Beim Go-Live stellen Sie alle Anbindungen von Test auf Live um. Dies ist einer der kritischsten Schritte: Wenn eine Anbindung auf Test stehen bleibt, scheint alles zu funktionieren, aber im Hintergrund passiert nichts. In diesem Artikel gehen Sie alle Anbindungen durch, die Sie überprüfen müssen.
Schritt 1 - Benachrichtigungen endgültig einstellen
Dies ist einer der wichtigsten Schritte. Bas versendet mehr als 13 automatische E-Mails an Ihre Kunden. Wenn diese zum falschen Zeitpunkt verschickt werden, haben Sie ein Problem.
Schalten Sie beim Go-Live alles aus, außer diesen beiden:
Benachrichtigung | Warum aktiv |
Angebot versendet | Der Kunde muss das Angebot erhalten |
Rechnung versendet | Der Kunde muss die Rechnung erhalten |
Sie können sich dafür entscheiden, die übrigen Benachrichtigungen Schritt für Schritt zu aktivieren:
Wann | Welche Benachrichtigungen |
Nach 2-4 Wochen | Besichtigungsbestätigung, Umzug steht bevor, Erinnerung zur Kartonabholung |
Nach 1-2 Monaten | Angebotserinnerungen, Rechnungserinnerungen, Garantiezertifikat |
Überprüfen Sie vor dem Go-Live:
Ist das Corporate Design korrekt? (Logo, Farben)
Stimmen die Texte? (Anrede, Firmenname, Kontaktdaten)
Stehen die richtigen Zeitfenster darin? (Vormittag/Nachmittag für die Kartonlieferung)
Ist der Mollie-Zahlungsbutton den Rechnungsbenachrichtigungen hinzugefügt?
Stimmt die BCC-Adresse? (für die Kopie an Ihr eigenes Postfach)
Tipp: Manche Unternehmen entscheiden sich dafür, die Benachrichtigung "Terminänderung" in der Anfangsphase nicht zu aktivieren. Jede kleine Anpassung in der Planung - ein Mitarbeiter wird gewechselt, eine Uhrzeit wird um 15 Minuten verschoben - schickt sonst sofort eine Benachrichtigung an den Kunden. Das ist nicht üblich, kann aber praktisch sein, solange Sie sich noch an die Planung gewöhnen.
Schritt 2 - Mollie-Testmodus AUSSCHALTEN
Dies ist einer der häufigsten Fehler beim Go-Live. Wenn der Testmodus von Mollie noch aktiv ist, scheint alles zu funktionieren: Kunden zahlen, Sie sehen die Zahlung im System. Aber es kommt kein Geld herein. Es wird alles bezahlt, aber auf Ihrem Bankkonto passiert nichts.
Schritt-für-Schritt-Anleitung:
Gehen Sie zu Einstellungen > Anbindungen > Mollie
Überprüfen Sie, ob der Testmodus ausgeschaltet ist
Überprüfen Sie den Zahlungsbutton in Ihrer Rechnungs-E-Mail: Verweist dieser auf die richtige (Live-)Zahlungsumgebung?
Achtung: Führen Sie diese Prüfung am Tag des Go-Live durch, nicht früher. Wenn Sie Mollie zwischendurch für eine Übungssitzung wieder auf Test stellen und vergessen, es zurückzuschalten, haben Sie genau das Problem, das Sie vermeiden wollten.
Tipp: Mollie iDEAL verkürzt die durchschnittliche Zahlungsdauer von 16 Tagen auf 1,2 Tage. Bei manchen Unternehmen zahlen bereits 40% der Kunden über den Zahlungsbutton. Sorgen Sie also dafür, dass dies vor dem Go-Live funktioniert - es ist eine der schnellsten Möglichkeiten, Ihren Cashflow zu verbessern.
Schritt 3 - Startdatum der Buchhaltungsanbindung anpassen
Während des Übens haben Sie wahrscheinlich Testrechnungen an Ihr Buchhaltungspaket gesendet (Exact Online, Snelstart, Yuki oder AFAS). Diese Testrechnungen wollen Sie nicht in Ihrer echten Buchhaltung haben. Die Lösung ist einfach: Sie passen das Startdatum der Buchhaltungsanbindung an.
So funktioniert es:
Gehen Sie zu Einstellungen > Anbindungen > [Ihr Buchhaltungspaket]
Passen Sie das Startdatum an das Datum Ihres Go-Live an (zum Beispiel 1. Februar)
Alles, was vor diesem Datum erstellt wurde (Testrechnungen), wird von der Anbindung ignoriert
Nur Rechnungen ab dem Startdatum werden an Ihre Buchhaltung weitergeleitet
Warum das wichtig ist: Wenn Sie dies vergessen, landen Ihre Testrechnungen in der echten Buchhaltung. Das sorgt für Ärger mit Ihrem Buchhalter und zusätzliche Arbeit, um es zu korrigieren.
Tipp: Lassen Sie den Go-Live mit dem Beginn eines neuen Monats oder eines neuen Quartals zusammenfallen. Dann haben Sie sofort eine saubere Buchhaltungsperiode und eine saubere Finanzberichterstattung.
Achtung: Tun Sie dies, bevor Sie die erste echte Rechnung versenden. Kommunizieren Sie dies auch mit Ihrem Buchhalter, damit dieser weiß, ab welchem Datum Rechnungen aus Bas eingehen.
Schritt 4 - Schouten Zekerheid-Anbindung überprüfen
Wenn Sie Garantiezertifikate über Schouten Zekerheid anbieten, muss die Anbindung korrekt eingerichtet sein. Überprüfen Sie die folgenden Punkte:
Ist die API-Anbindung aktiv?
Ist die richtige Versicherungsprämie eingestellt?
Wird der Zertifikatsantrag nach Zustimmung automatisch versendet?
Testen Sie dies, indem Sie einen Übungsvorgang anlegen, ein Garantiezertifikat anfragen und überprüfen, ob die Anfrage bei Schouten Zekerheid ankommt.
Tipp: Wenn Sie Garantiezertifikate erst später anbieten möchten, können Sie diese Anbindung jetzt überspringen und später aktivieren.
Schritt 5 - Website-/Lead-Anbindung testen
Wenn Sie eine Lead-Anbindung haben (zum Beispiel über Ihre Website oder ein Angebotsformular), überprüfen Sie, ob neue Anfragen korrekt in Bas eingehen.
Testen Sie den Prozess:
Füllen Sie eine Testanfrage auf Ihrer Website aus
Überprüfen Sie, ob der Lead in Bas eingeht
Prüfen Sie, ob alle Felder korrekt übernommen wurden (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail)
Erstellen Sie ein Angebot aus dem Lead heraus und überprüfen Sie, ob alles stimmt
Achtung: Wenn die Anbindung nicht richtig funktioniert, gehen neue Anfragen nicht in Bas ein. Das bedeutet verpasste Aufträge. Testen Sie dies daher gründlich vor dem Go-Live.
Die richtige Reihenfolge zum Aktivieren der Anbindungen
Halten Sie beim Go-Live diese Reihenfolge ein:
Schritt | Was | Wann |
1 | Benachrichtigungen ausschalten (außer Angebot/Rechnung) | Vor dem Datenimport |
2 | Startdatum der Buchhaltungsanbindung anpassen | Vor der ersten echten Rechnung |
3 | Mollie von Test auf Live umschalten | Am Tag des Go-Live |
4 | Schouten Zekerheid-Anbindung überprüfen (falls zutreffend) | Vor dem Go-Live |
5 | Website-/Lead-Anbindung testen | Vor dem Go-Live |
Tipps
Kommunizieren Sie das Startdatum der Buchhaltungsanbindung an Ihren Buchhalter. Dann weiß dieser, ab wann Rechnungen aus Bas kommen, und kann die Administration gut vorbereiten.
Überprüfen Sie alle Benachrichtigungen auf Corporate Design und Texte, bevor Sie live gehen. Es wirkt unprofessionell, wenn ein Kunde eine E-Mail mit dem falschen Logo oder einem Platzhaltertext erhält.
Testen Sie die Website-/Lead-Anbindung mit einer echten Anfrage, nicht nur in einer Testumgebung. Manchmal funktioniert es im Test, aber nicht in der Produktion.
Achtung
Den Mollie-Testmodus zu vergessen auszuschalten ist der häufigste Fehler. Alles scheint zu funktionieren, aber es kommt kein Geld herein. Überprüfen Sie dies am Tag des Go-Live.
Wenn Sie das Startdatum der Buchhaltungsanbindung nicht anpassen, landen Testrechnungen in Ihrer echten Buchhaltung. Passen Sie dies an, bevor Sie die erste echte Rechnung versenden.
Wenn Sie den Zahlungsbutton in der Rechnungs-E-Mail nicht überprüfen, kann das bedeuten, dass Kunden zu einer Testumgebung geleitet werden. Senden Sie eine Testrechnung an sich selbst und klicken Sie auf den Zahlungsbutton, um dies zu überprüfen.
Wenn Sie die Benachrichtigung "Terminänderung" in der Anfangsphase aktivieren, wird bei jeder kleinen Planungsänderung eine E-Mail an den Kunden gesendet. Aktivieren Sie dies erst, wenn die Planung stabil ist.
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