E-Rechnungspflicht: Was bedeutet Peppol für Ihr Umzugsunternehmen?

Sie haben gerade ein Büro in Antwerpen umgezogen. Der Auftrag lief gut, die Rechnung ist fertig und Sie schicken sie als PDF per E-Mail. Eine Woche später kommt die Frage zurück: Können Sie sie über Peppol schicken? Für belgische Unternehmen ist das seit diesem Jahr kein Wunsch mehr, sondern eine Pflicht. Und in den Niederlanden kommt dieselbe Regel.

Was müssen Sie als Umzugsunternehmen jetzt regeln, und was kann noch warten? Hier der Überblick.

Was ist eine E-Rechnung, und was ist Peppol?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem festen, strukturierten Format, das eine Buchhaltungssoftware selbst lesen kann. Eine PDF per E-Mail ist also keine E-Rechnung, auch wenn sie digital ist: Jemand muss sie noch abtippen oder scannen. Die europäische Norm für E-Rechnungen heißt EN 16931.

Peppol ist das Netzwerk, über das diese E-Rechnungen von einer Software zur anderen gehen. Sie verschicken die Rechnung aus Ihrer eigenen Software, und sie landet direkt in der Buchhaltung Ihres Kunden. Kein Postfach, kein Abtippen, keine Rechnung, die verloren geht.

Ist die E-Rechnung in Belgien Pflicht?

Ja. Seit dem 1. Januar 2026 müssen sich belgische umsatzsteuerpflichtige Unternehmen gegenseitig E-Rechnungen schicken, grundsätzlich über Peppol. Sie müssen E-Rechnungen auch empfangen können. Die Behörden gaben den Unternehmen bis Ende März 2026 Zeit, sich daran zu gewöhnen. Diese Toleranzfrist ist vorbei.

Einige Gruppen sind ausgenommen, etwa Kleinunternehmen unter der Befreiungsregelung bis 25.000 € Umsatz. Rechnungen an Privatkunden fallen nicht darunter. Wer sich nicht an die Regel hält, riskiert ein Bußgeld von 1.500 € beim ersten Verstoß, 3.000 € beim zweiten und 5.000 € bei jedem weiteren.

Belgien geht noch einen Schritt weiter. Ab 2028 sollen Unternehmen ihre Rechnungsdaten nahezu in Echtzeit an die Steuerbehörde melden. Das ist geplant, aber noch kein Gesetz.

Wann wird die E-Rechnung in den Niederlanden Pflicht?

Laut dem Vorschlag der Regierung am 1. Juli 2030. Das steht in einem Brief an das Parlament vom 11. September 2026. Ab diesem Datum müssen sich Unternehmen gegenseitig E-Rechnungen schicken, innerhalb der Niederlande und in andere EU-Länder. Ab dem 1. Juli 2031 folgt eine digitale Umsatzsteuermeldung für inländische Rechnungen.

Einiges ist noch offen. Der Gesetzentwurf soll vor dem Sommer 2027 ins Parlament. Kleinunternehmer unter der niederländischen Kleinunternehmerregelung (KOR) müssen im Inland nicht mitmachen. Und die Niederlande haben sich noch nicht für Peppol als Pflichtnetzwerk entschieden. Die Regierung prüft das noch, auch wenn Peppol der naheliegende Weg ist. Viele Artikel im Netz tun so, als stünde das schon fest, aber das stimmt nicht.

Arbeiten Sie für die niederländische Zentralregierung, müssen Sie schon heute elektronisch abrechnen. Peppol ist dort der übliche Weg.

Was bedeutet das für Ihr Umzugsunternehmen?

Das hängt davon ab, wo Sie sitzen und für wen Sie arbeiten.

Sind Sie ein niederländisches Umzugsunternehmen mit belgischen Geschäftskunden, aber ohne Niederlassung in Belgien? Dann fallen Sie rechtlich nicht unter die belgische Pflicht. In der Praxis fragen belgische Kunden aber immer öfter nach einer Rechnung über Peppol, weil ihre eigene Buchhaltung darauf läuft. Wer Firmenumzüge macht oder Einlagerung für Geschäftskunden anbietet, bekommt diese Frage also schon vor 2030.

Senden und empfangen: wer macht was?

Bei der E-Rechnung gibt es zwei Seiten. Sie senden Ausgangsrechnungen an Ihre Kunden, und Sie empfangen Eingangsrechnungen von Ihren Lieferanten. Das sind zwei verschiedene Stellen in Ihrer Verwaltung.

Ausgangsrechnungen erstellen Sie in Ihrer Umzugssoftware, denn dort stehen der Auftrag, die Stunden, die Einlagerung und die vereinbarten Preise. Von dort gehen sie über Peppol an den Kunden. Eingangsrechnungen empfangen Sie in Ihrer Buchhaltungssoftware, denn dort gehören sie hin. Die meisten Buchhaltungsprogramme können Peppol-Rechnungen empfangen.

Mit einer guten Anbindung schließt sich der Kreis. Bei Exact Online zum Beispiel holt Bas die Eingangsrechnungen zurück, und Sie ordnen die Kosten dem Auftrag zu. So sehen Sie pro Umzug, was er wirklich eingebracht hat.

Wie funktioniert Peppol in Bas?

In Bas schalten Sie Peppol pro Kunde ein. Sie tragen die Handelsregisternummer oder Umsatzsteuer-ID eines niederländischen Kunden ein, oder die Unternehmensnummer oder Umsatzsteuer-ID eines belgischen Kunden. Ab dann gehen die Rechnungen für diesen Kunden automatisch über Peppol. An der Rechnung sehen Sie, ob sie angekommen ist, und wenn etwas schiefgeht, sehen Sie auch was. Für alle anderen Kunden ändert sich nichts.

Möchten Sie Peppol nutzen? Dann schalten wir die Anbindung für Sie frei. Wie Sie Rechnungen erstellen und versenden, lesen Sie unter Rechnungsstellung, und welche Buchhaltungsprogramme an Bas angebunden sind, unter Integrationen.

Gründen Sie gerade ein Umzugsunternehmen? In Umzugsunternehmen gründen 2026 steht, was Sie in den Niederlanden und Belgien sonst noch regeln müssen.