Wenn Sie zu Bas wechseln, haben Sie laufende Angelegenheiten: offene Angebote und geplante Umzüge, die noch nicht durchgeführt wurden. Diese müssen alle in das neue System. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie das tun.
Allererste Regel: Schalten Sie ALLE Kundenbenachrichtigungen AUS, bevor Sie auch nur einen bestehenden Vorgang erfassen. Andernfalls erhalten Ihre Kunden unerwartete Nachrichten wie "Ihr Umzug ist geplant" für Vorgänge, die schon längst laufen.
Schritt 1 - Benachrichtigungen ausschalten
Bevor Sie mit der Datenübertragung beginnen, gehen Sie zu Einstellungen > Arbeitsweise > Kundenbenachrichtigungen und schalten Sie alle Nachrichten aus. Ja, alle. Auch die Angebots- und Rechnungsnachrichten.
Warum? Wenn Sie einen bestehenden Vorgang erfassen und versehentlich ein Angebot versenden, erhält der Kunde ein Angebot aus einem neuen System, obwohl er schon längst zugestimmt hat. Das sorgt für Verwirrung.
Wann schalten Sie die Benachrichtigungen wieder ein? Erst nachdem Sie mit der Erfassung aller bestehenden Daten fertig sind. Aktivieren Sie dann zunächst nur "Angebot versendet" und "Rechnung versendet" wieder.
Achtung: Dies ist der kritischste Schritt der gesamten Migration. Wenn Sie vergessen, die Benachrichtigungen auszuschalten, und Sie 30 Vorgänge erfassen, können 30 unerwünschte E-Mails an Kunden verschickt werden.
Schritt 2 - Offene Angebote übertragen
Offene Angebote sind Angebote, die Sie bereits an Kunden versendet haben, auf die der Kunde jedoch noch nicht reagiert hat. Wie Sie damit umgehen, hängt davon ab, ob Sie noch Zugang zu Ihrem alten System haben.
Situation 1 - Kein Zugang mehr zum alten System (z. B. Lizenz abgelaufen):
Wenn Sie keinen Zugang mehr zu Ihrem alten System haben, müssen Sie alle offenen Angebote nach Bas übertragen:
Legen Sie einen neuen Vorgang mit den Kundendaten an (Name, Adresse, E-Mail, Telefon)
Legen Sie einen Auftrag an und verknüpfen Sie diesen mit dem Vorgang
Erstellen Sie ein Angebot mit denselben Positionen wie das ursprüngliche Angebot
Speichern Sie es als Entwurf - versenden Sie das Angebot NICHT erneut. Der Kunde hat das Angebot bereits über Ihr altes System erhalten.
Setzen Sie den Status auf "Angebot versendet"
Wenn der Kunde später zustimmt, verarbeiten Sie die Zustimmung in Bas und setzen Sie den normalen Ablauf fort.
Situation 2 - Zugang zum alten System noch vorhanden:
Wenn Sie noch Zugang zu Ihrem alten System haben, können Sie sich dafür entscheiden, nur Angebote zu übertragen, die tatsächlich zustande kommen. Offene Angebote, die nicht zustande kommen, können Sie im alten System abschließen. So vermeiden Sie doppelte Arbeit.
Achtung: Versenden Sie das Angebot nicht erneut aus Bas. Der Kunde hat das Angebot bereits erhalten. Wenn er plötzlich ein neues Angebot aus einem anderen System erhält, verursacht das Verwirrung.
Schritt 3 - Laufende Vorgänge übertragen
Laufende Vorgänge sind Aufträge, die bereits verkauft, aber noch nicht durchgeführt wurden. Möglicherweise haben Sie Umzüge für die kommenden Wochen oder Monate geplant. Diese müssen in Bas erfasst werden, damit Sie sie einplanen und abrechnen können.
Bestehende Aufträge folgen einem anderen Ablauf als neue Aufträge, da bereits eine Zustimmung vorliegt:
Legen Sie den Vorgang mit den Kundendaten an (Name, Adresse, E-Mail, Telefon)
Überspringen Sie den Angebotsschritt - es liegt bereits eine Zustimmung vor, Sie müssen kein neues Angebot erstellen
Fügen Sie Rechnungspositionen manuell hinzu - da kein Angebot hinter dem Vorgang steht, füllt das System die Rechnungspositionen nicht automatisch aus
Fügen Sie das alte Angebot als Anhang bei Dokumente hinzu - so haben Ihre Umzugshelfer trotzdem alle Informationen (Inventarliste, Besonderheiten). Achten Sie darauf, dass die Einstellung "Mit Mitarbeitern teilen" aktiviert ist, sonst sehen sie es nicht in der App.
Planen Sie den Umzug ein, falls bereits ein Datum feststeht (Fahrzeug und Mitarbeiter zuweisen)
Tipp: Da kein Angebotsablauf durchlaufen wurde, haben die Umzugshelfer keine Inventarliste. Das Hinzufügen des alten Angebots als Anhang sorgt dafür, dass sie trotzdem alle Auftragsinformationen haben.
Schritt 4 - Verwenden Sie feste Beträge (WICHTIG)
Dies ist ein häufig gemachter Fehler beim Übertragen von Vorgängen. Da kein Angebot hinter dem Vorgang steht, funktionieren prozentbasierte Rechnungspositionen nicht. Das System kann keinen Prozentsatz von einem Angebot berechnen, das nicht existiert.
Verwenden Sie daher bei Migrationsvorgängen immer feste Beträge. Wenn das ursprüngliche Angebot EUR 2.500 betrug, geben Sie EUR 2.500 als festen Betrag in der Rechnungsposition ein.
Situation | Was funktioniert | Was NICHT funktioniert |
Vorgang mit Angebot (neue Aufträge) | Feste Beträge und Prozentsätze | -- |
Vorgang ohne Angebot (Migration) | Nur feste Beträge | Prozentbasierte Positionen |
Achtung: Kontrollieren Sie nach der Erfassung jedes Vorgangs, ob die Rechnungspositionen stimmen. Öffnen Sie den Vorgang, gehen Sie zur Rechnung und vergleichen Sie die Beträge mit Ihrem alten System. Ein Fehler hier bedeutet später eine falsche Rechnung.
Schritt 5 - Wie viele Vorgänge können Sie erwarten?
Der Arbeitsaufwand hängt von Ihrer Unternehmensgröße ab:
Unternehmenstyp | Typische Anzahl laufender Vorgänge |
Klein (Einzelunternehmen) | 5-10 Vorgänge |
Mittel | 15-30 Vorgänge |
Groß | 30-50+ Vorgänge |
Pro Vorgang benötigen Sie etwa 5 Minuten. Planen Sie ausreichend Zeit ein: Bei 30 Vorgängen sind Sie etwa 2,5 Stunden beschäftigt.
Schritt 6 - Kontrolle nach der Erfassung
Nachdem Sie alle Vorgänge erfasst haben, gehen Sie sie einzeln durch:
Stimmen die Kundendaten? (Name, Adresse, E-Mail, Telefon)
Sind die Rechnungspositionen korrekt? (Beträge, BTW)
Steht der Status an der richtigen Stelle? (Angebot versendet, geplant usw.)
Ist die Planung korrekt? (Datum, Fahrzeug, Mitarbeiter)
Tipp: Erstellen Sie eine Excel-Liste mit allen Vorgängen, die Sie übertragen müssen. Haken Sie sie einzeln ab, während Sie sie erfassen und kontrollieren. So vergessen Sie keinen.
Die richtige Reihenfolge für die Datenübertragung
Halten Sie beim Migrieren Ihrer Daten diese Reihenfolge ein:
Schritt | Was | Warum diese Reihenfolge |
1 | Benachrichtigungen ausschalten | Verhindert unerwünschte E-Mails an Kunden |
2 | Offene Angebote erfassen | Am wenigsten komplex, guter Einstieg |
3 | Laufende Vorgänge erfassen | Erfordert manuelle Rechnungspositionen |
4 | Kontrollieren | Gehen Sie alle erfassten Vorgänge durch |
5 | Benachrichtigungen wieder einschalten | Nur Angebot und Rechnung, der Rest später |
Tipps
Beginnen Sie damit, die Benachrichtigungen auszuschalten. Dies ist der allererste Schritt, vor allem anderen.
Erledigen Sie dies in einer ruhigen Periode. Die Erfassung von Vorgängen kostet etwa 5 Minuten pro Stück. Planen Sie dies für einen Moment ein, in dem Sie nicht gestört werden.
Validieren Sie Ihre Kundendaten vorab. Kontrollieren Sie E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Adressen. Fehler in den Quelldaten führen zu Fehlern in Bas.
Erstellen Sie eine Kopie Ihrer alten Verwaltung. Bewahren Sie einen Export oder ein Backup Ihres alten Systems auf. Wenn Sie etwas zu übertragen vergessen, können Sie es immer noch wiederfinden.
Achtung
Die Benachrichtigungen vor dem Import nicht auszuschalten, ist der häufigste Fehler. Jeder Vorgang, den Sie erfassen, kann eine Nachricht an den Kunden auslösen.
Prozentbasierte Rechnungspositionen funktionieren nicht ohne Angebot. Verwenden Sie feste Beträge bei allen Migrationsvorgängen.
Daten nicht zu validieren führt zu Telefonnummern anstelle von E-Mail-Adressen, fehlenden Initialen und doppelten Kundendatensätzen. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Quelldaten zu bereinigen.
Nächster Artikel: Lagerkunden migrieren