Bei geschäftlichen Aufträgen auf Stundenbasis stellen Sie auf Grundlage der tatsächlich gearbeiteten Stunden und des verwendeten Materials eine Rechnung. Dieser Artikel erklärt, wie das in Bas funktioniert.
Schritt 1 - Unterschied zwischen Privatkunden und Geschäftskunden auf Stundenbasis
Bei einem Privatumzug stellen Sie meist einen festen Betrag in Rechnung, der auf dem Angebot steht. Bei geschäftlichen Aufträgen auf Stundenbasis stellen Sie auf Grundlage der tatsächlich gearbeiteten Stunden und des verwendeten Materials eine Rechnung.
Die wichtigsten Unterschiede:
Aspekt | Privatkunde | Geschäftskunde auf Stundenbasis |
BTW | 21 % inklusive | 21 % exklusive (oder verlegt) |
Rechnungsgrundlage | Angebotsbetrag (fest) | Gearbeitete Stunden x Tarif |
Referenznummer | Nicht erforderlich | Oft verpflichtend (PO-Nummer, Dossiernummer des Auftraggebers) |
Zahlungsfrist | 14 Tage | 30 Tage (oder länger) |
Angebot | Detailliert mit Kubikmeterpreis | Stundentarif, Transportkosten, Materialkosten |
Schritt 2 - Geschäftliches Dossier anlegen
Legen Sie den Kunden als Geschäftskunde an (füllen Sie das Feld für den Firmennamen aus und fügen Sie eine Kontaktperson hinzu). Legen Sie ein Dossier an. Wählen Sie das passende Paket (zum Beispiel „Geschäftlich Stundenbasis“).
Tragen Sie die Referenznummer des Auftraggebers ein (falls diese verpflichtend ist). Das Angebot enthält dann Stundentarife und Transportkosten anstelle einer Kubikmeterpreisberechnung.
Schritt 3 - Rahmenverträge
Viele Umzugsunternehmen im Geschäftskundenbereich arbeiten mit festen Auftraggebern, die einen Rahmenvertrag haben. Denken Sie an Versicherer, Zeitarbeitsfirmen oder Behörden.
Für jeden Rahmenvertrag legen Sie in Bas ein eigenes Paket an:
Auftraggeber | Paket | Besonderheiten |
Versicherungsgesellschaft A | Paket Versicherung A | Spezifischer Stundentarif, feste Transportkosten, Referenznummer verpflichtend |
Versicherungsgesellschaft B | Paket Versicherung B | Eigene Tarifstruktur, eigenes Rechnungsformat |
Zeitarbeitsfirma XYZ | Paket Zeitarbeitsfirma XYZ | Wöchentliche Sammelrechnung, Referenznummer pro Auftrag |
Das Paket bestimmt, welche Positionen auf dem Angebot und der Rechnung erscheinen, welche Tarife gelten und welche Umsatzgruppe für die Buchhaltung verwendet wird.
Schritt 4 - Wochen-Dossiers für regelmäßige Auftraggeber
Wenn Sie wöchentlich mehrere Aufträge für denselben Auftraggeber ausführen, können Sie mit Wochen-Dossiers (oder Perioden-Dossiers) arbeiten.
Legen Sie pro Woche oder pro Periode ein Dossier für den Auftraggeber an. Verwenden Sie das Referenzfeld für die Wochennummer oder die PO-Nummer des Auftraggebers (zum Beispiel „Woche 12“ oder „PO-2026-0045“). Alle Aufträge dieser Periode erfassen Sie unter diesem einen Dossier. Am Ende der Woche erstellen Sie eine Sammelrechnung mit allen Aufträgen.
Termine innerhalb eines Dossiers
Innerhalb eines Wochen-Dossiers planen Sie pro Auftrag einen Termin. Jeder Termin kann eine andere Adresse und eine andere Art von Dienstleistung haben. So behalten Sie den Überblick über alle einzelnen Aufträge, die zu demselben Auftraggeber und derselben Periode gehören.
Pro Termin stellen Sie ein: - Die Adresse (Lade- und Entladeadresse) - Die Art der Dienstleistung (Umzug, Lieferung, Montage usw.) - Die Mitarbeiter und Fahrzeuge
So müssen Sie nicht für jeden Auftrag ein eigenes Dossier und eine eigene Rechnung anlegen. Vor allem bei Auftraggebern mit vielen kleinen Aufträgen (zum Beispiel Möbellieferungen oder Büroumzügen) spart das viel administrativen Aufwand.
Schritt 5 - „Angebot überspringen“ bei Stundenbasis
Bei geschäftlichen Aufträgen auf Stundenbasis wissen Sie im Voraus nicht genau, wie hoch der Endbetrag ausfällt. Der Kunde zahlt schließlich auf Grundlage der tatsächlich gearbeiteten Stunden. Deshalb nutzen Sie häufig die Funktion Angebot überspringen.
So funktioniert es: 1. Legen Sie das Dossier an und wählen Sie das passende Paket 2. Das System erstellt eine Berechnung auf Grundlage der geschätzten Stunden und Tarife 3. Wählen Sie Angebot überspringen - die Berechnung wird zwar erstellt (für Ihre Planung und Nachkalkulation), aber es wird kein Angebot an den Kunden gesendet 4. Planen Sie den Auftrag ein und führen Sie ihn aus 5. Im Anschluss stellen Sie auf Grundlage der genehmigten Stunden eine Rechnung
Achtung: Wenn Sie „Angebot überspringen“ nutzen möchten, muss der Status des Dossiers auf Offen stehen. Steht der Status bereits weiter (zum Beispiel „Angebot gesendet“), können Sie diese Funktion nicht mehr nutzen. Sorgen Sie dafür, dass die Berechnung ausgefüllt ist, bevor Sie das Angebot überspringen.
Schritt 6 - Nachkalkulation bei geschäftlichen Aufträgen
Bei geschäftlichen Aufträgen auf Stundenbasis ist die Nachkalkulation entscheidend. Die genehmigten Stunden bestimmen, was auf der Rechnung erscheint.
Das Büro plant einen Auftrag ein und schätzt 8 Stunden. Der Umzugshelfer erfasst in der App, dass er 7 Stunden und 45 Minuten gearbeitet hat. Das Büro prüft und genehmigt 8 Stunden (zum Beispiel weil die Fahrzeit dazugehört). Die Rechnung wird auf Grundlage von 8 Stunden x Stundentarif erstellt.
Das System berechnet automatisch: - Lohnkosten (genehmigte Stunden x Bruttostundenlohn) - Fahrzeugkosten (Fahrzeugstunden x Kosten pro Stunde) - Materialkosten (verwendete Kartons x Einkaufspreis)
Das gibt Ihnen Einblick in Ihre Marge pro Auftrag.
Tipps
Legen Sie pro Rahmenvertrag ein eigenes Paket an
Nutzen Sie Wochen-Dossiers für regelmäßige Auftraggeber mit vielen kleinen Aufträgen
Nutzen Sie das Referenzfeld für Wochennummern oder PO-Nummern
Nutzen Sie „Angebot überspringen“ bei Stundenbasis - die Berechnung wird erstellt, das Angebot wird nicht versendet
Genehmigen Sie die Stunden, bevor Sie eine Rechnung erstellen
Achtung
Die Referenznummer ist bei geschäftlichen Auftraggebern oft verpflichtend
Genehmigte Stunden bestimmen die Rechnung, nicht die tatsächlichen Stunden
Die Nachkalkulation funktioniert nur, wenn die Selbstkosten korrekt eingetragen sind
Der Dossierstatus muss auf Offen stehen, solange die Berechnung noch benötigt wird. Ändern Sie den Status nicht vorzeitig.
Nächster Artikel: Von Kollegen-Umzugsunternehmen beauftragt