Schäden gehören zum Umzug dazu, aber wie Sie damit umgehen, macht den Unterschied. Mit der Schadenregistrierung in Bas erfassen Sie jeden Schaden mit Fotos und einer Beschreibung, verfolgen Sie die Abwicklung und bauen Sie Statistiken auf, mit denen Sie Schäden in Zukunft reduzieren können.
Die gute Nachricht: Bei weniger als 50 % aller Umzüge entsteht tatsächlich ein Schaden. Der Durchschnitt liegt bei etwa 3-5 %. Aber wenn ein Schaden auftritt, möchten Sie, dass er sauber erfasst wird -- für sich selbst, für den Kunden und für eventuelle Ansprüche.
Zwei Arten von Schäden
Bas unterscheidet zwischen zwei Arten von Schäden. Diese Unterscheidung ist wichtig, da sie bestimmt, ob eine Folgeaufgabe erstellt wird.
Art | Was ist das? | Aufgabe erstellt? | Beispiel |
Vorschaden | Schaden, der bereits vor Beginn des Umzugs vorhanden war | Nein | Kratzer am Türrahmen, Delle in der Wand an der Ladeadresse |
Neuer Schaden | Schaden, der während des Umzugs entstanden ist | Ja | Beschädigter Tisch, Kratzer am Treppengeländer |
Vorschaden registrieren Sie, um sich selbst zu schützen. Wenn ein Kunde im Nachhinein behauptet, Ihr Team habe einen Türrahmen beschädigt, der Schaden aber bereits vorher vorhanden war, haben Sie mit Fotos und Zeitstempel einen Nachweis.
Neue Schäden registrieren Sie, um sie sauber abzuwickeln. Das System erstellt automatisch eine Aufgabe für das Schadenteam, sodass immer eine Nachverfolgung stattfindet.
Schritt 1 - Inspektionsrundgang bei Ankunft
Bevor Ihr Team mit dem Umzug beginnt, ist es klug, einen kurzen Inspektionsrundgang an der Lade- und Entladeadresse zu machen. Gehen Sie die wichtigsten Punkte durch und erfassen Sie vorhandene Schäden.
Öffnen Sie den Auftrag in der Mitarbeiter-App
Gehen Sie zu Schaden
Wählen Sie Vorschaden
Machen Sie Fotos vom Schaden (Wand, Türrahmen, Boden, Treppenhaus)
Fügen Sie eine kurze Beschreibung hinzu (zum Beispiel "Kratzer am Türrahmen Flur, Ladeadresse")
Speichern Sie den Schaden
Tipp: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, bei Ankunft immer kurz den Flur, das Treppenhaus und die Türrahmen zu fotografieren. Das kostet zwei Minuten und kann Ihnen bei einem unberechtigten Anspruch Tausende Euro sparen.
Erwartetes Ergebnis: Der Vorschaden ist mit Fotos und Zeitstempel im Dossier erfasst. Es wird keine Aufgabe erstellt, da dies kein Schaden ist, den Ihr Team verursacht hat.
Schritt 2 - Neuen Schaden melden
Wenn während des Umzugs ein Schaden entsteht, meldet der Umzugshelfer dies sofort über die App.
Öffnen Sie den Auftrag in der Mitarbeiter-App
Gehen Sie zu Schaden
Wählen Sie Neuer Schaden
Machen Sie Fotos vom Schaden
Fügen Sie eine Beschreibung hinzu (was wurde beschädigt, wie ist es passiert)
Geben Sie einen Status an
Speichern Sie den Schaden
Achtung: Melden Sie Schäden immer sofort, auch wenn sie klein erscheinen. Eine nachträgliche Meldung erschwert den Nachweis, was genau passiert ist und wann.
Erwartetes Ergebnis: Der Schaden ist im Dossier registriert. Das System erstellt automatisch eine Aufgabe für das Schadenteam, um die Abwicklung zu übernehmen.
Schritt 3 - Schaden über Aufgaben nachverfolgen
Wenn ein Umzugshelfer einen neuen Schaden meldet, erscheint eine Aufgabe in der Aufgabenliste des Schadenteams. So geht nie eine Meldung verloren.
Öffnen Sie die Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste
Klicken Sie weiter zum Dossier
Gehen Sie zum Reiter Schäden
Sehen Sie sich die Fotos und die Beschreibung an
Nehmen Sie Kontakt mit dem Kunden über die Abwicklung auf
Aktualisieren Sie den Status des Schadens (zum Beispiel "in Bearbeitung", "abgeschlossen")
Schließen Sie die Aufgabe mit einer Anmerkung ab (zum Beispiel "Kunde einverstanden mit Entschädigung von 150 EUR")
Tipp: Fügen Sie beim Abschließen der Aufgabe immer eine Anmerkung dazu hinzu, was vereinbart wurde. Das ist Ihre Dokumentation, falls später Fragen dazu aufkommen.
Erwartetes Ergebnis: Der Schaden hat einen aktualisierten Status und die Aufgabe ist mit einer Anmerkung zur Abwicklung abgeschlossen.
Schritt 4 - Schaden nachträglich registrieren (Büro)
Manchmal meldet ein Kunde erst nach dem Umzug, dass ein Schaden vorliegt. Auch dann können Sie den Schaden registrieren, allerdings aus dem Backoffice.
Öffnen Sie das Dossier des betreffenden Kunden
Gehen Sie zum Reiter Schäden
Klicken Sie auf Schaden hinzufügen
Laden Sie die Fotos hoch, die der Kunde geschickt hat
Fügen Sie eine Beschreibung hinzu
Geben Sie einen Status an
Speichern Sie
Erwartetes Ergebnis: Der Schaden ist nun ebenfalls im Dossier erfasst, einschließlich Fotos und Beschreibung. Es wird eine Aufgabe für das Schadenteam erstellt.
Schaden sichtbar bei der Rechnungsstellung
Wenn Sie eine Rechnung für ein Dossier erstellen, bei dem ein Schaden registriert ist, ist dies sofort im Rechnungsbildschirm sichtbar. Sie müssen nicht extra danach suchen -- das System zeigt es in Ihrem Blickfeld an.
Das ist bewusst so gestaltet. Bevor Sie eine Rechnung versenden, möchten Sie wissen, ob ein Schaden vorliegt. Vielleicht möchten Sie eine Entschädigung verrechnen, oder Sie möchten den Schaden erst abwickeln, bevor Sie die Rechnung stellen.
Tipp: Prüfen Sie immer den Schadenstatus, bevor Sie eine Rechnung versenden. Ein Kunde, der gerade einen Schaden gemeldet hat und anschließend eine Rechnung ohne Bezug auf diesen Schaden erhält, empfindet das als schlechten Service.
Statistiken und Analyse
Bas sammelt alle Schadendaten und stellt sie in Statistiken dar. Damit können Sie Muster erkennen und gezielt Verbesserungen vornehmen.
Verfügbare Statistiken:
Statistik | Was lernen Sie daraus? |
Schaden nach Materialtyp | Welche Materialien werden am häufigsten beschädigt (Gebäude, Möbel, Geräte)? |
Schaden nach Wochentag | Gibt es mehr Schäden am Freitag (Eile) oder am Montag (kalter Start)? |
Schaden pro Mitarbeiter | Gibt es Mitarbeiter, die häufiger in Schadenmeldungen involviert sind? |
Schaden pro Teamkombination | Arbeiten bestimmte Teamkombinationen sorgfältiger als andere? |
Tipp: Nutzen Sie diese Statistiken nicht, um Mitarbeiter zur Rechenschaft zu ziehen, sondern um sie zu coachen. Ein Umzugshelfer, der strukturell häufiger in Schäden involviert ist, benötigt vielleicht zusätzliche Begleitung beim Tragen schwerer Möbel oder beim Arbeiten in engen Treppenhäusern.
Häufige Fehler
Fehler | Folge | Wie zu vermeiden |
Kein Inspektionsrundgang bei Ankunft | Vorschaden wird zu Ihrem Schaden | Machen Sie das Fotografieren bei Ankunft zu einer Standardprozedur |
Schaden erst nachträglich melden | Schwerer zu beweisen, Kunde fühlt sich nicht ernst genommen | Melden Sie Schäden immer sofort über die App |
Schadenaufgabe nicht abschließen | Keine Dokumentation der Vereinbarungen, Kunde wird frustriert | Schließen Sie Aufgaben immer mit einer Anmerkung ab |
Statistiken nicht ansehen | Verpasste Chance für strukturelle Verbesserungen | Planen Sie monatlich einen Moment ein, um die Schadenzahlen zu betrachten |
Tipps
Machen Sie einen Inspektionsrundgang zum Standard. Lassen Sie Ihr Team bei Ankunft immer Vorschäden erfassen. Zwei Minuten Arbeit, großer Schutz.
Melden Sie Schäden sofort. Je schneller Sie sie erfassen, desto stärker ist Ihre Position bei einem eventuellen Anspruch.
Betrachten Sie die Statistiken monatlich. Nach ein paar Monaten haben Sie genug Daten, um Muster zu erkennen und gezielt zu verbessern.
Nutzen Sie Schadendaten bei Teambesprechungen. Besprechen Sie die Schadenzahlen mit Ihrem Team, nicht um zu bestrafen, sondern um gemeinsam zu lernen.
Achtung
Vorschaden ist keine Aufgabe. Das System erstellt nur bei neuen Schäden eine Folgeaufgabe. Vorschaden dient rein als Nachweis.
Schaden ist bei der Rechnungsstellung sichtbar. Vergessen Sie nicht, den Status zu prüfen, bevor Sie eine Rechnung versenden.
Der Kunde kann auch nachträglich melden. Registrieren Sie Schadenmeldungen von Kunden immer, auch wenn sie erst Tage später eingehen. Fügen Sie die Fotos des Kunden dem Dossier hinzu.
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