Umzugshelfer können Ausgaben tätigen, die zu den Geschäftskosten gehören. Wenn sie diese über die Bas-App einreichen, können Sie diese mühelos über das Backoffice prüfen und genehmigen. So behalten Sie den Überblick und können die Kosten einfach verarbeiten.
Um die Liste der offenen Spesenabrechnungen einzusehen, gehen Sie einfach im Hauptmenü zu „HRM", woraufhin Sie auf „Spesenabrechnungen" klicken, das Sie im Reitermenü finden.
Workflow Spesenabrechnung
Wenn ein Mitarbeiter eine Spesenabrechnung einreicht, erhält diese automatisch den Status „Ausstehend". Ist doch ein Fehler in der Abrechnung? Kein Problem. Sie können diese mit einer Anmerkung „Ablehnen", woraufhin sie in den Status „Abgelehnt" wechselt. Anschließend kann der Mitarbeiter die Abrechnung über seine Mitarbeiter-App mit den korrekten Informationen aktualisieren oder die Abrechnung vollständig stornieren. Das Stornieren ist selbstverständlich auch über das Backoffice möglich. In diesem Fall erhält die Abrechnung den Status „Storniert" und verschwindet aus der Übersicht der zu genehmigenden Abrechnungen.
Ist die Abrechnung vollständig in Ordnung? Dann können Sie diese „Genehmigen". Sie haben hier die Möglichkeit, den Betrag zu ändern und eine kurze Nachricht zu hinterlassen. Der Status wird dann in „Genehmigt" geändert. Ab diesem Punkt können Sie die Abrechnung noch „Stornieren" oder als „Bezahlt" markieren. Wenn Sie die Abrechnung als bezahlt markieren, können Sie angeben, wann und wie viel bezahlt wird oder wurde.
Übersicht Spesenabrechnungen
Bei der Übersicht der Spesenabrechnungen haben wir unsere überarbeiteten Tabellen in Betrieb genommen. Sie können diese nun vollständig nach Wunsch anordnen. Außerdem können Sie die Übersicht auch nach Excel, CSV exportieren oder sogar drucken. Für weitere Details zu unseren neuen Tabellen klicken Sie hier.
In dieser Übersicht finden Sie alle wichtigen Informationen zu den Spesenabrechnungen. Standardmäßig zeigt die Übersicht nur die Abrechnungen, die nicht storniert oder noch nicht als bezahlt markiert sind. Sie sehen also das Datum der Ausgaben, wer die Kosten getätigt hat (mit Mitarbeiternummer), was die Kosten genau waren (laut Mitarbeiter), in welche Kategorie die Kosten fallen, wie hoch der Gesamtbetrag war und natürlich den Status der Abrechnung.
Spesenabrechnung hinzufügen
Im Allgemeinen reicht der Mitarbeiter die Kosten über die Bas-Mitarbeiter-App ein. Aber angenommen, Sie möchten doch einmal selbst Kosten abrechnen. Ganz einfach. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Spesenabrechnung hinzufügen" und geben Sie die erforderlichen Informationen ein. Falls Sie einen Beleg haben, können Sie diesen ebenfalls hochladen. Klicken Sie danach auf „Spesenabrechnung hinzufügen", um Ihre Abrechnung abzuschließen. Einmal erstellt, ist die Abrechnung sofort bereit, überprüft zu werden.
Hier ansehen eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung!
Abrechnungsdaten
Egal ob Sie selbst Informationen eingegeben haben oder ein Mitarbeiter dies getan hat, alle Informationen zu Spesenabrechnungen finden Sie in der Abrechnungsübersicht. Wählen Sie eine Abrechnung aus, und siehe da, rechts auf Ihrem Bildschirm erscheinen die Abrechnungsinformationen. Sie finden hier die Beschreibung, wer die Abrechnung eingereicht hat, die Kategorie, den Betrag, wann sie beantragt wurde und zu welcher Aufgabe die Kosten gehören. Aber das ist nicht alles! Sie sehen auch, wer die Abrechnung abgelehnt oder genehmigt hat, wer sie als ausgezahlt markiert hat, wann das geschehen ist und was eventuell darauf geantwortet wurde.
Es ist auch möglich, die Kategorien, in die die Abrechnungen eingeteilt sind, bei Bedarf anzupassen. Klicken Sie hier für die Dokumentation, wie Sie das tun.
Eine Spesenabrechnung anpassen
Manchmal vergessen Umzugshelfer, eine Spesenabrechnung mit der zugehörigen Aufgabe zu verknüpfen. Keine Sorge, Sie können dies leicht korrigieren. Wählen Sie die betreffende Abrechnung aus und passen Sie im rechten Bereich bei „zugehörige Informationen" die Verknüpfung an.
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Eine Spesenabrechnung ablehnen
Eine Spesenabrechnung lehnen Sie so ab: Gehen Sie zur Abrechnung und klicken Sie auf „Ablehnen", das Sie rechts im Bildschirm sehen. Geben Sie anschließend kurz an, warum Sie sie abgelehnt haben.
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Spesenabrechnung anpassen durch den Mitarbeiter
Wurde eine Abrechnung abgelehnt? Dann sieht der Mitarbeiter das sofort in der Mitarbeiter-App. Er oder sie kann die Abrechnung dann selbst ändern oder stornieren.
Klicken Sie hier, um zur Dokumentation für den Mitarbeiter zu gelangen!
Spesenabrechnung genehmigen
Eine Spesenabrechnung genehmigen ist einfach: Klicken Sie bei der betreffenden Abrechnung auf der rechten Seite Ihres Bildschirms auf „Genehmigen". Vergessen Sie nicht, eine Anmerkung zu hinterlassen und den Betrag einzutragen, den Sie genehmigen.
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Spesenabrechnung als bezahlt verarbeiten
Sobald eine Abrechnung genehmigt ist, folgt der nächste Schritt: auszahlen! Sobald Sie das getan haben, können Sie die Abrechnung als bezahlt markieren. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Als bezahlt markieren". Anschließend tragen Sie den ausgezahlten Betrag ein und geben an, wann er ausgezahlt ist oder wird. Danach verschwindet die Abrechnung aus der Übersicht, aber keine Sorge! Sie können die Abrechnung noch wiederfinden, indem Sie nach „bezahlt" filtern, falls Sie später noch einmal die Daten einsehen möchten.
Hier ansehen eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung!