Dies ist der Bereich, über den die meiste Verwirrung entsteht. Dieser Artikel erklärt, wie die Zeiterfassung funktioniert, was der Unterschied zwischen geplanten, tatsächlichen und genehmigten Stunden ist, und wie Sie sie aktivieren.
Schritt 1 - Die drei Arten von Stunden verstehen
Es gibt drei Arten von Stunden im System. Es ist wichtig, dass Sie den Unterschied verstehen, bevor Sie die Zeiterfassung aktivieren.
Typ | Was ist es | Woher kommt es | Wofür verwendet |
Geplante Stunden | Die Stunden, wie sie vom Büro eingeplant wurden | Planung | Vorabschätzung, Kapazitätsplanung |
Tatsächliche Stunden | Die Stunden, wie sie vom Umzugshelfer erfasst wurden | Mitarbeiter-App | Einblick in die tatsächlich gearbeitete Zeit |
Genehmigte Stunden | Die Stunden, wie sie vom Büro genehmigt wurden | Backoffice | Grundlage für die Rechnung bei Abrechnung auf Stundenbasis |
Schritt 2 - Wie arbeiten sie zusammen?
Das Büro plant einen Auftrag ein und schätzt 8 Stunden (geplante Stunden). Der Umzugshelfer erfasst in der App, dass er 7 Stunden und 45 Minuten gearbeitet hat (tatsächliche Stunden). Das Büro prüft und genehmigt 8 Stunden (genehmigte Stunden). Zum Beispiel weil die Fahrzeit dazugehört.
Bei Privatkunden macht der Unterschied wenig aus: Sie stellen meist den Angebotsbetrag in Rechnung, unabhängig von den gearbeiteten Stunden.
Bei Geschäftskunden auf Stundenbasis ist es entscheidend: Die genehmigten Stunden bestimmen, was auf der Rechnung erscheint.
Schritt 3 - Zeiterfassung für Vorarbeiter aktivieren
Beginnen Sie mit 1-2 Vorarbeitern. Lassen Sie sie eine Woche lang testweise Stunden erfassen.
Kontrollieren Sie die Stunden im System: - Stimmen die tatsächlichen Stunden? - Werden Pausen korrekt berechnet? - Sind die genehmigten Stunden nachvollziehbar?
Wenn alles stimmt, aktivieren Sie es für alle Vorarbeiter.
Schritt 4 - Stunden kontrollieren und genehmigen
Der Vorarbeiter erfasst die Stunden in der App. Das Büro sieht die tatsächlichen Stunden eingehen. Das Büro kontrolliert die Stunden und genehmigt sie.
Kontrollieren Sie pro Auftrag: - Stimmen die Stunden mit den geplanten Stunden überein? - Ist die Fahrzeit berücksichtigt? - Ist die Pause korrekt? - Wurden Besonderheiten gemeldet?
Wenn alles stimmt, genehmigen Sie die Stunden. Stimmt etwas nicht, passen Sie die Stunden an und genehmigen Sie sie anschließend.
Häufig gestellte Fragen
„Ich sehe die genehmigten Stunden nicht in der Rechnungsübersicht“
Dies ist eine bekannte Einschränkung. Die Rechnungsübersicht zeigt derzeit nur die geplanten/ursprünglichen Zeiten, nicht die genehmigten Stunden. Wenn Sie auf Stundenbasis abrechnen, prüfen Sie manuell, ob die genehmigten Stunden korrekt sind, bevor Sie die Rechnung erstellen.
„Können Mitarbeiter ihre eigenen Stunden eintragen?“
Nein. Nur der Vorarbeiter erfasst die Stunden für das gesamte Team. Das verhindert doppelte Erfassungen und Diskussionen.
„Kann ich Stunden von gestern noch eintragen?“
Nein. Das System blockiert das Eintragen von Stunden für frühere Tage. Dies ist eine bewusste Entscheidung, um Betrug vorzubeugen. Ist eine Korrektur nötig, muss das Büro dies vornehmen.
„Was ist der Unterschied zwischen tatsächlichen und genehmigten Stunden?“
Tatsächliche Stunden sind das, was der Vorarbeiter erfasst hat. Genehmigte Stunden sind das, was das Büro freigegeben hat. Diese können abweichen, wenn das Büro eine Korrektur vornimmt (zum Beispiel Fahrzeit hinzufügt).
Tipps
Beginnen Sie testweise mit 1-2 Vorarbeitern
Kontrollieren Sie die Stunden in der ersten Woche täglich
Genehmigen Sie Stunden erst, nachdem Sie sie kontrolliert haben
Verwenden Sie genehmigte Stunden für die Abrechnung bei Geschäftskunden auf Stundenbasis
Achtung
Tatsächliche Stunden können vom Vorarbeiter nach der Erfassung nicht mehr angepasst werden
Nur das Büro kann genehmigte Stunden ändern
Die Rechnungsübersicht zeigt derzeit nur geplante Zeiten, nicht die genehmigten Stunden
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