Nicht jeder hat die gleichen Rechte in der App. Der Vorarbeiter hat zusätzliche Funktionen, die ein gewöhnlicher Umzugshelfer nicht hat. Dieser Artikel erklärt, was der Unterschied ist und wie die Vorarbeiter-Funktionen funktionieren.
Schritt 1 - Unterschied Vorarbeiter und Umzugshelfer
Funktion | Vorarbeiter | Umzugshelfer |
Auftragsinformationen ansehen | Ja | Ja |
Navigation | Ja | Ja |
Fotos machen | Ja | Ja |
Schaden melden | Ja | Ja |
Auftrag starten und stoppen | Ja | Nein |
Stunden erfassen (für alle) | Ja | Nein |
Unterschrift Kunde | Ja | Nein |
Zahlung abwickeln | Ja | Nein |
Materialverbrauch registrieren | Ja | Eingeschränkt |
Der Vorarbeiter wird pro Auftrag in der Planung bestimmt. Nicht jeder Mitarbeiter muss Vorarbeiter-Rechte haben.
Achtung: Geben Sie nicht jedem Vorarbeiter-Rechte. Wenn jeder Stunden erfassen kann, wissen Sie nicht mehr, wer was eingegeben hat. Weisen Sie pro Auftrag einen Vorarbeiter zu, und diese Person ist für die Erfassung verantwortlich.
Schritt 2 - Das Startritual mit vier Momenten
Die Zeiterfassung in der App funktioniert mit vier Momenten, die der Vorarbeiter registriert. Dies ist das Startritual, das bei jedem Auftrag gleich ist.
Moment 1 - Abfahrt: Der Vorarbeiter drückt auf Abfahrt starten, wenn das Team von der Lagerhalle oder dem Startpunkt losfährt. Dies registriert den Abfahrtszeitpunkt.
Moment 2 - Ankunft beim Kunden: Bei der Ankunft drückt der Vorarbeiter auf Angekommen. Das System registriert die Reisezeit.
Moment 3 - Ankunft zum Entladen: Bei der Ankunft an der Entladeadresse drückt der Vorarbeiter erneut auf Angekommen. Dies registriert den Ankunftszeitpunkt am zweiten Standort.
Moment 4 - Auftrag fertig: Wenn der Auftrag abgeschlossen ist, registriert der Vorarbeiter das Ende. Wenn danach noch zurück zur Lagerhalle gefahren wird, wird auch diese Reisezeit erfasst.
Zwischendurch kann der Vorarbeiter eine Pause registrieren. Die Pausenzeit wird separat erfasst und nicht zur Arbeitszeit gezählt.
Schritt 3 - Dokumente und Lagerinformationen
Der Vorarbeiter kann in der App Dokumente einsehen, die im Büro beim Dossier hochgeladen wurden. Denken Sie an Inventarlisten, Fotos der Besichtigung oder einen Lageplan.
Beim Hochladen von Dokumenten im Büro können Sie einstellen, ob ein Dokument sichtbar in der App ist. Aktivieren Sie dies für Dokumente, die der Vorarbeiter vor Ort benötigt.
Achtung: Nach dem Hochladen eines Dokuments ist dieses nicht mehr änderbar. Kontrollieren Sie also, ob das Dokument korrekt ist, bevor Sie es hochladen. Muss etwas angepasst werden? Dann löschen Sie das alte Dokument und laden Sie ein neues Exemplar hoch.
Wenn zum Auftrag Lagerung gehört, ist die Container- oder Lagernummer in der App sichtbar. Der Vorarbeiter weiß dadurch sofort, wo sich die Sachen befinden oder wohin sie müssen.
Schritt 4 - Stunden für das gesamte Team erfassen
Der Vorarbeiter erfasst die Stunden für das gesamte Team. Nicht jeder Umzugshelfer trägt seine eigenen Stunden ein.
Dies verhindert: - Doppelte Erfassungen - Vergessene Erfassungen - Diskussionen darüber, wer was eingetragen hat
Der Vorarbeiter sieht in der App, welche Teammitglieder eingeplant sind. Er erfasst die Start- und Endzeit für alle.
Achtung: Das System blockiert das Eintragen von Stunden für frühere Tage. Dies ist eine bewusste Entscheidung, um Betrug zu verhindern. Wenn eine Korrektur nötig ist, muss das Büro dies vornehmen.
Schritt 5 - Materialverbrauch festhalten
Der Vorarbeiter erfasst, welche Materialien bei einem Auftrag verwendet werden.
Dabei geht es um: - Wie viele Kartons beim Kunden zurückgelassen wurden - Welche zusätzlichen Materialien verwendet wurden (Decken, Klebeband, Schutzhüllen) - Welche Materialien retourniert wurden
Die Materialliste in der App zeigt alle verfügbaren Materialien aus dem System. Der Vorarbeiter trägt ein, was tatsächlich verwendet wurde.
Tipp: Die Materialliste ist für Extras pro Auftrag gedacht, nicht für die Standardausrüstung des Fahrzeugs. Die Umzugsdecken, Sackkarren und Spanngurte, die standardmäßig in jedem Fahrzeug sind, müssen Sie nicht registrieren. Es geht um die Extras, die pro Auftrag variieren, wie zusätzliche Kartons, Schutzhüllen oder Klebeband.
Schritt 6 - Nachberechnungen weitergeben
Wenn während des Auftrags zusätzliche Arbeit entsteht, die nicht auf dem Angebot stand, kann der Vorarbeiter dies weitergeben.
Beispiele: - Zusätzliche Etage, die nicht auf dem Angebot stand - Mehr Kartons benötigt als erwartet - Zusätzliche Montage oder Demontage - Längere Reisezeit durch Verkehr
Der Vorarbeiter fügt in der App eine Notiz mit einer Beschreibung der zusätzlichen Arbeit hinzu. Das Büro sieht dies eingehen und kann dem Kunden eine Nachberechnung senden.
Das verhindert nachträgliche Diskussionen. Der Kunde hat vor Ort erfahren, was die zusätzliche Arbeit kostet.
Schritt 7 - Unterschrift einholen
Am Ende des Auftrags lässt der Vorarbeiter den Kunden auf dem Bildschirm des Telefons unterschreiben.
Öffnen Sie den Auftrag in der App. Wählen Sie Unterschrift. Der Kunde unterschreibt auf dem Bildschirm. Bestätigen und speichern.
Die Unterschrift wird mit dem Dossier verknüpft und ist im Büro sichtbar. Dies ersetzt den papierenen Arbeitsschein.
Schritt 8 - Zahlung abwickeln (optional)
Wenn Sie Mollie aktiviert haben, kann der Vorarbeiter den Kunden vor Ort per iDEAL bezahlen lassen.
Öffnen Sie den Auftrag in der App. Wählen Sie Bezahlen. Das System zeigt den Rechnungsbetrag. Der Kunde scannt den QR-Code oder öffnet den Bezahllink auf seinem eigenen Telefon. Der Kunde bezahlt per iDEAL. Die Zahlung wird sofort im System erfasst.
Der Vorarbeiter muss kein Kartenlesegerät dabei haben. Der Kunde bezahlt mit seinem eigenen Telefon.
Wie führen Sie die Vorarbeiter-Funktionen bei Ihrem Team ein?
Beginnen Sie niemals mit dem gesamten Team gleichzeitig. Gehen Sie so vor:
Wählen Sie einen Botschafter: einen jungen, technikaffinen Mitarbeiter, der offen für Neues ist. Lassen Sie diese Person einen Tag lang bei einem echten Auftrag mit der App arbeiten. Lassen Sie den Botschafter es Kollegen erzählen. Rollen Sie es erst danach an den Rest des Teams aus.
In jedem Unternehmen gibt es Mitarbeiter, die nicht mitmachen wollen. Das ist normal.
Erzwingen Sie es nicht am ersten Tag. Lassen Sie den papierenen Arbeitsschein noch eine Weile neben der App bestehen. Zeigen Sie, was es ihnen bringt. Beginnen Sie mit den Grundlagen (Planung ansehen, Navigation). Die Stunden und Materialien kommen später.
Phasierung: Wann aktivieren Sie welche Funktionen?
Phase 1 - Basis-App (Monat 1): Planung ansehen, Auftragsinformationen lesen, Navigation, Fotos machen, Unterschrift Kunde.
Phase 2 - Stundenerfassung (Monat 2-3): Das Startritual (vier Momente), Materialverbrauch registrieren, Schaden melden.
Phase 3 - Vollständig (Monat 3+): Vollständige Stundenerfassung, Spesenabrechnungen, HRM-Funktionalität (Urlaub, Krankmeldung).
Achtung: Wenn Sie alles gleichzeitig aktivieren, sind Mitarbeiter überfordert. Bauen Sie es in Phasen auf.
Häufige Probleme
"Kann ich die Stunden von gestern noch eintragen?"
Nein. Das System blockiert das Eintragen von Stunden für frühere Tage. Dies ist eine bewusste Entscheidung, um Betrug zu verhindern. Nehmen Sie Kontakt mit dem Büro auf, wenn eine Korrektur nötig ist.
"Ich habe aus Versehen etwas falsch eingetragen"
Die meisten Dinge können angepasst werden. Aber manche Aktionen (wie das Abschließen eines Auftrags) können nur vom Büro rückgängig gemacht werden.
"Was, wenn ein Umzugshelfer Vorarbeiter-Rechte hat, sie aber nicht nutzt?"
Kein Problem. Vorarbeiter-Rechte sind nur da, wenn Sie sie brauchen. Wenn ein Umzugshelfer sie nicht nutzt, sieht er einfach die Basis-App.
Tipps
Üben Sie zu Hause mit der App auf Ihrem eigenen Telefon
Lernen Sie die vier Momente (Abfahrt starten, Ankunft, Pause, fertig)
Wissen Sie, wie Sie Fotos machen und Schäden melden
Wissen Sie, wie Sie die Unterschrift einholen
Registrieren Sie Nachberechnungen direkt vor Ort
Achtung
Vorarbeiter-Rechte gelten pro Auftrag, nicht pro Person
Geben Sie nicht jedem Vorarbeiter-Rechte
Das Startritual ist immer gleich: vier Momente
Pausen werden separat erfasst und nicht zur Arbeitszeit gezählt
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