Lors de la mise en service, vous passez toutes les intégrations du mode test au mode réel. C'est l'une des étapes les plus critiques : si une intégration reste en mode test, tout semble fonctionner mais rien ne se passe en coulisses. Dans cet article, vous parcourez toutes les intégrations à vérifier.
Étape 1 - Configurer définitivement les notifications
C'est l'une des étapes les plus importantes. Bas envoie plus de 13 e-mails automatiques à vos clients. S'ils partent au mauvais moment, vous avez un problème.
Lors de la mise en service, désactivez tout sauf ces deux notifications :
Notification | Pourquoi l'activer |
Devis envoyé | Le client doit recevoir le devis |
Facture envoyée | Le client doit recevoir la facture |
Vous pouvez choisir d'activer les autres notifications étape par étape :
Quand | Quelles notifications |
Après 2 à 4 semaines | Confirmation de la visite technique, déménagement à venir, rappel de collecte des cartons |
Après 1 à 2 mois | Rappels de devis, rappels de facture, certificat de garantie |
Vérifiez avant la mise en service :
La charte graphique est-elle correcte ? (logo, couleurs)
Les textes sont-ils corrects ? (formule d'appel, nom de l'entreprise, coordonnées)
Les bons créneaux horaires y figurent-ils ? (matin/après-midi pour la livraison des cartons)
Le bouton de paiement Mollie est-il ajouté aux e-mails de facture ?
L'adresse en copie cachée (CCI) est-elle correcte ? (pour une copie vers votre propre boîte mail)
Astuce : certaines entreprises choisissent de ne pas activer la notification « modification de rendez-vous » dans la phase initiale. Chaque petit ajustement de planning - changer un employé, décaler un horaire de 15 minutes - envoie sinon directement un message au client. Ce n'est pas courant, mais cela peut être utile si vous êtes encore en train de vous familiariser avec le planning.
Étape 2 - DÉSACTIVER le mode test de Mollie
C'est l'une des erreurs les plus fréquentes lors de la mise en service. Si le mode test de Mollie est encore actif, tout semble fonctionner : les clients paient, vous voyez le paiement dans le système. Mais aucun argent n'arrive. Tout est payé, mais rien ne se passe sur votre compte bancaire.
Plan par étapes :
Allez dans Paramètres > Intégrations > Mollie
Vérifiez que le mode test est désactivé
Vérifiez le bouton de paiement dans votre e-mail de facture : renvoie-t-il vers le bon environnement de paiement (réel) ?
Attention : effectuez cette vérification le jour de la mise en service, pas avant. Si vous repassez Mollie en mode test entre-temps pour une session d'entraînement et oubliez de le réactiver, vous obtenez exactement le problème que vous vouliez éviter.
Astuce : Mollie iDEAL réduit le délai de paiement moyen de 16 jours à 1,2 jour. Chez certaines entreprises, 40 % des clients paient déjà via le bouton de paiement. Assurez-vous donc que cela fonctionne pour la mise en service - c'est l'un des moyens les plus rapides d'améliorer votre trésorerie.
Étape 3 - Ajuster la date de début de l'intégration comptable
Pendant l'entraînement, vous avez probablement envoyé des factures test vers votre logiciel de comptabilité (Exact Online, Snelstart, Yuki ou AFAS). Vous ne voulez pas de ces factures test dans votre comptabilité réelle. La solution est simple : vous ajustez la date de début de l'intégration comptable.
Comment cela fonctionne :
Allez dans Paramètres > Intégrations > [votre logiciel de comptabilité]
Ajustez la date de début à la date de votre mise en service (par exemple le 1er février)
Tout ce qui a été créé avant cette date (factures test) est ignoré par l'intégration
Seules les factures à partir de la date de début sont transmises à votre comptabilité
Pourquoi c'est important : si vous oubliez cela, vos factures test se retrouvent dans la comptabilité réelle. Cela crée des complications avec votre comptable et un travail supplémentaire pour corriger la situation.
Astuce : faites coïncider la mise en service avec le début d'un nouveau mois ou d'un nouveau trimestre. Vous disposez ainsi immédiatement d'une période comptable propre et d'un reporting financier propre.
Attention : faites cela avant d'envoyer la première facture réelle. Communiquez également cela à votre comptable, afin qu'il sache à partir de quelle date les factures de Bas arrivent.
Étape 4 - Vérifier l'intégration Schouten Zekerheid
Si vous proposez des certificats de garantie via Schouten Zekerheid, l'intégration doit être correctement configurée. Vérifiez les points suivants :
L'intégration API est-elle active ?
La bonne prime d'assurance est-elle configurée ?
La demande de certificat est-elle envoyée automatiquement après l'accord ?
Testez cela en créant un dossier d'exercice, en demandant un certificat de garantie, et en vérifiant que la demande arrive bien chez Schouten Zekerheid.
Astuce : si vous souhaitez proposer des certificats de garantie seulement plus tard, vous pouvez ignorer cette intégration maintenant et l'activer ultérieurement.
Étape 5 - Tester l'intégration site web/leads
Si vous avez une intégration de leads (par exemple via votre site web ou un formulaire de devis), vérifiez que les nouvelles demandes arrivent correctement dans Bas.
Testez le processus :
Remplissez une demande test sur votre site web
Vérifiez que le lead arrive dans Bas
Vérifiez que tous les champs ont été correctement repris (nom, adresse, numéro de téléphone, e-mail)
Créez un devis à partir du lead et vérifiez que tout est correct
Attention : si l'intégration ne fonctionne pas correctement, les nouvelles demandes n'arrivent pas dans Bas. Cela signifie des chantiers manqués. Testez donc bien cela avant la mise en service.
Le bon ordre pour activer les intégrations
Respectez cet ordre lors de la mise en service :
Étape | Quoi | Quand |
1 | Désactiver les notifications (sauf devis/facture) | Avant l'import des données |
2 | Ajuster la date de début de l'intégration comptable | Avant la première facture réelle |
3 | Passer Mollie du mode test au mode réel | Le jour de la mise en service |
4 | Vérifier l'intégration Schouten Zekerheid (le cas échéant) | Avant la mise en service |
5 | Tester l'intégration site web/leads | Avant la mise en service |
Astuces
Communiquez la date de début de l'intégration comptable à votre comptable. Il saura ainsi à partir de quand les factures de Bas arrivent et pourra bien préparer l'administration.
Vérifiez toutes les notifications au niveau de la charte graphique et des textes avant de passer en mise en service. Il n'est pas professionnel qu'un client reçoive un e-mail avec un logo incorrect ou un texte de substitution.
Testez l'intégration site web/leads avec une demande réelle, pas seulement dans un environnement de test. Cela fonctionne parfois en test mais pas en production.
Attention
Oublier de désactiver le mode test de Mollie est l'erreur la plus fréquente. Tout semble fonctionner, mais aucun argent n'arrive. Vérifiez cela le jour de la mise en service.
Ne pas ajuster la date de début de l'intégration comptable fait que les factures test se retrouvent dans votre comptabilité réelle. Ajustez ceci avant d'envoyer la première facture réelle.
Ne pas vérifier le bouton de paiement dans l'e-mail de facture peut faire que les clients sont dirigés vers un environnement de test. Envoyez-vous une facture test et cliquez sur le bouton de paiement pour vérifier.
Activer la notification « modification de rendez-vous » dans la phase initiale envoie un e-mail au client à chaque petit changement de planning. N'activez cela que lorsque le planning est stable.
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