Vous pouvez activer ou désactiver les messages individuellement. C'est crucial pendant la phase de test et d'entraînement, et aussi plus tard si vous ne souhaitez pas utiliser certains messages.
Activer ou désactiver des messages
Tous les messages ne sont pas pertinents pour toutes les entreprises. Vous pouvez activer ou désactiver les messages individuellement.
Comment activer ou désactiver un message ?
Allez dans Paramètres > Méthode de travail > Messages clients
Cliquez sur le message que vous souhaitez activer ou désactiver
Activez ou désactivez l'interrupteur
Enregistrez
Désactiver les messages pour la phase de test et d'entraînement
C'est crucial. Pendant la phase d'entraînement, vous voulez éviter que de véritables e-mails soient envoyés à des clients.
Approche pour l'entraînement
Allez dans Paramètres > Méthode de travail > Messages clients
Désactivez tous les messages sauf le devis et la facture
Utilisez des adresses e-mail fictives pour vos dossiers de test (par ex. [email protected] ou votre propre adresse e-mail)
Une fois l'entraînement terminé et le passage en production effectué, réactivez les messages
Attention : Il n'existe malheureusement pas de bouton « mode d'entraînement » global. Vous devez désactiver les messages un par un. Cela prend un peu de temps, mais cela évite que les clients de déménagements en cours reçoivent soudain un e-mail « déménagement planifié » d'un nouveau système.
Pourquoi est-ce si important ?
Imaginez : vous êtes en train de vous entraîner avec Bas et vous créez un dossier de test pour un client existant. Si le message « Le déménagement approche » est activé, ce client reçoit un e-mail d'un système qu'il ne connaît pas. Cela suscite des questions et n'est pas professionnel.
Lors du transfert de dossiers existants (migration), c'est encore plus important. Tous les messages doivent être désactivés avant de saisir des dossiers en cours. Sinon, tous vos clients reçoivent des e-mails inattendus.
Astuce : Pendant la phase d'entraînement, activez uniquement les messages devis et facture, et envoyez-les à votre propre adresse e-mail. Vous pouvez ainsi tester l'apparence des messages sans que rien ne soit envoyé aux clients.
Créer un nouveau message client
Attention : De nouveaux messages clients ne sont possibles que s'ils sont liés à un modèle !
Situation
Vous souhaitez un message personnalisé pour un document spécifique, par exemple une facture d'avoir.
Méthode
Le modèle doit d'abord être créé
Associez ensuite seulement le message client au modèle
Modifiez le message client comme souhaité
Pour la plupart des entreprises, les 13 messages standard suffisent. Vous n'avez pas besoin de créer des messages supplémentaires, sauf si vous avez un besoin très spécifique.
Exemple : message de facture d'avoir
Si vous envoyez régulièrement des factures d'avoir et souhaitez un message distinct pour cela :
Créez un modèle de facture d'avoir
Allez dans Messages clients
Cliquez sur Nouveau message client
Associez le message au modèle de facture d'avoir
Adaptez le texte (par ex. « Vous recevez par la présente une facture d'avoir pour... »)
Astuce : Pour la plupart des entreprises, les 13 messages standard suffisent. Créez un nouveau message uniquement si vous avez vraiment un besoin personnalisé.
Pièges courants avec les messages clients
1. Ne pas désactiver les messages pendant l'entraînement
L'erreur la plus courante. Les clients reçoivent de véritables e-mails de votre session de test. Désactivez tous les messages avant de commencer à vous entraîner.
2. Laisser activée la modification de rendez-vous pendant la période de mise en route
Chaque ajustement de planification déclenche un e-mail. Si vous êtes encore en train de mettre en place la planification et que vous réorganisez beaucoup, les clients reçoivent plusieurs e-mails par jour. Désactivez ce message pendant la période de mise en route. Réactivez-le uniquement une fois votre planification stable et lorsque vous ne réorganisez plus quotidiennement.
3. Rappel de facture sans vérification
Un rappel automatique envoyé trop tôt ou à tort nuit à votre relation client. Vérifiez d'abord manuellement que les délais de paiement sont correctement configurés avant d'activer le rappel automatique.
Ne pas modifier en même temps
Attention : Si deux personnes ont simultanément le même message client ouvert dans l'éditeur, l'une écrase les modifications de l'autre. Celui qui enregistre en dernier l'emporte. Il n'y a ni verrouillage ni avertissement.
Mettez-vous donc d'accord en interne sur qui modifie quels messages, ou faites-le l'un après l'autre. Cela vaut pour tous les messages clients et modèles.
Configurer l'expéditeur, Cc et Cci
Pour chaque message, vous pouvez définir qui est l'expéditeur et si des copies sont envoyées à d'autres personnes (Cc/Cci).
Nom et adresse e-mail de l'expéditeur
Ouvrez un message client
Dans Nom de l'expéditeur, saisissez le nom que voit le client (par ex. « Voorbeeld Verhuizingen »)
Dans Adresse e-mail de l'expéditeur, saisissez l'adresse e-mail (par ex. [email protected])
Attention : Après avoir saisi l'adresse e-mail, vous devez appuyer sur Entrée pour confirmer l'adresse. Si vous oubliez, l'adresse n'est pas enregistrée !
Cc (copie carbone)
Le Cc envoie une copie visible à une autre adresse e-mail. Le destinataire voit qu'un Cc a également été envoyé.
Cliquez dans le champ Cc
Saisissez l'adresse e-mail (par ex. [email protected])
Appuyez sur Entrée pour ajouter l'adresse
Vous souhaitez plusieurs Cc ? Répétez les étapes 2-3 pour chaque adresse
Attention : Si vous oubliez d'appuyer sur Entrée, l'adresse n'est pas ajoutée ! Vous devez vraiment appuyer sur Entrée après chaque adresse.
Cci (copie carbone invisible)
Le Cci envoie une copie invisible. Le client ne voit pas qu'un Cci a été envoyé. C'est pratique pour l'administration ou l'archivage.
Cliquez dans le champ Cci
Saisissez l'adresse e-mail (par ex. [email protected])
Appuyez sur Entrée pour ajouter l'adresse
Vous souhaitez plusieurs Cci ? Répétez les étapes 2-3 pour chaque adresse
Astuce : Utilisez le Cci vers votre propre adresse e-mail pour recevoir une copie de chaque message sortant. Vous pouvez ainsi vérifier que tout est correct et vous disposez toujours d'une sauvegarde.
Erreur fréquente : oublier d'appuyer sur Entrée
L'erreur la plus courante est de saisir l'adresse e-mail mais d'oublier d'appuyer sur Entrée. Il semble que l'adresse a été saisie, mais elle disparaît à nouveau lors de l'enregistrement.
Règle simple : Saisissez l'adresse, appuyez sur Entrée, et vérifiez qu'elle apparaît sous forme de « pastille » (étiquette arrondie). Vous êtes ainsi certain qu'elle a été ajoutée.
Bouton de paiement Mollie dans les messages
Si vous avez activé Mollie (pour les paiements iDeal), vous pouvez ajouter un bouton de paiement à vos messages de facture. Le client peut alors payer directement depuis l'e-mail.
Comment ajouter le bouton de paiement ?
Ouvrez le message Facture envoyée
Ajoutez un élément bouton sous le texte de la facture
Associez le bouton au lien de paiement Mollie (votre spécialiste onboarding vous aide pour cela)
Enregistrez le bloc comme bloc réutilisable, afin de pouvoir aussi l'utiliser dans d'autres messages de facture
Pourquoi est-ce précieux ?
Avec un bouton de paiement iDeal, le délai de paiement moyen passe de 16 jours à 1,2 jour. Dans certaines entreprises, 40 % des clients paient déjà via le bouton dans l'e-mail.
Attention : Assurez-vous que Mollie n'est plus en mode test avant de passer en production. En mode test, les paiements sont marqués comme « payés » mais aucun argent n'est réellement reçu.
Mollie non actif ? Supprimez le bouton de paiement
Si vous n'avez pas (encore) activé Mollie, retirez le bouton de paiement de votre e-mail de facture. Un bouton de paiement qui ne mène nulle part est déroutant pour le client et donne une impression peu professionnelle. Vous pourrez toujours réajouter le bouton plus tard lorsque vous activerez Mollie.
Conseils
Désactivez TOUS les messages au début de la phase d'entraînement. Réactivez-les uniquement lors du passage en production.
Utilisez le Cci vers votre propre e-mail. Vous recevez ainsi une copie de chaque message et pouvez vérifier que tout est correct. N'oubliez pas d'appuyer sur Entrée après avoir saisi l'adresse Cci !
Parcourez chaque message une fois. Lisez le texte, vérifiez les variables et adaptez si nécessaire.
Ne créez pas de nouveaux messages inutiles. Les 13 messages standard couvrent la plupart des besoins.
Vérifiez après l'enregistrement que les adresses Cc/Cci ont bien été enregistrées. Rouvrez le message et vérifiez que les adresses apparaissent sous forme de « pastilles ».
Attention
Appuyez toujours sur Entrée après avoir saisi des adresses Cc/Cci. Si vous oubliez, l'adresse n'est pas enregistrée. C'est l'erreur la plus fréquente concernant les messages clients.
Le système envoie réellement des e-mails. Cela ne peut pas être assez souligné. Utilisez des adresses e-mail fictives lors des tests.
Désactivez les messages lors d'une migration. Si vous transférez des dossiers existants vers Bas, tous les messages doivent être désactivés. Sinon, tous vos clients reçoivent des e-mails inattendus.
Pas de mode d'entraînement global. Vous devez activer ou désactiver chaque message individuellement. Cela prend un peu de temps mais c'est essentiel.
Désactivez le mode test de Mollie lors du passage en production. En mode test, les paiements sont marqués comme « payés » mais aucun argent n'est réellement reçu.
Supprimez le bouton de paiement si Mollie n'est pas actif. Un bouton de paiement non fonctionnel est déroutant pour les clients.
Désactivez la modification de rendez-vous pendant la période de mise en route. Évite que les clients soient submergés d'e-mails pendant que vous mettez en place la planification.
Ne pas modifier en même temps. Si deux personnes ont le même message client ouvert, l'une écrase l'autre. Pas de verrouillage, pas d'avertissement.