Mit der Zeit sammeln sich Dossiers an. Angebote, die nie unterschrieben wurden, Dossiers aus früheren Jahren, die nie abgeschlossen wurden, Aufträge, die nicht zustande gekommen sind. Wenn Sie hier nichts unternehmen, trübt das Ihre Übersicht. Filter liefern verfälschte Ergebnisse, Ihre Arbeitsliste wird unübersichtlich und Kolleginnen und Kollegen wissen nicht mehr, welche Dossiers noch aktiv sind.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie alte Dossiers aufräumen, Rechnungsmomente in großen Mengen deaktivieren, und was der Unterschied zwischen Stornieren und Wieder öffnen ist.
Stornieren vs. löschen
Das Wichtigste zuerst: Dossiers können in Bas nicht gelöscht werden. Das ist bewusst so konzipiert. Alle Daten müssen für Ihre Verwaltung nachvollziehbar bleiben.
Aktion | Was passiert | Daten erhalten? |
Stornieren | Das Dossier erhält den Status „Storniert“ und verschwindet aus Ihrer aktiven Arbeitsliste und den Suchergebnissen | Ja, alles bleibt erhalten |
Wieder öffnen | Ein storniertes Dossier wird wieder aktiv. Alle Daten sind noch vorhanden: Kundendaten, Angebot, Planung, Materialien, Notizen | Ja, alles ist noch vorhanden |
Löschen | Nicht möglich | Nicht zutreffend |
Tipp: Stornieren ist keine endgültige Aktion. Sie können ein storniertes Dossier jederzeit wieder öffnen. Es ist, als wären Sie nie weg gewesen: Alle Angebote, Ereignisse und Materialregistrierungen sind einfach noch vorhanden.
Achtung: Ein Kunde kann zwar gelöscht werden (wegen der DSGVO), ein Dossier jedoch nicht. Stornieren ist der einzige Weg, ein Dossier aus Ihrer aktiven Arbeitsliste zu entfernen.
Schritt 1 - Ein einzelnes Dossier stornieren
Öffnen Sie das Dossier, das Sie stornieren möchten
Klicken Sie auf Bearbeiten
Klicken Sie auf Stornieren (oder wählen Sie den Status „Storniert“)
Bestätigen Sie die Stornierung
Erwartetes Ergebnis: Das Dossier verschwindet aus Ihrer aktiven Arbeitsliste und den Suchergebnissen. Über den Filter „Storniert“ können Sie es jederzeit wiederfinden.
Schritt 2 - Ein storniertes Dossier wieder öffnen
Es kommt regelmäßig vor, dass ein Kunde storniert und später zurückkommt. Wieder öffnen ist dann der schnellste Weg.
Gehen Sie zu Ihrer Dossierübersicht
Stellen Sie den Filter auf Storniert
Suchen Sie das Dossier (über Kundennamen, Projektcode oder Dossiernummer)
Öffnen Sie das Dossier
Klicken Sie auf Wieder öffnen
Erwartetes Ergebnis: Das Dossier ist wieder aktiv mit allen ursprünglichen Daten: Kundendaten, Angebot, Planung, Materialien und Notizen.
Tipp: Wieder öffnen ist viel schneller, als ein neues Dossier anzulegen. Sie müssen keine Daten erneut eingeben.
Schritt 3 - Rechnungsmoment deaktivieren
Nicht jedes Dossier benötigt eine Rechnung. Denken Sie an Dossiers, bei denen Sie nur Kartons geliefert haben, Testdossiers oder Dossiers, die aus einem anderen Grund keine Rechnung benötigen. Wenn Sie das Rechnungsmoment nicht deaktivieren, erscheinen diese Dossiers weiterhin in Ihrer Liste „Rechnung fehlt“.
Öffnen Sie das Dossier
Klicken Sie auf Bearbeiten
Suchen Sie das Feld Rechnungsmoment
Deaktivieren Sie das Häkchen
Klicken Sie auf Speichern
Erwartetes Ergebnis: Das Dossier verschwindet aus der Filterliste „Rechnung fehlt noch“. Das Dossier selbst bleibt einfach bestehen.
Tipp: Nutzen Sie dies für Dossiers, die keine Rechnung mehr benötigen. So bleibt Ihre Übersicht „Rechnung fehlt“ zuverlässig, und Sie wissen sicher, dass alles, was dort steht, auch wirklich noch in Rechnung gestellt werden muss.
Schritt 4 - Alte Dossiers in großen Mengen aufräumen
Wenn Sie längere Zeit keine Dossiers gepflegt haben, können sich Hunderte oder sogar Tausende offene Dossiers ansammeln, bei denen nichts mehr passieren wird. Zum Beispiel Dossiers aus 2022 oder 2023, die noch im Status „Angebot“ stehen.
Bestandsaufnahme der offenen Dossiers
Gehen Sie zur Dossierübersicht
Filtern Sie nach Projektcode oder Jahr (zum Beispiel „2023“ oder „2024“)
Filtern Sie eventuell nach Status (zum Beispiel „Angebot“ oder „Neu“)
Filtern Sie nach Kundentyp, falls relevant (privat oder geschäftlich)
Prüfen Sie das Ergebnis: Wie viele Dossiers stehen noch offen?
Tipp: Nutzen Sie die Filteroption nach Projektcode, um pro Jahr zu filtern. So sehen Sie schnell, wie viele Dossiers pro Jahr noch offenstehen. Beispiel: „2024 – geschäftlich – beauftragt – 43 Dossiers ohne Rechnung.“
Entscheiden, was zu tun ist
Gehen Sie die Liste durch und legen Sie pro Gruppe von Dossiers fest:
Situation | Aktion |
Angebot nie unterschrieben, Dossier ist älter als ein Jahr | Stornieren |
Auftrag wurde ausgeführt, aber Rechnung ist nicht mehr nötig | Rechnungsmoment deaktivieren |
Auftrag wurde ausgeführt, Rechnung wurde versendet und bezahlt | Auf „Abgeschlossen“ setzen |
Dossier ist noch relevant (laufender Auftrag oder offene Rechnung) | Nichts tun, einfach weiter pflegen |
Massenweise abschließen oder erledigen über den Bas-Support
Für große Mengen an Dossiers (dutzende bis Tausende) können Sie eine Massenaufräumaktion durchführen lassen:
Exportieren Sie die Liste der offenen Dossiers
Gehen Sie die Liste durch und markieren Sie, welche Dossiers noch relevant sind
Kontaktieren Sie den Bas-Support und teilen Sie mit, welche Dossiers in großen Mengen storniert oder abgeschlossen werden sollen
Der Bas-Support kann Rechnungsmomente in großen Mengen deaktivieren sowie alte Dossiers in großen Mengen abschließen oder erledigen
Achtung: Alte Jahre (zwei Jahre oder älter) können Sie fast immer in großen Mengen abschließen. Mit Dossiers, die so lange offenstehen, wird nichts mehr passieren. Konzentrieren Sie sich auf das laufende und das vorherige Jahr.
Erwartetes Ergebnis: Nach der Aufräumaktion haben Sie eine saubere Arbeitsliste. Nur relevante Dossiers stehen noch offen.
Schritt 5 - Filter nutzen, um Ihre Arbeitsliste sauber zu halten
Nach dem Aufräumen möchten Sie verhindern, dass sich der Rückstand erneut aufbaut. Nutzen Sie die integrierten Filter, um die Übersicht zu behalten:
Filter | Was Sie sehen | Wann verwenden |
Status: Storniert | Alle stornierten Dossiers | Um ein zuvor storniertes Dossier wiederzufinden |
Status: Abwicklung > Rechnung fehlt | Dossiers, die noch in Rechnung gestellt werden müssen | Wöchentliche Kontrolle offener Rechnungsstellung |
Projektcode + Jahr | Alle Dossiers eines bestimmten Jahres | Quartals- oder Jahresaufräumaktion |
Typ: Geschäftlich / Privat | Dossiers pro Kundentyp | Gezielte Nachverfolgung pro Segment |
Wann aufräumen?
Machen Sie daraus einen festen, wiederkehrenden Termin. Je öfter Sie aufräumen, desto weniger Arbeit ist es.
Häufigkeit | Was Sie tun |
Wöchentlich | Prüfen Sie die Liste „Rechnung fehlt“. Deaktivieren Sie Rechnungsmomente bei Dossiers, die keine Rechnung mehr benötigen. |
Vierteljährlich | Gehen Sie die offenen Dossiers des vorherigen Quartals durch. Stornieren Sie Dossiers, bei denen nichts mehr passieren wird. |
Jährlich | Schließen Sie alle Dossiers ab, die zwei Jahre oder älter sind. Exportieren Sie die Liste, prüfen Sie, ob noch relevante Dossiers darunter sind, und lassen Sie den Rest in großen Mengen abschließen. |
Tipp: Planen Sie die jährliche Aufräumaktion für Januar ein. So schließen Sie das vorherige Jahr ordentlich ab und starten das neue Jahr mit einer sauberen Arbeitsliste.
Tipps
Stornieren statt ignorieren. Ein Dossier, das Sie liegen lassen, belastet Ihre Filter und Ihre Arbeitsliste. Stornieren kostet zwei Klicks.
Deaktivieren Sie Rechnungsmomente, wenn keine Rechnung kommt. So bleibt Ihre Übersicht „Rechnung fehlt“ zuverlässig.
Wieder öffnen ist immer möglich. Machen Sie sich keine Sorgen, dass Sie beim Stornieren Daten verlieren. Alles bleibt erhalten.
Nutzen Sie die Filter aktiv. Die Software bietet Filter nach Status, Jahr, Kundentyp und mehr. Nutzen Sie diese, um den Überblick über Ihre Dossiers zu behalten.
Planen Sie feste Aufräumtermine ein. Genau wie Sie Ihr Büro aufräumen, müssen Sie auch Ihre digitale Arbeitsliste pflegen. Vierteljährlich oder jährlich reicht aus.
Große Aufräumaktionen über den Bas-Support. Bei Hunderten von Dossiers müssen Sie nicht alles manuell erledigen. Lassen Sie den Bas-Support eine Massenaktion durchführen.
Achtung
Dossiers können nicht gelöscht werden. Suchen Sie nicht nach einer Löschen-Schaltfläche. Die gibt es nicht. Stornieren ist die richtige Aktion.
Stornierte Dossiers zählen nicht in Berichten. Berücksichtigen Sie dies, wenn Sie Statistiken betrachten: Stornierte Dossiers sind von Ihren Erfolgsquoten und Umsatzzahlen ausgeschlossen.
Rechnungsmoment deaktivieren ist nicht dasselbe wie stornieren. Beim Deaktivieren des Rechnungsmoments bleibt das Dossier aktiv, es verschwindet nur aus der Liste „Rechnung fehlt“.
Das Aufräumen in großen Mengen ist einmalig. Nach der großen Aufräumaktion sollen Sie selbst nachhalten, welche Dossiers Sie stornieren oder abschließen. Arbeiten Sie so, wie es das System vorsieht.
Prüfen Sie vor dem Massenabschluss. Gehen Sie die Liste immer durch, bevor Sie Dossiers in großen Mengen abschließen lassen. Es könnte ein Dossier dabei sein, das noch relevant ist.
Nächster Artikel: Die Mitarbeiter-App installieren und anmelden