TMS voor verhuisbedrijven: wanneer heb je het nodig?

Een kantoorinrichter vraagt of je twintig bureaus wilt ophalen bij de leverancier en ze volgende week wilt afleveren. Een zakelijke klant heeft meubilair bij je in opslag en wil vier vergadertafels terug op kantoor. Een school belt of je de digiborden kunt brengen die al een half jaar in je loods staan.

Voor veel verhuisbedrijven is dit gewoon werk geworden, naast de verhuizingen. Alleen loopt het vaak via een Excel-lijst, een WhatsApp-groep en het geheugen van de loodsmedewerker. Zolang het om een paar ritten per maand gaat, werkt dat. Maar er komt een moment dat het niet meer werkt.

Wat is een TMS?

Een TMS (transportmanagementsysteem) is software waarmee je transport van begin tot eind regelt: wat er binnenkomt, welke stops er gereden worden, wie ze rijdt, wat er is afgeleverd en wat je daarvoor factureert. Een WMS (warehousemanagementsysteem) doet hetzelfde voor wat er in je loods staat: welke goederen van welke klant, op welke locatie.

Bij een verhuisbedrijf lopen die twee door elkaar. Wat je ophaalt, gaat vaak eerst de opslag in en later weer de deur uit.

Een transportklus is geen verhuizing

Een verhuizing gaat van A naar B, met één klant, één ploeg en een inboedellijst. Een transportklus werkt anders:

• Meerdere stops. Ophalen bij de leverancier, lossen in je loods, een week later afleveren op twee adressen.
• Colli in plaats van een inboedel. Je werkt met pakketten, pallets of losse items die je per stuk wilt kunnen volgen.
• Een ontvanger die tekent. Niet de klant die de opdracht gaf, maar de receptie of de facilitair manager op de locatie.
• Andere tarieven. Je rekent per stop, per kilometer boven een drempel of per dag in opslag in plaats van per uur.

Dat zijn andere gegevens dan bij een verhuizing. Software die alleen voor verhuizingen gemaakt is, heeft daar geen plek voor.

Zes signalen dat je een TMS nodig hebt

Die vraag "staat het bij ons of bij jullie?" horen we vaak van verhuisbedrijven met zakelijke opslagklanten. Het is een klein telefoontje, maar het zegt veel. De klant heeft geen overzicht, en jij hebt het eigenlijk ook niet direct paraat.

Niet alles hoeft een sticker

Een veelgehoorde zorg is dat een TMS betekent dat je op elk item een sticker moet plakken. Dat hoeft niet. Het werkt beter als je per soort goed kiest:

Stickers met een QR-code werken beter dan barcodes. Een telefooncamera leest een QR-code sneller en betrouwbaarder, ook als de code een beetje beschadigd is of hoog in een stelling hangt. Geef ook je stellingen en vakken een QR-code, dan scan je bij het wegzetten eerst het item en dan de locatie.

Gestructureerd of ongestructureerd aanleveren

Er is nog een keuze die er meer toe doet dan de software: hoe de goederen bij je binnenkomen.

Bij ongestructureerd aanleveren komt er een vrachtwagen met zendingen van tien verschillende eindklanten door elkaar. Je loodsmedewerker zoekt ze bij elkaar, zet ze per klant op een pallet en wacht tot een zending compleet is. Dat is veel handwerk.

Bij gestructureerd aanleveren weet je vooraf wat er komt, voor wie en waar het naartoe moet. Je hoeft het alleen te ontvangen, weg te zetten en te leveren.

Steeds meer verhuisbedrijven kiezen bewust voor het tweede, en vragen hun opdrachtgevers om gestructureerd aan te leveren. Een TMS maakt dat makkelijker: de klant kan zijn opdracht zelf invoeren, jij ziet vooraf welke colli je kunt verwachten.

Wat een TMS voor een verhuisbedrijf moet kunnen

Niet elk TMS past bij een verhuisbedrijf. Dit zijn de punten die in de praktijk het verschil maken:

1. Ontvangst per collo, met een QR-sticker. Zodat je per klant ziet wat er nog moet komen, wat er staat en wat klaarstaat.
2. Stops op hetzelfde planbord als je verhuizingen. Je rijdt met dezelfde ploegen en dezelfde wagens. Een apart planbord voor transport betekent dubbel plannen. Zie hoe dat werkt in planning.
3. Een app voor de chauffeur. Scannen bij het laden en afleveren, een handtekening van de ontvanger en foto's als afleverbewijs.
4. Uitzonderingen met foto. Beschadigd, ontbrekend, verkeerd item: ter plekke vastgelegd, en een ontbrekend collo plan je in als nalevering.
5. Aantallen voor de factuur. Kilometers, stops en opslagdagen komen uit het dossier, zodat je factuur niet meer met de hand hoeft.
6. Rollen. De chauffeur lost in een verzamelvak, de loodsmedewerker zet het op zijn plek. Ieder ziet alleen wat hij nodig heeft.

Een los TMS of in je verhuissoftware?

Je kunt een los TMS naast je verhuissoftware gebruiken. Dan heb je twee planningen, twee klantbestanden en twee plekken waar je uren en facturen vandaan haalt. Dat is precies het probleem dat we eerder beschreven in losse tools of alles-in-een.

Voor een verhuisbedrijf werkt het beter als transport onderdeel is van hetzelfde systeem: dezelfde ploegen, dezelfde wagens, dezelfde klant en één factuur. Zo werkt transport in Bas: een transportklus is een dossier naast je verhuizingen, met colli, stops en een afleverbewijs.

Wanneer een TMS voor verhuizers niet past

Eerlijk is eerlijk: niet elk transportbedrijf heeft hier iets aan. Rij je met tientallen vrachtwagens pallets door het land, met overslag in de nacht en samenwerking tussen vervoerders? Dan heb je een TMS nodig dat daarvoor gemaakt is, met bijvoorbeeld ritoptimalisatie en live volgen van je vloot.

Een TMS voor verhuisbedrijven is bedoeld voor wat verhuizers erbij doen: kleinschalig en speciaal transport, opslag voor zakelijke klanten en leveringen uit die opslag.

Conclusie

Heb je een handvol transportritten per maand, dan red je het met Excel en een goede loodsmedewerker. Herken je drie of meer signalen uit de lijst, dan kost dat handwerk je meer dan je denkt. En je zakelijke klanten merken het ook.

Wil je dat klanten zelf kunnen zien wat er staat en een levering kunnen aanvragen? Dat is de volgende stap: een klantportaal.