Der Go-Live ist der Moment, in dem Sie vom Üben zum echten Arbeiten mit Bas übergehen. Mit dieser Checkliste prüfen Sie, ob alles bereitsteht. Gehen Sie alle Punkte durch, bevor Sie Ihren ersten echten Auftrag ausführen.
Wichtig: Der Go-Live ist kein Ereignis, das an einem Tag stattfindet. Es ist ein Zeitraum von 1-2 Wochen, in dem Sie schrittweise umstellen. Planen Sie eine Parallelbetriebsphase von mindestens einem Monat: Führen Sie Ihre alte Arbeitsweise und Bas gleichzeitig aus. So können Sie immer auf das alte System zurückgreifen, falls etwas schiefgeht.
Schritt 1 - Pakete konfiguriert und getestet
Ihre Pakete sind die Grundlage Ihrer Rechnungsstellung. Prüfen Sie, ob Sie mindestens diese Pakete haben:
Basispaket Privatkunden (Direktumzug)
Zusätzliche Pakete für Ihre anderen Dienstleistungen (Geschäftskunden, Lagerung usw.)
Testen Sie jedes Paket, indem Sie einen Übungsvorgang anlegen und den gesamten Ablauf durchlaufen: vom Angebot bis zur Rechnung. Prüfen Sie, ob die Beträge stimmen, die BTW korrekt ist und die Umsatzgruppen richtig verknüpft sind.
Achtung: Pakete sind der komplexeste Teil von Bas. Wenn Sie zweifeln, ob ein Paket richtig eingerichtet ist, erstellen Sie ein Testangebot und vergleichen Sie die Beträge mit Ihrer aktuellen Berechnung. Stimmt es nicht überein? Nehmen Sie Kontakt auf, bevor Sie live gehen.
Schritt 2 - Vorlagen freigegeben
Prüfen Sie Ihre Dokumentvorlagen anhand der folgenden Punkte:
Vorlage | Was Sie prüfen |
Angebot | Logo korrekt, Farben stimmen, Texte freigegeben, Variablen funktionieren |
Rechnung | Gleiche Corporate Identity wie das Angebot, BTW-Zeilen sichtbar, Zahlungsschaltfläche vorhanden |
Arbeitsschein | Alle relevanten Auftragsfelder sichtbar |
Gutschrift | Layout stimmt, Beträge korrekt |
Erstellen Sie für jede Vorlage eine Beispiel-PDF und sehen Sie sich diese auf dem Bildschirm und auf Papier an. Achten Sie auf:
Passt der Text auf eine Seite, oder läuft er auf Seite 2 über?
Stehen die Variablen korrekt? (keine leeren Felder oder Fehlermeldungen)
Stimmen Logo und Positionierung?
Tipp: Senden Sie ein Testangebot und eine Testrechnung an Ihre eigene E-Mail-Adresse. Sehen Sie sich an, wie es im Postfach Ihres Kunden aussieht. Das ist der eigentliche Test.
Schritt 3 - Konto bereinigt
Nach der Übungsphase ist Ihr Konto voller Testvorgänge, Fake-Angebote und Übungsrechnungen. Diese müssen vor dem Go-Live entfernt werden. Das erledigt das Bas-Team für Sie.
Was wir entfernen: - Alle Testvorgänge und Übungsaufträge - Testrechnungen (die nicht an die Buchhaltung gesendet wurden) - Übungsangebote - Test-Debitoren (Fake-Kunden mit fiktiven E-Mail-Adressen) - Test-Lagervorgänge
Was bestehen bleibt: - Alle Einstellungen (Pakete, Vorlagen, Benachrichtigungen, Verknüpfungen) - Mitarbeiter und Fahrzeuge - Kartons, Materialien, Lager - Umsatzgruppen und Buchhaltungsanbindung
Achtung: Versuchen Sie nicht, das Konto selbst zu bereinigen. Das Löschen von Vorgängen ist im System bewusst eingeschränkt. Lassen Sie dies immer vom Bas-Team erledigen.
Schritt 4 - Übungsszenarien durchlaufen
Bevor Sie live gehen, müssen Sie die wichtigsten Szenarien mindestens einmal durchlaufen haben. Sorgen Sie dafür, dass Sie diese Szenarien durchlaufen haben:
Neuen Vorgang anlegen - Kunde eingeben, Auftrag anlegen, Daten ausfüllen
Angebot erstellen und versenden - Paket auswählen, Angebot erstellen, an Kunden senden
Angebotsannahme verarbeiten - Zustimmung registrieren, Status aktualisieren
Auftrag einplanen - Fahrzeug und Mitarbeiter zuweisen, Datum und Uhrzeit festlegen
Rechnung erstellen und versenden - Rechnung erstellen, prüfen, versenden
Zahlung verarbeiten - Mollie-Zahlung empfangen oder Zahlung manuell registrieren
Zusätzliche Szenarien (falls zutreffend): - Lagervorgang anlegen und Lagerrechnung versenden - Geschäftskunden-Vorgang mit Referenznummer verarbeiten - Garantiezertifikat über Schouten Zekerheid beantragen - Gutschrift erstellen
Tipp: Sie müssen nicht alles perfekt können. 70 % Kenntnis beim Go-Live ist ausreichend. Aber den Basisablauf (Vorgang, Angebot, Rechnung) müssen Sie eigenständig durchlaufen können. Eine gute Übung: Geben Sie während der Testphase jede Angebotsanfrage doppelt ein - einmal in Ihrem alten System und einmal in Bas. So üben Sie mit echten Daten und können die Ergebnisse vergleichen.
Schritt 5 - Anleitung und Mitarbeiter vorbereiten
Ihre Mitarbeiter müssen bereit für den Go-Live sein. Das bedeutet nicht, dass sie alles wissen müssen, aber sie müssen die Grundlagen verstehen.
Was Sie vorbereiten:
Erstellen Sie eine A4-Anleitung mit Screenshots für Ihre Umzugshelfer. Halten Sie es einfach: wie öffne ich die App, wie sehe ich meine Planung, wie navigiere ich zur Adresse.
Beginnen Sie mit 1-2 Botschaftern: Wählen Sie digital versierte Mitarbeiter, die offen für Neues sind. Lassen Sie sie mit der App testen. Sie werden Ihre Botschafter, die es später den Kollegen erklären.
Sorgen Sie dafür, dass fiktive E-Mail-Adressen in echte Adressen geändert wurden. Wenn Sie beim Üben Fake-Adressen verwendet haben, müssen diese jetzt stimmen.
Erwartungen steuern: - "Wir arbeiten künftig mit einem neuen System. Die ersten Wochen brauchen etwas Eingewöhnung." - "Sie müssen nicht sofort alles perfekt machen. 70 % können ist ausreichend." - "Wenn Sie nicht weiterkommen, fragen Sie [den Botschafter] oder rufen Sie das Büro an."
Tipp: Planen Sie eine kurze App-Demonstration von 10 Minuten mit Ihrem Team. Zeigen Sie, wie sie ihre Planung ansehen, wie sie zur Adresse navigieren und wie sie den Auftrag ansehen. Mehr müssen sie am Tag 1 nicht wissen.
Die vollständige Checkliste
Hier ist die vollständige Go/No-Go-Checkliste. Alles muss "ja" sein, bevor Sie live gehen.
System und Daten
Konto ist bereinigt (Testdaten von Bas entfernt)
Alle Mitarbeiter sind mit korrekten Daten angelegt
Fahrzeuge sind mit dem richtigen Typ eingetragen (LKW/Fahrzeug)
Kartons und Materialien sind eingegeben
Lager und Lagerplätze sind konfiguriert (falls zutreffend)
Vorlagen und Pakete
Angebotsvorlage(n) sind freigegeben (Vorschau angesehen und akzeptiert)
Rechnungsvorlage(n) sind freigegeben
Mindestens das Basispaket (Privatkunden direkt) ist konfiguriert
Zusätzliche Pakete sind konfiguriert (Geschäftskunden, Lagerung usw.)
Umsatzgruppen sind angelegt und mit Sachkonten verknüpft
Verknüpfungen
Buchhaltungsanbindung funktioniert (Testrechnung erfolgreich versendet und geprüft)
Startdatum der Buchhaltungsanbindung ist auf das Go-Live-Datum angepasst
Mollie ist vom Testmodus auf live umgeschaltet
Mollie-Zahlungsschaltfläche funktioniert in der Rechnungs-E-Mail
Schouten Zekerheid ist verknüpft (falls zutreffend)
Website-/Lead-Anbindung funktioniert (falls zutreffend)
Benachrichtigungen
Alle Benachrichtigungen sind deaktiviert, außer Angebot und Rechnung
Corporate Identity (Logo, Farben) ist in allen Nachrichten korrekt
Texte sind freigegeben
BCC-Adresse ist eingerichtet (falls gewünscht)
Mitarbeiter
Mindestens 1-2 Mitarbeiter haben die App getestet
A4-Anleitung ist für Umzugshelfer verfügbar
Fiktive E-Mail-Adressen sind in echte Adressen geändert
Übergangsphase
Papierne Arbeitsscheine sind als Backup für die ersten Tage verfügbar
Parallelbetriebsphase ist geplant (mindestens einen Monat doppelt arbeiten)
1-2 Botschafter sind benannt und haben die App getestet
Übung
Sie können eigenständig einen neuen Vorgang anlegen
Sie können eigenständig ein Angebot erstellen und versenden
Sie können eigenständig eine Rechnung erstellen und versenden
Sie können eigenständig einen Auftrag einplanen
Sie wissen, wie Sie den Support erreichen (Chat-Symbol, E-Mail)
Sie haben Angebotsanfragen zur Übung doppelt eingegeben
Tipps
Behalten Sie papierne Arbeitsscheine als Backup für die ersten Tage. Selbst wenn die App funktioniert, gibt ein Papier-Backup Ihrem Team Vertrauen. Nach ein paar Tagen können Sie die Papierscheine loslassen.
Arbeiten Sie mindestens einen Monat parallel. Erfassen Sie Aufträge sowohl in Ihrem alten System als auch in Bas. So können Sie immer zurückgreifen und die Ergebnisse vergleichen.
70 % Kenntnis ist ausreichend. Sie müssen an Tag 1 nicht alles perfekt können. Den Basisablauf (Vorgang, Angebot, Rechnung) müssen Sie kennen, den Rest lernen Sie mit der Zeit.
Beginnen Sie mit 1-2 Botschaftern. Wählen Sie digital versierte Mitarbeiter und lassen Sie sie zunächst eine Woche mit der App arbeiten. Sie erzählen es danach den Kollegen - das funktioniert besser als eine große Gruppenpräsentation.
Geben Sie jede Angebotsanfrage doppelt ein. Während der Testphase erfassen Sie jede echte Anfrage auch in Bas. So üben Sie mit echten Daten und merken schnell, wo Sie ins Stocken geraten.
Wählen Sie einen ruhigen Zeitpunkt für den Go-Live. Nicht mitten in der Hochsaison oder kurz vor den Feiertagen. Die Monatsmitte oder der Beginn eines neuen Monats funktioniert am besten.
Seien Sie in den ersten Tagen für Ihr Team erreichbar. Die Umzugshelfer haben Fragen, die Planung stimmt nicht ganz, eine Rechnung sieht anders aus als erwartet. Das ist normal.
Beginnen Sie mit einfachen Aufträgen. Planen Sie Ihren ersten echten Auftrag in Bas als einen relativ einfachen Umzug. Nicht gleich den komplexen Firmenumzug mit Lagerung.
Erwarten Sie in Woche 1 keine Perfektion. Die ersten Wochen sind ungewohnt. Das ist normal. Nach 2-3 Wochen läuft das System und es fühlt sich wie die neue Routine an.
Achtung
Alles gleichzeitig machen zu wollen ist eine Falle. Beginnen Sie mit den Grundlagen (Vorgang, Angebot, Rechnung, Planung) und erweitern Sie später um HRM, Zeiterfassung und weitere Benachrichtigungen.
Wenn Sie Benachrichtigungen vor dem Datenimport nicht deaktivieren, erhalten bestehende Kunden unerwartete E-Mails. Deaktivieren Sie immer zuerst alle Benachrichtigungen, bevor Sie bestehende Vorgänge eingeben.
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