Cet article explique comment envoyer de nombreuses factures en une seule fois, créer des factures d'avoir et gérer des scénarios de facturation particuliers.
Étape 1 - Quand utiliser la facturation en masse ?
La facturation en masse est utile lorsque vous souhaitez créer et envoyer de nombreuses factures en une seule fois.
Les situations les plus courantes :
Situation | Explication |
Facturation du garde-meuble | Facturer tous les clients en garde-meuble en une seule fois (mensuellement, par trimestre) |
Facturation périodique | Donneurs d'ordre réguliers facturés à des moments fixes |
Facturation de fin de semaine | Facturer en une seule fois toutes les missions de la semaine écoulée |
Étape 2 - Facturation en masse étape par étape
Allez dans l'aperçu de facturation. Filtrez les factures que vous souhaitez envoyer (par exemple toutes les factures de garde-meuble de ce mois-ci).
Vérifiez les factures brouillon une par une ou par sondage. Sélectionnez toutes les factures que vous souhaitez envoyer. Cliquez sur Envoyer en masse. Le système envoie toutes les factures sélectionnées en même temps.
Attention : vérifiez toujours les factures brouillon avant de les envoyer en masse. Une erreur de configuration (mauvais tarif, mauvaise TVA, mauvais groupe de chiffre d'affaires) se multiplie si vous n'y prêtez pas attention.
Astuce : la première fois que vous facturez en masse, vérifiez manuellement les 3 à 5 premières factures. Comparez les montants, la TVA et le groupe de chiffre d'affaires. Si tout est correct, vous pouvez envoyer le reste en toute confiance.
Étape 3 - Quand créer une facture d'avoir ?
Vous créez une facture d'avoir lorsque vous souhaitez corriger une facture déjà envoyée.
Les situations les plus courantes :
Situation | Explication |
Erreur sur la facture | Montant erroné, TVA erronée, données client erronées |
Annulation | Le client annule le déménagement après l'envoi de la facture |
Avoir sur garde-meuble | Le client récupère ses affaires avant la fin de la période facturée |
Remise a posteriori | Vous avez convenu d'une remise avec le client après la facturation |
Étape 4 - Créer une facture d'avoir
Allez à la facture dans le dossier. Cliquez sur Créer une facture d'avoir. Le système crée une facture négative qui corrige la facture originale.
Vérifiez la facture d'avoir : les montants, la TVA et la description sont-ils corrects ? Envoyez la facture d'avoir au client.
Attention : la facture d'avoir est également transmise automatiquement à votre logiciel de comptabilité (si la connexion est configurée). Ainsi, votre comptabilité reste correcte.
Étape 5 - Nouvelle facture après une facture d'avoir
Si vous souhaitez envoyer une nouvelle facture après la facture d'avoir (par exemple avec le montant corrigé) :
Créez une nouvelle facture sur le même dossier. Ajustez les lignes avec les montants corrects. Envoyez la nouvelle facture.
Le client dispose alors de trois documents : la facture originale, la facture d'avoir et la nouvelle facture. Au final, le client paie le montant correct.
Conseils
Vérifiez toujours les factures brouillon avant de les envoyer en masse
La première fois : vérifiez par sondage
Les factures d'avoir sont également envoyées à votre logiciel de comptabilité
Attention
Une erreur de configuration se multiplie lors de la facturation en masse
Les factures d'avoir corrigent uniquement la facture, elles ne la suppriment pas
Après une facture d'avoir, vous pouvez créer une nouvelle facture avec le montant correct
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