Das Migrieren von Lagerkunden ist der komplexeste Teil der Datenübertragung. Der Grund: Sie müssen nicht nur Kundendaten eingeben, sondern auch dafür sorgen, dass die Rechnungsstellung nahtlos weiterläuft. Wenn das nicht gut geht, erhalten Kunden eine falsche Rechnung.
Achtung: Im Moment übertragen wir nur die Lagereinheiten nach Bas. Wir importieren keine Kundendaten oder Rechnungsdaten aus Ihrem alten System. Sie geben alles manuell ein, damit Sie die Kontrolle über die Daten behalten und Fehler vermeiden.
Wichtig: Sorgen Sie dafür, dass alle Kundenbenachrichtigungen AUS sind, bevor Sie beginnen. Bei 173 Lagervorgängen wollen Sie nicht, dass jede Eingabe eine Benachrichtigung an den Kunden auslöst.
Schritt 1 - Excel-Liste vorbereiten
Die meisten Unternehmen führen ihre Lagerverwaltung in Excel. Bereiten Sie eine Liste mit den folgenden Spalten vor:
Spalte | Was Sie eintragen | Beispiel |
Kundenname | Vollständiger Name des Lagerkunden | Familie de Vries |
Kontaktdaten | E-Mail und Telefon | |
Kisten-/Containernummer | Eindeutige Nummer pro Container | Container 22 |
Standort | Wo der Container steht | Lager 1, Reihe A |
Tarif pro Container | Monatlicher Betrag pro Container (exkl. BTW) | EUR 95,00 |
Datum der letzten Rechnungsstellung | Bis wann bereits fakturiert wurde | 31-01-2026 |
Schritt 2 - Daten bereinigen
Prüfen Sie Ihre Excel-Liste, bevor Sie mit dem Import beginnen. Häufige Probleme:
Groß- und Kleinschreibung durcheinander - vereinheitlichen Sie die Namensgebung
Telefonnummern an der Stelle von E-Mail-Adressen - validieren Sie jedes Feld
Initialen falsch oder fehlend - ergänzen Sie diese, wo nötig
Doppelte Kunden - entfernen Sie Duplikate
Tipp: Nehmen Sie sich eine halbe Stunde Zeit, um Ihre Excel-Liste zu bereinigen. Das erspart Ihnen später Stunden an Korrekturarbeit in Bas.
Schritt 3 - Lagervorgänge importieren
Importieren Sie die Lagervorgänge in Bas. Sie können dies manuell tun (pro Vorgang) oder über die Bulk-Import-Funktion.
Für jeden Lagervorgang:
Legen Sie einen neuen Vorgang an
Geben Sie die Kundendaten ein (Name, Adresse, E-Mail, Telefon)
Wählen Sie den Typ "Lagerung"
Fügen Sie die Container hinzu
Geben Sie den Tarif pro Container ein
Stellen Sie das Datum der letzten Rechnungsstellung ein (siehe nächster Schritt)
Schritt 4 - Datum der letzten Rechnungsstellung einstellen (KRITISCH!)
Dies ist der wichtigste Teil der gesamten Lagermigration. Bei jedem Lagervorgang stellen Sie das Datum der letzten Rechnungsstellung ein. Das ist das Datum, bis zu dem Sie den Kunden bereits in Ihrem alten System fakturiert haben.
Warum ist das so wichtig?
Bas berechnet die nächste Rechnung auf Basis des Datums der letzten Rechnungsstellung. Wenn Sie hier das Startdatum der Lagerung eintragen statt des Datums der letzten Rechnungsstellung, berechnet das System eine Rechnung über den gesamten Lagerzeitraum. Ein Kunde, der bereits 2 Jahre in Lagerung ist, erhält dann plötzlich eine Rechnung für 24 Monate.
Was Sie eintragen | Was passiert |
Datum der letzten Rechnungsstellung (korrekt) | System fakturiert ab dem richtigen Datum weiter |
Startdatum der Lagerung (falsch!) | Kunde erhält Rechnung über den gesamten Lagerzeitraum |
Beispiel: - Kunde ist seit 01-03-2024 in Lagerung - Sie haben bis einschließlich 31-01-2026 fakturiert - Tragen Sie als Datum der letzten Rechnungsstellung ein: 31-01-2026 - Bas fakturiert dann ab 01-02-2026 weiter
Achtung: Dies ist der häufigste und teuerste Fehler bei der Lagermigration. Tragen Sie das Datum der letzten Rechnungsstellung ein, NICHT das Startdatum der Lagerung. Prüfen Sie bei jedem Lagervorgang, ob dieses Datum stimmt. Tun Sie dies nicht in Eile.
Schritt 5 - Tarif pro Container einstellen
Tragen Sie bei jedem Lagercontainer den Tarif pro Container ein. Tun Sie dies nicht auf Gesamtebene.
Warum nicht insgesamt?
Angenommen, Sie haben einen Kunden mit 3 Containern. Wenn Sie den Gesamtbetrag auf 1 Container setzen und die anderen beiden auf EUR 0, haben Sie ein Problem, sobald einer dieser Container ausgelagert wird. Der Container mit dem Betrag verschwindet, und die anderen beiden stehen auf null - dann erhalten Sie keine Rechnung mehr.
Ansatz | Was Sie eintragen | Was bei Auslagerung passiert |
Pro Container (korrekt) | Container 1: EUR 95, Container 2: EUR 95, Container 3: EUR 95 | Auslagerung Container 2: Sie fakturieren noch EUR 190 für die anderen beiden |
Auf Gesamtbetrag (falsch!) | Container 1: EUR 285, Container 2: EUR 0, Container 3: EUR 0 | Auslagerung Container 1: Sie fakturieren EUR 0 für die anderen beiden |
Schritt 6 - Wochenpreis in Monatspreis umrechnen
Viele Umzugsunternehmen arbeiten mit Wochenpreisen für Lagerung, aber Bas rechnet in Monaten. Die Formel lautet:
Wochenpreis x 52 / 12 = Monatspreis
Wochenpreis | Berechnung | Monatspreis |
EUR 20 pro Woche | EUR 20 x 52 / 12 | EUR 86,67 pro Monat |
EUR 25 pro Woche | EUR 25 x 52 / 12 | EUR 108,33 pro Monat |
EUR 30 pro Woche | EUR 30 x 52 / 12 | EUR 130,00 pro Monat |
Achtung: Der Monatspreis ist etwas höher als das, was Kunden bei wöchentlicher Rechnungsstellung gewohnt sind (ein Monat hat durchschnittlich 4,33 Wochen, nicht 4 Wochen). Bereiten Sie sich auf Fragen von Lagerkunden hierzu vor.
Schritt 7 - Lagerrechnungsvorlage anpassen
Passen Sie Ihre Lagerrechnungsvorlage mit einem Übergangstext an. Fügen Sie eine Zeile hinzu wie:
"Sie erhalten diese Rechnung aus unserem neuen System. Das Layout unterscheidet sich von dem, was Sie gewohnt sind, aber der Inhalt und der Betrag bleiben gleich."
Diesen Text nehmen Sie in Ihre Rechnungsvorlage auf, damit alle Lagerkunden die Erläuterung automatisch mit ihrer ersten Rechnung erhalten.
Achtung: Entfernen Sie diesen Übergangstext nach 2 Monaten wieder aus Ihrer Vorlage. Bis dahin haben sich die Kunden an das neue Layout gewöhnt und der Hinweis ist nicht mehr nötig.
Schritt 8 - Kunden über den Systemwechsel informieren
Wenn Sie zu Bas wechseln, ändert sich einiges für Ihre Lagerkunden:
Die Rechnung sieht anders aus (anderes Layout, anderes System)
Die E-Mail-Adresse des Absenders kann sich ändern
Der Rechnungszeitraum und der Betrag können sich ändern
Die Zahlung erfolgt über Mollie statt per Überweisung
Schicken Sie bei der ersten Rechnung aus Bas eine Begleitnachricht mit. Das verhindert Verwirrung und unnötige Anrufe.
Beispieltext:
Sehr geehrte(r) [Kundenname],
Wir sind für unsere Verwaltung auf ein neues System umgestiegen. Dadurch sieht Ihre Rechnung anders aus, als Sie es gewohnt sind. Der Inhalt und der Betrag bleiben gleich. Wenn Sie Fragen haben, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.
Mit freundlichen Grüßen, [Firmenname]
Bei Änderung des Rechnungszeitraums: Wenn sich der Rechnungszeitraum ändert (zum Beispiel von vierwöchentlich auf monatlich), kommunizieren Sie dies ausdrücklich an Ihre Kunden. Bereiten Sie einen Standardbrief vor, den Sie versenden können.
Schritt 9 - Erste Lagerabrechnungsrunde prüfen
Prüfen Sie pro Vorgang:
Stimmt das Datum der letzten Rechnungsstellung?
Ist der Tarif pro Container korrekt (und nicht null)?
Stimmt die Anzahl der Container?
Ist der Rechnungszeitraum korrekt?
Stimmt die Umrechnung von Wochen- in Monatstarif?
Wenn alles stimmt, versenden Sie die Rechnungen. Wenn etwas nicht stimmt, passen Sie den Vorgang an und erstellen Sie die Rechnung erneut.
Tipp: Planen Sie diese Kontrolle zu einem ruhigen Zeitpunkt ein. Das kostet Zeit, verhindert aber Fehler, die später viel Arbeit verursachen. Nehmen Sie sich bei der ersten Abrechnungsrunde die Zeit, jeden Vorgang gründlich zu prüfen.
Tipps
Beginnen Sie damit, die Benachrichtigungen zu deaktivieren. Bei 173 Lagervorgängen wollen Sie nicht, dass jede Eingabe eine Benachrichtigung auslöst.
Validieren Sie Ihre Kundendaten vorab. Prüfen Sie E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Adressen in Ihrer Excel-Liste. Fehler in den Quelldaten führen zu Fehlern in Bas.
Prüfen Sie die erste Lagerabrechnungsrunde gründlich. Nehmen Sie sich die Zeit, alle Konzeptrechnungen durchzugehen, bevor Sie sie versenden.
Bereiten Sie einen Standardbrief vor, den Sie bei der ersten Rechnung mitschicken. Kunden werden dann nicht von einer Rechnung aus einem neuen System überrascht.
Passen Sie Ihre Rechnungsvorlage mit einem Übergangstext an und entfernen Sie diesen nach 2 Monaten wieder.
Achtung
Startdatum statt Datum der letzten Rechnungsstellung bei Lagerkunden führt zu enormen rückständigen Rechnungen. Ein Kunde, der 2 Jahre in Lagerung ist, erhält dann eine Rechnung über 24 Monate. Dies ist der häufigste Fehler bei der Lagermigration.
Gesamtpreis auf einem Container statt Preis pro Container führt zu Abrechnungsproblemen bei Auslagerung. Verteilen Sie den Betrag immer auf alle Container.
Wenn Sie Daten nicht validieren, führt das zu Telefonnummern an der Stelle von E-Mail-Adressen, fehlenden Initialen und doppelten Kundendatensätzen. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Quelldaten zu bereinigen.
Wenn Sie den Wochenpreis nicht in den Monatspreis umrechnen, führt das zu falschen Rechnungen. Verwenden Sie die Formel: Wochenpreis x 52 / 12 = Monatspreis.
Vergessen Sie nicht, den Übergangstext auf Ihrer Rechnungsvorlage nach 2 Monaten zu entfernen.
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