Manche Umzugsunternehmen arbeiten mit mehreren Marken oder Handelsnamen. Denken Sie an ein Unternehmen, das unter drei Namen auftritt: Die eine Marke richtet sich an Privatkunden, die andere an Geschäftskunden, und die dritte ist ein übernommenes Unternehmen mit einem eigenen Namen in der Region. In Bas können Sie hierfür "Identitäten" anlegen, sodass jede Marke ihre eigene Ausstrahlung auf Dokumenten und in E-Mails hat.
Dieser Artikel erklärt, wann Sie Identitäten benötigen, was der Unterschied zu separaten Konten ist, und was alles pro Identität eingerichtet wird.
Wann benötigen Sie mehrere Identitäten?
Eine Identität in Bas ist eine separate Marke oder ein separater Handelsname, mit dem Sie nach außen auftreten. Sie benötigen mehrere Identitäten, wenn:
Sie unter mehreren Markennamen auftreten (z. B. Zon Verhuizingen, Maan Transport und Ster Verhuizers)
Ihre Kunden E-Mails, Angebote und Rechnungen erhalten, die pro Marke anders aussehen (anderes Logo, andere Farben, andere Firmendaten)
Sie pro Marke unterschiedliche Tarife verwenden (andere Pakete mit anderen Preisen)
Sie benötigen keine separate Identität, wenn:
Sie zwei Niederlassungen haben, aber unter demselben Namen auftreten
Der Unterschied nur in der Adresse in der Fußzeile Ihrer Dokumente liegt
Ihr Bankkonto, BTW-nummer und Ihre Ausstrahlung für beide Niederlassungen gleich sind
Identitäten vs. separate Konten
Mehrere Identitäten | Separate Konten | |
Wann | Gleiches Unternehmen, mehrere Markennamen | Vollständig getrennte Unternehmen |
Kundenbestand | Gemeinsam - alle Kunden in einer Übersicht | Getrennt - jedes Konto eigene Kunden |
Mitarbeiter | Gemeinsam - Mitarbeiter arbeiten für alle Marken | Getrennt - separate Verwaltung pro Konto |
Planung | Eine gemeinsame Planung | Separate Planungen |
Rechnungsstellung | Gleiche Buchhaltung, andere Ausstrahlung pro Marke | Separate Buchhaltung pro Konto |
Beispiel | Maan Transport mit den Marken Zon, Maan Transport und Ster Verhuizers | Zwei völlig getrennte B.V.s |
In der Praxis entscheiden Sie sich fast immer für Identitäten innerhalb eines Kontos. Ein separates Konto ist nur nötig, wenn es sich wirklich um getrennte Unternehmen mit eigener Buchhaltung, eigenem Personal und ohne jegliche Überschneidung handelt.
Was wird pro Identität eingerichtet?
Wenn Sie eine Identität anlegen, müssen Sie für diese Identität einige Dinge separat einrichten. Nachfolgend eine Übersicht von allem, was pro Identität unterschiedlich ist.
Vorlagen (Angebote, Rechnungen, Arbeitsscheine)
Jede Identität erhält eigene Dokumentvorlagen mit:
Eigenem Logo oben im Dokument
Eigenen Farben in der Formatierung
Eigenen Firmendaten in der Fußzeile (Adresse, KvK, BTW, IBAN, Telefonnummer)
Eigenen Kontaktdaten in der Kopfzeile
Wenn Sie drei Marken haben, benötigen Sie also mindestens drei Angebotsvorlagen, drei Rechnungsvorlagen und drei Arbeitsschein-Vorlagen.
Benachrichtigungen (E-Mails an Kunden)
Jede Identität hat einen eigenen Satz Kundenbenachrichtigungen. Bas kennt zirka 13 Standard-Nachrichtentypen (siehe den Artikel über Benachrichtigungen). Pro Identität werden all diese Nachrichten separat angelegt. Das bedeutet:
Bei 1 Identität: zirka 13 Benachrichtigungen
Bei 3 Identitäten: zirka 40 Benachrichtigungen (3 x 13, plus eventuelle Varianten)
Jede Benachrichtigung enthält das Logo, die Farben und den Tone-of-Voice dieser spezifischen Marke. Wenn Sie die Nachricht für "Angebot versendet" bei Marke A anpassen, ändert sich nichts bei Marke B.
Achtung: Mehr Identitäten bedeutet mehr Wartungsaufwand. Jede Anpassung einer Benachrichtigung müssen Sie pro Identität durchführen. Bei drei Marken erledigen Sie also dreimal dieselbe Arbeit.
Mollie-Zahlungsschaltfläche pro Identität
Wenn Sie Mollie für Online-Zahlungen (iDeal) verwenden, legen Sie pro Identität eine eigene Zahlungsschaltfläche als wiederverwendbaren Block an:
Gehen Sie zu Einstellungen > Arbeitsweise > Kundenbenachrichtigungen
Filtern Sie nach Nachrichtentypen, die mit Zahlung zu tun haben: Rechnung, Zahlungserinnerung, Zweite Zahlungserinnerung und Mahnung
Öffnen Sie eine Benachrichtigung und klicken Sie auf Bearbeiten > Niederländisch > Blöcke > Button
Stellen Sie den Text ein, zum Beispiel: "Klicken Sie hier, um Ihre Rechnung online zu bezahlen"
Wählen Sie die Farbe passend zur Identität (z. B. Rot für Marke A, Blau für Marke B)
Wählen Sie Typ: Zahlung
Speichern Sie mit einem erkennbaren Namen, zum Beispiel: "Zahlungsschaltfläche Zon" oder "Zahlungsschaltfläche Maan Transport"
Anschließend ziehen Sie die richtige Zahlungsschaltfläche in alle Benachrichtigungen, die zu dieser Identität gehören. Das sind zirka 4-5 Vorlagen pro Identität (alles, was mit Zahlung zu tun hat).
Erwartetes Ergebnis: Jede Identität hat eine eigene Zahlungsschaltfläche mit der richtigen Farbe. Die Schaltfläche wird als wiederverwendbarer Block gespeichert, sodass Sie sie nicht jedes Mal neu anlegen müssen.
Achtung: Prüfen Sie immer, ob Sie die richtige Zahlungsschaltfläche in die richtige Identität ziehen. Eine rote Zon-Schaltfläche in einer Maan-Transport-E-Mail passiert schnell, fällt dem Kunden aber auf.
Pakete pro Identität
Pakete bestimmen die Tarife und die Rechnungsstruktur einer Akte. Sie können pro Identität andere Pakete anlegen mit:
Anderen Tarifen (z. B. verwendet Marke A höhere Stundensätze als Marke B)
Anderen Rechnungszeilen (andere Beschreibungen, anderer Aufbau)
Anderen Rechnungsvorlagen (verknüpft mit der richtigen Identität)
Anderen Umsatzgruppen (wenn Marken auf unterschiedliche Hauptbuchkonten buchen)
Ein Paket ist immer mit einer Identität verknüpft. Wenn Sie eine neue Akte anlegen, wählen Sie zuerst die Identität und sehen nur die Pakete, die zu dieser Marke gehören.
Tipp: Bei vielen Identitäten und vielen Paketen kann die Gesamtzahl schnell ansteigen. Drei Identitäten mit jeweils 10 Paketen ergeben 30 Pakete. Halten Sie Ihre Paketstruktur deshalb so einfach wie möglich.
Zwei Niederlassungen, eine Identität
Eine häufige Situation: Ihr Unternehmen hat zwei Niederlassungen, tritt aber unter demselben Namen auf. Zum Beispiel ein Umzugsunternehmen mit einem Büro in Zwolle und einem in Oldenzaal, aber überall derselbe Name, dasselbe Logo und dieselbe Corporate Identity.
In diesem Fall benötigen Sie keine separate Identität. Der Unterschied liegt nur in der Fußzeile Ihrer Dokumente (der Adresse). Die Lösung:
Behalten Sie eine Identität für beide Niederlassungen bei
Legen Sie pro Niederlassung eine separate Dokumentvorlage mit der richtigen Adresse in der Fußzeile und Kopfzeile an
Alle Benachrichtigungen (E-Mails) bleiben identisch für beide Niederlassungen - Sie müssen sie nur einmal einrichten
Beim Anlegen einer Akte wählen Sie die richtige Niederlassung, wodurch das System die richtige Dokumentvorlage verwendet
Erwartetes Ergebnis: Ihre Kunden erhalten Dokumente mit der richtigen Niederlassungsadresse, aber Ihre Benachrichtigungen (E-Mails) sind für beide Niederlassungen gleich. Das erspart Ihnen die Wartung eines vollständigen zweiten Satzes von zirka 13 Benachrichtigungen.
Tipp: Entscheiden Sie sich nur für eine separate Identität, wenn das Logo, die Farben oder der Markenname wirklich unterschiedlich sind. Wenn es nur um die Adresse geht, reicht eine separate Dokumentvorlage aus und ist viel weniger Arbeit.
Wann eine separate Identität und wann nicht
Situation | Separate Identität? | Warum |
Drei Markennamen mit eigenem Logo und eigener Farbe | Ja | Kunden müssen pro Marke eine andere Ausstrahlung sehen |
Zwei Niederlassungen, gleicher Name und gleiches Logo | Nein | Nur die Fußzeile ist unterschiedlich - verwenden Sie separate Dokumentvorlagen |
Geschäfts- und Privatkunden trennen | Nein (noch nicht) | Dies wird in Zukunft als Funktion hinzugefügt. Verwenden Sie vorläufig separate Pakete. |
Übernommenes Unternehmen mit eigenem Kundenbestand | Ja | Die Kunden des übernommenen Unternehmens erwarten den alten Namen und die alte Ausstrahlung |
Separater Handelsname für Lagerdienste | Kommt darauf an | Wenn der Handelsname ein eigenes Logo und eine eigene Ausstrahlung hat: ja. Wenn es nur ein anderer Name auf der Rechnung ist: besprechen Sie dies mit dem Support |
Schritt 1 - Identität anlegen
Das Anlegen einer Identität erledigen Sie gemeinsam mit Ihrem Bas-Ansprechpartner während des Onboardings. Es ist keine Einstellung, die Sie selbst aktivieren, sondern eine Konfiguration, die im Hintergrund eingerichtet wird.
Wenden Sie sich an Ihren Bas-Ansprechpartner und geben Sie Folgendes durch:
Den Markennamen der neuen Identität
Das Logo (bevorzugt als SVG-Datei)
Die Firmendaten: Adresse, KvK, BTW, IBAN, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
Die Corporate-Identity-Farben (für Vorlagen und Zahlungsschaltfläche)
Erwartetes Ergebnis: Nach dem Anlegen der Identität erscheint diese als Auswahlmöglichkeit beim Anlegen von Akten, Vorlagen und Paketen.
Schritt 2 - Vorlagen und Benachrichtigungen einrichten
Nach dem Anlegen der Identität richten Sie die Vorlagen und Benachrichtigungen für die neue Marke ein:
Dokumentvorlagen - Legen Sie pro Identität eine Angebotsvorlage, Rechnungsvorlage und Arbeitsschein-Vorlage mit dem richtigen Logo, den richtigen Farben und der richtigen Fußzeile an
Benachrichtigungen - Passen Sie alle Benachrichtigungen für die neue Identität an (Logo, Farben, Texte)
Zahlungsschaltfläche - Legen Sie einen Zahlungsschaltflächen-Block in der Corporate-Identity-Farbe der Identität an und ziehen Sie ihn in alle relevanten Benachrichtigungen
Pakete - Legen Sie die benötigten Pakete an, die mit der neuen Identität verknüpft sind
Tipp: Arbeiten Sie die Identitäten systematisch ab. Richten Sie zuerst Identität A vollständig ein (Vorlagen, Benachrichtigungen, Zahlungsschaltfläche, Pakete), bevor Sie mit Identität B beginnen. So vermeiden Sie, dass Sie mittendrin den Überblick verlieren.
Die Auswirkung auf Ihre tägliche Arbeit
Mit mehreren Identitäten ändert sich wenig an Ihrem täglichen Workflow. Beim Anlegen einer Akte wählen Sie die richtige Identität, und das System erledigt den Rest:
Das richtige Logo erscheint auf dem Angebot
Die richtigen Benachrichtigungen werden versendet
Die richtigen Pakete sind verfügbar
Die richtige Zahlungsschaltfläche steht in der Rechnungs-E-Mail
Das Einzige, worauf Sie achten müssen: Wählen Sie immer die richtige Identität beim Anlegen einer neuen Akte. Ein Fehler hier bedeutet, dass der Kunde eine Rechnung mit dem falschen Logo erhält.
Tipps
Halten Sie die Anzahl der Identitäten so niedrig wie möglich. Jede Identität vervielfacht den Wartungsaufwand für Benachrichtigungen und Vorlagen. Drei Identitäten bedeuten dreimal so viel Arbeit bei jeder Anpassung.
Machen Sie Zahlungsschaltflächen-Blöcke wiederverwendbar. Legen Sie pro Identität eine Zahlungsschaltfläche als wiederverwendbaren Block mit einem eindeutigen Namen an. Dann müssen Sie beim Einfügen nur den richtigen Block auswählen.
Zwei Niederlassungen? Verwenden Sie Dokumentvorlagen. Wenn Sie unter demselben Namen arbeiten, benötigen Sie keine separate Identität. Eine separate Vorlage mit einer anderen Fußzeile reicht aus und ist viel einfacher.
Besprechen Sie die Struktur im Voraus mit Ihrem Ansprechpartner. Gemeinsam bestimmen Sie, wie viele Identitäten Sie benötigen und wie Sie diese am besten einrichten können.
Achtung
Mehr Identitäten = mehr Wartungsaufwand. Jede Änderung an einer Benachrichtigung oder Vorlage muss pro Identität durchgeführt werden. Bei drei Identitäten und zirka 13 Benachrichtigungen sprechen Sie über zirka 40 Anpassungen bei einer Änderung.
Wählen Sie die richtige Identität bei jeder Akte. Ein Fehler hier führt zu Dokumenten mit der falschen Marke. Der Kunde erhält dann ein Angebot oder eine Rechnung mit dem Logo einer anderen Marke.
Identitäten werden nicht selbst angelegt. Das Anlegen und Konfigurieren von Identitäten erledigen Sie gemeinsam mit Ihrem Bas-Ansprechpartner. Dies ist keine Selbstbedienungsfunktion.
Geschäft/Privat ist keine Identität. Die Trennung zwischen Geschäft und Privat wird in Zukunft auf andere Weise gelöst (über Pakettypen und Benachrichtigungen pro Kundentyp). Legen Sie hierfür keine separate Identität an.
Nächster Schritt: Kartons hinzufügen - fügen Sie Ihre Kartontypen mit Abmessungen, Preisen und Lieferant hinzu.