Testauftrag erstellen: sich selbst als Kunde anlegen

Die beste Methode, um zu testen, ob Ihre Einstellungen stimmen? Legen Sie sich selbst als Kunde an und durchlaufen Sie den kompletten Ablauf. So entdecken Sie Fehler, bevor ein echter Kunde damit in Berührung kommt.

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Vorbereitung - Überprüfen Sie Ihre Grundeinstellungen

Bevor Sie mit Ihrem Testauftrag beginnen, prüfen Sie zunächst, ob diese Bestandteile eingerichtet sind:

Fehlt Ihnen einer dieser Bestandteile? Richten Sie diesen zuerst ein. Der Test funktioniert nur, wenn die Grundlagen stehen.

Tipp: Schalten Sie während dieses Tests alle Benachrichtigungen AUS, außer Angebot versendet und Rechnung versendet. Diese beiden möchten Sie testen - der Rest ist nicht nötig.

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Schritt 1 - Sich selbst als Kunde anlegen

Gehen Sie im Hauptmenü zu Kunden und klicken Sie auf Neuer Kunde.

Geben Sie Ihre eigenen Daten ein:

Klicken Sie auf Speichern.

Warum Ihre eigenen Daten?

Weil Sie dann das Angebot und die Rechnung in Ihrem eigenen Postfach erhalten. Sie sehen genau, was Ihre Kunden später sehen: die E-Mail, das PDF, den Annahmelink. Das ist die beste Methode zu testen.

Achtung: Geben Sie die Anrede korrekt ein. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, entstehen leere Stellen in Ihrem Angebot, wo die Anrede stehen sollte. Das ist ein häufig gemachter Fehler.

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Schritt 2 - Test-Vorgang anlegen

Jetzt legen Sie einen Vorgang für Ihren Testumzug an:

1. Klicken Sie auf Neuer Umzug (oder über die Kundenseite: Neuer Vorgang)

2. Die Ladeadresse wird automatisch von Ihrer Kundenadresse übernommen

3. Geben Sie eine Entladeadresse ein (verwenden Sie eine andere Adresse, z.B. die Adresse Ihres Unternehmens)

4. Wählen Sie ein Umzugsdatum (wählen Sie ein Datum in der Zukunft)

5. Wählen Sie das Paket, das Sie testen möchten (z.B. "Privat direkt")

6. Wählen Sie den Wohnungstyp (z.B. Reihenhaus, Wohnung, freistehendes Haus)

7. Klicken Sie auf Erstellen

Achtung: Der Wohnungstyp ist ein Pflichtfeld und beeinflusst den Tarif. Lassen Sie dieses Feld leer, kann die Berechnung nicht stimmen.

Sie haben jetzt einen Vorgang. Das ist Ihr zentraler Ort für den Rest des Tests.

Welches Paket testen?

Testen Sie das Paket, das Sie am häufigsten verwenden werden. Für die meisten Unternehmen ist das das Privatkunden-Paket. Möchten Sie später auch Ihr Geschäftskunden-Paket testen? Legen Sie dann einen zweiten Test-Vorgang mit diesem Paket an.

Tipp: Konzentrieren Sie sich zunächst auf den Standardablauf. Testen Sie keine ausgefallenen Ausnahmen. Wenn der Basisablauf funktioniert, können Sie später immer noch Varianten testen.

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Schritt 3 - Besichtigung durchführen

Bei der Besichtigung erfassen Sie das Inventar. Öffnen Sie das Besichtigungstool auf Ihrem iPad oder Tablet (oder im Browser auf Ihrem Computer).

Räume hinzufügen

1. Öffnen Sie den Vorgang

2. Starten Sie das Besichtigungstool

3. Fügen Sie Räume hinzu, die zu einem typischen Umzug gehören:

4. Wohnzimmer

5. Schlafzimmer

6. Küche

7. Badezimmer

8. Dachboden oder Abstellraum

Möbel pro Raum auswählen

Pro Raum wählen Sie die Möbel aus, die sich darin befinden:

1. Klicken Sie auf einen Raum (z.B. Wohnzimmer)

2. Wählen Sie Möbel aus: Sofa, Couchtisch, TV-Schrank, Bücherregal

3. Wählen Sie bei jedem Möbelstück die passende Variante (z.B. 2-Sitzer-Sofa vs. 3-Sitzer-Sofa)

4. Das System weist automatisch einen Kubikwert pro Möbelstück zu

5. Gehen Sie zum nächsten Raum und wiederholen Sie den Vorgang

Achtung: Wählen Sie IMMER eine Variante bei jedem Möbelstück. Wenn Sie keine Variante auswählen, zählt das Möbelstück nicht in der Kubikberechnung mit. Das ist ein häufig gemachter Fehler, der zu einem zu niedrigen Volumen führt.

Entfernung Fahrzeug zur Wohnung

Geben Sie bei der Besichtigung die Entfernung vom Fahrzeug zur Wohnung ein (in Metern). Das ist der Tragweg zwischen dem Umzugswagen und der Haustür. Eine größere Entfernung bedeutet mehr Laufzeit und beeinflusst die Berechnung.

Beispiel für einen Testumzug:

Achtung: Kartons werden vom System als Kubikmeter mitgerechnet. Im obigen Beispiel zählen die 20 Umzugskartons als 3 m3. Wenn Sie Kartons nicht in die Besichtigung eintragen, entsteht immer eine Abweichung zwischen Ihrer Besichtigung und dem tatsächlichen Umzug.

Schnelle Besichtigungsmethode: "Cubes"

Möchten Sie nicht jedes Möbelstück einzeln auswählen? Nutzen Sie dann die schnelle Methode:

1. Fügen Sie ein Benutzerdefiniertes Möbelstück mit dem Namen "Cubes" hinzu

2. Geben Sie die Gesamtzahl der Kubikmeter ein, die Sie erfassen möchten

3. Das System rechnet damit weiter, als hätten Sie jedes Möbelstück einzeln ausgewählt

Das ist praktisch, wenn Sie das Volumen bereits kennen (zum Beispiel aus Erfahrung oder einer früheren Besichtigung). Sie sind in wenigen Minuten fertig.

Möchten Sie zwar Positionen sehen, aber keine bestimmten Möbelstücke auswählen? Nutzen Sie dann die Kategorie "Diverses", um eine Kubikmeterzahl einzugeben, ohne einzelne Positionen anzugeben.

Kubikberechnung und Mannstunden

Das System berechnet die benötigten Mannstunden auf Basis des Volumens. Die Standard-Faustregel lautet:

Die Standard-Rechenkapazität beträgt 1,2 Kubikmeter pro Stunde pro Mann. Also 20 m3 mit 3 Männern = circa 5,5 Stunden Umzugszeit (exklusive Fahrzeit).

Leistungen auswählen

1. Wählen Sie die Leistungen aus, die Sie testen möchten:

2. Demontage/Montage: an oder aus

3. Einpacken/Auspacken: an oder aus

4. Kartonservice: an oder aus

5. Garantiezertifikat: an oder aus

Wählen Sie eine Kombination, die für einen typischen Auftrag in Ihrem Unternehmen repräsentativ ist.

Achtung: Die Kubikwerte müssen für diesen Test nicht exakt stimmen. Es geht darum, dass Sie den Ablauf durchlaufen und sehen, ob die Berechnung funktioniert. Die Kalibrierung der Kubikberechnung nehmen Sie später mit einem echten Umzug vor.

Kubikpreis kalibrieren

Nach Ihrem ersten Test möchten Sie prüfen, ob der Kubikpreis (Preis pro Kubikmeter) realistisch ist. Das tun Sie, indem Sie ein bestehendes Angebot nachrechnen:

1. Nehmen Sie ein aktuelles Angebot, das Sie manuell erstellt haben

2. Geben Sie dasselbe Inventar über das Besichtigungstool ein

3. Vergleichen Sie den von Bas berechneten Betrag mit Ihrem ursprünglichen Angebot

4. Stimmt es nicht überein? Passen Sie dann den Kubikpreis in Ihren Paketeinstellungen an

So wissen Sie sicher, dass Ihre Preise stimmen, bevor Sie das System bei echten Kunden einsetzen.

Tipp: Machen Sie das mit mindestens zwei oder drei verschiedenen Angeboten (klein, mittel, groß). So sehen Sie, ob der Kubikpreis über die gesamte Bandbreite stimmt und nicht nur bei einem bestimmten Volumen.

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Tipps

• Beginnen Sie mit dem Standardablauf. Testen Sie keine ausgefallenen Ausnahmen. Wenn die Grundlage funktioniert, können Sie Varianten testen.

• Verwenden Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse. So erhalten Sie alle Nachrichten und sehen genau, was Ihre Kunden sehen.

• Testen Sie auf Telefon und Tablet. Viele Kunden öffnen Angebote auf ihrem Mobilgerät.

Achtung

• Alle Nachrichten deaktivieren außer Angebot und Rechnung. Andernfalls können unbeabsichtigte E-Mails versendet werden.

• Fiktive Daten verwenden. Nutzen Sie für Ihre Test-Vorgänge Ihre eigene E-Mail-Adresse und nicht die eines echten Kunden.

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Nächster Schritt: Angebot erstellen und versenden (Test)

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