibt es einen Mollie-iDeal-Button? (wenn Sie Mollie haben) |
Fußzeile | Stehen Ihre KvK, BTW-nummer und IBAN korrekt? |
Tipp: Wenn Sie Mollie aktiviert haben, enthält die Rechnungs-E-Mail einen iDeal-Zahlungsbutton. Der Kunde kann direkt aus der E-Mail heraus bezahlen. Die durchschnittliche Zahlungsdauer sinkt mit iDeal von 16 Tagen auf 1,2 Tage.
Erwartetes Ergebnis: Die Rechnung wurde versendet, erscheint im Vorgang und wurde (sofern Sie die Buchhaltungskopplung eingerichtet haben) an Ihre Buchhaltungssoftware weitergeleitet.
Schritt 5 - Zahlung kontrollieren (Mollie)
Wenn Sie Mollie aktiviert haben, kann der Kunde direkt über iDeal bezahlen.
Der Kunde: 1. Öffnet die Rechnungs-E-Mail 2. Klickt auf den iDeal-Zahlungsbutton 3. Wählt die Bank aus 4. Führt die Zahlung aus
Nach der Zahlung
Gehen Sie zum Vorgang in Bas. Kontrollieren Sie:
Was | Prüfung |
Zahlungsstatus | Ist die Rechnung als "Bezahlt" markiert? |
Buchhaltungssoftware | Ist die Zahlung in Ihrer Buchhaltungssoftware angekommen? (sofern Sie eine Kopplung haben) |
Schritt 6 - Vorgang abschließen
Ein Vorgang ist abgeschlossen, wenn:
Der Umzug durchgeführt wurde
Die Rechnung versendet und bezahlt wurde
Alle Aufgaben abgehakt wurden
Keine offenen Schadensmeldungen vorliegen
Setzen Sie den Vorgang auf Abgeschlossen und kontrollieren Sie, ob alles stimmt.
Erwartetes Ergebnis: Der Vorgang steht auf Abgeschlossen und ist nicht mehr in Ihrer aktiven Arbeitsliste sichtbar.
Häufige Fehler
Fehler | Folge | Wie zu vermeiden |
Vorgangsstatus nicht auf "Abwicklung" gesetzt | Der Rechnungsablauf funktioniert nicht korrekt | Setzen Sie den Status vor der Rechnungsstellung immer zuerst auf "Abwicklung" |
Rechnungspositionen nicht kontrolliert | Falsche MwSt, falsche Beträge an den Kunden | Kontrollieren Sie vor dem Senden immer den Rechnungsentwurf |
Umsatzgruppe fehlt | Rechnung kann nicht an die Buchhaltung übergeben werden | Fügen Sie Ihrem Paket Umsatzgruppen hinzu |
Fälligkeitsdatum zu lang | Spätere Zahlung | Stellen Sie das Fälligkeitsdatum auf 14 Tage ein |
Vergessen, den Mollie-Testmodus auszuschalten | Alles wird als "bezahlt" markiert, aber es kommt kein Geld herein | Prüfen Sie die Testmodus-Einstellung, bevor Sie live gehen |
Rechnung nicht in der Buchhaltungssoftware | Manuelle Nacharbeit | Kontrollieren Sie Ihre Buchhaltungskopplung |
Bekannter Fehler: Schaltfläche "Rechnung senden" blockiert
Wenn Sie eine Rechnung gelöscht haben, die mit einem falschen Paket erstellt wurde, kann die Schaltfläche "Rechnung senden" blockiert werden. Die Umgehungslösung: wechseln Sie das Paket hin und zurück. Gehen Sie zu den Vorgangseinstellungen, ändern Sie das Paket in ein anderes Paket, speichern Sie, und ändern Sie es anschließend wieder zurück in das richtige Paket. Danach ist die Schaltfläche wieder verfügbar.
Buchhaltungskopplung kontrollieren
Wenn Sie eine Buchhaltungskopplung haben (Exact, Twinfield, Yuki, und so weiter), kontrollieren Sie nach der ersten Rechnung:
Ist die Rechnung in Ihrer Buchhaltungssoftware angekommen?
Steht die Rechnung auf dem richtigen Hauptbuchkonto?
Wurde die MwSt korrekt verarbeitet?
Ist die Umsatzgruppe korrekt verknüpft?
Dies ist der richtige Moment, um es zu entdecken, nicht nach Ihrer hundertsten Rechnung.
Tipps
Kontrollieren Sie immer den Rechnungsentwurf. Bevor Sie senden.
Stellen Sie Rechnungen immer aus dem Vorgang heraus. Nie über die Finanzübersicht.
Aktivieren Sie Mollie iDeal. Die durchschnittliche Zahlungsdauer sinkt von 16 Tagen auf 1,2 Tage.
Kontrollieren Sie die Buchhaltungskopplung. Nach Ihrer ersten Rechnung.
Verwenden Sie den Filter "fehlt noch eine Rechnung". Dieser Filter zeigt alle Vorgänge, die durchgeführt wurden, aber noch keine Rechnung haben. Nutzen Sie dies, um 100% Abrechenbarkeit zu erreichen und zu vermeiden, dass Sie Vorgänge übersehen.
Achtung
Umsatzgruppe fehlt. Rechnung kann nicht an die Buchhaltung übergeben werden. Fügen Sie Ihrem Paket Umsatzgruppen hinzu.
Mollie-Testmodus. Stellen Sie sicher, dass dieser vor dem Livegang ausgeschaltet ist.
Buchhaltungskopplung. Kontrollieren Sie, ob Rechnungen korrekt gebucht werden.
Fälligkeitsdatum zu lang. 14 Tage ist der Standard für Privatpersonen.