Pendant l'onboarding, vous vous exercez avec des clients test, des devis test et des factures test. C'est exactement le but. Mais à un moment donné, vous voulez repartir sur une base saine : plus de données de test, mais de vrais clients et de vraies factures. Ce moment, c'est le nettoyage du système.
Le nettoyage est la transition entre l'entraînement et le travail réel. L'équipe Bas supprime toutes les données de test de votre compte, afin que vous puissiez commencer avec le numéro de dossier 001 et le numéro de facture 001. Vos paramètres, modèles et configurations restent intacts.
Pourquoi nettoyer le système ?
Si vous passez en service avec des données de test dans votre système :
Vos numéros de dossier ne commencent pas à 001, mais quelque part au milieu
Des faux clients se mélangent à vos vrais clients
Vos statistiques et tableaux de bord ne sont pas corrects (car les factures test sont comptabilisées)
Du stock est enregistré chez des clients fictifs
Votre connexion comptable envoie les factures test vers votre comptabilité
Le nettoyage évite ces problèmes et vous offre un démarrage propre et professionnel.
Ce qui EST supprimé
Lors du nettoyage, l'équipe Bas supprime toutes les données que vous avez créées pendant l'entraînement :
Catégorie | Ce qui est supprimé |
Clients | Tous les clients test et débiteurs fictifs |
Dossiers | Tous les dossiers test et chantiers d'entraînement |
Devis | Tous les devis test (brouillon et envoyé) |
Factures | Toutes les factures test (brouillon et envoyée) |
Garde-meuble | Tous les dossiers de garde-meuble test et les liaisons test entre clients et unités |
Cartons/stock | Tous les cartons en cours chez les clients test et les niveaux de stock |
Statistiques | Tout est remis à zéro (chiffre d'affaires, quantités, tableaux de bord) |
Tâches | Toutes les liaisons test et tâches |
En résumé : tout ce que vous avez « fait » dans le système (chantiers, devis, factures) est supprimé. Tout ce que vous avez « configuré » reste en place.
Ce qui N'EST PAS supprimé
Votre configuration et vos paramètres restent entièrement intacts :
Catégorie | Ce qui est conservé |
Paramètres | Tous les paramètres d'entreprise, fonctionnalités, paramètres de planification |
Connexions | Mollie, connexion comptable, Schouten Zekerheid, connexion site web |
Véhicules | Tous les véhicules avec leurs dimensions et données de carte carburant |
Employés | Tous les employés, compétences, plannings de travail |
Cartons/matériaux | Tous les types de cartons et définitions de matériaux (le type « carton adhésif » reste, seul le niveau de stock est réinitialisé) |
Modèles | Modèles de devis, de facture et de bon de travail |
Communications | Toutes les communications clients et modèles d'e-mail |
Formules | Toutes les formules avec lignes de devis et de facture |
Groupes de chiffre d'affaires | Tous les groupes de chiffre d'affaires et connexions au grand livre |
Entrepôts | Tous les emplacements de stockage et définitions d'entrepôt |
Unités de stockage | Les unités elles-mêmes (caisses, conteneurs) continuent d'exister, seules les liaisons avec les clients sont supprimées |
Après le nettoyage, vous n'avez donc pas besoin de reconstruire vos modèles, de ressaisir vos employés ou de reconfigurer vos connexions. Tout ce que vous avez configuré est toujours là.
Quand demander le nettoyage ?
Vous demandez le nettoyage à l'équipe support de Bas. Le bon moment est celui où vous remplissez toutes les conditions :
Vos paramètres sont définitifs. Les formules, modèles, communications et connexions sont configurés et testés.
Vous vous êtes suffisamment entraîné. Vous êtes capable de parcourir de manière autonome le flux de base (créer un dossier, envoyer un devis, planifier un chantier, établir une facture).
Vos connexions fonctionnent. La connexion comptable a été testée avec une facture test. Mollie est prêt à passer en service.
Vous êtes prêt à passer en service dans les jours qui viennent. Le nettoyage se fait peu de temps avant la mise en service, pas des semaines à l'avance.
L'ordre typique est le suivant :
Configurer et tester l'ensemble
Demander le nettoyage auprès du support
Saisir le stock actuel (voir l'étape suivante)
Transférer éventuellement les dossiers existants
Passer en service
Attention : vous ne pouvez pas effectuer le nettoyage vous-même. La suppression de données est volontairement limitée dans le système afin d'éviter les accidents. L'équipe Bas dispose d'une procédure spéciale qui nettoie tout en une seule fois.
Comment vous préparer au nettoyage ?
Étape 1 - Vérifiez que vos paramètres sont complets
Parcourez les éléments suivants et assurez-vous qu'ils sont définitifs :
Formules (lignes de devis et de facture)
Modèles de documents (devis, facture, bon de travail)
Communications (textes validés, charte graphique correcte)
Connexions (logiciel comptable, Mollie, autres)
Employés et véhicules
Cartons et matériaux (types, fournisseurs, prix d'achat)
Emplacements de stockage et unités
Tout ce que vous souhaitez encore ajuster après le nettoyage, vous pouvez simplement l'ajuster. Mais il est plus efficace de le faire au préalable, afin de pouvoir démarrer immédiatement après le nettoyage.
Étape 2 - Contactez l'équipe support de Bas
Envoyez un message via la bulle de chat dans Bas ou par e-mail :
Indiquez que vous êtes prêt à faire nettoyer votre compte
L'équipe planifie et effectue cette opération (généralement dans un délai d'un jour ouvré)
Après le nettoyage, vous recevez une confirmation
Étape 3 - Ressaisissez votre stock actuel
Après le nettoyage, tous vos niveaux de stock sont à zéro. C'est le moment de saisir votre stock actuel :
Comptez votre stock physique de cartons (cartons adhésifs, cartons pliants, cartons penderie, etc.)
Saisissez les quantités pour le matériau concerné
C'est votre stock de départ, celui sur lequel le système va se baser
Astuce : effectuez le comptage du stock seulement le jour du nettoyage ou le lendemain. Pas avant, car le comptage ne serait plus correct si vous avez distribué des cartons entre-temps.
Étape 4 - Vérifiez votre compte
Après le nettoyage, vérifiez que tout est correct :
L'aperçu des dossiers est vide
L'aperçu des factures est vide
L'aperçu des clients est vide
Les statistiques sont à zéro
Vos paramètres, modèles et connexions sont toujours présents
Résultat attendu : un compte propre avec toute votre configuration intacte, prêt à créer votre premier chantier réel.
D'abord s'entraîner, ensuite nettoyer
Une erreur fréquente consiste à vouloir nettoyer trop tôt. « Je veux un départ propre, alors commençons tout de suite. » Mais c'est l'inverse qui est vrai : vous devez au contraire vous entraîner autant que possible avant de nettoyer.
Pourquoi s'entraîner beaucoup est si important
Pendant l'entraînement, vous découvrez des choses que vous voulez faire différemment :
Votre modèle de devis manque d'un champ
Le calcul de votre formule diffère de votre méthode actuelle
Une communication contient un texte erroné
Les lignes de facture manquent d'une description
Vous pouvez apporter tous ces ajustements sans problème pendant la période d'entraînement. Après la mise en service, cela demande plus d'efforts, car vos données réelles sont alors en place.
Combien devez-vous vous entraîner ?
Parcourez au minimum 5 à 10 scénarios complets avant de demander le nettoyage. Un scénario complet signifie :
Créer un nouveau dossier avec des données client (fictives)
Établir et envoyer un devis
Planifier le chantier avec des employés et un véhicule
« Exécuter » le chantier (faire progresser le statut)
Établir et envoyer une facture
Variez vos scénarios :
Scénario | Ce que vous pratiquez |
Déménagement particulier | Le flux de base standard |
Déménagement avec garde-meuble | Attribution des caisses de stockage, facture de garde-meuble |
Déménagement d'entreprise | Numéro de référence, adresse de facturation différente |
Petit déménagement (1 camionnette) | Effectif minimal, scénario court |
Grand déménagement (plusieurs jours) | Plusieurs événements, répartition sur plusieurs jours |
Astuce : prenez une vraie journée de travail et reproduisez-la entièrement dans le système. Planifiez 4 à 5 chantiers, attribuez des employés, traitez tout et établissez les factures. Vous verrez alors précisément où cela coince.
Le bon moment
Une bonne règle empirique : si vous savez utiliser 70 % du système de manière autonome (dossier, devis, planning, facture), vous êtes prêt pour le nettoyage. Vous n'avez pas besoin de tout maîtriser parfaitement. Les 30 % restants s'apprennent sur le terrain.
La numérotation recommence
Après le nettoyage, toute la numérotation recommence :
Les numéros de dossier repartent de 001
Les numéros de devis repartent de 001
Les numéros de facture repartent de 001
Cela signifie que votre premier devis réel reçoit bien le numéro 001, au lieu du numéro 047 parce que vous avez créé 46 devis d'entraînement.
Conseils
Planifiez le nettoyage à un moment calme. Pas le vendredi après-midi si vous voulez passer en service le lundi, mais plutôt le mardi ou le mercredi, afin d'avoir quelques jours pour tout vérifier et saisir votre stock.
Utilisez la période d'entraînement pour former vos employés. Après le nettoyage, il n'y a plus de marge pour « essayer un peu » sans conséquences réelles.
Établissez une liste de votre stock actuel avant de demander le nettoyage. Cartons, cartons penderie, cartons pliants. Vous pourrez ainsi les saisir immédiatement dès que le compte sera propre.
Rien ne peut mal tourner pendant l'entraînement. Tout sera de toute façon supprimé. Le seul risque est de saisir une vraie adresse e-mail pour un client test, ce qui ferait recevoir un message à ce client. Utilisez donc toujours des adresses e-mail fictives ou votre propre adresse e-mail.
Attention
Ne saisissez pas le stock trop tôt. Si vous saisissez votre stock deux semaines avant le nettoyage, il sera supprimé avec le reste. Attendez que le nettoyage soit terminé.
Le nettoyage est irréversible. Toutes les données de test disparaissent définitivement. Assurez-vous de ne pas avoir de vraies données client dont vous avez encore besoin dans le système.
Vérifiez la connexion comptable après le nettoyage. Ajustez la date de début de votre connexion comptable à la date de mise en service, afin qu'il n'y ait pas de « trou » dans votre comptabilité.
Désactivez les communications lors de l'import de données. Si vous transférez des dossiers existants ou des clients de garde-meuble après le nettoyage, désactivez d'abord toutes les communications. Sinon, les clients existants recevront des e-mails inattendus.
Article suivant : Transférer les devis en attente et les dossiers en cours