Rechnungspositionen sind das, was tatsächlich in Rechnung gestellt wird. In vielen Fällen stimmen sie mit den Angebotspositionen überein, aber es gibt wichtige Unterschiede, besonders bei Geschäftskunden.
Unterschied zwischen Angebotspositionen und Rechnungspositionen
Angebotspositionen | Rechnungspositionen | |
Was ist das? | Was Sie dem Kunden versprechen | Was Sie tatsächlich in Rechnung stellen |
Wann? | Vor dem Auftrag | Nach dem Auftrag |
Privatkunde | Meist gleich den Rechnungspositionen | Meist gleich den Angebotspositionen |
Geschäftlich | Schätzung oder Rahmentarif | Tatsächliche Stunden und Kosten (Nachkalkulation) |
Rechnungspositionen hinzufügen
Bei Privatkunden sind die Rechnungspositionen oft identisch mit den Angebotspositionen. Bei Geschäftskunden auf Stundenbasis stellen Sie nicht das in Rechnung, was im Angebot steht, sondern das, was tatsächlich gearbeitet wurde.
Pro Rechnungsposition geben Sie ein: - Name (z. B. „Arbeitsstunden“) - Umsatzgruppe (wo der Umsatz landet) - MwSt (meist 21% oder verlagert bei Geschäftskunden) - Wiederholungsposition (das blaue Häkchen, siehe unten)
„Auftrag“ vs. „Ohne Auftrag“
Beim Anlegen von Rechnungspositionen wählen Sie, ob die Position mit einem Auftrag verknüpft ist oder ohne Auftrag funktioniert.
Typ | Wann verwenden Sie dies | Beispiele |
Auftrag | Alles mit einem Umzugsvorgang | Umzugskosten, Arbeitsstunden, Einpackservice |
Ohne Auftrag | Rechnungsstellung ohne Umzugsvorgang | Kartonverleih, Autovermietung, interne Rechnungen |
„Ohne Auftrag“ nutzen Sie für separate Rechnungsstellung, die nicht mit einem Umzug verknüpft ist. Denken Sie an einen Kunden, der nur Kartons mietet, oder ein Fahrzeug, das Sie an einen Kollegen-Umzugsunternehmer vermieten. Auch interne Rechnungen (z. B. für Zwischenabrechnungen) fallen darunter.
Nachkalkulation für Geschäftskunden
Bei Geschäftskunden auf Stundenbasis stellen Sie auf Basis der tatsächlich gearbeiteten Stunden in Rechnung. Die Mitarbeiter-App erfasst die Stunden, und diese Stunden bilden die Grundlage für die Rechnung.
Beispiel: - Das Angebot ist eine Schätzung: 8 Stunden x EUR 45,00 = EUR 360,00 - Die Realität: 7 Stunden und 30 Minuten x EUR 45,00 = EUR 337,50 - Die Rechnung wird auf Basis der tatsächlichen Stunden erstellt
Das blaue Häkchen: Wiederholungspositionen
Wenn Sie bei einer Rechnungsposition das blaue Häkchen aktivieren, wiederholt sich diese Position pro gearbeitetem Tag. Das ist entscheidend für Geschäftskunden auf Stundenbasis.
Ohne Wiederholungsposition:
Arbeitsstunden 15 x EUR 45,00 = EUR 675,00Mit Wiederholungsposition:
Arbeitsstunde 14-01-2026 3 x EUR 45,00 = EUR 135,00Arbeitsstunde 15-01-2026 4 x EUR 45,00 = EUR 180,00Arbeitsstunde 16-01-2026 4 x EUR 45,00 = EUR 180,00Arbeitsstunde 17-01-2026 4 x EUR 45,00 = EUR 180,00Der Kunde sieht genau, wie viele Stunden pro Tag gearbeitet wurden. Das ist transparent und verhindert Diskussionen.
Pro Termin abrechnen
Bei mehrtägigen Projekten generiert das System automatisch pro Arbeitstag eine Rechnungsposition mit dem entsprechenden Datum. Das müssen Sie nicht manuell erledigen. Sobald die Mitarbeiter ihre Stunden in der App erfassen, werden die Rechnungspositionen pro Tag angelegt.
Achtung: Vergessen Sie nicht, das blaue Häkchen bei Geschäftskunden-Paketen auf Stundenbasis zu aktivieren. Ohne dieses Häkchen erhalten Sie eine Rechnung mit einer Gesamtsumme statt einer Aufschlüsselung pro Tag.
Umsatzgruppe verknüpfen
Jede Rechnungsposition muss mit einer Umsatzgruppe verknüpft sein. Wählen Sie bei jeder Position die passende Umsatzgruppe aus dem Dropdown-Menü.
Wenn Sie noch keine Umsatzgruppen angelegt haben, tun Sie dies zuerst.
Beispiel einer Verknüpfung für ein Privatkunden-Paket:
Rechnungsposition | Umsatzgruppe |
Umzugskosten | Umzug privat |
Verwaltungskosten | Verwaltungskosten |
Kartonservice | Kartonservice |
Garantiezertifikat | Garantiezertifikat |
Einpackservice | Einpackservice |
Lagerkosten | Lagerung |
Tipp: Wenn eine Rechnungsposition keine Umsatzgruppe hat, landet der Umsatz auf dem Standard-Sachkonto, das Sie bei der Buchhaltungsanbindung eingestellt haben. Es ist jedoch ratsam, jeder Position eine Umsatzgruppe zuzuweisen, damit Ihr Umsatz sauber nach Kategorie aufgeschlüsselt wird.
Demontage und Montage auf „inklusive“ setzen
Bei Privatkunden können Sie Demontage und Montage bei der Rechnungsposition als inklusive einstellen. Die Kosten sind dann im Gesamtpreis enthalten und erscheinen nicht als separater Betrag auf der Rechnung.
Tipp: Kunden schrecken oft zurück, wenn sie einen separaten Betrag für Demontage und Montage sehen. Indem Sie dies inklusive setzen, vermeiden Sie Fragen und Diskussionen. Die Kosten sind einfach Teil des Umzugspreises.
Tipps
Aktivieren Sie das blaue Häkchen bei Geschäftskunden-Paketen. Wiederholungspositionen sorgen für Transparenz pro Tag.
Testen Sie mit einem echten Szenario. Erstellen Sie eine Testrechnung auf Basis eines abgeschlossenen Auftrags. Stimmen die Beträge? Stimmt die MwSt?
Geben Sie jeder Rechnungsposition eine Umsatzgruppe. Ohne Umsatzgruppe landet der Umsatz auf dem Standard-Sachkonto. Mit Umsatzgruppen haben Sie Einblick pro Kategorie.
Nutzen Sie „Ohne Auftrag“ für separate Rechnungsstellung. Kartonverleih, Autovermietung und interne Rechnungen müssen nicht mit einem Vorgang verknüpft werden.
Achtung
Vergessene Wiederholungspositionen bei Geschäftskunden-Paketen führen zu unklaren Rechnungen. Sie erhalten dann eine Gesamtsumme statt einer Aufschlüsselung pro Tag. Aktivieren Sie das blaue Häkchen immer bei Geschäftskunden-Paketen auf Stundenbasis.
Nächster Schritt: Angebotsvorlage erstellen