Ein Paket ist die Sammlung finanzieller Spielregeln für einen bestimmten Auftragstyp. Es bestimmt, was auf dem Angebot erscheint, was auf die Rechnung kommt, welche MwSt berechnet wird und wo der Umsatz in Ihrer Buchhaltung landet.
Jeder Vorgang in Bas ist mit genau einem Paket verknüpft. Wenn Sie einen Auftrag anlegen, wählen Sie ein Paket, und dieses Paket bestimmt alles, was danach finanziell geschieht.
Was bestimmt ein Paket?
Ein Paket bestimmt:
Welche Positionen auf dem Angebot erscheinen (was der Kunde sieht)
Welche Positionen auf der Rechnung erscheinen (was in Rechnung gestellt wird)
Welche Umsatzgruppe zu jeder Position gehört (wo der Umsatz in der Buchhaltung landet)
Welche MwSt berechnet wird (21%, 0% oder verlagert)
Ob Positionen fest, berechnet oder optional sind
Zu welchem Zeitpunkt Positionen erscheinen (Angebot, Annahme, nach Abschluss usw.)
Warum brauchen Sie Pakete?
Jedes Umzugsunternehmen arbeitet anders. Das eine Unternehmen hat zwei Pakete (privat und geschäftlich), das andere hat zehn (pro Auftraggeber, pro Umzugstyp, pro Rahmenvertrag).
Pakete sorgen dafür, dass Ihr finanzieller Prozess konsistent ist. Sobald Sie bei einem Vorgang ein Paket ausgewählt haben, weiß das System: - Welche Preise es berechnen muss - Welche Positionen auf das Angebot kommen - Was in Rechnung gestellt werden muss - Wo der Umsatz in Ihrer Buchhaltung landet
Berechnete Positionen und Zeitpunkte
Berechnete Positionen
Eine Angebotsposition kann berechnet sein. Das bedeutet, dass das System den Preis automatisch anhand von Elementen aus dem Vorgang berechnet. Sie wählen aus, welche Elemente mitzählen, und gruppieren sie in einer Angebotsposition.
Verfügbare Elemente für berechnete Positionen:
Element | Was es ist |
Kubikmeter | Volumen des Umzugs |
Umzugshelfer | Anzahl eingeplanter Mitarbeiter |
Stunden | Berechnete Arbeitszeit |
Kartons | Anzahl Kartons |
Gebäudezuschlag | Zuschlag auf Basis des Wohnungstyps |
Fahrzeit | Fahrzeit von und zum Kunden |
Entfernung | Kilometer |
Möbellift | Kosten Möbellift |
Umzugspaket | Kosten Umzugspaket |
Handwerker-Stunden / Anzahl Handwerker | Für Handwerkerdienste |
Einpack-Stunden / Einpacker | Einpackservice |
Auspack-Stunden / Auspacker | Auspackservice |
Garantiezertifikat | Kosten Zertifikat |
Versicherung | Kosten Versicherung |
Genehmigung | Kosten Parkgenehmigung |
Abfall entsorgen | Kosten Entsorgung |
Lagerkosten pro Zeitraum | Periodische Lagerkosten |
Zuschlag für Umzug über Lager | Zusätzliche Kosten bei Lager-Umzug |
Beispiel: Sie erstellen eine Angebotsposition „Umzug gemäß Inventarliste“ und wählen die Elemente: Stunden, Umzugshelfer, Kubikmeter, Fahrzeit, Entfernung, Möbellift und Umzugspaket. Das System berechnet automatisch den Gesamtpreis anhand dieser Elemente. Der Kunde sieht 1 übersichtliche Position auf dem Angebot.
Tipp: Bei einem Privatumzug von A nach B mit berechneten Positionen müssen Sie keine separaten Rechnungspositionen einrichten. Die Angebotspositionen werden automatisch auf die Rechnung übernommen.
Zeitpunkte in einem Paket
Jedes Paket hat einen Ablauf mit fünf Zeitpunkten. Pro Zeitpunkt können Sie festlegen, welche Positionen erscheinen:
Zeitpunkt | Wann | Was passiert |
Angebot | Beim Erstellen des Angebots | Der Kunde sieht die Angebotspositionen mit Preisen |
Annahme Angebot | Nach Zustimmung des Kunden | Eventuelle zusätzliche Positionen werden hinzugefügt |
Auftrag starten | Am Tag des Umzugs | Positionen für die Ausführung |
Lager beladen | Nach dem Einlagern | Lagerpositionen werden aktiviert |
Nach letztem Termin | Nach Abschluss des Auftrags | Rechnungspositionen werden endgültig |
Die meisten Positionen stehen beim Zeitpunkt Angebot. Die anderen Zeitpunkte nutzen Sie für Positionen, die erst später bekannt sind (zum Beispiel Nachkalkulation nach dem Umzug).
Die drei Standardpakete
Bei jedem Onboarding beginnen wir mit mindestens drei Paketen:
Paket 1: Privat direkt (A nach B)
Ein Kunde zieht von Adresse A nach Adresse B um, ohne Lagerung.
Typische Positionen: - Umzugskosten (berechnet auf Basis von Kubikmetern) - Verwaltungskosten (fester Betrag) - Kartonservice (optional) - Demontage/Montage (optional) - Einpacken/Auspacken (optional)
MwSt: Inklusive (der Kunde sieht den Endbetrag inklusive MwSt)
Paket 2: Privat über Lager
Dasselbe wie direkt, aber mit zusätzlichen Positionen für Lagerung: - Einlagerungskosten (Beladen) - Auslagerungskosten (Entladen) - Lagerkosten pro Container (Wiederholungsposition pro Monat) - Bearbeitungskosten
MwSt: Inklusive
Paket 3: Geschäftlich / Stundenbasis
Bei Geschäftskunden arbeiten Sie oft nicht mit Angebotspositionen, sondern nur mit Rechnungspositionen. Das Paket funktioniert dann als Tarifblatt: eine Liste aller möglichen Positionen mit festen Tarifen.
Typische Rechnungspositionen: - Stunden Vorarbeiter (pro Stunde, z. B. 35 pro Stunde) - Stunden Umzugshelfer (pro Stunde, z. B. 32 pro Stunde) - Stunden Handwerker (pro Stunde, z. B. 42 pro Stunde) - Stunden Fahrzeuge (pro Stunde, z. B. 25 pro Stunde)
MwSt: Exklusive (MwSt separat ausgewiesen, Geschäftskunden verrechnen sie)
Wichtig bei Geschäftskunden-Paketen:
Wiederholungspositionen: Das Wiederholungssymbol (die Pfeile über dem Papierkorb-Symbol) sorgt dafür, dass eine Rechnungsposition pro gearbeitetem Termin wiederholt wird. Wenn ein Vorgang 5 Arbeitstage hat, generiert das System die Position 5-mal - gruppiert pro Tag, mit dem Datum automatisch auf der Rechnungsposition.
„Positionen mit einer Menge von 0 ignorieren“ auf Ja setzen: Damit müssen Sie beim Erstellen einer Rechnung nie Rechnungspositionen entfernen. Positionen, bei denen nichts eingetragen ist, werden automatisch ignoriert. So funktioniert das Paket wirklich als Tarifblatt.
Unterschriftsmomente: Sie können pro Termintyp festlegen, dass Mitarbeiter mit einem Arbeitsschein unterschreiben müssen. Stellen Sie dies für jede Leistung ein, für die Sie eine Unterschrift wünschen.
Tipp: Beginnen Sie mit diesen drei Paketen. Haben Sie Rahmenverträge mit festen Auftraggebern? Erstellen Sie dann pro Auftraggeber ein separates Paket mit den passenden Tarifen.
MwSt inklusive oder exklusive
Das ist ein häufiger Fehler. Achten Sie darauf, dies richtig einzustellen:
Kundentyp | MwSt-Einstellung | Warum |
Privatkunden | Inklusive MwSt | Der Kunde sieht den Endbetrag. Das ist, was er bezahlt. |
Geschäftskunden | Exklusive MwSt | MwSt separat ausgewiesen. Geschäftskunden verrechnen die MwSt. |
Wenn Sie dies falsch einstellen, erhalten Privatkunden ein Angebot ohne MwSt und schrecken vor dem höheren Rechnungsbetrag zurück. Oder Geschäftskunden erhalten ein Angebot inklusive MwSt und denken, dass sie zu viel bezahlen.
Warum ist das komplex?
Pakete sind komplex, weil sie mehrere Bereiche betreffen: - Angebotspositionen - Rechnungspositionen - Umsatzgruppen - MwSt-Codes - Buchhaltungsanbindung
Wenn Sie einen dieser fünf Bereiche falsch einstellen, stimmt der Rest auch nicht.
Achtung: Das ist der Teil, in den beim Onboarding die meiste Zeit fließt. Das ist normal. Nehmen Sie sich die Zeit und machen Sie es gemeinsam mit Ihrem Onboarding-Spezialisten.
Wann erstellen Sie ein separates Paket?
Erstellen Sie nur ein separates Paket, wenn die Tarife oder Positionen wirklich anders sind:
Separates Paket erstellen für:
Unterschiedliche Kundentypen (privat vs. geschäftlich)
Unterschiedliche Abrechnungsweisen (direkt vs. über Lager)
Rahmenverträge mit festen Auftraggebern (Achmea, NN, Salverda)
Unterschiedliche MwSt-Behandlungen
Kein separates Paket erstellen für:
Kleine Unterschiede bei Leistungen (nutzen Sie optionale Positionen)
Einmalige Ausnahmen (passen Sie das Angebot manuell an)
Saisontarife (passen Sie das Paket pro Zeitraum an)
Tipp: Ein Unternehmen hatte 68 Pakete - das ist unüberschaubar. Nutzen Sie lieber optionale Positionen und „Nullpositionen ignorieren“, um mit weniger Paketen mehr Szenarien abzudecken.
Rahmenverträge
Wenn Sie Geschäftskunden mit festen Vereinbarungen haben, erstellen Sie pro Rahmenvertrag ein separates Paket. Jedes Paket hat dann die Tarife und Abrechnungsregeln dieses spezifischen Auftraggebers.
Beispiel:
Paket | Auftraggeber | Besonderheiten |
Versicherer A | Großer Versicherer | Feste Kubikpreise, Auftragsnummer als Referenz |
Versicherer B | Anderer Versicherer | Eigene Tarifliste, eigenes Referenznummer-Format |
Relocation-Büro X | Relocation-Partner | Projektbezogen, Stundensätze, 2 Rechnungsmomente |
Behörde Y | Behörde | Stundenbasis, eigene Formulare |
Pro Paket stellen Sie die passenden Tarife, Umsatzgruppen und Rechnungsstruktur ein.
Paket pro Geschäftskunde (Subunternehmertum)
Arbeiten Sie als Subunternehmer für mehrere Auftraggeber? Erstellen Sie dann pro Auftraggeber ein separates Paket. Jedes Paket ist im Grunde ein Tarifblatt für diesen spezifischen Auftraggeber.
Warum ein separates Paket pro Auftraggeber: - Jeder Auftraggeber kann andere Tarife anwenden - Sie sehen genau, wie viel Umsatz Sie pro Auftraggeber generieren - Rechnungen werden automatisch gemäß den Vereinbarungen mit diesem Auftraggeber erstellt - Sie vermeiden Fehler, weil Mitarbeiter beim Anlegen eines Vorgangs das richtige Paket auswählen
Tipp: Geben Sie dem Paket den Namen des Auftraggebers (z. B. „Auftraggeber X - Stundenbasis“ oder „Relocation-Büro Y - Export“). Dann ist für alle sofort klar, welches Paket zu welchem Auftraggeber gehört.
Tipps
Beginnen Sie mit drei Paketen. Privat direkt, privat über Lager und geschäftlich auf Stundenbasis. Erweitern Sie später bei Bedarf.
Verwenden Sie erkennbare Namen. „Privat direkt“ ist besser als „Paket 1“ oder „Standard“.
Testen Sie mit einem echten Szenario. Erstellen Sie nach der Einrichtung ein Testangebot auf Basis eines Umzugs, den Sie kürzlich durchgeführt haben. Stimmt der Preis? Stimmen die Positionen?
Nehmen Sie sich die Zeit. Das ist nichts, was Sie in 15 Minuten erledigen. Planen Sie mindestens eine Stunde ein, gemeinsam mit Ihrem Onboarding-Spezialisten.
Achtung
Falsche MwSt ist der häufigste Fehler. Prüfen Sie bei jedem Paket, ob die MwSt-Einstellung (inklusive/exklusive) zum Kundentyp passt.
Das Paket bei einem bestehenden Vorgang wechseln kann dazu führen, dass die Rechnungsschaltfläche verschwindet oder Beträge nicht mehr stimmen. Erstellen Sie in diesem Fall lieber einen neuen Vorgang.
Zu viele Pakete machen das System unüberschaubar. Halten Sie es übersichtlich.
Nächster Schritt: Angebotspositionen einrichten