Sie können Nachrichten einzeln aktivieren oder deaktivieren. Das ist entscheidend während der Test- und Übungsphase, und auch später, wenn Sie bestimmte Nachrichten nicht nutzen möchten.
Nachrichten aktivieren oder deaktivieren
Nicht jede Nachricht ist für jedes Unternehmen relevant. Sie können Nachrichten einzeln aktivieren oder deaktivieren.
Wie aktivieren oder deaktivieren Sie eine Nachricht?
Gehen Sie zu Einstellungen > Arbeitsweise > Kundenbenachrichtigungen
Klicken Sie auf die Nachricht, die Sie aktivieren oder deaktivieren möchten
Schalten Sie den Schalter ein oder aus
Speichern
Nachrichten deaktivieren für die Test- und Übungsphase
Das ist entscheidend. Während der Übungsphase möchten Sie verhindern, dass echte E-Mails an Kunden gehen.
Vorgehensweise beim Üben
Gehen Sie zu Einstellungen > Arbeitsweise > Kundenbenachrichtigungen
Schalten Sie alle Nachrichten aus, außer Angebot und Rechnung
Verwenden Sie bei Ihren Testvorgängen fiktive E-Mail-Adressen (z. B. [email protected] oder Ihre eigene E-Mail-Adresse)
Wenn Sie mit dem Üben fertig sind und live gehen, schalten Sie die Nachrichten wieder ein
Achtung: Es gibt leider keinen globalen „Übungsmodus“-Button. Sie müssen die Nachrichten einzeln deaktivieren. Das kostet etwas Zeit, verhindert aber, dass Kunden laufender Umzüge plötzlich eine „Umzug eingeplant“-E-Mail aus einem neuen System erhalten.
Warum ist das so wichtig?
Stellen Sie sich vor: Sie üben gerade mit Bas und legen einen Testvorgang für einen bestehenden Kunden an. Wenn die Nachricht „Umzug rückt näher“ aktiviert ist, erhält dieser Kunde eine E-Mail von einem System, das er nicht kennt. Das wirft Fragen auf und ist unprofessionell.
Beim Übertragen bestehender Vorgänge (Migration) ist dies noch wichtiger. Alle Nachrichten müssen AUS sein, bevor Sie laufende Vorgänge erfassen. Andernfalls erhalten alle Ihre Kunden unerwartete E-Mails.
Tipp: Aktivieren Sie während der Übungsphase nur die Nachrichten Angebot und Rechnung, und senden Sie diese an Ihre eigene E-Mail-Adresse. So können Sie testen, wie die Nachrichten aussehen, ohne dass etwas an Kunden geht.
Neue Benachrichtigung erstellen
Achtung: Neue Benachrichtigungen sind nur möglich, wenn sie mit einer Vorlage verknüpft sind!
Situation
Sie möchten eine individuelle Nachricht für ein bestimmtes Dokument, zum Beispiel eine Gutschriftsrechnung.
Vorgehensweise
Die Vorlage muss zuerst erstellt werden
Erst danach die Benachrichtigung mit der Vorlage verknüpfen
Bearbeiten Sie die Benachrichtigung nach Wunsch
Für die meisten Unternehmen reichen die 13 Standardnachrichten aus. Sie müssen keine zusätzlichen Nachrichten erstellen, es sei denn, Sie haben einen ganz spezifischen Bedarf.
Beispiel: Nachricht für Gutschriftsrechnung
Wenn Sie regelmäßig Gutschriftsrechnungen versenden und dafür eine separate Nachricht möchten:
Erstellen Sie eine Vorlage für Gutschriftsrechnungen
Gehen Sie zu Kundenbenachrichtigungen
Klicken Sie auf Neue Benachrichtigung
Verknüpfen Sie die Nachricht mit der Vorlage für Gutschriftsrechnungen
Passen Sie den Text an (z. B. „Hiermit erhalten Sie eine Gutschriftsrechnung für...“)
Tipp: Für die meisten Unternehmen reichen die 13 Standardnachrichten aus. Erstellen Sie nur eine neue Nachricht, wenn Sie wirklich einen individuellen Bedarf haben.
Fallstricke bei Benachrichtigungen
1. Nachrichten beim Üben nicht deaktivieren
Der häufigste Fehler. Kunden erhalten echte E-Mails aus Ihrer Testsitzung. Deaktivieren Sie alle Nachrichten, bevor Sie mit dem Üben beginnen.
2. „Termin geändert“ während der Einarbeitungsphase aktiviert lassen
Jede Planungsanpassung löst eine E-Mail aus. Wenn Sie die Planung noch einrichten und viel umschichten, erhalten Kunden mehrere E-Mails pro Tag. Deaktivieren Sie diese Nachricht während der Einarbeitungsphase. Erst wenn Ihre Planung stabil ist und Sie nicht mehr täglich umschichten, können Sie diese Nachricht wieder aktivieren.
3. Rechnungserinnerung ohne Kontrolle
Eine automatische Erinnerung, die zu früh oder zu Unrecht versendet wird, schadet Ihrer Kundenbeziehung. Prüfen Sie zunächst manuell, ob die Zahlungsfristen korrekt eingestellt sind, bevor Sie die automatische Erinnerung aktivieren.
Nicht gleichzeitig bearbeiten
Achtung: Wenn zwei Personen gleichzeitig dieselbe Benachrichtigung im Editor geöffnet haben, überschreibt der eine die Änderungen des anderen. Wer zuletzt speichert, gewinnt. Es gibt keine Sperre oder Warnung.
Vereinbaren Sie daher intern, wer welche Nachrichten bearbeitet, oder tun Sie dies nacheinander. Dies gilt für alle Benachrichtigungen und Vorlagen.
Absender, CC und Bcc einstellen
Bei jeder Nachricht können Sie einstellen, wer der Absender ist, und ob Kopien an andere gehen (CC/Bcc).
Absendername und E-Mail-Adresse
Öffnen Sie eine Benachrichtigung
Geben Sie bei Absendername den Namen ein, den der Kunde sieht (z. B. „Beispiel Umzüge“)
Geben Sie bei Absender-E-Mail-Adresse die E-Mail-Adresse ein (z. B. [email protected])
Achtung: Nach dem Eingeben der E-Mail-Adresse müssen Sie Enter drücken, um die Adresse zu bestätigen. Wenn Sie dies vergessen, wird die Adresse nicht gespeichert!
CC (Carbon Copy)
CC sendet eine sichtbare Kopie an eine andere E-Mail-Adresse. Der Empfänger sieht, dass auch eine CC versendet wurde.
Klicken Sie in das Feld CC
Geben Sie die E-Mail-Adresse ein (z. B. [email protected])
Drücken Sie Enter, um die Adresse hinzuzufügen
Möchten Sie mehrere CCs? Wiederholen Sie Schritt 2-3 für jede Adresse
Achtung: Vergessen Sie, Enter zu drücken, wird die Adresse nicht hinzugefügt! Sie müssen wirklich nach jeder Adresse Enter drücken.
Bcc (Blind Carbon Copy)
Bcc sendet eine unsichtbare Kopie. Der Kunde sieht nicht, dass eine Bcc versendet wurde. Das ist praktisch für die Verwaltung oder Archivierung.
Klicken Sie in das Feld Bcc
Geben Sie die E-Mail-Adresse ein (z. B. [email protected])
Drücken Sie Enter, um die Adresse hinzuzufügen
Möchten Sie mehrere Bccs? Wiederholen Sie Schritt 2-3 für jede Adresse
Tipp: Verwenden Sie Bcc an Ihre eigene E-Mail-Adresse, um eine Kopie jeder ausgehenden Nachricht zu erhalten. So können Sie prüfen, ob alles gut aussieht, und haben immer ein Backup.
Häufiger Fehler: Enter vergessen
Der häufigste Fehler ist, dass Sie die E-Mail-Adresse eingeben, aber vergessen, Enter zu drücken. Es sieht so aus, als wäre die Adresse eingegeben, aber beim Speichern verschwindet sie wieder.
Faustregel: Geben Sie die Adresse ein, drücken Sie Enter, und prüfen Sie, ob sie als „Pille“ (abgerundetes Tag) erscheint. So wissen Sie sicher, dass sie hinzugefügt wurde.
Mollie-Zahlungsschaltfläche in Nachrichten
Wenn Sie Mollie aktiviert haben (für iDeal-Zahlungen), können Sie Ihren Rechnungsnachrichten eine Zahlungsschaltfläche hinzufügen. Der Kunde kann dann direkt aus der E-Mail heraus bezahlen.
Wie fügen Sie die Zahlungsschaltfläche hinzu?
Öffnen Sie die Nachricht Rechnung versendet
Fügen Sie unter dem Rechnungstext ein Schaltflächen-Element hinzu
Verknüpfen Sie die Schaltfläche mit dem Mollie-Zahlungslink (Ihr Onboarding-Spezialist hilft Ihnen dabei)
Speichern Sie den Block als wiederverwendbaren Block, damit Sie ihn auch in anderen Rechnungsnachrichten verwenden können
Warum ist das wertvoll?
Mit einer iDeal-Zahlungsschaltfläche sinkt die durchschnittliche Zahlungsdauer von 16 Tagen auf 1,2 Tage. Bei manchen Unternehmen zahlen bereits 40% der Kunden über die Schaltfläche in der E-Mail.
Achtung: Stellen Sie sicher, dass Mollie nicht mehr im Testmodus ist, bevor Sie live gehen. Im Testmodus werden Zahlungen als „bezahlt“ markiert, aber es geht kein Geld ein.
Mollie nicht aktiv? Zahlungsschaltfläche entfernen
Wenn Sie Mollie (noch) nicht aktiviert haben, entfernen Sie die Zahlungsschaltfläche aus Ihrer Rechnungs-E-Mail. Eine Zahlungsschaltfläche, die ins Leere führt, ist verwirrend für den Kunden und wirkt unprofessionell. Sie können die Schaltfläche später jederzeit wieder hinzufügen, wenn Sie Mollie aktivieren.
Tipps
Schalten Sie zu Beginn der Übungsphase alle Nachrichten AUS. Aktivieren Sie sie erst wieder, wenn Sie live gehen.
Nutzen Sie Bcc an Ihre eigene E-Mail-Adresse. So erhalten Sie eine Kopie jeder Nachricht und können prüfen, ob alles gut aussieht. Vergessen Sie nicht, nach der Eingabe der Bcc-Adresse Enter zu drücken!
Gehen Sie jede Nachricht einmal durch. Lesen Sie den Text, prüfen Sie die Variablen und passen Sie bei Bedarf an.
Erstellen Sie keine unnötigen neuen Nachrichten. Die 13 Standardnachrichten decken die meisten Bedürfnisse ab.
Prüfen Sie nach dem Speichern, ob CC/Bcc-Adressen gespeichert wurden. Öffnen Sie die Nachricht erneut und prüfen Sie, ob die Adressen als „Pillen“ erscheinen.
Achtung
Drücken Sie nach der Eingabe von CC/Bcc-Adressen immer Enter. Vergessen Sie dies, wird die Adresse nicht gespeichert. Das ist der häufigste Fehler bei Benachrichtigungen.
Das System versendet echte E-Mails. Das kann nicht genug betont werden. Verwenden Sie fiktive E-Mail-Adressen beim Testen.
Nachrichten bei der Migration deaktivieren. Wenn Sie bestehende Vorgänge zu Bas übertragen, müssen alle Nachrichten deaktiviert sein. Andernfalls erhalten alle Ihre Kunden unerwartete E-Mails.
Kein globaler Übungsmodus. Sie müssen jede Nachricht einzeln aktivieren oder deaktivieren. Das kostet etwas Zeit, ist aber essenziell.
Mollie-Testmodus vor dem Live-Gang deaktivieren. Im Testmodus werden Zahlungen als „bezahlt“ markiert, aber es geht kein Geld ein.
Zahlungsschaltfläche entfernen, wenn Mollie nicht aktiv ist. Eine nicht funktionierende Zahlungsschaltfläche ist verwirrend für Kunden.
„Termin geändert“ AUS während der Einarbeitungsphase. Verhindert, dass Kunden mit E-Mails überflutet werden, während Sie die Planung einrichten.
Nicht gleichzeitig bearbeiten. Wenn zwei Personen dieselbe Benachrichtigung geöffnet haben, überschreibt der eine den anderen. Keine Sperre, keine Warnung.