Au fil du temps, les dossiers s'accumulent. Des devis jamais signés, des dossiers d'années précédentes jamais clôturés, des chantiers qui n'ont pas eu lieu. Si vous ne faites rien, cela brouille votre vue d'ensemble. Les filtres donnent des résultats pollués, votre liste de travail devient confuse et les collègues ne savent plus quels dossiers sont actifs.
Dans cet article, vous apprendrez à nettoyer les anciens dossiers, à désactiver en masse les moments de facturation et la différence entre annuler et rouvrir.
Annuler vs. supprimer
La chose la plus importante à savoir : dans Bas, les dossiers ne sont pas supprimables. C'est conçu délibérément ainsi. Toutes les données doivent rester traçables pour votre comptabilité.
Action | Ce qui se passe | Données conservées ? |
Annuler | Le dossier reçoit le statut « Annulé » et disparaît de votre liste de travail active et des résultats de recherche | Oui, tout reste intact |
Rouvrir | Un dossier annulé redevient actif. Toutes les données sont encore là : coordonnées du client, devis, planning, matériel, notes | Oui, tout est encore là |
Supprimer | Pas possible | Non applicable |
Astuce : annuler n'est pas une action définitive. Vous pouvez toujours rouvrir un dossier annulé. C'est comme si vous n'étiez jamais parti : tous les devis, événements et enregistrements de matériel sont toujours là.
Attention : un client peut être supprimé (en raison du RGPD), mais pas un dossier. Annuler est la seule façon de retirer un dossier de votre liste de travail active.
Étape 1 - Annuler un seul dossier
Ouvrez le dossier que vous souhaitez annuler
Cliquez sur Modifier
Cliquez sur Annuler (ou choisissez le statut « Annulé »)
Confirmez l'annulation
Résultat attendu : le dossier disparaît de votre liste de travail active et des résultats de recherche. Via le filtre « Annulé », vous pouvez toujours le retrouver.
Étape 2 - Rouvrir un dossier annulé
Il arrive régulièrement qu'un client annule et revienne plus tard. Rouvrir est alors la voie la plus rapide.
Allez dans votre aperçu des dossiers
Configurez le filtre sur Annulé
Recherchez le dossier (par nom de client, code projet ou numéro de dossier)
Ouvrez le dossier
Cliquez sur Rouvrir
Résultat attendu : le dossier est à nouveau actif avec toutes les données d'origine : coordonnées du client, devis, planning, matériel et notes.
Astuce : rouvrir est beaucoup plus rapide que de créer un nouveau dossier. Vous n'avez pas besoin de ressaisir les données.
Étape 3 - Désactiver un moment de facturation
Tous les dossiers n'ont pas besoin d'une facture. Pensez aux dossiers où vous n'avez livré que des cartons, aux dossiers de test ou aux dossiers qui, pour une autre raison, ne nécessitent pas de facture. Si vous ne désactivez pas le moment de facturation, ces dossiers continuent d'apparaître dans votre liste « facture manquante ».
Ouvrez le dossier
Cliquez sur Modifier
Recherchez le champ Moment de facturation
Décochez la case
Cliquez sur Enregistrer
Résultat attendu : le dossier disparaît de la liste de filtrage « Il manque encore une facture ». Le dossier lui-même continue simplement d'exister.
Astuce : utilisez ceci pour les dossiers qui n'ont plus besoin de facture. Ainsi, votre aperçu « facture manquante » reste fiable et vous êtes sûr que tout ce qui s'y trouve doit vraiment encore être facturé.
Étape 4 - Nettoyer en masse les anciens dossiers
Si vous n'avez pas suivi vos dossiers pendant une longue période, vous pouvez vous retrouver avec des centaines, voire des milliers de dossiers encore ouverts alors qu'il ne s'y passera plus rien. Par exemple des dossiers de 2022 ou 2023 encore au statut « Devis ».
Faire l'inventaire de ce qui est ouvert
Allez dans l'aperçu des dossiers
Filtrez par code projet ou année (par exemple « 2023 » ou « 2024 »)
Filtrez éventuellement par statut (par exemple « Devis » ou « Nouveau »)
Filtrez par type de client si c'est pertinent (particulier ou professionnel)
Consultez le résultat : combien de dossiers sont encore ouverts ?
Astuce : utilisez l'option de filtrage par code projet pour filtrer par année. Vous voyez ainsi rapidement combien de dossiers sont encore ouverts par année. Exemple : « 2024 - professionnel - transmis - 43 dossiers sans facture ».
Décider ce qui doit se passer
Parcourez la liste et déterminez par groupe de dossiers :
Situation | Action |
Devis jamais signé, dossier vieux de plus d'un an | Annuler |
Chantier exécuté mais facture plus nécessaire | Désactiver le moment de facturation |
Chantier exécuté et facture envoyée et payée | Faire passer à « Terminé » |
Dossier encore pertinent (mission en cours ou facture en attente) | Ne rien faire, simplement suivre |
Faire passer ou clôturer en masse via le support Bas
Pour de grandes quantités de dossiers (dizaines à milliers), vous pouvez faire exécuter une action de nettoyage en masse :
Exportez la liste des dossiers ouverts
Parcourez la liste et marquez les dossiers encore pertinents
Contactez le support Bas et indiquez quels dossiers doivent être annulés ou transmis en masse
Le support Bas peut désactiver en masse les moments de facturation et transmettre ou clôturer en masse les anciens dossiers
Attention : les anciennes années (deux ans ou plus) peuvent presque toujours être clôturées en masse. Il ne se passera plus rien avec des dossiers ouverts depuis si longtemps. Concentrez votre attention sur l'année en cours et la précédente.
Résultat attendu : après l'action de nettoyage, vous avez une liste de travail propre. Seuls les dossiers pertinents restent ouverts.
Étape 5 - Utiliser des filtres pour garder votre liste de travail propre
Après le nettoyage, vous voulez éviter que le désordre ne se réaccumule. Utilisez les filtres intégrés pour garder une vue d'ensemble :
Filtre | Ce que vous voyez | Quand l'utiliser |
Statut : Annulé | Tous les dossiers annulés | Pour retrouver un dossier annulé précédemment |
Statut : Traitement > Facture manquante | Dossiers qui doivent encore être facturés | Contrôle hebdomadaire de la facturation en attente |
Code projet + année | Tous les dossiers d'une année spécifique | Action de nettoyage trimestrielle ou annuelle |
Type : Professionnel / Particulier | Dossiers par type de client | Suivi ciblé par segment |
Quand nettoyer ?
Faites-en un moment récurrent. Plus vous nettoyez souvent, moins cela demande de travail.
Fréquence | Ce que vous faites |
Hebdomadaire | Vérifiez la liste « facture manquante ». Désactivez les moments de facturation des dossiers qui n'ont plus besoin de facture. |
Trimestrielle | Parcourez les dossiers ouverts du trimestre précédent. Annulez les dossiers avec lesquels il ne se passera plus rien. |
Annuelle | Clôturez tous les dossiers de deux ans ou plus. Exportez la liste, vérifiez s'il y a encore des dossiers pertinents, et faites clôturer le reste en masse. |
Astuce : planifiez le moment de nettoyage annuel en janvier. Vous clôturez ainsi proprement l'année précédente et vous commencez la nouvelle année avec une liste de travail propre.
Astuces
Annulez au lieu d'ignorer. Un dossier que vous laissez traîner pollue vos filtres et votre liste de travail. Annuler ne prend que deux clics.
Désactivez les moments de facturation s'il n'y aura pas de facture. Ainsi, votre aperçu « facture manquante » reste fiable.
Rouvrir est toujours possible. Ne vous inquiétez pas de perdre des données en annulant. Tout est conservé.
Utilisez activement les filtres. Le logiciel propose des filtres par statut, année, type de client et plus encore. Utilisez-les pour garder le contrôle sur vos dossiers.
Planifiez des moments de nettoyage. Tout comme vous rangez votre bureau, vous devez aussi entretenir votre liste de travail numérique. Un rythme trimestriel ou annuel suffit.
Les grandes actions de nettoyage via le support Bas. Pour des centaines de dossiers, vous n'avez pas besoin de tout faire manuellement. Laissez le support Bas exécuter une action groupée.
Attention
Les dossiers ne sont pas supprimables. N'essayez pas de chercher un bouton de suppression. Il n'existe pas. Annuler est l'action appropriée.
Les dossiers annulés ne comptent pas dans les rapports. Tenez-en compte lorsque vous consultez des statistiques : les dossiers annulés sont exclus de vos taux de réussite et de vos chiffres de chiffre d'affaires.
Désactiver le moment de facturation n'est pas la même chose qu'annuler. Lors de la désactivation du moment de facturation, le dossier reste actif, il disparaît uniquement de la liste « facture manquante ».
Le nettoyage en masse est ponctuel. Après la grande action de nettoyage, l'intention est que vous suiviez vous-même quels dossiers vous annulez ou clôturez. Travaillez comme le système est conçu pour cela.
Vérifiez avant de clôturer en masse. Parcourez toujours la liste avant de faire clôturer des dossiers en masse. Il pourrait s'y trouver un dossier encore pertinent.
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