Angebotspositionen bestimmen, was der Kunde auf dem Angebot sieht. Sie fügen sie einzeln zum Paket hinzu. Es gibt drei Arten von Positionen: fest, berechnet und optional.
Schritt 1 - Paket öffnen
Gehen Sie zu Einstellungen > Arbeitsweise > Pakete. Klicken Sie auf das Paket, das Sie bearbeiten möchten.
Schritt 2 - Angebotspositionen hinzufügen
Es gibt drei Arten von Angebotspositionen:
Feste Positionen
Ein fester Betrag, der immer auf dem Angebot steht.
Beispiele: - Verwaltungskosten: EUR 45,00
Sie tragen einen Betrag ein, dieser Betrag erscheint auf dem Angebot. Einfach.
Berechnete Positionen
Eine Position, bei der das System den Betrag anhand von Daten aus der Besichtigung berechnet.
Beispiele: - Umzugskosten = Kubikmeter x Tarif pro Kubikmeter - Fahrtkosten = Entfernung x Tarif pro km - Arbeitsstunden = Anzahl Stunden x Stundensatz
Bei der Besichtigung erfassen Sie das Inventar, das System berechnet das Volumen in Kubikmetern, und die berechnete Position multipliziert dies mit Ihrem Tarif. Das ist das Herzstück des Angebots.
Achtung: Die Tarifberechnung ist der Teil, über den die meisten Diskussionen entstehen. Erfahrene Umzugsberater berechnen Volumen anders als das System. Das ist normal. Nehmen Sie sich gemeinsam mit Ihrem Onboarding-Spezialisten die Zeit, die Berechnung anhand eines echten Umzugs zu kalibrieren. Erfassen Sie einen Umzug, den Sie kürzlich durchgeführt haben, und prüfen Sie, ob der Preis übereinstimmt.
Optionale Positionen
Positionen, die auf dem Angebot erscheinen, aber ein- oder ausgeschaltet werden können. Der Kunde kann selbst wählen (wenn Sie ein interaktives Angebot haben) oder Sie wählen beim Erstellen.
Beispiele: - Kartonservice: optional, EUR 150,00 - Einpackservice: optional, berechnet auf Basis des Volumens - Möbellift: optional, fester Betrag
Tipp: Haben Sie eine Leistung, die bei 70% oder mehr Ihrer Aufträge zutrifft? Setzen Sie diese dann standardmäßig auf ein bei den optionalen Positionen. Dann müssen Sie sie nur bei den 30% ausschalten, bei denen sie nicht benötigt wird.
Schritt 3 - Pro Position ausfüllen
Für jede Angebotsposition geben Sie ein:
Feld | Was geben Sie ein |
Name | Die Bezeichnung, wie der Kunde sie sieht (z. B. „Umzugskosten“) |
Typ | Fest, berechnet oder optional |
Betrag/Tarif | Der Betrag oder Tarif für die Berechnung |
Umsatzgruppe | Die Umsatzgruppe, unter die diese Position fällt |
MwSt | Der MwSt-Satz (meist 21%) |
Schritt 4 - „Nullpositionen ignorieren“ aktivieren
Dies ist eine Einstellung, die Sie bei jedem Paket aktivieren: Positionen mit einer Menge von null ignorieren.
Was macht das?
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, erscheinen Positionen mit einem Betrag oder einer Menge von null nicht auf dem Angebot oder der Rechnung. Ihr Paket funktioniert dann wie eine Speisekarte: alles, was Sie nicht ausfüllen, erscheint einfach nicht.
Warum ist das praktisch?
Ohne diese Einstellung müssen Sie bei jedem Angebot manuell Positionen entfernen, die nicht zutreffen. Angenommen, Ihr Paket hat 10 Positionen, aber für einen bestimmten Auftrag sind nur 5 relevant. Dann müssen Sie 5 Positionen entfernen.
Mit „Nullpositionen ignorieren“ müssen Sie nur die 5 relevanten Positionen ausfüllen - der Rest verschwindet von selbst.
Achtung: Setzen Sie diese Einstellung immer auf JA. Wenn Sie dies vergessen, erscheinen leere Positionen mit EUR 0,00 auf Ihrer Rechnungs-PDF. Das wirkt unprofessionell und führt zu Verwirrung bei Kunden.
Tipp: Aktivieren Sie dies bei jedem Paket. Es spart Ihnen bei jedem Angebot Zeit und verhindert Fehler.
Rechnungsgrundlage einstellen
Bei jedem Paket wählen Sie eine Rechnungsgrundlage. Diese bestimmt, wie die Rechnung erstellt wird.
Rechnungsgrundlage | Was bedeutet das | Wann verwenden Sie dies |
Ihr Angebot | Die Rechnung entspricht dem Angebot | Privatkunden, Festpreis |
Ihre Grundlage (Nachkalkulation) | Die Rechnung wird auf Basis der tatsächlich gearbeiteten Stunden erstellt | Geschäftskunden auf Stundenbasis |
Bei „Ihre Grundlage“ stellen Sie im Nachhinein auf Basis der tatsächlichen Stunden in Rechnung, die in der Mitarbeiter-App erfasst wurden. Das Angebot ist dann nur eine Schätzung.
Wiederholungspositionen bei Angebotspositionen
Bei einer Angebotsposition können Sie das blaue Häkchen (Wiederholungsposition) aktivieren. Die Position wird dann pro gearbeitetem Tag wiederholt, mit automatischer Datumsangabe auf dem Angebot.
Das ist besonders nützlich bei mehrtägigen Aufträgen auf Stundenbasis. Statt eines Gesamtbetrags sieht der Kunde genau, was pro Tag veranschlagt wurde.
Tipp: Kombinieren Sie die Wiederholungsposition mit Nachkalkulation bei den Rechnungspositionen. Dann sieht der Kunde auf dem Angebot eine Aufschlüsselung pro Tag und auf der Rechnung die tatsächlichen Stunden pro Tag.
Tarife einstellen
Ihre Tarife bestimmen Sie auf Basis Ihrer eigenen Preisgestaltung. Ein paar Faustregeln:
Kubikpreise (privat)
Arbeiten Sie mit einem Faustpreis pro Kubikmeter und stimmen Sie diesen sowohl auf einfache als auch auf schwierige Umzüge ab. Kalibrieren Sie dies, indem Sie bestehende Umzüge in das System eingeben und prüfen, ob der Preis stimmt.
Stundensätze (geschäftlich)
Prüfen Sie Ihren Rahmenvertrag oder die Vereinbarungen mit dem Auftraggeber. Arbeiten Sie mit Saisontarifen? Stellen Sie dann pro Zeitraum den richtigen Tarif ein.
Indexierung
Wenn Sie Ihre Tarife jährlich erhöhen, geben Sie das an Ihren Onboarding-Spezialisten durch. Bas kann pro Paket in einem Bulk-Vorgang eine prozentuale Erhöhung durchführen (z. B. +2%) über alle Positionen gleichzeitig. Sie müssen also nicht jede Position einzeln anpassen.
Rabatt gewähren
Möchten Sie einem Kunden Rabatt auf eine Angebotsposition gewähren? Fügen Sie eine zusätzliche Position mit einem negativen Betrag hinzu (verwenden Sie das Minuszeichen). Zum Beispiel: „Rabatt“ mit Betrag -50,00. Dieser Betrag wird vom Gesamtbetrag auf dem Angebot abgezogen.
Pakete aufteilen für Umsatzeinblick
Wenn Ihr Unternehmen verschiedene Dienstleistungen anbietet (z. B. Umzug, Vermietung von Material und Auslandsumzüge), erwägen Sie separate Pakete pro Dienstleistung. Durch die Aufteilung sehen Sie genau, wie viel Umsatz jeder Bereich generiert.
Beispiel: - Paket: Vermietung - nur Positionen für Fahrzeug- und Materialvermietung - Paket: Export - Positionen für Auslandsumzüge mit Zolldokumenten - Paket: Privat - Standard-Inlandsumzug
Achtung: Es gibt keine Kopierfunktion für Pakete. Wenn Sie ein neues Paket auf Basis eines bestehenden Pakets erstellen möchten, müssen Sie alle Positionen manuell erneut eingeben.
Tipps
Aktivieren Sie „Nullpositionen ignorieren“ immer. Ihr Paket funktioniert dann wie eine Speisekarte, und Sie müssen keine leeren Positionen entfernen.
Testen Sie mit einem echten Szenario. Erstellen Sie nach der Einrichtung ein Testangebot auf Basis eines Umzugs, den Sie kürzlich durchgeführt haben. Stimmt der Preis? Stimmen die Positionen? Stimmt die MwSt?
Bewahren Sie Ihre Tarifliste separat auf. Führen Sie ein Dokument mit all Ihren Tarifen. Das ist praktisch beim Einrichten und bei zukünftigen Anpassungen.
Verwenden Sie negative Beträge für Rabatte. Sie können eine separate Position mit einem Minus-Betrag hinzufügen, um Rabatt zu gewähren.
Achtung
Falsche MwSt ist der häufigste Fehler. Prüfen Sie bei jedem Paket, ob die MwSt-Einstellung (inklusive/exklusive) zum Kundentyp passt.
Fehlende Umsatzgruppe bedeutet, dass Umsatz nicht in Ihrer Buchhaltung landet. Prüfen Sie jede Position.
Nicht vor dem Live-Gang testen führt zu Überraschungen bei Ihrem ersten echten Angebot.
Nächster Schritt: Rechnungspositionen einrichten