Bas dispose d'un module HRM complet permettant de gérer les congés, les arrêts maladie, les notes de frais et l'enregistrement des heures. Mais HRM n'est pas quelque chose que vous mettez en place en même temps que la mise en service. Cet article explique pourquoi, et quand le faire.
Étape 1 - Le conseil : après au moins 1 mois de fonctionnement stable
HRM est optionnel et le conseil est explicitement de le mettre en place APRÈS la mise en service.
La raison est simple : si vous êtes encore en train d'apprendre le flux de base (dossiers, devis, factures, planning, application employé), ajouter HRM représente une étape de trop.
Attention : n'activez HRM que lorsque vous remplissez ces conditions : - Le flux de base (du dossier à la facture) fonctionne sans accroc depuis au moins un mois - Il n'y a plus de problèmes de configuration en attente - Vous avez vous-même exprimé le besoin de démarrer avec HRM
Étape 2 - Pourquoi pas plus tôt ?
Votre équipe est encore en train de s'habituer à l'application de base : si vous ajoutez en plus l'enregistrement des congés et des notes de frais, les employés se sentent débordés.
Les plannings de travail doivent être correctement configurés : si vous êtes encore en train de les peaufiner durant les premières semaines, vous obtiendrez des résultats erronés dans les calculs d'heures.
HRM nécessite des étapes de configuration : jours fériés, types de congé, types de notes de frais. Ce temps, vous feriez mieux de le consacrer, le premier mois, à perfectionner votre flux de travail quotidien.
Comme l'a formulé un client : « Mettre en place HRM en même temps que la mise en service, c'est vraiment déjà un outil à part entière. »
Étape 3 - Que comprend le module HRM ?
Le module HRM dans Bas comprend les éléments suivants :
Élément | Ce qu'il fait |
Jours fériés | Configurer les jours fériés nationaux et régionaux afin que le planning de travail en tienne automatiquement compte |
Types de congé | Gérer les types de congé : vacances, congé spécial, arrêt maladie, congé sans solde |
Types de notes de frais | Gérer les types de notes de frais : indemnité kilométrique, frais de stationnement, frais d'hôtel |
Temps de pause | Configurer les règles légales de pause en fonction des heures travaillées |
Enregistrement des heures | Suivre les heures réelles, planifiées et approuvées |
Plannings de travail | Gérer les heures contractuelles, les demi-journées et les contrats zéro heure |
Étape 4 - Le phasage idéal
Voici le plan par étapes qui fonctionne le mieux dans la pratique :
Mois 1-2 : mise en service et stabilisation : concentrez-vous sur le flux de base. HRM est désactivé. Les employés utilisent l'application uniquement pour consulter le planning, lire les informations de mission, la navigation, les photos et la signature.
Mois 2-3 : premières étapes HRM : lorsque la base fonctionne de manière stable : configurer les jours fériés par région, activer ou désactiver les types de congé, vérifier les catégories de notes de frais, contrôler et corriger les plannings de travail.
Mois 3-4 : activer l'enregistrement des heures : lorsque l'équipe est habituée à l'application de base : laissez 1 à 2 employés enregistrer leurs heures pendant une semaine à titre d'essai, vérifiez les heures dans le système, activez la fonction pour tous les employés, configurez éventuellement le calcul a posteriori.
Mois 4 et plus : HRM complet : lorsque l'enregistrement des heures fonctionne bien : activer l'enregistrement des congés via l'application, activer les notes de frais via l'application, configurer les majorations et indemnités de la convention collective (si pertinent).
Ce que vous n'avez PAS besoin de faire maintenant
Les éléments suivants ne sont pertinents que lorsque vous travaillez déjà avec HRM depuis plusieurs mois. Laissez-les de côté pour l'instant :
Élément | Pourquoi pas maintenant |
Indemnités de la convention collective | Les heures supplémentaires, la majoration de week-end et les trajets à l'étranger sont complexes à configurer. Faites-le seulement lorsque les heures de base fonctionnent bien |
Majorations (100 %/130 %) | La configuration des heures standard par rapport aux heures hors standard nécessite un paramétrage minutieux |
Calculs de congés selon la convention collective | Le calcul des jours de congé en fonction des heures contractuelles et des règles de la convention collective n'est pertinent que si vous utilisez activement l'enregistrement des congés |
Export vers le logiciel de paie | Le lien entre l'enregistrement des heures et votre administration salariale est un projet à part |
Questions fréquentes
« Tous mes employés doivent-ils utiliser HRM ? »
Non. Vous pouvez définir, par employé, quelles fonctions HRM sont actives. Commencez avec un petit groupe (par exemple uniquement les chefs d'équipe) et étendez ensuite.
« Puis-je aussi enregistrer les congés au bureau ? »
Oui. Les congés peuvent être enregistrés aussi bien via l'application employé que via le back-office. Pour les employés qui n'utilisent pas l'application, vous enregistrez le congé au bureau.
« Et si je veux déjà commencer avec HRM maintenant ? »
C'est possible, mais le conseil est de ne pas le faire. L'expérience montre que les entreprises qui mettent en place HRM en même temps que la mise en service se sentent débordées. Concentrez-vous d'abord sur les fondamentaux, et abordez HRM lorsque vous avez de la marge.
Conseils
Attendez au moins un mois après la mise en service avant d'activer HRM
Commencez par les jours fériés et les types de congé, pas par l'enregistrement des heures
Testez avec 1 à 2 employés avant de l'activer pour tout le monde
N'activez que les fonctions que vous utilisez réellement
Attention
HRM en même temps que la mise en service, c'est trop à apprendre d'un coup
Les plannings de travail doivent être corrects avant que l'enregistrement des heures ne fonctionne bien
Commencez par les fondamentaux, étendez ensuite vers un HRM complet
Le phasage est plus important que la rapidité
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