Bei einem direkten Umzug geht alles in einem Zug von A nach B. Bei einem Umzug über Lager liegt dazwischen eine Lagerperiode. Das verändert den gesamten Workflow: Sie haben zwei Umzugsmomente, mehrere Rechnungsmomente und eine laufende Lagerabrechnung.
Dieser Artikel beschreibt den vollständigen Workflow von Anfang bis Ende.
Direkt vs. über Lager
Der Unterschied zwischen beiden Workflows:
Direkt | Über Lager | |
Umzugsmomente | 1 (Beladen + Entladen am selben Tag oder an aufeinanderfolgenden Tagen) | 2 (Einlagerung und Auslagerung, oft Wochen oder Monate auseinander) |
Rechnungsmomente | 1 (nach dem Umzug) | Mindestens 3 (Einlagerung + monatliche Lagerung + Auslagerung) |
Angebotsvorlage | Standard | Separate Vorlage mit Lagertext |
Zusätzliche Kosten | Keine | Bearbeitungskosten Container, Lagerkosten pro Monat |
Planung | 1 Planungsblock | 2 separate Planungsblöcke (Einlagerung + Auslagerung) |
Schritt 1 - Dossier anlegen mit Paket "Über Lager"
Beim Anlegen eines neuen Dossiers wählen Sie das Paket Über Lager. Dies ist ein separates Paket mit einem anderen Rechnungsaufbau als bei einem direkten Umzug.
Klicken Sie auf Neuer Umzug
Geben Sie die Ladeadresse ein (die aktuelle Wohnung des Kunden)
Geben Sie die Entladeadresse ein (die zukünftige Wohnung, falls bereits bekannt)
Geben Sie die Kundendaten ein
Wählen Sie das Paket Über Lager
Das System weiß nun, dass eine Lagerperiode dazwischen liegt. Die Lageradresse (Ihre Lagerhalle) wird automatisch als Zwischenstopp berücksichtigt.
Tipp: Ist die Entladeadresse noch nicht bekannt? Geben Sie dann "Unbekannt" ein oder lassen Sie das Feld leer. Sie können es später ergänzen, sobald der Kunde eine neue Adresse hat.
Erwartetes Ergebnis: ein Dossier mit dem Paket "Über Lager" und den richtigen Adressen.
Schritt 2 - Besichtigung durchführen
Die Besichtigung funktioniert genauso wie bei einem direkten Umzug. Sie gehen Raum für Raum durch und erfassen das Inventar.
Der Unterschied: Bei einem Umzug über Lager können Sie pro Raum oder pro Möbelstück angeben, ob es ins Lager geht. Nicht alles muss ins Lager. Manchmal geht ein Teil direkt zur neuen Adresse und ein Teil ins Lager.
Starten Sie das Besichtigungstool aus dem Dossier
Fügen Sie Räume hinzu und erfassen Sie die Möbelstücke pro Raum
Geben Sie pro Raum oder pro Möbelstück an, was ins Lager geht
Wählen Sie die Dienstleistungen (Demontage, Verpacken usw.)
Machen Sie Fotos und fügen Sie Notizen hinzu
Erwartetes Ergebnis: eine vollständige Inventarisierung mit klarer Unterscheidung zwischen dem, was ins Lager geht, und dem, was nicht.
Schritt 3 - Angebot erstellen mit Lagerregeln
Das Angebot bei einem Umzug über Lager enthält zusätzliche Positionen, die Sie bei einem direkten Umzug nicht sehen. Das Paket "Über Lager" generiert automatisch einen anderen Rechnungsaufbau.
Typische Angebotspositionen bei Über Lager
Position | Beschreibung | Beispiel |
Umzugskosten (Einlagerung) | Beladen beim Kunden, Transport ins Lager | EUR 1.800 |
Bearbeitungskosten Container | Be- und Entladen des Containers (pro Vorgang) | EUR 175 pro Vorgang |
Lagerkosten pro Monat | Monatliche Miete des Lagerraums | EUR 95 pro Monat |
Umzugskosten (Auslagerung) | Beladen aus dem Lager, Transport zur neuen Adresse | EUR 1.200 |
Garantiezertifikat | Optional | EUR 45 |
Die Bearbeitungskosten Container werden standardmäßig zweimal berechnet: einmal bei der Einlagerung (Container beladen) und einmal bei der Auslagerung (Container entladen). Diesen Betrag legen Sie als feste Position in Ihrem Paket fest, sodass er automatisch auf jedem Über-Lager-Angebot erscheint.
Angebotsvorlage
Zum Paket "Über Lager" gehört eine separate Angebotsvorlage. Diese enthält angepassten Text, zum Beispiel: "Umzug von Ihrer aktuellen Wohnung über unser Lager nach [neue Adresse]."
Kontrollieren Sie die Angebotsvorlage bei der Einrichtung Ihrer Pakete. Die Vorlage wird automatisch ausgewählt, sobald Sie das Paket "Über Lager" wählen.
Tipp: Vermerken Sie die Bearbeitungskosten Container separat auf dem Angebot. Kunden schätzen diese Transparenz.
Erwartetes Ergebnis: ein Angebot mit den Umzugskosten, Bearbeitungskosten, Lagerkosten und eventuellen zusätzlichen Dienstleistungen.
Schritt 4 - Einlagerung planen
Nach der Zustimmung des Kunden planen Sie die Einlagerung. Dies ist der Moment, in dem die Sachen beim Kunden abgeholt und in Ihr Lager gebracht werden.
Öffnen Sie das Dossier
Gehen Sie zu Planung oder Termine
Klicken Sie auf Einplanen
Wählen Sie die Art der Dienstleistung: Lager beladen
Wählen Sie das Datum und legen Sie Start- und Endzeit fest
Fügen Sie Mitarbeiter und Fahrzeuge hinzu
Reservieren Sie einen Container oder eine Kiste (über den Lager-Tab im Dossier)
Fügen Sie Notizen für die Mitarbeiter hinzu
Die Umzugshelfer sehen in der App, welcher Container oder welche Kiste reserviert ist. Sie wissen genau, was mitgenommen werden muss und wohin es geht.
Erwartetes Ergebnis: ein geplanter Einlagerungstermin mit Mitarbeitern, Fahrzeug und reservierter Lagereinheit.
Schritt 5 - Abrechnung bei Einlagerung
Nach der Einlagerung rechnen Sie den ersten Teil ab. Bei einem Umzug über Lager arbeiten Sie mit mehreren Rechnungsmomenten. Der erste Moment ist die Einlagerung.
Gehen Sie zum Dossier > Finanzen > Rechnungsmomente. Sie sehen die Rechnungsmomente, die zum Paket gehören. Der erste Moment enthält die Umzugskosten für die Einlagerung und die Bearbeitungskosten.
Klicken Sie auf Rechnung bereitstellen, um eine Konzeptrechnung zu erstellen. Kontrollieren Sie die Rechnung und versenden Sie sie.
Tipp: Verwenden Sie einen festen Betrag pro Rechnungsmoment anstelle eines Prozentsatzes. Bei Umzügen über Lager funktioniert ein fester Betrag klarer als eine 50/50-Aufteilung.
Schritt 6 - Lagerperiode und monatliche Abrechnung
Während der Lagerperiode werden die Lagerkosten automatisch abgerechnet. Das System generiert Konzeptrechnungen auf Basis der Häufigkeit, die Sie eingestellt haben.
Periodizität einstellen
Legen Sie die Abrechnungshäufigkeit beim Verknüpfen der Lagereinheit mit dem Dossier fest:
Häufigkeit | Wann geeignet |
Monatlich | Standardwahl für die meisten Kunden |
Vierteljährlich | Stammkunden mit langfristiger Lagerung |
Jährlich | Jahresverträge |
Wochenpreis in Monatspreis umrechnen
Viele Umzugsunternehmen sind es gewohnt, pro Woche oder pro vier Wochen abzurechnen. Bas arbeitet mit monatlicher Abrechnung. Die Umrechnungsformel:
Monatspreis = Wochenpreis x 52 / 12Rechenbeispiel:
Wochenpreis | Berechnung | Monatspreis |
EUR 25 | 25 x 52 / 12 | EUR 108,33 |
EUR 42 | 42 x 52 / 12 | EUR 182,00 |
EUR 60 | 60 x 52 / 12 | EUR 260,00 |
Oder wenn Sie an eine vierwöchentliche Abrechnung gewöhnt sind (13 Perioden pro Jahr):
Monatspreis = Vierwöchentlicher Betrag x 13 / 12Rechenbeispiel:
Vierwöchentlich | Berechnung | Monatspreis |
EUR 100 | 100 x 13 / 12 | EUR 108,33 |
EUR 168 | 168 x 13 / 12 | EUR 182,00 |
Der Jahresbetrag bleibt identisch. Nur die Verteilung pro Monat unterscheidet sich von der pro vier Wochen.
Startdatum und zuletzt abgerechnetes Datum
Legen Sie das zuletzt abgerechnete Datum fest. Dies ist das Datum, bis zu dem der Kunde bereits bezahlt hat. Das System übernimmt die Abrechnung ab diesem Zeitpunkt automatisch.
Achtung: Geben Sie das zuletzt abgerechnete Datum ein, nicht das Startdatum der Lagerung. Wenn Sie das Startdatum eingeben, versucht das System, alle verpassten Perioden nachträglich abzurechnen.
Erwartetes Ergebnis: das System generiert automatisch Konzeptrechnungen zum richtigen Zeitpunkt. Sie kontrollieren und versenden sie.
Schritt 7 - Auslagerung planen
Sobald der Kunde eine neue Adresse hat, planen Sie die Auslagerung. Dies ist der zweite Umzugsmoment: Die Sachen gehen von Ihrem Lager zur neuen Adresse.
Öffnen Sie das Dossier
Ergänzen Sie die Entladeadresse, falls noch nicht ausgefüllt
Gehen Sie zu Planung oder Termine
Klicken Sie auf Neu planen oder Neuer Termin
Wählen Sie die Art der Dienstleistung: Lager entladen
Wählen Sie das Datum und legen Sie Start- und Endzeit fest
Fügen Sie Mitarbeiter und Fahrzeuge hinzu
Fügen Sie Notizen hinzu
Das System weiß, welcher Container oder welche Kiste zu diesem Dossier gehört. Die Umzugshelfer sehen dies in der App.
Erwartetes Ergebnis: ein geplanter Auslagerungstermin als separates Ereignis innerhalb desselben Dossiers.
Schritt 8 - Abrechnung bei Auslagerung
Nach der Auslagerung rechnen Sie den letzten Teil ab: die Umzugskosten vom Lager zur neuen Adresse, plus die Bearbeitungskosten für das Entladen des Containers.
Gehen Sie zum Dossier > Finanzen > Rechnungsmomente. Klicken Sie auf den zweiten Rechnungsmoment und erstellen Sie die Rechnung.
Bei vorzeitiger Auslagerung (der Kunde holt seine Sachen ab, bevor die abgerechnete Lagerperiode abläuft) berechnet das System automatisch eine Gutschrift für den zu viel bezahlten Betrag.
Erwartetes Ergebnis: die Auslagerung ist abgerechnet und eventuell verbleibende Lagerkosten sind gutgeschrieben.
Übersicht Rechnungsmomente
Bei einem Umzug über Lager haben Sie mindestens drei Arten von Rechnungsmomenten:
Moment | Was Sie abrechnen | Wann |
1. Einlagerung | Umzugskosten Beladen + Bearbeitungskosten Container | Nach der Einlagerung |
2. Lagerung (laufend) | Lagerkosten pro Monat | Monatlich, automatisch |
3. Auslagerung | Umzugskosten Entladen + Bearbeitungskosten Container | Nach der Auslagerung |
Tipp: Die erste Lagerrechnung können Sie separat versenden oder der Einlagerungsrechnung hinzufügen. Die meisten Umzugsunternehmen rechnen die Lagerung separat ab, damit Kunden bei einem hohen Gesamtbetrag auf einer einzelnen Rechnung nicht erschrecken.
Verteilte Lagerung
Nicht alle Sachen passen immer in einen einzelnen Container oder eine Kiste. Manchmal werden die Güter auf mehrere Standorte in Ihrer Lagerhalle verteilt: Paletten auf einem Regal, lose Möbelstücke in einer Ecke, Kartons auf einer anderen Etage.
Dies nennt man verteilte Lagerung. In Bas legen Sie hierfür ein verteiltes Lagerdossier im WMS an. Anstelle einer Containernummer erfassen Sie pro Artikel oder pro Position, was gelagert ist und an welchem Standort.
Wann verwenden Sie verteilte Lagerung?
Die Sachen passen nicht in einen Container oder eine Kiste
Der Kunde hat Artikel unterschiedlicher Größe (Paletten, Schränke, Fahrräder)
Die Sachen stehen physisch verteilt in Ihrer Lagerhalle
Abrechnung bei verteilter Lagerung
Die Abrechnung funktioniert genauso wie bei der Containerlagerung. Sie legen einen Tarif pro Monat fest und das System generiert Konzeptrechnungen auf Basis der Häufigkeit.
Verwahrungsvereinbarung
Bei Lagerung ist eine Verwahrungsvereinbarung üblich. Dieses Dokument legt fest, was gelagert wird, zu welchen Bedingungen und zu welchem Preis.
In Bas können Sie die Verwahrungsvereinbarung als Dokument beim Dossier oder bei der spezifischen Lagereinheit im WMS hochladen. So ist das Dokument immer auffindbar.
Die Verwahrungsvereinbarung wird derzeit noch manuell erstellt. Laden Sie das unterschriebene Dokument beim Dossier über Dokumente > Hochladen hoch. Aktivieren Sie gegebenenfalls Sichtbar in der App, wenn die Umzugshelfer das Dokument einsehen können müssen.
Das Paket "Über Lager" einrichten
Das Paket "Über Lager" enthält die Positionen, die automatisch auf dem Angebot erscheinen. Richten Sie dies unter Einstellungen > Pakete ein.
Positionen im Paket
Position | Typ | Beispiel |
Umzugskosten (Einlagerung) | Berechnet auf Basis von Kubikmeter/Stunden | Variabel |
Bearbeitungskosten Container | Fester Betrag, standardmäßig 2x | EUR 175 pro Vorgang |
Lagerkosten pro Monat | Wiederholposition (laufend) | EUR 95 pro Monat |
Umzugskosten (Auslagerung) | Berechnet auf Basis von Kubikmeter/Stunden | Variabel |
Die Bearbeitungskosten Container legen Sie als feste Position fest. Das System übernimmt diese automatisch auf jedes Angebot mit diesem Paket. Standardmäßig zweimal: einmal bei der Einlagerung, einmal bei der Auslagerung.
Die Lagerkosten pro Monat legen Sie als Wiederholposition fest. Das System rechnet diesen Betrag automatisch gemäß der eingestellten Häufigkeit ab.
Häufig gemachte Fehler
Fehler | Folge | Wie zu vermeiden |
Paket "Direkt" statt "Über Lager" gewählt | Keine Lagerregeln auf dem Angebot | Kontrollieren Sie das Paket beim Anlegen des Dossiers |
Bearbeitungskosten im Paket vergessen | Kunde wird nicht für Ein-/Auslagerung abgerechnet | Legen Sie Bearbeitungskosten als feste Position im Paket fest |
Startdatum als zuletzt abgerechnetes Datum eingegeben | System rechnet alle verpassten Monate ab | Geben Sie immer das zuletzt abgerechnete Datum ein |
Alle Container auf einen Gesamtpreis gesetzt | Bei Auslagerung eines Containers fällt der Rest auf EUR 0 | Geben Sie den Tarif pro Container separat ein |
Auslagerung nicht als separates Ereignis geplant | Umzugshelfer wissen nicht, dass es sich um eine Lager-Auslagerung handelt | Planen Sie Einlagerung und Auslagerung als separate Ereignisse |
Tipps
Verwenden Sie immer das Paket "Über Lager". Nur so erhalten Sie die richtige Angebotsvorlage und den richtigen Rechnungsaufbau.
Planen Sie Einlagerung und Auslagerung als zwei separate Ereignisse. Das gibt Mitarbeitern und der Planung Klarheit.
Rechnen Sie den ersten Lagermonat separat ab. Nicht zusammen mit der Umzugsrechnung.
Reservieren Sie den Container oder die Kiste im Voraus. So wissen die Umzugshelfer, welche Einheit bereitsteht.
Vermerken Sie die Bearbeitungskosten transparent auf dem Angebot. Kunden schätzen einen klaren Kostenaufbau.
Achtung
Mehrere Rechnungsmomente. Ein Umzug über Lager hat mindestens drei Arten von Rechnungen. Behalten Sie den Überblick.
Wochenpreis in Monatspreis umrechnen. Der Jahresbetrag bleibt gleich, aber der Monatsbetrag ist etwas höher als das 4-Fache des Wochenpreises. Bereiten Sie sich auf Fragen von Kunden vor.
Gutschrift bei vorzeitiger Auslagerung. Das System regelt dies automatisch, aber kontrollieren Sie die Gutschrift, bevor Sie sie versenden.
Verwahrungsvereinbarung hochladen. Speichern Sie das unterschriebene Dokument beim Dossier oder der Lagereinheit.
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