La mise en service est le moment où vous passez de la phase d'entraînement à l'utilisation réelle de Bas. Cette liste de contrôle vous permet de vérifier que tout est prêt. Parcourez tous les points avant de réaliser votre premier chantier réel.
Important : la mise en service n'est pas un événement d'une journée. C'est une période de 1 à 2 semaines pendant laquelle vous basculez progressivement. Prévoyez une période de fonctionnement en parallèle d'au moins un mois : faites tourner votre ancienne méthode de travail et Bas en même temps. Ainsi, vous pouvez toujours revenir à l'ancien système en cas de problème.
Étape 1 - Forfaits configurés et testés
Vos forfaits sont la base de votre facturation. Vérifiez que vous disposez au minimum de ces forfaits :
Forfait de base particulier (déménagement direct)
Forfaits complémentaires pour vos autres services (professionnel, garde-meuble, etc.)
Testez chaque forfait en créant un dossier d'exercice et en parcourant tout le flux : du devis à la facture. Vérifiez que les montants sont corrects, que la TVA est exacte et que les groupes de chiffre d'affaires sont correctement liés.
Attention : les forfaits sont l'élément le plus complexe de Bas. Si vous avez un doute sur la configuration d'un forfait, créez un devis test et comparez les montants avec votre mode de calcul actuel. Cela ne correspond pas ? Contactez-nous avant de passer en mise en service.
Étape 2 - Modèles validés
Vérifiez vos modèles de documents sur les points suivants :
Modèle | Ce que vous vérifiez |
Devis | Logo correct, couleurs conformes, textes validés, variables fonctionnelles |
Facture | Même charte graphique que le devis, mentions de TVA visibles, bouton de paiement présent |
Bon de travail | Tous les champs pertinents du chantier sont visibles |
Facture d'avoir | Mise en page correcte, montants exacts |
Créez un PDF d'exemple pour chaque modèle et consultez-le sur votre écran et sur papier. Attention :
Le texte tient-il sur une page, ou déborde-t-il sur la page 2 ?
Les variables sont-elles correctes ? (pas de champs vides ni de messages d'erreur)
Le logo et son positionnement sont-ils corrects ?
Astuce : envoyez un devis test et une facture test à votre propre adresse e-mail. Regardez à quoi cela ressemble dans la boîte de réception de votre client. C'est le véritable test.
Étape 3 - Compte nettoyé
Après la période d'entraînement, votre compte est rempli de dossiers de test, de faux devis et de factures d'exercice. Il faut les retirer avant la mise en service. C'est l'équipe Bas qui s'en charge pour vous.
Ce que nous supprimons : - Tous les dossiers de test et chantiers d'exercice - Les factures test (qui n'ont pas été envoyées à la comptabilité) - Les devis d'exercice - Les débiteurs de test (faux clients avec des adresses e-mail fictives) - Les dossiers de garde-meuble de test
Ce qui reste : - Tous les paramètres (forfaits, modèles, notifications, intégrations) - Employés et véhicules - Cartons, matériel, entrepôts - Groupes de chiffre d'affaires et intégration comptable
Attention : n'essayez pas de nettoyer vous-même le compte. La suppression des dossiers est volontairement limitée dans le système. Laissez toujours l'équipe Bas s'en charger.
Étape 4 - Parcourir les scénarios d'entraînement
Avant de passer en mise en service, vous devez avoir parcouru les scénarios les plus importants au moins une fois. Assurez-vous d'avoir parcouru ces scénarios :
Créer un nouveau dossier - saisir le client, créer le chantier, remplir les données
Créer et envoyer un devis - sélectionner un forfait, rédiger le devis, l'envoyer au client
Traiter l'accord sur le devis - enregistrer l'accord, mettre à jour le statut
Planifier le chantier - affecter un véhicule et des employés, définir la date et l'heure
Créer et envoyer une facture - rédiger la facture, la vérifier, l'envoyer
Traiter le paiement - recevoir un paiement Mollie ou enregistrer manuellement un paiement
Scénarios complémentaires (le cas échéant) : - Créer un dossier de garde-meuble et envoyer une facture de garde-meuble - Traiter un dossier professionnel avec numéro de référence - Demander un certificat de garantie via Schouten Zekerheid - Créer une note de crédit
Astuce : vous n'avez pas besoin de tout maîtriser parfaitement. Connaître 70 % du système au moment de la mise en service est suffisant. Mais vous devez pouvoir parcourir seul le flux de base (dossier, devis, facture). Un bon exercice : pendant la période de test, saisissez chaque demande de devis en double - une fois dans votre ancien système et une fois dans Bas. Vous vous entraînez ainsi avec des données réelles et pouvez comparer les résultats.
Étape 5 - Préparer le manuel et les employés
Vos employés doivent être prêts pour la mise en service. Cela ne signifie pas qu'ils doivent tout savoir, mais ils doivent comprendre les bases.
Ce que vous préparez :
Créez un manuel A4 avec des captures d'écran pour vos déménageurs. Restez simple : comment ouvrir l'application, comment consulter mon planning, comment naviguer jusqu'à l'adresse.
Commencez avec 1 à 2 ambassadeurs : choisissez des employés à l'aise avec le numérique et ouverts à la nouveauté. Laissez-les s'entraîner avec l'application. Ils deviendront vos ambassadeurs qui l'expliqueront ensuite à leurs collègues.
Assurez-vous que les adresses e-mail fictives ont été remplacées par de vraies adresses. Si vous avez utilisé de fausses adresses pendant l'entraînement, elles doivent maintenant être correctes.
Gérer les attentes : - « Nous allons travailler avec un nouveau système. Les premières semaines demanderont un temps d'adaptation. » - « Vous n'avez pas besoin de tout faire parfaitement tout de suite. Maîtriser 70 % suffit. » - « Si vous êtes bloqué quelque part, demandez à [l'ambassadeur] ou appelez le bureau. »
Astuce : prévoyez une courte démonstration de l'application de 10 minutes avec votre équipe. Montrez-leur comment consulter leur planning, comment naviguer jusqu'à l'adresse et comment consulter le chantier. Ils n'ont pas besoin d'en savoir plus le jour 1.
La liste de contrôle complète
Voici la liste de contrôle complète go/no-go. Tout doit être « oui » avant de passer en mise en service.
Système et données
Le compte est nettoyé (données de test supprimées par Bas)
Tous les employés sont créés avec les données correctes
Les véhicules sont enregistrés avec le bon type (camion/véhicule)
Les cartons et le matériel sont renseignés
Les entrepôts et emplacements de garde-meuble sont configurés (le cas échéant)
Modèles et forfaits
Le(s) modèle(s) de devis sont validés (aperçu consulté et approuvé)
Le(s) modèle(s) de facture sont validés
Au minimum le forfait de base (particulier direct) est configuré
Les forfaits complémentaires sont configurés (professionnel, garde-meuble, etc.)
Les groupes de chiffre d'affaires sont créés et liés aux comptes du grand livre
Intégrations
L'intégration comptable fonctionne (facture test envoyée et vérifiée avec succès)
La date de début de l'intégration comptable est ajustée à la date de mise en service
Mollie est passé du mode test au mode réel
Le bouton de paiement Mollie fonctionne dans l'e-mail de facture
Schouten Zekerheid est intégré (le cas échéant)
L'intégration site web/leads fonctionne (le cas échéant)
Notifications
Toutes les notifications sont désactivées, à l'exception du devis et de la facture
La charte graphique (logo, couleurs) est correcte dans tous les messages
Les textes sont validés
L'adresse en copie cachée (CCI) est configurée (si souhaité)
Employés
Au moins 1 à 2 employés ont testé l'application
Le manuel A4 est disponible pour les déménageurs
Les adresses e-mail fictives ont été remplacées par de vraies adresses
Période de transition
Des bons de travail papier sont disponibles comme solution de secours pour les premiers jours
Une période de fonctionnement en parallèle est planifiée (au moins un mois en double)
1 à 2 ambassadeurs sont désignés et ont testé l'application
Entraînement
Vous pouvez créer un nouveau dossier de manière autonome
Vous pouvez créer et envoyer un devis de manière autonome
Vous pouvez créer et envoyer une facture de manière autonome
Vous pouvez planifier un chantier de manière autonome
Vous savez comment contacter le support (bulle de chat, e-mail)
Vous avez saisi des demandes de devis en double à titre d'entraînement
Astuces
Conservez des bons de travail papier comme solution de secours les premiers jours. Même si l'application fonctionne, une solution de secours papier rassure votre équipe. Après quelques jours, vous pouvez abandonner les bons papier.
Faites tourner les deux systèmes en parallèle pendant au moins un mois. Saisissez les chantiers à la fois dans votre ancien système et dans Bas. Vous pouvez ainsi toujours revenir en arrière et comparer les résultats.
Connaître 70 % suffit. Vous n'avez pas besoin de tout maîtriser parfaitement dès le jour 1. Vous devez connaître le flux de base (dossier, devis, facture), le reste s'apprend en travaillant.
Commencez avec 1 à 2 ambassadeurs. Choisissez des employés à l'aise avec le numérique et laissez-les d'abord travailler une semaine avec l'application. Ils l'expliqueront ensuite à leurs collègues - cela fonctionne mieux qu'une grande présentation collective.
Saisissez chaque demande de devis en double. Pendant la période de test, saisissez également chaque demande réelle dans Bas. Vous vous entraînez ainsi avec des données réelles et repérez rapidement où vous rencontrez des difficultés.
Choisissez un moment calme pour la mise en service. Pas en pleine haute saison ni juste avant les fêtes. Le milieu du mois ou le début d'un nouveau mois fonctionne le mieux.
Soyez disponible pour votre équipe les premiers jours. Les déménageurs ont des questions, le planning n'est pas tout à fait exact, une facture a un aspect différent de ce à quoi on s'attendait. C'est normal.
Commencez par des chantiers simples. Planifiez votre premier chantier réel dans Bas comme un déménagement relativement simple. Pas tout de suite le déménagement d'entreprise complexe avec garde-meuble.
N'attendez pas la perfection en semaine 1. Les premières semaines demandent une adaptation. C'est normal. Après 2-3 semaines, le système tourne et cela devient la nouvelle routine.
Attention
Vouloir tout faire en même temps est un piège. Commencez par les bases (dossier, devis, facture, planning) et développez ensuite avec les RH, l'enregistrement des heures et davantage de notifications.
Ne pas désactiver les notifications avant l'import des données fait que les clients existants reçoivent des e-mails inattendus. Désactivez toujours d'abord toutes les notifications avant de saisir les dossiers existants.
Article suivant : Passer les intégrations du mode test au mode réel