Les références de facturation vous permettent de déterminer comment les factures de garde-meuble sont regroupées. Vous pouvez scinder les factures (factures séparées par référence) ou les regrouper (plusieurs garde-meubles sur une facture). Ceci est particulièrement utile pour les clients professionnels ayant plusieurs sites de garde-meuble ou projets sous un même débiteur.
Qu'est-ce qu'une référence de facturation ?
La référence de facturation est un champ de texte libre au niveau d'un dossier de garde-meuble. Le système utilise ce champ pour déterminer quelles factures de garde-meuble apparaissent ensemble sur une facture et lesquelles sont facturées séparément.
Situation | Référence de facturation | Résultat |
Laissé vide | Pas de référence | Facture groupée standard |
Même référence sur plusieurs garde-meubles | Par ex. « Siège social » | Regroupés sur une facture |
Références différentes chez le même débiteur | Par ex. « Site A » et « Site B » | Facture séparée par référence |
Attention : la référence de facturation n'est PAS destinée à la numérotation des périodes. Le système place automatiquement la bonne période de facturation sur la facture. Vous n'avez pas besoin d'utiliser de référence pour cela.
Demander l'activation
La scission de facture basée sur des références n'est pas disponible par défaut. Bas Software doit activer cette fonctionnalité une fois pour vous.
Contactez le support Bas via le chat ou l'e-mail.
Demandez l'activation de la scission de facture basée sur les références de facturation.
Bas Software active la fonctionnalité pour votre environnement.
Résultat attendu : après activation, vous pouvez utiliser le champ référence de facturation au niveau des dossiers de garde-meuble pour scinder ou regrouper les factures.
Scinder les factures avec des références différentes
Vous utilisez la scission lorsqu'un débiteur souhaite recevoir des factures séparées par site, projet ou service. Vous saisissez une référence unique pour chaque dossier de garde-meuble. Le système crée alors une facture séparée par référence, toutes adressées au même débiteur.
Exemple : une société de logement social avec plusieurs logements
Une société de logement social met en garde-meuble les biens de différentes adresses. Toutes les factures vont au même débiteur (la société de logement social), mais celle-ci souhaite une facture séparée par logement pour sa propre comptabilité.
Créez un dossier de garde-meuble par logement avec la société de logement social comme débiteur.
Saisissez une référence de facturation unique pour chaque dossier, par exemple l'adresse du logement.
Le système génère une facture brouillon séparée par référence.
Dossier | Débiteur | Référence de facturation | Facture |
Garde-meuble inventaire A | Woningcorporatie Ons Huis | Kerkstraat 12 | Facture 1 |
Garde-meuble inventaire B | Woningcorporatie Ons Huis | Dorpsplein 8 | Facture 2 |
Garde-meuble inventaire C | Woningcorporatie Ons Huis | Lindelaan 45 | Facture 3 |
Résultat attendu : trois factures séparées, chacune avec sa propre référence, toutes adressées au même débiteur.
Regrouper les factures avec des références identiques
Vous utilisez le regroupement lorsque plusieurs garde-meubles chez le même débiteur doivent figurer sur une facture commune. Vous saisissez la même référence pour tous les dossiers concernés.
Ouvrez les dossiers de garde-meuble que vous souhaitez regrouper.
Saisissez la même référence de facturation pour chaque dossier, par exemple « Nom du projet » ou « Service X ».
Lors du prochain cycle de facturation, le système regroupe tous les garde-meubles portant la même référence sur une facture.
Résultat attendu : une seule facture avec toutes les lignes de garde-meuble partageant la même référence.
Astuce : le regroupement fonctionne uniquement au sein du même débiteur. Les garde-meubles de différents débiteurs portant la même référence ne sont pas regroupés.
Combiner scission et regroupement
Vous pouvez combiner scission et regroupement chez le même débiteur. Les garde-meubles portant la même référence sont regroupés, les garde-meubles portant une référence différente sont facturés séparément.
Exemple : trois garde-meubles, deux références
Dossier | Débiteur | Référence de facturation | Facture |
Unité de garde-meuble 1 | Client X | Projet Nord | Facture 1 (regroupée) |
Unité de garde-meuble 2 | Client X | Projet Nord | Facture 1 (regroupée) |
Unité de garde-meuble 3 | Client X | Projet Sud | Facture 2 (séparée) |
Résultat attendu : deux factures. Les unités 1 et 2 figurent ensemble sur la facture 1. L'unité 3 figure sur une facture séparée, la facture 2.
Aucune référence saisie
Si vous ne saisissez aucune référence de facturation, une facture groupée standard est créée. Tous les garde-meubles du même débiteur sans référence apparaissent alors ensemble sur une facture.
Pour les clients particuliers avec une seule unité de garde-meuble, cela suffit généralement. Vous n'avez alors rien à saisir dans la référence de facturation.
Quand utiliser les références de facturation ?
Les références de facturation sont surtout utiles pour les clients professionnels de garde-meuble ayant des besoins de facturation complexes.
Situation | Référence de facturation nécessaire ? |
Particulier, une unité de garde-meuble | Non |
Particulier, plusieurs unités | Non (sauf si des factures séparées sont souhaitées) |
Société de logement social, plusieurs logements | Oui - une référence unique par logement |
Entreprise avec plusieurs services | Oui - une référence par service |
Entreprise avec plusieurs projets | Oui - une référence par projet |
Compagnie d'assurance avec des dossiers de sinistre | Oui - une référence par numéro de dossier |
Astuces
Utilisez une référence reconnaissable que votre client retrouvera également sur la facture, comme une adresse, un nom de projet ou un numéro de dossier
Convenez avec votre client de la référence à utiliser, afin que la facture corresponde à sa comptabilité
Pour les clients particuliers sans souhaits spécifiques, laissez la référence vide
Testez d'abord la scission de facture avec un seul client avant de la déployer largement
Attention
La scission de facture doit d'abord être activée par Bas Software - elle n'est pas disponible par défaut
La référence de facturation n'est pas destinée à la numérotation des périodes - le système place automatiquement la bonne période sur la facture
Le regroupement fonctionne uniquement au sein du même débiteur - des débiteurs différents portant la même référence ne sont pas regroupés
Si vous modifiez une référence sur un dossier existant, cela s'applique à partir du prochain cycle de facturation
Article suivant : Quand démarrer avec les RH ?