E-facturatie verplicht: wat betekent Peppol voor je verhuisbedrijf?

Je hebt net een kantoor in Antwerpen verhuisd. De klus liep goed, de factuur staat klaar en je mailt hem als pdf. Een week later komt de vraag terug: kun je hem via Peppol sturen? Voor Belgische bedrijven is dat sinds dit jaar geen wens meer, maar een plicht. En in Nederland komt dezelfde regel eraan.

Wat moet je als verhuisbedrijf nu regelen, en wat kan nog even wachten? Hieronder staat het op een rij.

Wat is e-facturatie, en wat is Peppol?

Een e-factuur is een factuur in een vaste, gestructureerde vorm die een boekhoudpakket zelf kan lezen. Een pdf per e-mail is dus géén e-factuur, ook al is hij digitaal: iemand moet hem nog overtypen of laten scannen. De Europese norm voor e-facturen heet EN 16931.

Peppol is het netwerk waarlangs die e-facturen van het ene pakket naar het andere gaan. Je verstuurt de factuur vanuit je eigen software, en hij komt direct binnen in de boekhouding van je klant. Geen mailbox, geen overtypen, geen factuur die kwijtraakt.

Is e-facturatie verplicht in België?

Ja. Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige bedrijven elkaar e-facturen sturen, in principe via Peppol. Ze moeten e-facturen ook kunnen ontvangen. De overheid gaf bedrijven tot eind maart 2026 de tijd om te wennen. Die tolerantieperiode is voorbij.

Een paar groepen zijn uitgezonderd, zoals kleine ondernemingen onder de vrijstellingsregeling tot €25.000 omzet. Facturen aan particulieren vallen er niet onder. Wie zich niet aan de regel houdt, riskeert een boete van €1.500 bij de eerste overtreding, €3.000 bij de tweede en €5.000 bij elke volgende.

België gaat nog een stap verder. Vanaf 2028 wil de overheid dat bedrijven hun factuurgegevens bijna direct doorgeven aan de fiscus. Dat staat gepland, maar is nog geen wet.

Wanneer wordt e-facturatie verplicht in Nederland?

Volgens het voorstel van het kabinet op 1 juli 2030. Dat staat in een Kamerbrief van 11 september 2026. Vanaf die datum moeten bedrijven elkaar e-facturen sturen, zowel binnen Nederland als naar andere EU-landen. Vanaf 1 juli 2031 komt daar een digitale btw-rapportage bij voor binnenlandse facturen.

Er zijn nog een paar dingen open. Het wetsvoorstel moet vóór de zomer van 2027 naar de Tweede Kamer. Kleine ondernemers onder de kleineondernemersregeling hoeven binnenlands niet mee te doen. En Nederland heeft nog niet gekozen voor Peppol als verplicht netwerk. Het kabinet onderzoekt dat nog, al is Peppol de voor de hand liggende route. Veel artikelen online doen alsof dat al vaststaat, maar dat klopt dus niet.

Werk je voor de Rijksoverheid, dan moet je nu al elektronisch factureren. Peppol is daar de gangbare route.

Wat betekent dit voor jouw verhuisbedrijf?

Dat hangt af van waar je zit en voor wie je werkt.

Heb je als Nederlands verhuisbedrijf Belgische zakelijke klanten, maar geen vestiging in België? Dan val je wettelijk niet onder de Belgische plicht. In de praktijk vragen Belgische klanten wel steeds vaker om een factuur via Peppol, omdat hun eigen boekhouding daarop draait. Wie bedrijfsverhuizingen doet of opslag voor zakelijke klanten heeft, merkt die vraag dus al eerder dan 2030.

Versturen en ontvangen: wie doet wat?

Bij e-facturatie zijn er twee kanten. Je verstuurt verkoopfacturen naar je klanten, en je ontvangt inkoopfacturen van je leveranciers. Dat zijn twee verschillende plekken in je administratie.

Verkoopfacturen maak je in je verhuissoftware, want daar staan de klus, de uren, de opslag en de prijsafspraken. Vanuit die software gaan ze via Peppol naar de klant. Inkoopfacturen ontvang je in je boekhoudpakket, want daar horen ze thuis. De meeste boekhoudpakketten kunnen Peppol-facturen ontvangen.

Met een goede koppeling is de cirkel rond. Bij bijvoorbeeld Exact Online haalt Bas de inkoopfacturen terug en koppel je de kosten aan het dossier. Zo zie je per verhuizing wat hij echt heeft opgeleverd.

Hoe werkt Peppol in Bas?

In Bas zet je Peppol per klant aan. Je vult het KvK-nummer of btw-nummer in voor een Nederlandse klant, of het ondernemingsnummer of btw-nummer voor een Belgische klant. Vanaf dat moment gaan de facturen voor die klant automatisch via Peppol. Bij de factuur zie je of hij is aangekomen, en als er iets misgaat, zie je ook wat. Voor al je andere klanten verandert er niets.

Wil je Peppol gebruiken? Dan zetten wij de koppeling voor je aan. Hoe je facturen maakt en verstuurt, lees je bij facturatie, en welke boekhoudpakketten aan Bas koppelen bij integraties.

Begin je net met een verhuisbedrijf? In de papierwinkel voor een nieuw verhuisbedrijf staat wat je verder in Nederland en België moet regelen.