Bas verfügt über ein umfangreiches HRM-Modul, mit dem Sie Urlaub, Krankheit, Spesen und Zeiterfassung verwalten können. HRM ist jedoch nichts, das Sie gleichzeitig mit dem Live-Start angehen. Dieser Artikel erklärt, warum nicht, und wann der richtige Zeitpunkt ist.
Schritt 1 - Die Empfehlung: nach mindestens 1 Monat stabilem Livebetrieb
HRM ist optional, und die ausdrückliche Empfehlung lautet, es NACH dem Live-Start anzugehen.
Der Grund ist einfach: Wenn Sie den Basisablauf (Dossiers, Angebote, Rechnungen, Planung, Mitarbeiter-App) noch lernen, ist HRM zusätzlich ein Schritt zu viel.
Achtung: Aktivieren Sie HRM erst, wenn Sie diese Voraussetzungen erfüllen: - Der Basisablauf (vom Dossier bis zur Rechnung) läuft mindestens einen Monat reibungslos - Es gibt keine offenen Konfigurationsprobleme mehr - Sie haben selbst den Wunsch geäußert, mit HRM zu starten
Schritt 2 - Warum nicht früher?
Ihr Team gewöhnt sich noch an die Basis-App: Wenn Sie zusätzlich noch Urlaubserfassung und Spesen einführen, fühlen sich Mitarbeiter überfordert.
Die Arbeitspläne müssen korrekt sein: Wenn Sie diese in den ersten Wochen noch feinjustieren, erhalten Sie falsche Ergebnisse bei den Stundenberechnungen.
HRM erfordert Konfigurationsschritte: Feiertage, Urlaubsarten, Spesenarten. Diese Zeit verbringen Sie im ersten Monat besser damit, Ihren täglichen Arbeitsablauf zu perfektionieren.
Wie ein Kunde es formulierte: „HRM gleichzeitig mit dem Live-Start anzugehen, ist wirklich schon ein eigenes Tool für sich.“
Schritt 3 - Was umfasst das HRM-Modul?
Das HRM-Modul in Bas besteht aus den folgenden Bestandteilen:
Bestandteil | Was es macht |
Feiertage | Landesweite und regionale Feiertage einrichten, sodass der Arbeitsplan automatisch damit rechnet |
Urlaubsarten | Urlaubstypen verwalten: Urlaub, Sonderurlaub, Krankheit, unbezahlter Urlaub |
Spesenarten | Spesentypen verwalten: Kilometervergütung, Parkkosten, Hotelkosten |
Pausenzeiten | Gesetzliche Pausenregeln auf Grundlage der gearbeiteten Stunden einrichten |
Zeiterfassung | Tatsächliche, geplante und genehmigte Stunden erfassen |
Arbeitspläne | Vertragsstunden, halbe Tage und Nullstundenverträge verwalten |
Schritt 4 - Die ideale Phasierung
Dies ist der Stufenplan, der sich in der Praxis am besten bewährt:
Monat 1-2: Live-Start und Stabilisierung: Fokus auf den Basisablauf. HRM ist ausgeschaltet. Mitarbeiter nutzen die App nur, um die Planung einzusehen, Auftragsinformationen zu lesen, zu navigieren sowie Fotos und Unterschriften zu erfassen.
Monat 2-3: Erste HRM-Schritte: Wenn die Basis stabil läuft: Feiertage pro Region einrichten, Urlaubsarten ein- oder ausschalten, Spesenkategorien kontrollieren, Arbeitspläne kontrollieren und korrigieren.
Monat 3-4: Zeiterfassung aktivieren: Wenn das Team sich an die Basis-App gewöhnt hat: Lassen Sie 1-2 Mitarbeiter testweise eine Woche lang Stunden erfassen, kontrollieren Sie die Stunden im System, aktivieren Sie es für alle Mitarbeiter, richten Sie gegebenenfalls die Nachkalkulation ein.
Monat 4+: Vollständiges HRM: Wenn die Zeiterfassung gut läuft: Urlaubserfassung über die App aktivieren, Spesen über die App aktivieren, Zuschläge und CAO-Vergütungen konfigurieren (falls relevant).
Was Sie jetzt NICHT tun müssen
Die folgenden Bestandteile sind erst relevant, wenn Sie bereits einige Monate mit HRM arbeiten. Lassen Sie sie vorerst außer Acht:
Bestandteil | Warum jetzt nicht |
CAO-Vergütungen | Überstunden, Wochenendzuschlag und Auslandsfahrten sind komplex zu konfigurieren. Tun Sie dies erst, wenn die Basisstunden gut laufen |
Zuschläge (100%/130%) | Die Konfiguration von Standardarbeitszeit vs. außerhalb der Standardarbeitszeit erfordert eine sorgfältige Einstellung |
Urlaubsberechnungen pro CAO | Die Berechnung von Urlaubstagen auf Grundlage der Vertragsstunden und CAO-Regeln ist erst relevant, wenn Sie die Urlaubserfassung aktiv nutzen |
Export in ein Lohnabrechnungsprogramm | Die Verknüpfung zwischen Zeiterfassung und Ihrer Lohnbuchhaltung ist ein eigenes Projekt |
Häufig gestellte Fragen
„Müssen alle meine Mitarbeiter HRM nutzen?“
Nein. Sie können pro Mitarbeiter festlegen, welche HRM-Funktionen aktiv sind. Beginnen Sie mit einer kleinen Gruppe (zum Beispiel nur den Vorarbeitern) und bauen Sie aus.
„Kann ich Urlaub auch im Büro erfassen?“
Ja. Urlaub kann sowohl über die Mitarbeiter-App als auch über das Backoffice erfasst werden. Für Mitarbeiter, die keine App nutzen, erfassen Sie den Urlaub im Büro.
„Was, wenn ich jetzt schon mit HRM beginnen möchte?“
Das ist möglich, aber die Empfehlung lautet, es nicht zu tun. Die Erfahrung zeigt, dass Unternehmen, die HRM gleichzeitig mit dem Live-Start angehen, überfordert sind. Konzentrieren Sie sich zuerst auf die Basis und nehmen Sie HRM in Angriff, sobald Sie Kapazität haben.
Tipps
Warten Sie mindestens einen Monat nach dem Live-Start, bevor Sie HRM aktivieren
Beginnen Sie mit Feiertagen und Urlaubsarten, nicht mit der Zeiterfassung
Testen Sie mit 1-2 Mitarbeitern, bevor Sie es für alle aktivieren
Aktivieren Sie nur die Funktionen, die Sie tatsächlich nutzen
Achtung
HRM gleichzeitig mit dem Live-Start ist zu viel, um es auf einmal zu lernen
Arbeitspläne müssen korrekt sein, bevor die Zeiterfassung gut funktioniert
Beginnen Sie mit der Basis, bauen Sie später zu vollständigem HRM aus
Die Phasierung ist wichtiger als die Geschwindigkeit
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