Sous-traitance : réaliser des travaux pour des déménageurs confrères

De nombreuses entreprises de déménagement réalisent des missions pour des déménageurs confrères. Le donneur d'ordre envoie une mission par e-mail avec les coordonnées du client, le volume, l'adresse et le tarif. Vous réalisez le déménagement en tant que sous-traitant. C'est ce qu'on appelle la sous-traitance.

Cet article explique comment configurer Bas pour la sous-traitance : de la création d'un forfait avec liste tarifaire jusqu'à la facturation sur base des heures et quantités réelles. Cela diffère sur des points importants des déménagements particuliers : il n'y a pas de devis, pas de prise en charge, et la facturation se fait à posteriori.

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Qu'est-ce que la sous-traitance et quand l'utiliser ?

Dans le cadre de la sous-traitance, vous êtes engagé par une autre entreprise de déménagement (le donneur d'ordre). Le donneur d'ordre est en contact avec le client final. Vous n'êtes en contact qu'avec le donneur d'ordre.

Cela se présente dans différents scénarios :

• Un déménageur confrère a plus de travail que sa propre capacité et vous sous-traite la réalisation

• Un donneur d'ordre recherche un prestataire local pour une mission en dehors de sa propre région

• Une entreprise de déménagement internationale vous engage pour la partie nationale (chargement, déchargement, emballage)

• Vous louez du personnel et des véhicules à une autre entreprise de déménagement

La méthode de travail dans Bas diffère de celle d'un déménagement classique :

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Étape 1 - Configurer un forfait "Sous-traitance"

Chaque entreprise de déménagement pour laquelle vous travaillez a des accords tarifaires différents. Vous enregistrez ces accords dans un forfait. Le forfait est en fait une grille tarifaire par donneur d'ordre.

1.1 - Créer un forfait

1. Allez dans Paramètres > Forfaits

2. Cliquez sur Nouveau forfait

3. Donnez au forfait le nom du donneur d'ordre (par ex. "Entreprise de déménagement ABC")

Astuce : Utilisez le nom du donneur d'ordre comme nom de forfait, pas quelque chose comme "Sub 1" ou "Forfait professionnel". Si Entreprise de déménagement ABC appelle avec une mission, tout le monde sait immédiatement quel forfait utiliser.

1.2 - Configurer les paramètres de base

Configurez les paramètres suivants :

1. Cliquez sur Enregistrer

Résultat attendu : Un forfait configuré pour la facturation à posteriori, sans devis, avec des tarifs hors TVA.

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Étape 2 - Saisir la liste tarifaire sous forme de lignes de facture

Vous ajoutez maintenant la liste tarifaire. Il s'agit de la grille tarifaire convenue avec le donneur d'ordre. Chaque accord tarifaire devient une ligne de facture.

2.1 - Ajouter des lignes de facture

1. Ouvrez le forfait que vous venez de créer

2. Allez dans la section Lignes de facture

3. Ajoutez une nouvelle ligne par accord tarifaire

Pour chaque ligne, renseignez : - Description - Ce dont il s'agit (par ex. "Déménageur") - Unité - Par heure, par jour, par mètre cube, par kilomètre - Tarif - Le montant convenu - Groupe de chiffre d'affaires - L'endroit où le chiffre d'affaires atterrit dans la comptabilité

2.2 - Exemple de liste tarifaire

Une liste tarifaire typique pour la sous-traitance peut se présenter ainsi :

Astuce : Saisissez la liste tarifaire complète, même si vous n'utilisez pas toutes les lignes à chaque mission. Grâce au paramètre "Ignorer les lignes à zéro", les lignes non utilisées disparaissent automatiquement du PDF de la facture. Vous n'avez pas besoin de les supprimer manuellement.

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Étape 3 - Configurer la ligne récurrente (coche bleue)

Certains tarifs s'appliquent par jour travaillé. Si une mission dure plusieurs jours, vous voulez que ces lignes se répètent automatiquement pour chaque jour. C'est ce que permet la ligne récurrente.

3.1 - Activer la ligne récurrente

1. Allez dans les lignes de facture de votre forfait

2. Recherchez la coche bleue au-dessus de l'icône de corbeille sur une ligne

3. Cliquez dessus pour activer la ligne récurrente

3.2 - Comment cela fonctionne-t-il ?

Si vous travaillez plusieurs jours sur une mission (par ex. chargement le lundi et le mardi, déchargement le mercredi), la ligne de facture se répète automatiquement pour chaque jour travaillé. Le système ajoute la date, de sorte que le donneur d'ordre voit précisément quels coûts correspondent à quel jour.

Exemple sur la facture :

Déménageur - 3 février      8 heures x EUR 50,00 = EUR 400,00Déménageur - 4 février      6 heures x EUR 50,00 = EUR 300,00Camion - 3 février               1 jour x EUR 155,00 = EUR 155,00Camion - 4 février               1 jour x EUR 155,00 = EUR 155,00

3.3 - Quand l'utiliser ou non

Attention : Si vous n'utilisez pas de ligne récurrente, vous pouvez aussi saisir un total. Par exemple : 80 heures au total au lieu d'une ventilation par jour. C'est un choix que vous faites par donneur d'ordre.

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Étape 4 - Scinder le forfait en cas de services différents

Proposez-vous différents types de prestations pour le même donneur d'ordre ? Envisagez alors de créer plusieurs forfaits.

Exemple :

Cela présente deux avantages : - Clarté - Un forfait long contenant toutes les lignes devient confus - Rapports - Vous pouvez consulter le chiffre d'affaires par forfait, ce qui vous permet de savoir combien de chiffre d'affaires génère chaque type de prestation

Astuce : Vous pouvez toujours changer de forfait dans le dossier. Scinder les forfaits n'est donc pas contraignant. Commencez par le donneur d'ordre le plus utilisé pour vous entraîner, puis étendez ensuite.

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Étape 5 - Créer le client professionnel et les personnes de contact

Avant de pouvoir créer des dossiers, le donneur d'ordre doit être enregistré dans Bas en tant que client professionnel.

5.1 - Créer le donneur d'ordre

1. Allez dans Clients > Nouveau client

2. Choisissez Professionnel

3. Renseignez les données de l'entreprise (nom, adresse, KvK, numéro de TVA)

4. Enregistrez

5.2 - Ajouter des personnes de contact

Créez une ou plusieurs personnes de contact au sein du client professionnel. Pensez par exemple à : - Équipe facturation (avec l'adresse e-mail du service facturation) - Coordinateur déménagement (la personne qui transmet les missions)

1. Ouvrez le client

2. Cliquez sur Ajouter une personne de contact

3. Renseignez le nom et l'adresse e-mail

4. Enregistrez

Astuce : Dans la sous-traitance, vous ne communiquez pas avec le consommateur final. Vous n'avez donc pas besoin d'ajouter le consommateur final comme personne de contact. Toute la communication passe par le donneur d'ordre.

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Étape 6 - Créer un dossier sans devis

Dans la sous-traitance, vous créez un dossier sans phase de devis. Le prix n'est pas fixé à l'avance par un calcul, mais est déterminé après coup sur base de la facturation à posteriori.

6.1 - Créer un nouveau dossier

1. Cliquez sur Nouveau déménagement > Client existant

2. Recherchez le donneur d'ordre (par ex. "Entreprise de déménagement ABC")

3. Renseignez l'adresse de chargement (l'adresse où vous effectuez le déménagement)

4. Renseignez l'adresse de déchargement si elle est connue (pas nécessaire en cas d'emballage uniquement)

5. Renseignez la date

6. Sélectionnez le bon forfait (par ex. "Entreprise de déménagement ABC - Export")

7. Choisissez Aucun devis nécessaire

8. Renseignez les mètres cubes si vous les connaissez déjà

9. Enregistrez

Résultat attendu : Le dossier passe directement au statut "Client d'accord" (il n'y a en effet pas de devis à accepter). Vous pouvez passer immédiatement à la planification.

Attention : Sélectionnez "Aucune prise en charge nécessaire". Une prise en charge est superflue dans la sous-traitance. Le donneur d'ordre fournit les données.

6.2 - Renseigner les données de planification

1. Ouvrez le dossier

2. Allez dans Planification

3. Renseignez :

4. Nombre d'employés

5. Volume (mètres cubes)

6. Nombre d'heures prévu

7. Planifiez l'événement avec la date, l'heure de début et le service (par ex. "Déménagement chargement")

8. Attribuez des employés

9. Attribuez un véhicule

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Étape 7 - Renseigner le numéro de référence du donneur d'ordre

C'est une étape que beaucoup de sous-traitants sautent, mais qui est essentielle pour une méthode de travail organisée.

7.1 - Pourquoi des numéros de référence ?

Le donneur d'ordre a sa propre référence pour la mission. Il peut s'agir d'un numéro de commande, du nom de famille du client final, ou d'un code de projet. Si le donneur d'ordre appelle à propos de "cet export de monsieur Jansen", vous devez pouvoir retrouver ce dossier immédiatement.

Si vous recherchez par nom de famille, vous obtenez trop de résultats. "Jansen" donne des dizaines de résultats. Avec un numéro de référence, vous trouvez le dossier en une seule fois.

7.2 - Renseigner la référence

1. Lors de la création du dossier, renseignez le champ Référence

2. Utilisez la référence du donneur d'ordre (par ex. "Famille Jansen" ou le numéro de commande "EXP-2026-0142")

La référence apparaît après le numéro de dossier. Vous pourrez la rechercher plus tard via la barre de recherche.

Astuce : Convenez avec le donneur d'ordre du format de référence qu'il utilise. Renseignez-le systématiquement. Vous pourrez ainsi toujours retrouver rapidement le bon dossier, même si vous avez des centaines de dossiers en cours.

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Étape 8 - Enregistrer les tarifs et accords particuliers

S'il existe déjà des accords spécifiques pour cette mission (tarifs dérogatoires, remises groupées, ou un prix total fixe), vous les enregistrez directement dans le dossier.

1. Ouvrez le dossier

2. Cliquez sur Modifier

3. Modifiez les lignes de facture (par ex. une remise de 100 euros ou un tarif horaire dérogatoire)

4. Enregistrez

Les tarifs standard du forfait sont déjà renseignés. Vous ne modifiez que ce qui diffère.

Astuce : Si tout se fait sur base de la facturation à posteriori et qu'il n'y a pas d'accords particuliers, vous n'avez rien à faire ici. Les tarifs du forfait sont utilisés automatiquement.

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Étape 9 - Partager des documents via l'application

Dans la sous-traitance, vos déménageurs reçoivent normalement des instructions de travail papier qu'ils récupèrent au dépôt du donneur d'ordre. Avec Bas, vous pouvez partager ces documents numériquement.

9.1 - Importer des documents

1. Ouvrez le dossier

2. Allez dans Documents

3. Cliquez sur Importer

4. Sélectionnez les fichiers (instructions de travail, listes d'emballage, documents de conteneur)

5. Cochez : Partager avec les employés

9.2 - Consulter dans l'application

Vos employés ouvrent l'application employé et voient la mission. Les documents partagés figurent avec la mission. Ils peuvent tout consulter sans devoir se rendre physiquement au dépôt.

Résultat attendu : Vos déménageurs disposent de toutes les instructions de travail numériquement. Plus de bons de travail papier, plus de détour par le dépôt du donneur d'ordre.

9.3 - Lier des e-mails contenant des documents

Recevez-vous des instructions de travail par e-mail ? Vous pouvez lier des e-mails avec pièces jointes à un dossier :

1. Transférez l'e-mail vers votre adresse e-mail Bas (à trouver dans Paramètres > E-mail)

2. Ouvrez l'e-mail dans Bas

3. Cliquez sur Lier à la mission

4. Saisissez le numéro de dossier

5. Cliquez sur Lier puis sur Copier vers les documents

Les pièces jointes de l'e-mail sont automatiquement liées au dossier.

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Étape 10 - Exécution via l'application employé

Le jour du déménagement, vos employés travaillent avec l'application. Ils n'ont pas besoin de connaître les tarifs ni la facturation. Ils enregistrent uniquement ce qu'ils font.

10.1 - Flux de travail dans l'application

1. L'employé ouvre l'application et voit la mission

2. Consulte les documents partagés et les instructions de travail

3. Appuie sur En route au départ

4. Appuie sur Démarrer à l'arrivée

5. Enregistre les pauses

6. Note les particularités (photos des conteneurs, mètres linéaires chargés, dommages)

7. Enregistre le matériel et les cartons si nécessaire

8. Appuie sur Terminer lorsque la mission est achevée

9. Renseigne le relevé kilométrique au retour

Résultat attendu : Le système enregistre automatiquement tous les horaires, kilomètres et données nécessaires à la facturation à posteriori.

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Étape 11 - Facturation sur base des heures et quantités réelles

Une fois la mission terminée, vous établissez la facture. Comme le forfait est configuré pour la facturation à posteriori, toutes les lignes de facture sont déjà préparées. Vous n'avez plus qu'à renseigner les quantités réelles.

11.1 - Ouvrir la facture

1. Ouvrez le dossier

2. Cliquez sur Établir la facture

3. L'écran de facturation affiche :

4. À gauche : les lignes de facture du forfait (description, unité, tarif)

5. À droite : un aperçu du travail effectué (employés, heures, véhicule, kilomètres, matériel, dommages, remarques)

11.2 - Renseigner les quantités

1. Renseignez la quantité réelle pour chaque ligne de facture :

2. Nombre d'heures par employé et par jour

3. Nombre de mètres cubes (pour le travail d'export)

4. Nombre de kilomètres (camion)

5. Nombre d'occurrences de navette, long carry ou stair carry

6. Les lignes que vous n'avez pas utilisées, laissez-les à 0. Elles disparaissent automatiquement du PDF de la facture.

11.3 - Générer le brouillon de facture

1. Vérifiez que toutes les quantités sont correctes

2. Cliquez sur Préparer

3. Le brouillon de facture apparaît avec uniquement les lignes renseignées

4. Vérifiez le PDF de la facture

5. Cliquez sur Envoyer

Résultat attendu : Une facture qui est automatiquement comptabilisée sur le bon groupe de chiffre d'affaires et le bon compte du grand livre. Avec une connexion comptable active (par ex. Yuki), la facture part automatiquement vers votre comptabilité.

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Flux de travail complet : de la mission à la facture

Voici un résumé du flux de travail complet. C'est le parcours que vous suivez pour chaque mission de sous-traitance :

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Astuces

• Configurez une fois, réutilisez toujours. Les tarifs que vous configurez dans un forfait, vous n'avez pas besoin de les ressaisir à chaque mission. Ils sont déjà prêts dans l'écran de facturation. Vous n'avez plus qu'à renseigner les quantités.

• Commencez par votre plus gros donneur d'ordre. Créez d'abord un forfait pour l'entreprise pour laquelle vous effectuez le plus de travail. Entraînez-vous sur l'ensemble du processus, du dossier à la facture. Étendez ensuite aux autres donneurs d'ordre.

• Scindez les forfaits en cas de services différents. Si vous louez du personnel et effectuez des déménagements export complets pour le même donneur d'ordre, créez alors deux forfaits. Cela garde les choses claires et améliore les rapports.

• Renseignez toujours les références. Avec des centaines de dossiers en cours, la référence du donneur d'ordre est le moyen le plus rapide de retrouver le bon dossier.

• Utilisez l'application pour le partage de documents. Laissez vos déménageurs consulter les documents dans l'application plutôt que de leur remettre des documents papier. Cela évite un détour par le dépôt et empêche que des documents se perdent.

• Adaptez les tarifs en cas d'inflation. Vous adaptez les tarifs par trimestre ou par an ? Contactez votre spécialiste onboarding. Il peut effectuer l'adaptation en une seule fois par forfait.

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Attention

• Pas de devis en sous-traitance. Le prix n'est pas fixé à l'avance. Sélectionnez toujours "Aucun devis nécessaire" lors de la création du dossier.

• Configurez hors TVA. Les donneurs d'ordre professionnels comptabilisent la TVA séparément. Configurez le forfait hors TVA, sinon le donneur d'ordre reçoit une facture TVA incluse.

• Désactivez les messages automatiques en cas de saisie rétroactive. Allez-vous saisir des dossiers de manière rétroactive (par ex. à partir du 1er janvier) ? Désactivez alors d'abord les messages automatiques dans Paramètres > Messages. Sinon, les donneurs d'ordre recevront des messages concernant des missions déjà réalisées.

• Chaque nouveau forfait doit être entièrement configuré. Vous ne pouvez pas copier un forfait. Pour un nouveau donneur d'ordre, vous devez ressaisir les lignes de facture, les tarifs et les groupes de chiffre d'affaires. C'est un travail à effectuer une seule fois par donneur d'ordre.

• Il est possible de changer de forfait sur un dossier existant. Avez-vous sélectionné le mauvais forfait par erreur ? Vous pouvez encore le changer. Vérifiez ensuite que les lignes de facture sont correctes.