Mit Rechnungsreferenzen legen Sie fest, wie Einlagerungsrechnungen gruppiert werden. Sie können Rechnungen trennen (separate Rechnungen pro Referenz) oder bündeln (mehrere Einlagerungen auf einer Rechnung). Dies ist besonders nützlich für Geschäftskunden mit mehreren Lagerstandorten oder Projekten unter einem Debitor.
Was ist eine Rechnungsreferenz?
Die Rechnungsreferenz ist ein Freitextfeld bei einem Einlagerungsdossier. Das System verwendet dieses Feld, um zu bestimmen, welche Einlagerungsrechnungen gemeinsam auf einer Rechnung erscheinen und welche separat in Rechnung gestellt werden.
Situation | Rechnungsreferenz | Ergebnis |
Leer gelassen | Keine Referenz | Standard-Sammelrechnung |
Gleiche Referenz bei mehreren Einlagerungen | Z. B. „Hauptbüro“ | Gebündelt auf einer Rechnung |
Unterschiedliche Referenzen beim selben Debitor | Z. B. „Standort A“ und „Standort B“ | Separate Rechnung pro Referenz |
Achtung: Die Rechnungsreferenz ist NICHT für die Periodennummerierung gedacht. Das System setzt automatisch die richtige Abrechnungsperiode auf die Rechnung. Dafür müssen Sie keine Referenz verwenden.
Aktivierung anfragen
Die Rechnungstrennung auf Grundlage von Referenzen ist nicht standardmäßig verfügbar. Bas Software muss diese Funktion einmalig für Sie aktivieren.
Nehmen Sie über den Chat oder per E-Mail Kontakt mit dem Bas-Support auf.
Bitten Sie darum, die Rechnungstrennung auf Grundlage von Rechnungsreferenzen zu aktivieren.
Bas Software aktiviert die Funktion für Ihre Umgebung.
Erwartetes Ergebnis: Nach der Aktivierung können Sie bei Einlagerungsdossiers das Feld Rechnungsreferenz verwenden, um Rechnungen zu trennen oder zu bündeln.
Rechnungen mit unterschiedlichen Referenzen trennen
Trennen nutzen Sie, wenn ein Debitor separate Rechnungen pro Standort, Projekt oder Abteilung erhalten möchte. Sie tragen bei jedem Einlagerungsdossier eine eindeutige Referenz ein. Das System erstellt dann pro Referenz eine separate Rechnung, alle an denselben Debitor gerichtet.
Beispiel: Wohnungsgesellschaft mit mehreren Wohnungen
Eine Wohnungsgesellschaft lagert Hausrat von verschiedenen Adressen ein. Alle Rechnungen gehen an denselben Debitor (die Wohnungsgesellschaft), aber die Gesellschaft möchte pro Wohnung eine separate Rechnung für ihre eigene Buchhaltung.
Legen Sie pro Wohnung ein Einlagerungsdossier mit der Wohnungsgesellschaft als Debitor an.
Tragen Sie bei jedem Dossier eine eindeutige Rechnungsreferenz ein, zum Beispiel die Adresse der Wohnung.
Das System generiert pro Referenz einen separaten Rechnungsentwurf.
Dossier | Debitor | Rechnungsreferenz | Rechnung |
Einlagerung Hausrat A | Woningcorporatie Ons Huis | Kerkstraat 12 | Rechnung 1 |
Einlagerung Hausrat B | Woningcorporatie Ons Huis | Dorpsplein 8 | Rechnung 2 |
Einlagerung Hausrat C | Woningcorporatie Ons Huis | Lindelaan 45 | Rechnung 3 |
Erwartetes Ergebnis: Drei separate Rechnungen, jede mit der eigenen Referenz, alle an denselben Debitor gerichtet.
Rechnungen mit identischen Referenzen bündeln
Bündeln nutzen Sie, wenn mehrere Einlagerungen beim selben Debitor auf einer gemeinsamen Rechnung stehen sollen. Sie tragen bei allen betreffenden Dossiers dieselbe Referenz ein.
Öffnen Sie die Einlagerungsdossiers, die Sie bündeln möchten.
Tragen Sie bei jedem Dossier dieselbe Rechnungsreferenz ein, zum Beispiel „Projektname“ oder „Abteilung X“.
Bei der nächsten Abrechnungsrunde bündelt das System alle Einlagerungen mit derselben Referenz auf einer Rechnung.
Erwartetes Ergebnis: Eine einzige Rechnung mit allen Einlagerungspositionen, die dieselbe Referenz teilen.
Tipp: Bündelung funktioniert nur innerhalb desselben Debitors. Einlagerungen verschiedener Debitoren mit derselben Referenz werden nicht gebündelt.
Trennen und Bündeln kombinieren
Sie können Trennen und Bündeln beim selben Debitor kombinieren. Einlagerungen mit derselben Referenz werden gebündelt, Einlagerungen mit einer abweichenden Referenz werden separat in Rechnung gestellt.
Beispiel: drei Einlagerungen, zwei Referenzen
Dossier | Debitor | Rechnungsreferenz | Rechnung |
Einlagerung Unit 1 | Kunde X | Project Noord | Rechnung 1 (gebündelt) |
Einlagerung Unit 2 | Kunde X | Project Noord | Rechnung 1 (gebündelt) |
Einlagerung Unit 3 | Kunde X | Project Zuid | Rechnung 2 (separat) |
Erwartetes Ergebnis: Zwei Rechnungen. Unit 1 und 2 stehen zusammen auf Rechnung 1. Unit 3 steht auf einer separaten Rechnung 2.
Keine Referenz eingetragen
Wenn Sie keine Rechnungsreferenz eintragen, wird eine Standard-Sammelrechnung erstellt. Alle Einlagerungen desselben Debitors ohne Referenz erscheinen dann gemeinsam auf einer Rechnung.
Für Privatkunden mit einer einzigen Lagerunit ist dies meist ausreichend. Sie müssen dann bei der Rechnungsreferenz nichts eintragen.
Wann verwenden Sie Rechnungsreferenzen?
Rechnungsreferenzen sind besonders nützlich für Geschäftskunden mit Einlagerungen und komplexen Abrechnungswünschen.
Situation | Rechnungsreferenz erforderlich? |
Privatkunde, eine Lagerunit | Nein |
Privatkunde, mehrere Units | Nein (außer separate Rechnungen sind gewünscht) |
Wohnungsgesellschaft, mehrere Wohnungen | Ja - pro Wohnung eine eindeutige Referenz |
Unternehmen mit mehreren Abteilungen | Ja - pro Abteilung eine Referenz |
Unternehmen mit mehreren Projekten | Ja - pro Projekt eine Referenz |
Versicherungsgesellschaft mit Schadendossiers | Ja - pro Dossiernummer eine Referenz |
Tipps
Verwenden Sie eine erkennbare Referenz, die Ihr Kunde auch auf der Rechnung wiedererkennt, wie eine Adresse, einen Projektnamen oder eine Dossiernummer
Vereinbaren Sie mit Ihrem Kunden, welche Referenz Sie verwenden, damit die Rechnung zu dessen Buchhaltung passt
Bei Privatkunden ohne besondere Wünsche lassen Sie die Referenz leer
Testen Sie die Rechnungstrennung zunächst mit einem einzelnen Kunden, bevor Sie sie breit ausrollen
Achtung
Die Rechnungstrennung muss zunächst von Bas Software aktiviert werden - sie ist nicht standardmäßig verfügbar
Die Rechnungsreferenz ist nicht für die Periodennummerierung gedacht - das System setzt automatisch die richtige Periode auf die Rechnung
Bündelung funktioniert nur innerhalb desselben Debitors - unterschiedliche Debitoren mit derselben Referenz werden nicht gebündelt
Wenn Sie eine Referenz bei einem bestehenden Dossier ändern, gilt dies ab der nächsten Abrechnungsrunde
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