Cet article explique comment fonctionne la facturation du garde-meuble dans Bas. Des brouillons de factures automatiques au crédit en cas de sortie anticipée.
Étape 1 - Configurer la facturation anticipée ou a posteriori
Dans les paramètres, vous choisissez si vous facturez à l'avance ou a posteriori.
À l'avance : la facture est créée pour la période à venir. C'est le cas le plus courant pour le garde-meuble.
A posteriori : la facture est créée après la fin de la période.
Vous configurez cela dans Paramètres > Méthode de travail > Facturation.
Il s'agit d'un paramètre global. Tous les clients en garde-meuble suivent cette règle, sauf si vous configurez autre chose par dossier.
Étape 2 - Comment fonctionne la facturation automatique ?
Le système génère au bon moment un brouillon de facture pour tous les clients en garde-meuble qui doivent être facturés.
Les brouillons de factures apparaissent dans votre aperçu de facturation. Vous vérifiez les brouillons et les envoyez (manuellement ou en masse). Après l'envoi, le brouillon de facture suivant est automatiquement préparé.
Attention : les brouillons de factures ne sont PAS envoyés automatiquement. Vous devez les valider et les envoyer vous-même. C'est un choix délibéré. Vous voulez toujours garder le contrôle de ce qui est envoyé à vos clients.
Étape 3 - Vérifier les brouillons de factures
Avant d'envoyer les brouillons de factures, vous les vérifiez.
Vérifiez par facture : - Le client est-il correct ? - Le montant est-il correct ? - La période de facturation est-elle correcte ? - La TVA est-elle correcte ? - Le groupe de chiffre d'affaires est-il correct ?
Si tout est correct, vous pouvez envoyer la facture. Si quelque chose ne va pas, vous ajustez la facture ou vous supprimez le brouillon de facture et en créez un nouveau.
Étape 4 - Envoyer les factures (individuellement ou en masse)
Vous pouvez envoyer les factures une par une ou en masse.
Individuellement : ouvrez la facture, vérifiez les détails, cliquez sur Envoyer.
En masse : sélectionnez toutes les factures que vous souhaitez envoyer, cliquez sur Envoyer en masse.
Astuce : lors de la première facturation en masse, vérifiez manuellement les 3 à 5 premières factures. Comparez les montants, la TVA et le groupe de chiffre d'affaires. Si c'est correct, vous pouvez envoyer le reste en toute confiance.
Étape 5 - Crédit en cas d'enlèvement anticipé
Si un client récupère ses affaires plus tôt que la période de facturation, le système calcule automatiquement le crédit sur la base de la date de sortie réelle.
Vous n'avez pas besoin de calculer cela manuellement. Le système examine : - La période facturée - La date de sortie réelle - Le tarif par jour ou par semaine
Lorsque vous videz un conteneur via la fonction « vider », le système crée automatiquement une note de crédit pour le montant payé en trop. Vous n'avez rien de plus à faire pour cela.
Stockage de courte durée
Pour un stockage de courte durée (par exemple quelques semaines), il est plus pratique de facturer directement pour toute la période de garde-meuble. Configurez la « date de dernière facturation » sur la date de sortie prévue. Ainsi, le système ne génère pas de factures intermédiaires.
Si le client sort plus tôt que prévu, le système crée automatiquement une note de crédit pour les jours restants via « vider ».
Étape 6 - Convertir un prix hebdomadaire ou par période de quatre semaines
La facturation par période de quatre semaines n'est actuellement pas encore disponible dans Bas. Si vous avez l'habitude de facturer par semaine ou par période de quatre semaines, vous devez passer à une facturation mensuelle.
Convertir le prix hebdomadaire en prix mensuel
Prix mensuel = Prix hebdomadaire x 52 / 12Exemple : - Prix hebdomadaire : EUR 25,00 - Prix mensuel : 25 x 52 / 12 = EUR 108,33
Convertir le prix par période de 4 semaines en prix mensuel
Prix mensuel = Montant par période de 4 semaines x 13 / 12Exemple : - Prix par période de 4 semaines : EUR 100,00 - Prix mensuel : 100 x 13 / 12 = EUR 108,33
C'est mathématiquement correct, mais cela ressemble pour les clients à une augmentation. Le montant mensuel est légèrement supérieur à quatre fois le prix hebdomadaire (4 x 25 = EUR 100), car un mois compte en moyenne 4,33 semaines. Le montant annuel reste identique.
Attention : Préparez-vous aux questions des clients concernant le montant modifié. Joignez un message d'accompagnement à la première facture issue du nouveau système. Expliquez que le montant annuel reste identique, mais que la répartition par mois est légèrement différente.
Renseigner le tarif par conteneur
Renseignez TOUJOURS le tarif par conteneur ou caisse individuel(le). Ne mettez jamais le montant total sur un conteneur et le reste à EUR 0.
Approche | Conteneur 1 | Conteneur 2 | Conteneur 3 | Risque |
Par conteneur (correct) | EUR 95 | EUR 95 | EUR 95 | Aucun |
Sur le total (erreur !) | EUR 285 | EUR 0 | EUR 0 | À la sortie du conteneur 1, vous facturez EUR 0 pour le reste |
Attention : Ne renseignez JAMAIS zéro euro comme prix de garde-meuble. Un conteneur avec un tarif de EUR 0 ne génère aucune facture. Si, lors d'une sortie partielle, vous sortez précisément le conteneur avec le montant total, les autres conteneurs restent à zéro et vous ne recevez plus de facture.
Envoyer la première facture de garde-meuble séparément
Envoyez de préférence la première facture de garde-meuble séparément et pas en même temps que la facture de déménagement. Si vous incluez les frais de garde-meuble sur la facture de déménagement, les clients sont surpris par le montant total. Une facture de garde-meuble séparée est plus claire et génère moins de questions.
Inflation sur les tarifs de garde-meuble
Il n'existe actuellement aucun bouton dans Bas permettant à l'utilisateur final d'appliquer une augmentation liée à l'inflation sur tous les tarifs de garde-meuble en même temps. Si vous souhaitez indexer les tarifs, contactez le support Bas. Il applique manuellement l'augmentation de tarif pour tous vos clients en garde-meuble en une seule fois.
Aligner la facturation du garde-meuble
Si vous passez d'un autre système de facturation à Bas, il peut arriver que des clients aient été facturés à des moments différents. Le système aligne automatiquement les périodes de facturation. Cela signifie que la première période de facturation dans Bas peut être plus courte ou plus longue que la normale, jusqu'à ce que tous les clients soient au même rythme.
Mise en page des premières factures issues du nouveau système
Les premières factures de garde-meuble issues de Bas ont une apparence différente de ce à quoi les clients sont habitués. Mentionnez sur la facture, pendant les 2 premiers mois, que la mise en page est différente en raison du passage à un nouveau système. Cela évite la confusion et les appels téléphoniques inutiles.
Après 2 mois, vous supprimez à nouveau cette mention de votre modèle de facture.
Transférer les clients existants en garde-meuble
Si vous avez déjà des clients en garde-meuble dans un ancien système ou dans Excel, vous devez les transférer vers Bas.
Préparation : établissez un aperçu de tous vos clients actuels en garde-meuble : nom du client, coordonnées, quelles unités ils louent, le tarif par unité, la date de début, la date de dernière facturation (cruciale) et les éventuelles particularités.
Nettoyez vos données : dénomination cohérente, adresses e-mail et numéros de téléphone corrects, tarifs exacts.
Désactivez les messages : c'est crucial. Désactivez tous les messages automatiques avant de commencer la saisie. Si vous saisissez 50 dossiers de garde-meuble ou plus sans désactiver les messages, tous ces clients reçoivent un e-mail de bienvenue. Vous ne le souhaitez pas.
Saisissez les clients : créez un dossier par client, rattachez les bonnes unités de garde-meuble, configurez le tarif par unité, configurez la date de dernière facturation (pas la date de début !), configurez la fréquence de facturation.
Date de dernière facturation - pas la date de début ! : c'est le point le plus important. Configurez la date de dernière facturation, pas la date de début. Si vous renseignez la date de début, le système tente de facturer rétroactivement toutes les périodes manquées.
Exemple : un client est en garde-meuble depuis le 01-01-2024. Vous avez facturé jusqu'au 01-02-2026 inclus. Renseignez comme date de dernière facturation : 01-02-2026. Le système reprend automatiquement à partir de là.
Testez avec un seul client : ne faites pas tout en même temps. Créez d'abord un dossier pour un seul client en garde-meuble, générez un brouillon de facture, vérifiez le montant, vérifiez la liaison comptable et envoyez la facture. Ce n'est que lorsque tout est correct que vous poursuivez avec le reste.
Astuces
Vérifiez toujours les brouillons de factures avant de les envoyer
Pour la facturation en masse : une vérification par échantillonnage suffit après la première fois
Informez les clients à l'avance en cas de passage à un nouveau système
La date de dernière facturation est cruciale lors d'une migration, pas la date de début
Envoyez la première facture de garde-meuble séparément de la facture de déménagement
Mentionnez sur la facture, pendant les 2 premiers mois, que la mise en page a changé en raison du nouveau système
Pour un stockage de courte durée : facturez directement pour toute la période et configurez la date de dernière facturation sur la date de sortie prévue
Attention
Les brouillons de factures ne sont PAS envoyés automatiquement
Pour le passage d'une facturation par quatre semaines à mensuelle : le montant annuel reste identique, mais le prix mensuel est légèrement supérieur à 4x le prix hebdomadaire
Désactivez les messages lors du transfert des clients existants en garde-meuble
Testez toujours avec un seul client avant de tout saisir en masse
Ne renseignez JAMAIS zéro euro comme prix de garde-meuble - un conteneur à EUR 0 ne génère aucune facture
Renseignez TOUJOURS le tarif par conteneur, jamais tout sur un conteneur et le reste à zéro
Vous ne pouvez pas appliquer vous-même l'inflation sur les tarifs de garde-meuble - contactez le support Bas
Article suivant : Imprimer des étiquettes et scanner des codes QR