Während des Onboardings üben Sie mit Testkunden, Testangeboten und Testrechnungen. Genau das ist die Absicht. Aber irgendwann möchten Sie mit einem sauberen Blatt beginnen: keine Testdaten mehr, sondern echte Kunden und echte Rechnungen. Dieser Moment ist das Bereinigen.
Das Bereinigen ist der Übergang vom Üben zum echten Arbeiten. Das Bas-Team entfernt alle Testdaten aus Ihrem Konto, sodass Sie mit Vorgangsnummer 001 und Rechnungsnummer 001 beginnen können. Ihre Einstellungen, Vorlagen und Konfiguration bleiben erhalten.
Warum bereinigen?
Wenn Sie mit Testdaten in Ihrem System live gehen, dann:
Beginnen Ihre Vorgangsnummern nicht bei 001, sondern irgendwo in der Mitte
Stehen falsche Kunden zwischen Ihren echten Kunden
Stimmen Ihre Statistiken und Dashboards nicht (denn Testrechnungen zählen mit)
Ist Bestand bei fiktiven Kunden erfasst
Sendet Ihre Buchhaltungsanbindung Testrechnungen mit an Ihre Buchhaltung
Das Bereinigen verhindert diese Probleme und gibt Ihnen einen sauberen, professionellen Start.
Was GELÖSCHT wird
Beim Bereinigen entfernt das Bas-Team alle Daten, die Sie während des Übens erstellt haben:
Kategorie | Was wird gelöscht |
Kunden | Alle Testkunden und fiktiven Debitoren |
Vorgänge | Alle Testvorgänge und Übungsaufträge |
Angebote | Alle Testangebote (Entwurf und versendet) |
Rechnungen | Alle Testrechnungen (Entwurf und versendet) |
Lager | Alle Test-Lagervorgänge und Testverknüpfungen von Kunden mit Einheiten |
Kartons/Bestand | Alle ausstehenden Kartons bei Testkunden und Bestandsstände |
Statistiken | Alles wird auf null gesetzt (Umsatz, Anzahlen, Dashboards) |
Aufgaben | Alle Testverknüpfungen und Aufgaben |
Kurz gesagt: Alles, was Sie im System "getan" haben (Aufträge, Angebote, Rechnungen), wird gelöscht. Alles, was Sie "eingestellt" haben, bleibt bestehen.
Was NICHT gelöscht wird
Ihre Konfiguration und Einstellungen bleiben vollständig erhalten:
Kategorie | Was erhalten bleibt |
Einstellungen | Alle Unternehmenseinstellungen, Funktionen, Planungseinstellungen |
Anbindungen | Mollie, Buchhaltungsanbindung, Schouten Zekerheid, Website-Anbindung |
Fahrzeuge | Alle Fahrzeuge mit Abmessungen und Tankkartendaten |
Mitarbeiter | Alle Mitarbeiter, Fähigkeiten, Arbeitspläne |
Kartons/Materialien | Alle Kartontypen und Materialdefinitionen (der Typ "Klebekarton" bleibt bestehen, nur der Bestand wird zurückgesetzt) |
Vorlagen | Angebots-, Rechnungs- und Arbeitsscheinvorlagen |
Benachrichtigungen | Alle Kundenbenachrichtigungen und E-Mail-Vorlagen |
Pakete | Alle Pakete mit Angebots- und Rechnungspositionen |
Umsatzgruppen | Alle Umsatzgruppen und Hauptbuchzuordnungen |
Lager | Alle Lagerstandorte und Lagerdefinitionen |
Lagereinheiten | Die Einheiten selbst (Kisten, Container) bleiben bestehen, nur die Kundenverknüpfungen werden gelöscht |
Sie müssen nach dem Bereinigen also nicht erneut Ihre Vorlagen aufbauen, Ihre Mitarbeiter eingeben oder Ihre Anbindungen einrichten. Alles, was Sie konfiguriert haben, ist noch vorhanden.
Wann fordern Sie das Bereinigen an?
Das Bereinigen fordern Sie beim Bas-Supportteam an. Der richtige Moment ist, wenn Sie alle Voraussetzungen erfüllen:
Ihre Einstellungen sind endgültig. Pakete, Vorlagen, Benachrichtigungen und Anbindungen sind konfiguriert und getestet.
Sie haben ausreichend geübt. Sie können den grundlegenden Ablauf selbstständig durchlaufen (Vorgang anlegen, Angebot versenden, Auftrag einplanen, Rechnung erstellen).
Ihre Anbindungen funktionieren. Die Buchhaltungsanbindung wurde mit einer Testrechnung getestet. Mollie ist bereit, live zu gehen.
Sie sind bereit, innerhalb weniger Tage live zu gehen. Das Bereinigen führen Sie kurz vor dem Go-Live durch, nicht Wochen vorher.
Die typische Reihenfolge ist:
Alles konfigurieren und testen
Bereinigen beim Support anfragen
Aktuellen Bestand eingeben (siehe nächster Schritt)
Gegebenenfalls bestehende Vorgänge übertragen
Live gehen
Achtung: Sie können das Bereinigen nicht selbst durchführen. Das Löschen von Daten ist im System bewusst eingeschränkt, um Unfälle zu vermeiden. Das Bas-Team hat dafür eine spezielle Prozedur, die alles auf einmal bereinigt.
Wie bereiten Sie sich auf das Bereinigen vor?
Schritt 1 - Überprüfen Sie, ob Ihre Einstellungen vollständig sind
Gehen Sie die folgenden Punkte durch und stellen Sie sicher, dass sie endgültig sind:
Pakete (Angebots- und Rechnungspositionen)
Dokumentvorlagen (Angebot, Rechnung, Arbeitsschein)
Benachrichtigungen (Texte genehmigt, Corporate Design korrekt)
Anbindungen (Buchhaltungspaket, Mollie, sonstige)
Mitarbeiter und Fahrzeuge
Kartons und Materialien (Typen, Lieferanten, Einkaufspreise)
Lagerstandorte und Einheiten
Alles, was Sie nach dem Bereinigen noch anpassen möchten, können Sie ganz normal anpassen. Es ist jedoch effizienter, dies vorher zu erledigen, damit Sie nach dem Bereinigen sofort beginnen können.
Schritt 2 - Nehmen Sie Kontakt mit dem Bas-Supportteam auf
Senden Sie eine Nachricht über die Chat-Blase in Bas oder per E-Mail:
Geben Sie an, dass Sie bereit sind, Ihr Konto bereinigen zu lassen
Das Team plant dies ein und führt es aus (in der Regel innerhalb eines Arbeitstages)
Nach dem Bereinigen erhalten Sie eine Bestätigung
Schritt 3 - Geben Sie Ihren aktuellen Bestand erneut ein
Nach dem Bereinigen stehen alle Ihre Bestände auf null. Dies ist der Moment, um Ihren aktuellen Bestand einzugeben:
Zählen Sie Ihren physischen Kartonbestand (Klebekartons, Faltkartons, Kleiderboxen usw.)
Geben Sie die Mengen bei dem jeweiligen Material ein
Dies ist Ihr Startbestand, mit dem das System rechnet
Tipp: Führen Sie die Bestandszählung erst am Tag des Bereinigens oder am Tag danach durch. Nicht früher, denn dann stimmt die Zählung nicht mehr, wenn Sie zwischendurch Kartons ausgegeben haben.
Schritt 4 - Überprüfen Sie Ihr Konto
Nach dem Bereinigen überprüfen Sie, ob alles stimmt:
Vorgangsübersicht ist leer
Rechnungsübersicht ist leer
Kundenübersicht ist leer
Statistiken stehen auf null
Ihre Einstellungen, Vorlagen und Anbindungen sind noch vorhanden
Erwartetes Ergebnis: Ein sauberes Konto mit Ihrer gesamten Konfiguration intakt, bereit, um Ihren ersten echten Auftrag anzulegen.
Erst üben, dann bereinigen
Ein häufig gemachter Fehler ist, zu früh bereinigen zu wollen. "Ich möchte einen sauberen Start, also fangen wir gleich an." Aber das Gegenteil ist wahr: Sie sollten gerade so viel wie möglich üben, bevor Sie bereinigen.
Warum viel Üben so wichtig ist
Während des Übens entdecken Sie Dinge, die Sie anders haben möchten:
Ihre Angebotsvorlage hat ein Feld zu wenig
Ihre Paketberechnung weicht davon ab, wie Sie es aktuell machen
Eine Benachrichtigung hat einen falschen Text
Den Rechnungspositionen fehlt eine Beschreibung
All diese Anpassungen können Sie problemlos während der Übungsphase vornehmen. Nach dem Go-Live kostet es mehr Mühe, denn dann stehen Ihre echten Daten darin.
Wie viel müssen Sie üben?
Durchlaufen Sie mindestens 5 bis 10 vollständige Szenarien, bevor Sie das Bereinigen anfordern. Ein vollständiges Szenario bedeutet:
Neuen Vorgang mit (fiktiven) Kundendaten anlegen
Angebot erstellen und versenden
Auftrag mit Mitarbeitern und Fahrzeug einplanen
Den Auftrag "ausführen" (Status durchlaufen)
Rechnung erstellen und versenden
Variieren Sie dabei Ihre Szenarien:
Szenario | Was Sie üben |
Privatumzug | Der Standard-Grundablauf |
Umzug mit Lagerung | Lagerkisten zuweisen, Lagerrechnung |
Geschäftsumzug | Referenznummer, abweichende Rechnungsadresse |
Kleiner Umzug (1 Fahrzeug) | Minimale Besetzung, kurzes Szenario |
Großer Umzug (mehrere Tage) | Mehrere Termine, Aufteilung auf mehrere Tage |
Tipp: Nehmen Sie einen echten Arbeitstag und bilden Sie ihn vollständig im System nach. Planen Sie 4-5 Aufträge ein, weisen Sie Mitarbeiter zu, wickeln Sie alles ab und erstellen Sie Rechnungen. Dann merken Sie genau, wo es hakt.
Der richtige Moment
Eine gute Faustregel: Wenn Sie 70% des Systems selbstständig bedienen können (Vorgang, Angebot, Planung, Rechnung), sind Sie bereit für das Bereinigen. Sie müssen nicht alles perfekt können. Die letzten 30% lernen Sie in der Praxis.
Die Nummerierung beginnt neu
Nach dem Bereinigen beginnt die gesamte Nummerierung neu:
Vorgangsnummern starten wieder bei 001
Angebotsnummern starten wieder bei 001
Rechnungsnummern starten wieder bei 001
Das bedeutet, dass Ihr erstes echtes Angebot ordentlich die Nummer 001 erhält, anstatt Nummer 047, weil Sie 46 Übungsangebote erstellt haben.
Tipps
Planen Sie das Bereinigen zu einem ruhigen Zeitpunkt. Nicht am Freitagnachmittag, wenn Sie am Montag live gehen möchten, sondern am Dienstag oder Mittwoch, sodass Sie ein paar Tage haben, um alles zu überprüfen und Ihren Bestand einzugeben.
Nutzen Sie die Übungsphase, um Ihre Mitarbeiter zu schulen. Nach dem Bereinigen gibt es keinen Raum mehr, um "mal eben auszuprobieren", ohne dass es echte Folgen hat.
Erstellen Sie eine Liste Ihres aktuellen Bestands, bevor Sie das Bereinigen anfordern. Kartons, Kleiderboxen, Faltkartons. Dann können Sie diese direkt eingeben, sobald das Konto bereinigt ist.
Während des Übens kann nichts schiefgehen. Es wird ohnehin alles gelöscht. Das einzige Risiko ist, eine echte E-Mail-Adresse bei einem Testkunden einzugeben, wodurch dieser Kunde eine Nachricht erhält. Verwenden Sie daher immer fiktive E-Mail-Adressen oder Ihre eigene E-Mail-Adresse.
Achtung
Geben Sie den Bestand nicht zu früh ein. Wenn Sie Ihren Bestand zwei Wochen vor dem Bereinigen eingeben, wird dieser mitgelöscht. Warten Sie bis nach dem Bereinigen.
Das Bereinigen ist unumkehrbar. Alle Testdaten sind endgültig weg. Stellen Sie sicher, dass Sie keine echten Kundendaten im System haben, die Sie noch benötigen.
Überprüfen Sie die Buchhaltungsanbindung nach dem Bereinigen. Passen Sie das Startdatum Ihrer Buchhaltungsanbindung an das Go-Live-Datum an, damit keine "Lücke" in Ihrer Buchhaltung entsteht.
Schalten Sie Benachrichtigungen beim Datenimport aus. Wenn Sie nach dem Bereinigen bestehende Vorgänge oder Lagerkunden übertragen, schalten Sie zuerst alle Benachrichtigungen aus. Andernfalls erhalten bestehende Kunden unerwartete E-Mails.
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