Umsatzgruppen sind die Übersetzung zwischen Bas und Ihrer Buchhaltungssoftware. Sie bestimmen, wo jeder Euro in Ihrer Buchhaltung landet. Wenn Sie sie richtig einrichten, wissen Sie genau, wie viel Umsatz Sie mit Umzügen, wie viel mit Einlagerung und wie viel mit Kartonservice erzielen - und Ihr Buchhalter kann seine Arbeit erledigen, ohne Rückfragen zu stellen.
Dies ist einer der ersten Schritte bei der Einrichtung von Bas. Sie benötigen Umsatzgruppen, bevor Sie Pakete konfigurieren.
Was sind Umsatzgruppen?
Eine Umsatzgruppe ist ein Label, das Sie an eine Rechnungsposition hängen. Jedes Label ist mit einem Sachkonto in Ihrer Buchhaltungssoftware verknüpft. Wenn Sie eine Rechnung versenden, weiß die Buchhaltungssoftware dank der Umsatzgruppe, auf welches Konto der Umsatz gebucht werden muss.
Beispiel: Sie erstellen eine Rechnung mit drei Positionen:
Rechnungsposition | Umsatzgruppe | Sachkonto |
Umzugskosten | Umzug Privatkunden | 8000 |
Kartonservice | Kartonverkauf | 8050 |
Garantiezertifikat | Garantiezertifikat | 8150 |
Ohne Umsatzgruppen landet alles auf einem Haufen. Sie wissen dann nicht, wie viel Umsatz Sie pro Leistung erzielen.
Warum eine gute Benennung entscheidend ist
Der Name Ihrer Umsatzgruppe muss für jeden verständlich sein, der damit arbeitet. Nicht nur für Sie oder Ihren Buchhalter, sondern auch für den Mitarbeiter, der eine Rechnung erstellt oder eine manuelle Position hinzufügt.
Vorteile einer klaren Benennung
Mitarbeiter verstehen sofort, was sie auswählen müssen
Weniger Fehler bei der Rechnungsstellung
Schnellere Angebotserstellung
Bessere Berichte
Gute Benennung
Umsatzgruppe | Was es ist |
Umzug Privatkunden | Sämtlicher Umsatz aus Umzügen von Privatkunden |
Umzug Geschäftskunden | Sämtlicher Umsatz aus Umzügen von Geschäftskunden |
Einlagerung Privatkunden | Umsatz aus Einlagerung von Privatkunden |
Kartonverkauf | Verkauf und Vermietung von Kartons |
Garantiezertifikat | Umsatz aus Zertifikaten |
Verwaltungskosten | Feste Gebühr pro Akte |
Falsche Benennung
Fehler | Warum es falsch ist |
"8000" | Niemand weiß, was das bedeutet |
"Innergemeinschaftlich 21% §13b Reverse Charge" | Ihre Mitarbeiter verstehen das nicht |
"Sonstiges" | Zu vage, alles landet im selben Topf |
"Umsatz 1" | Nichtssagend |
Achtung: Die Verknüpfung mit dem Sachkonto stellen Sie separat her. Der Name der Umsatzgruppe muss nicht mit der Bezeichnung des Sachkontos übereinstimmen. Verwenden Sie einen Namen, den Ihr Team versteht, nicht einen Namen, den Ihr Buchhalter versteht.
Schritt 1 - Umsatzgruppen öffnen
Gehen Sie zu Einstellungen > Arbeitsweise > Umsatzgruppen. Hier sehen Sie eine Übersicht aller Umsatzgruppen, die bereits im System vorhanden sind.
Schritt 2 - Umsatzgruppen anlegen
Klicken Sie auf Neue Umsatzgruppe und geben Sie den Namen ein. Wiederholen Sie dies für jede Umsatzgruppe, die Sie benötigen.
Standard-Umsatzgruppen
Beginnen Sie mit dieser Liste und passen Sie sie an Ihr Unternehmen an:
# | Umsatzgruppe | Wann erforderlich |
1 | Umzug Privatkunden | Immer |
2 | Umzug Geschäftskunden | Wenn Sie Geschäftskunden haben |
3 | Einlagerung | Wenn Sie Einlagerung anbieten |
4 | Kartonservice | Wenn Sie Kartons verkaufen oder vermieten |
5 | Garantiezertifikat | Wenn Sie mit Zertifikaten arbeiten |
6 | Verwaltungskosten | Wenn Sie eine feste Gebühr pro Akte berechnen |
7 | Transport | Wenn Sie Transport separat berechnen |
8 | Einpackservice | Wenn Sie Einpackdienste separat berechnen |
Tipp: Weniger ist mehr. Beginnen Sie mit 5 bis 8 Umsatzgruppen. Sie können später jederzeit weitere hinzufügen. Wenn Sie jedoch mit 20 Umsatzgruppen beginnen, verwirrt das Ihr Team.
Schritt 3 - Umsatzgruppen mit Paketen verknüpfen
Sobald Ihre Umsatzgruppen angelegt sind, verknüpfen Sie sie mit den Rechnungspositionen in Ihren Paketen. Jede Rechnungsposition in einem Paket hat ein Feld Umsatzgruppe, in dem Sie die passende Gruppe auswählen.
Beispiel für ein Privatkundenpaket:
Rechnungsposition | Umsatzgruppe |
Umzugskosten | Umzug Privatkunden |
Verwaltungskosten | Verwaltungskosten |
Kartonservice | Kartonservice |
Garantiezertifikat | Garantiezertifikat |
Einpackservice | Einpackservice |
Dies erledigen Sie beim Einrichten Ihrer Pakete. Die Umsatzgruppen müssen also zuerst existieren, bevor Sie Ihre Pakete konfigurieren.
Schritt 4 - Verknüpfung mit dem Sachkonto
Die Verknüpfung zwischen Umsatzgruppen und Sachkonten stellen Sie bei Ihrer Buchhaltungsanbindung ein. Dies erledigen Sie später im Onboarding-Prozess, gemeinsam mit Ihrem Onboarding-Spezialisten.
Pro Umsatzgruppe verknüpfen Sie: 1. Ein Sachkonto in Ihrer Buchhaltungssoftware (z. B. 8000, 8050, 8150) 2. Einen MwSt.-Code (21% hoch, 0% Reverse Charge usw.)
Verfügbare Anbindungen: Exact Online, SnelStart, Yuki, Reeleeze, Octopus, King Finance, Exact Globe.
Achtung: Diesen Schritt führen Sie immer gemeinsam mit Ihrem Onboarding-Spezialisten durch. Dafür müssen Sie wissen, welche Sachkonten Ihre Buchhaltungssoftware verwendet. Wenn Sie das nicht wissen, fragen Sie Ihren Buchhalter, bevor Sie die Sitzung planen.
Wo werden Umsatzgruppen verwendet?
Pakete
Jede Rechnungsposition in einem Paket ist mit einer Umsatzgruppe verknüpft. Wenn das System eine Rechnung erstellt, weiß es dank der Umsatzgruppe, wohin der Umsatz gebucht werden muss.
Manuelle Rechnungspositionen
Wenn Sie einer Rechnung eine zusätzliche Position hinzufügen (z. B. Parkkosten), wählen Sie manuell die passende Umsatzgruppe aus.
Berichte
In Ihren Berichten können Sie nach Umsatzgruppe filtern. So sehen Sie, wie viel Umsatz Sie mit Umzügen, wie viel mit Einlagerung und wie viel mit Kartonservice erzielt haben.
Export in die Buchhaltungssoftware
Beim Export von Rechnungen in Ihre Buchhaltungssoftware sendet Bas die Umsatzgruppe mit. Ihre Buchhaltungssoftware bucht den Umsatz dann automatisch auf das richtige Sachkonto.
Tipps
Beginnen Sie mit 5 bis 8 Umsatzgruppen. Sie können später jederzeit weitere hinzufügen. Zu viele Umsatzgruppen machen es für Ihr Team unübersichtlich.
Verwenden Sie verständliche Namen. "Einlagerung Privatkunden" ist besser als "8100" oder "Sonstiges".
Stellen Sie sich vor: ein neuer Mitarbeiter erstellt eine Rechnung. Kann diese Person ohne Erklärung die richtige Umsatzgruppe auswählen? Wenn nicht, ist der Name nicht gut genug.
Legen Sie Umsatzgruppen an, bevor Sie Pakete einrichten. Sie benötigen sie beim Verknüpfen von Rechnungspositionen.
Besprechen Sie die Sachkonten mit Ihrem Buchhalter. Fragen Sie, welche Konten Ihre Buchhaltungssoftware verwendet, bevor Sie die Buchhaltungsanbindung einrichten.
Achtung
Fehlende Umsatzgruppe bei einer Rechnungsposition bedeutet, dass der Umsatz in Ihrer Buchhaltung nirgends landet. Prüfen Sie nach dem Einrichten Ihrer Pakete, ob jede Rechnungsposition eine Umsatzgruppe hat.
Eine falsche Verknüpfung mit dem Sachkonto bemerken Sie erst, wenn Ihr Buchhalter anruft. Senden Sie immer eine Testrechnung an Ihre Buchhaltungssoftware, bevor Sie live gehen.
Vermeiden Sie die Umsatzgruppe "Sonstiges". Wenn alles in "Sonstiges" landet, haben Sie keinerlei Einblick. Legen Sie stattdessen lieber eine zusätzliche Umsatzgruppe an.
Namen nach der Nutzung ändern. Sie können den Namen einer Umsatzgruppe später ändern, ohne dass dies die Verknüpfung mit Ihrer Buchhaltungssoftware beeinflusst.
Nächster Schritt: Was ist ein Paket?